Responder emails no Outlook

No Outlook, você pode responder facilmente a um email da seguinte forma:

Se você costuma ler emails no painel de leitura, selecione o email que deseja responder na lista de mensagens e, em seguida, clique em Início > Responder para responder apenas ao remetente, ou clique em Início > Responder a todos para responder ao remetente e a todos os destinatários juntos.

Se você prefere ler emails na janela de mensagem, pode clicar em Mensagem > Responder para responder apenas ao remetente, ou clicar em Mensagem > Responder a todos para responder ao remetente e a todos os destinatários simultaneamente.

Para trabalhar de forma mais eficiente, alguns usuários preferem usar atalhos de teclado no Outlook. Também podemos utilizar atalhos para responder rapidamente emails no Outlook.

Após selecionar o email na lista de mensagens ou abrir o email na janela de mensagem, podemos:
A. Pressione Ctrl + R ao mesmo tempo para responder ao email selecionado ou aberto apenas para o remetente;
B. Pressione Ctrl + Shift + R ao mesmo tempo para responder ao email selecionado ou aberto para o remetente e todos os destinatários nos campos Para e Cc .

Por padrão, ao responder um email, a mensagem de resposta inclui a mensagem original sem recuo. No entanto, podemos configurar as opções de resposta e alterar as configurações conforme necessário.

1. Clique em Arquivo > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Email na barra lateral esquerda, vá até a seção Respostas e encaminhamentos e selecione uma opção na lista suspensa Ao responder a uma mensagem .

3. Clique no botão OK.

Observações:

(1) Se você selecionar Não incluir mensagem original na lista suspensa Ao responder a uma mensagem na caixa de diálogo Opções do Outlook, a mensagem de resposta será criada sem nenhum conteúdo da mensagem.

(2) Se você selecionar Anexar mensagem original na lista suspensa Ao responder a uma mensagem na caixa de diálogo Opções do Outlook, a mensagem original será adicionada como anexo na mensagem de resposta.

(3) Se você selecionar Incluir texto da mensagem original na lista suspensa Ao responder a uma mensagem na caixa de diálogo Opções do Outlook, o email original (incluindo corpo e cabeçalho da mensagem) será adicionado ao corpo da mensagem de resposta.

(4) Se você selecionar Incluir e recuar texto da mensagem original na lista suspensa Ao responder a uma mensagem na caixa de diálogo Opções do Outlook, o email original (incluindo cabeçalho e conteúdo da mensagem) será adicionado ao corpo da mensagem de resposta com recuo à esquerda.

(5) Se você selecionar Prefixar cada linha da mensagem original na lista suspensa Ao responder a uma mensagem na caixa de diálogo Opções do Outlook, o email original (incluindo cabeçalho e conteúdo da mensagem) será adicionado ao corpo da mensagem de resposta, e uma linha vertical azul será adicionada à esquerda do conteúdo.

Desde o Outlook2013, ao ler e responder um email diretamente no painel de leitura, a mensagem de resposta é incorporada automaticamente nesse painel. Alguns usuários podem preferir abrir a resposta em uma nova janela. Nesta seção, mostraremos como abrir uma ou todas as respostas em janelas separadas.

4.1 Abrir uma mensagem de resposta em nova janela

Quando uma mensagem de resposta está incorporada no painel de leitura, podemos clicar no botão Abrir em nova janela no canto superior esquerdo do painel de leitura para abrir a mensagem de resposta diretamente em uma nova janela.

4.2 Sempre abrir todas as respostas em nova janela

Você também pode configurar as opções do Outlook para sempre abrir as respostas automaticamente em novas janelas de mensagem.

1. Clique em Arquivo > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Email na barra lateral esquerda, vá até a seção Respostas e encaminhamentos e marque a opção Abrir respostas e encaminhamentos em uma nova janela .

3. Clique no botão OK.

A partir de agora, todas as mensagens de resposta serão abertas automaticamente em novas janelas no Outlook.

Observações:
(1) Se a opção Abrir respostas e encaminhamentos em uma nova janela estiver ativada, todas as mensagens encaminhadas também serão abertas automaticamente em novas janelas.
(2) Se abrirmos um email na janela de mensagem primeiro e depois respondermos clicando em Mensagem > Responder ou Responder a todos, a mensagem de resposta será aberta diretamente em uma nova janela.

Às vezes, para diferenciar as respostas de outros emails, como novos emails ou encaminhamentos, queremos definir cores ou tamanhos de fonte diferentes para o texto da mensagem de resposta. Esta seção mostra um guia detalhado para realizar essa configuração.

1. Clique em Arquivo > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Email na barra lateral esquerda e, em seguida, clique no botão Papel de carta e Fontes na seção Compor mensagens .

3. Na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta, clique no botão Fonte na seção Respostas ou encaminhamentos de mensagens .

4. Na caixa de diálogo Fonte, você pode definir a fonte conforme necessário:
(1) Para responder com texto maior ou menor, escolha um tamanho de fonte adequado na caixa de lista Tamanho ;
(2) Para responder com texto de cor diferente, basta especificar uma cor de fonte na lista suspensa Cor da Fonte ;
(3) Também é possível definir outros estilos de fonte, como negrito, itálico, sublinhado, maiúsculas, tachado, etc.

Observação: Podemos visualizar diretamente o texto com toda a formatação especificada na seção Visualizar da caixa de diálogo Fonte.

