Responder a e-mails no Outlook

No Outlook, pode responder facilmente a um e-mail da seguinte forma:

Se está habituado a ler e-mails no painel de leitura, basta selecionar a mensagem a que pretende responder na lista e, em seguida, clicar em Base > Responder para responder apenas ao remetente ou em Base > Responder a Todos para responder simultaneamente ao remetente e a todos os destinatários.

Se preferir ler e-mails na janela da mensagem, pode clicar em Mensagem > Responder para responder apenas ao remetente ou clicar em Mensagem > Responder a Todos para responder simultaneamente ao remetente e a todos os destinatários.

Para trabalhar com mais eficiência, muitos utilizadores preferem utilizar atalhos de teclado no Outlook — uma forma rápida e prática de responder a e-mails.

Após selecionar o e-mail na lista de mensagens ou abri-lo na janela da mensagem, podemos:
A. Premir simultaneamente as teclas Ctrl + R para responder apenas ao remetente do e-mail selecionado ou aberto;
B. Premir simultaneamente as teclas Ctrl + Shift + R para responder ao remetente e a todos os destinatários do e-mail selecionado ou aberto nos campos Para e Cc.

Por predefinição, ao responder a um e-mail, a mensagem de resposta inclui a mensagem original sem recuo. No entanto, pode configurar as opções de resposta e ajustar as definições conforme necessário.

1. Clique em Ficheiro > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Correio na barra lateral esquerda, vá à secção Respostas e reencaminhamentos e selecione uma opção no menu suspenso Ao responder a uma mensagem.

3. Clique no botão OK.

Notas:

(1) Se selecionar Não incluir a mensagem original no menu Ao responder a uma mensagem da lista suspensa na caixa de diálogo Opções do Outlook, a mensagem de resposta será criada sem qualquer conteúdo da mensagem original.

(2) Se selecionar Anexar mensagem original no menu Ao responder a uma mensagem da lista suspensa na caixa de diálogo Opções do Outlook, a mensagem original será adicionada como um anexo à mensagem de resposta.

(3) Se selecionar Incluir texto da mensagem original no menu Ao responder a uma mensagem da lista suspensa na caixa de diálogo Opções do Outlook, o e-mail original (incluindo corpo e cabeçalho da mensagem) será adicionado ao corpo da mensagem de resposta.

(4) Se selecionar Incluir e recuar texto da mensagem originalno menu Ao responder a uma mensagemLista suspensa na caixa de diálogo Opções do Outlook, o e-mail original (incluindo cabeçalho e conteúdo da mensagem) será adicionado ao corpo da mensagem de resposta com recuo à esquerda.<

(5) Se selecionar Prefixar cada linha da mensagem original no menu Ao responder a uma mensagem da lista suspensa na caixa de diálogo Opções do Outlook, o e-mail original (incluindo cabeçalho e conteúdo da mensagem) será adicionado ao corpo da mensagem de resposta, com um prefixo azul em linha vertical na extremidade esquerda do conteúdo.

Desde o Outlook 2013, ao ler e responder diretamente a um e-mail no painel de leitura, a mensagem de resposta é incorporada automaticamente nesse mesmo painel. No entanto, alguns utilizadores do Outlook poderão preferir abrir a mensagem de resposta numa nova janela. Esta secção apresenta as soluções para abrir uma ou todas as respostas em janelas separadas.

4,1 Abrir uma mensagem de resposta numa nova janela

Quando uma mensagem de resposta está incorporada no painel de leitura, basta clicar no botão Separar, no canto superior esquerdo do painel, para abrir essa mensagem diretamente numa nova janela.

4,2 Separar sempre todas as respostas

Também pode configurar as opções do Outlook para que as respostas sejam automaticamente abertas em novas janelas de mensagem.

1. Clique em Ficheiro > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Correio na barra esquerda, vá à secção Respostas e reencaminhamentos e marque a opção Abrir respostas e reencaminhamentos numa nova janela.

3. Clique no botão OK.

A partir de agora, todas as mensagens de resposta serão abertas automaticamente em novas janelas do Outlook.

Notas:
(1) Se a opção Abrir respostas e reencaminhamentos numa nova janelaestiver ativada, todas as mensagens reencaminhadas também serão abertas automaticamente em novas janelas de mensagem.
(2) Se abrir primeiro um e-mail na janela de mensagem e depois responder ao clicar em Mensagem>Responderou Responder a Todos, a mensagem de resposta será aberta diretamente numa nova janela.

Por vezes, para distinguir as respostas de outros e-mails — como mensagens novas ou reencaminhadas —, pretendemos aplicar cores diferentes ou alterar o tamanho da fonte no texto da resposta. Esta secção oferece orientações detalhadas sobre como o fazer.

1. Clique em Ficheiro > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Correio na barra esquerda e, em seguida, clique no botão Papelaria e Fontes na secção Compor mensagens.

3. Na caixa de diálogo Assinaturas e Papelaria, clique no botão Fonte na secção Respostas ou reencaminhamento de mensagens.

4. Na caixa de diálogo Fonte, pode personalizar a formatação do texto conforme as suas necessidades:
(1) Para responder com texto maior ou menor, selecione o tamanho pretendido na lista Tamanho da caixa Tamanho da fonte;
(2) Para utilizar uma cor diferente no texto da resposta, escolha uma opção na lista suspensa Cor da Fonte;
(3) Pode ainda aplicar outros estilos de fonte, como negrito, itálico, sublinhado, maiúsculas, riscado, entre outros, conforme necessário.

Dicas: Pode visualizar diretamente o texto com toda a formatação especificada na secção Pré-visualização da caixa de diálogo Fonte.

5. Clique sucessivamente nos botões OK para guardar as alterações e fechar todas as caixas de diálogo.

A partir de agora, ao escrever texto numa mensagem de resposta, o texto introduzido será automaticamente formatado com a cor especificada, o tamanho da fonte e outros estilos definidos. Veja a captura de ecrã:

Notas: Esta operação também alterará o Estilo e a Cor da Fonte nos e-mails reencaminhados.

Alguns utilizadores do Outlook repararam que existe um grupo de comandos rápidos na barra lateral direita do painel de leitura, como ilustrado na seguinte captura de ecrã. Esta barra vertical permite eliminar, mover, responder ou abrir e-mails da forma mais rápida possível. Além disso, é possível ativar esta barra vertical para responder rapidamente a e-mails no Outlook.

1. Clique na seta Personalizar Barra de Acesso Rápido na barra de acesso rápido > Modo Toque/Rato .

Notas:

Em algumas versões do Outlook, o comando Modo Toque/Rato não aparece no menu suspenso Personalizar Barra de Acesso Rápido. Pode adicionar este comando à barra de acesso rápido da seguinte forma:
1. Clique em Personalizar Barra de Acesso Rápido seta > Mais Comandos;
2. Após abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook com a Barra de Acesso Rápido selecionada na barra esquerda, siga estes passos: (1) selecione Todos os Comandos na lista suspensa Escolher comandos de, (2) clique para realçar Modo Toque/Rato na caixa de listagem esquerda, (3) clique no botão Adicionar e (4) clique no botão OK.

2. O comando Modo Toque/Rato é então adicionado à barra de acesso rápido. Clique no botão Modo Toque/Rato e selecione Toque no menu suspenso.

Agora, o grupo de comandos rápidos é apresentado verticalmente no lado direito do painel de leitura.

3. Na lista de mensagens, clique para selecionar o e-mail que pretende responder, clique no botão Resposta no extremo direito do painel de leitura e, em seguida, selecione Responder ou Responder a Todos no menu suspenso.

4. A mensagem de resposta é então incorporada no painel de leitura. Redija-a e envie-a conforme necessário.

Notas:
(1) Pode clicar em Modo Toque/Rato > Modo Rato na barra de acesso rápido para ocultar o grupo de comandos rápidos no lado direito do painel de leitura.
(2) Neste caso, se quiser separar a mensagem de resposta, clique no botão Separar do grupo de comandos rápidos para abri-la na janela de mensagem.