5. Clique nos botões OK sucessivamente para salvar as alterações e fechar todas as caixas de diálogo.

A partir de agora, ao digitar texto na mensagem de resposta, ele será automaticamente formatado com a cor, tamanho de fonte ou outros estilos definidos. Veja a imagem:

Observação: Esta operação também altera os estilos de fonte e cor nos emails encaminhados.

Alguns usuários do Outlook percebem que há um grupo de comandos rápidos na barra lateral direita do painel de leitura, conforme mostrado na imagem abaixo. Essa barra vertical permite excluir, mover, responder ou abrir emails rapidamente. Também é possível ativar essa barra para responder emails rapidamente no Outlook.

1. Clique na Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido seta na barra de ferramentas de acesso rápido > Modo Toque/Mouse.

Observação:

Em algumas versões do Outlook, o comando Modo Toque/Mouse não aparece no menu suspenso da Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Podemos adicionar o comando à barra de ferramentas de acesso rápido da seguinte forma:
1. Clique em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido seta > Mais Comandos;
2. Agora a caixa de diálogo Opções do Outlook é aberta com a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ativada na barra lateral esquerda. Você deve (1) selecionar Todos os Comandos na lista suspensa Escolher comandos de , (2) clique para destacar Modo Toque/Mouse na caixa de lista à esquerda, (3) clique no botão Adicionar , (4) Clique no OK .

2. Em seguida, o comando Modo Toque/Mouse é adicionado à barra de ferramentas de acesso rápido. Clique no botão Modo Toque/Mouse e selecione Toque no menu suspenso.

Agora o grupo de comandos rápidos é exibido verticalmente no lado direito do painel de leitura.

3. Na lista de mensagens, selecione o email que deseja responder, clique no botão Responder no canto direito do painel de leitura e, em seguida, selecione Responder ou Responder a todos no menu suspenso.

4. Em seguida, a mensagem de resposta é incorporada no painel de leitura. Escreva e envie conforme necessário.

Observação:
(1) Você pode clicar em Modo Toque/Mouse > Modo Mouse na barra de ferramentas de acesso rápido para ocultar o grupo de comandos rápidos no lado direito do painel de leitura.
(2) Nesse caso, se quiser abrir a mensagem de resposta em nova janela, clique no botão Abrir em nova janela do grupo de comandos rápidos para abri-la na janela de mensagem.

Se novos emails chegarem ao nosso Outlook enquanto estivermos fora do escritório, como em férias ou horário de almoço, podemos ativar as respostas automáticas para responder a esses emails em tempo hábil.

7.1 Enviar respostas automáticas com o recurso Respostas Automáticas

Para contas do tipo Exchange, podemos ativar o recurso Respostas Automáticas para responder facilmente aos novos emails recebidos no Outlook.

1. Clique em Arquivo > Informações > Respostas Automáticas.

2. Na caixa de diálogo Respostas Automáticas, você deve:
(1) Marcar a opção Enviar respostas automáticas .
(2) Opcionalmente, marque a opção Enviar apenas durante este intervalo de tempo e, em seguida, especifique a hora de início e término conforme necessário.
(3) Na guia Dentro da minha organização digite o conteúdo da mensagem de resposta automática.

Observação: Se precisar responder automaticamente a todos os emails recebidos, ative a guia Fora da minha organização marque a opção Apenas meus contatos ou Qualquer pessoa fora da minha organização conforme necessário e digite o conteúdo da mensagem.

3. Clique no botão OK. Assim, o recurso de Respostas Automáticas estará ativado para a conta especificada.

A partir de agora, ao abrirmos as pastas de email da conta Exchange especificada, será exibida uma nota horizontal abaixo da Faixa de Opções para nos lembrar:Respostas Automáticas estão sendo enviadas para esta conta”. E podemos clicar no botão Desativar para desativar as respostas automáticas diretamente, ou clicar no botão x à direita para ocultar a nota.

7.2 Enviar respostas automáticas com uma regra de email

Como sabemos, contas de email POP3 ou IMAP não suportam respostas automáticas no Outlook. Se sua conta for POP3 ou IMAP, é possível criar uma regra de email para ativar as respostas automáticas no Outlook.

Primeiro, precisamos criar um modelo de email para a regra de resposta automática.

1. Crie Início > Novo Email para criar um novo email e digite o conteúdo da resposta automática no corpo da mensagem.

2. Na nova janela de composição, clique em Arquivo > Salvar como.

3. Na caixa de diálogo Salvar como, digite um nome para o modelo, selecione Modelo do Outlook no campo Salvar como tipo e clique no botão Salvar .

Agora o modelo de resposta automática está criado. Podemos prosseguir para criar a regra de resposta automática.

4. Clique em Início > Regras > Gerenciar Regras e Alertas.

5. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email clique no botão Nova Regra .

6. No Assistente de Regras, selecione Aplicar regra nas mensagens que eu recebo e clique no botão Avançar .

7. No segundo Assistente de Regras, especifique as condições para filtrar os emails recebidos (no meu caso, marquei a opção Enviado apenas para mim ), e clique no botão Avançar .

8. No terceiro Assistente, marque a opção responder usando um modelo específico na seção Etapa1 e clique no texto sublinhado um modelo específico na seção Etapa2 .

9. Na caixa de diálogo Selecionar um Modelo de Resposta, selecione Modelos do Usuário no Sistema de Arquivos no campo Procurar em selecione o modelo de resposta automática criado e clique no botão Abrir