Se Novo Email chegarem ao nosso Outlook enquanto estamos Ausente, por exemplo, de férias ou fora para almoçar, podemos ativar as respostas automáticas para responder a esses e-mails atempadamente.

7,1 Enviar respostas automáticas com a funcionalidade Respostas Automáticas

Para contas Exchange do tipo Conta, podemos ativar a funcionalidade Respostas Automáticas para responder facilmente aos novos e-mails recebidos no Outlook.

1. Clique em Ficheiro > Informações > Respostas Automáticas.

2. Na caixa de diálogo Respostas Automáticas, terá de:
(1) Marcar a opção Enviar respostas automáticas;
(2) É opcional: assinale a opção Enviar apenas durante este Intervalo de Tempo e especifique a hora de início e a hora de fim conforme necessário.
(3) No separador Dentro da Minha Organização, digite o conteúdo da mensagem das respostas automáticas.

Notas: Se precisar de responder automaticamente a todos os e-mails recebidos, pode ativar o separador Fora da Minha Organização, marcar a opção Apenas os Meus Contactos ou Qualquer pessoa fora da minha organização, conforme necessário, e depois introduzir o conteúdo da mensagem.

3. Clique no botão OK.

A partir de agora, sempre que abrir pastas de correio da conta Exchange especificada, será exibida uma nota horizontal abaixo do Friso com a mensagem: «Estão a ser enviadas Respostas Automáticas para esta conta». Pode clicar no botão Desativar para desativar imediatamente as respostas automáticas ou no botão x, na extremidade direita, para ocultar a nota.

7,2 Enviar respostas automáticas com uma regra de correio eletrónico

Tanto quanto sabemos, as contas de correio eletrónico POP3 ou IMAP não suportam respostas automáticas no Outlook. Se a nossa conta de correio Tipo de Conta for POP3 ou IMAP, podemos criar uma regra de correio para ativar as respostas automáticas no Outlook.

Em primeiro lugar, é necessário criar um modelo de e-mail para a regra de respostas automáticas.

1. Crie em Base > Novo Email para criar um novo email e digite o conteúdo da resposta automática no corpo da mensagem.

2. Na nova janela de composição de mensagem, clique em Ficheiro > Guardar Como.

3. Na caixa de diálogo Guardar Como, digite um nome para o modelo, selecione Modelo do Outlook na lista Especificar Formato de Salvamento da lista suspensa e clique no botão Guardar.

O modelo automático Modelo de resposta está agora criado. Pode prosseguir para criar a regra Resposta automática.

4. Clique em Base > Regras > Gerir Regras e Alertas.

5. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, no separador Regras de Correio Eletrónico, clique no botão Nova Regra.

6. No Assistente de Regras, clique para selecionar a opção Aplicar regra às mensagens que eu receber e, em seguida, clique no botão Seguinte.

7. No segundo Assistente de Regras, defina as condições com base nas quais os e-mails recebidos serão filtrados (no meu caso, selecionei a opção)enviar apenas para mim) e clique no botão Seguinte.

8. No terceiro assistente, assinale a opção responder utilizando um modelo específico na secção Passo 1 e, de seguida, clique no texto sublinhado um modelo específico na secção Passo 2.

9. Na caixa de diálogo Selecionar um Modelo de resposta que se abre, selecione Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros na lista suspensa Procurar em, clique para selecionar o modelo automático Modelo de resposta que acabou de criar e, de seguida, clique no botão Abrir.

10. Volte ao terceiro Assistente de Regras e clique no botão Seguinte.

11. No quarto Assistente de Regras, especifique as exceções conforme necessário ou não defina nenhuma e clique no botão Seguinte.

12. No último Assistente de Regras, dê um nome à regra na caixa Passo 1, assinale as opções de execução conforme necessário na secção Passo 2 e clique no botão Concluir.

13. Na caixa de aviso do Microsoft Outlook que surge, clique no botão OK para continuar.

14. Volte à caixa de diálogo Regras e Alertas. Certifique-se de que a nova regra de resposta automática criada está selecionada e clique no botão OK para fechar a caixa de diálogo.

A partir de agora, todos os novos e-mails recebidos que cumpram as condições específicas serão respondidos automaticamente com o modelo predefinido Modelo de resposta.

7,3 Enviar respostas automáticas através de um extra de terceiros

Esta secção apresenta um extra de terceiros, Kutools para Outlook, que lhe permite ativar respostas automáticas com conteúdo predefinido — de forma rápida e fácil — numa ou em várias contas de correio eletrónico, independentemente do seu tipo!

1. Após instalar o Kutools para Outlook, clique em Kutools > Responder > Gerenciar Resposta Automática no Outlook.

2. Na caixa de diálogo Gerir Resposta Automática, pode proceder da seguinte forma:
(1) Assinale as contas de correio para as quais pretende ativar as respostas automáticas;
(2) Na caixa Resposta automática Remover Prefixo do Assunto, digite as palavras que serão adicionadas antes dos assuntos dos e-mails originais;
(3) Na caixa Resposta automática Texto, digite o conteúdo da resposta.

3. Clique no botão OK. A funcionalidade Resposta Automática fica então ativada nas contas de correio especificadas. A partir de agora, sempre que chegar um novo e-mail a estas contas, será enviada automaticamente uma resposta com o conteúdo previamente definido.

Notas: Pode desativar facilmente a funcionalidade Resposta Automática clicando novamente em Kutools > Responder > Ativar Resposta Automática.

Ao responder a um e-mail no Outlook, os anexos da mensagem original não são incluídos automaticamente na resposta. Para os manter, pode recorrer a um extra de terceiros ou utilizar a funcionalidade de colar.

8,1 Responder com Anexos copiando e colando

Para Responder com Anexos no Outlook, podemos copiar todos os anexos do e-mail original e colá-los na mensagem de resposta.

1. Clique para abrir, no painel de leitura, o e-mail ao qual pretende responder.

2. Clique com o botão direito do rato em qualquer um dos anexos e escolha Selecionar Tudo no menu de contexto.

3. Prima as teclas Ctrl+C para copiar estes anexos selecionados.

4. Clique em Base > Responder ou Responder a Todos para responder ao e-mail.

5. Agora, a mensagem de resposta está aberta. Coloque o cursor no corpo da mensagem e prima as teclas Ctrl+V para colar os anexos. Depois, verá que todos os anexos foram adicionados à barra de anexos.

6. Elabore a sua mensagem de resposta e envie-a conforme necessário.

8,2 Responder com anexo através de um extra de terceiros

Também pode utilizar um extra de terceiros, Kutools para Outlook, para responder rapidamente a um e-mail mantendo todos os anexos do original no Outlook.

1. Selecione o e-mail ao qual pretende responder e clique em Kutools > Responder > Responder com Anexo ou Responder a Todos com Anexo.

2. Em seguida, a mensagem de resposta abre-se com todos os anexos do e-mail original incluídos. Elabore a sua resposta e envie-a conforme necessário.

Quando utilizamos a funcionalidade Responder a Todos para responder a um e-mail ao remetente e aos restantes destinatários, o meu endereço de e-mail não é incluído como destinatário na mensagem de resposta. Esta secção apresenta duas soluções para responder a todos, incluindo eu próprio.

9,1 Responder a todos incluindo-me através de uma regra de e-mail

Podemos criar uma regra de e-mail para enviar sempre cópias das nossas respostas para nós próprios no Outlook, resolvendo facilmente este problema.

1. Clique em Base > Regras > Gerir Regras e Alertas.

2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, no separador Regras de E-mail, clique no botão Nova Regra.

3. No Assistente de Regras, clique para selecionar a opção Aplicar regra às mensagens que eu enviar e, em seguida, clique no botão Seguinte.

4. Na segunda Assistente de Regras, marque a opção com palavras específicas no assunto na secção Passo 1 e, em seguida, clique no texto sublinhado palavras específicas na secção Passo 2.

5. Na caixa de diálogo Texto de pesquisa que surge, digite RE: na primeira caixa, clique no botão Adicionar e, em seguida, clique no botão OK. Veja a captura de ecrã:

6. Em seguida, regressa à segunda Assistente de Regras e clica no botão Seguinte.

7. Na terceira Assistente de Regras, na secção Passo 1, marque a opção Enviar cópia oculta (Cc) da mensagem a pessoas ou grupo público e, na secção Passo 2, clique no texto sublinhado pessoas ou grupo público.

8. Na caixa de diálogo Para que surge, introduza o seu endereço de e-mail e clique no botão OK.

Dicas:
(1) Se precisar de enviar cópias das respostas a vários contactos, introduza os respetivos endereços de e-mail e separe-os com ponto e vírgula.
(2) Também pode clicar para selecionar contactos e, em seguida, clicar no botão Para para adicionar esses contactos como destinatários.

9. Em seguida, regressa à terceira Assistente de Regras e clica no botão Seguinte para continuar.

10. No quarto Assistente de Regras, especifique ou não as exceções conforme necessário e clique no botão Seguinte.

11. Agora, abre-se a última Assistente de Regras. Pode proceder da seguinte forma:
(1) Introduza um nome para a nova regra na caixa Passo 1;
(2) Na secção Passo 2, ative as opções de execução conforme necessário;
(3) Clique no botão Concluir.

12. Na caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook que surge, clique no botão OK.

13. Em seguida, regresse à caixa de diálogo Regras e Alertas. Certifique-se de que a regra Novo Email está selecionada e clique no botão OK para fechar a caixa de diálogo.

A partir de agora, todas as respostas que enviarmos serão automaticamente enviadas em cópia (Cc) para nós próprios.

Notas:
(1) Esta regra envia cópias não só das respostas enviadas a todos os destinatários, mas também daquelas enviadas apenas ao remetente.
(2) Mesmo que tenha várias contas de e-mail configuradas no Outlook, a regra não consegue identificar em que conta as mensagens estão armazenadas e enviará cópias das respostas apenas para a conta de e-mail especificada.

9,2 Responder a todos incluindo-me através de uma ferramenta extraordinária

Também podemos utilizar um extra de terceiros, Kutools para Outlook, para ativar a funcionalidade Incluir o meu endereço ao utilizar a opção Responder a Todos e adicionar sempre a minha conta de e-mail como destinatário principal (Para) na mensagem de resposta.

1. Após instalar o Kutools para Outlook, clique em Kutools > Opções.

2. Surge agora a caixa de diálogo Opções. Aceda ao separador Responder, marque a opção Incluir o meu endereço quando utilizar a função Responder a todos e clique no botão OK.

A partir de agora, quando selecionar um e-mail e clicar em Base > Responder a Todos, o seu endereço de e-mail será automaticamente adicionado como destinatário principal (Para) na mensagem de resposta.

Nota: Se tiver várias contas de e-mail no Outlook, apenas a conta associada ao e-mail que está a responder será adicionada como destinatário principal (Para) na mensagem de resposta.

Normalmente recebemos e-mails em diferentes formatos de mensagem, e as respostas herdam, por predefinição, o formato de mensagem dos e-mails originais. Contudo, podemos alterar o formato de mensagem de uma resposta específica ou configurar sempre as respostas para serem enviadas num formato fixo. Estas questões já foram abordadas noutros tópicos; clique nas ligações correspondentes para obter informações detalhadas:

10,1 Alterar o formato da mensagem para uma mensagem de resposta:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10,2 Responder sempre em Texto Simples Formato de Texto:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10,3 Responder sempre em Formato HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Até onde sabemos, é possível definir assinaturas diferentes para cada conta de e-mail e ainda ativar a opção de utilizar assinaturas distintas para novos e-mails e para respostas ou reencaminhamentos. Clique na hiperligação abaixo para consultar informações detalhadas:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically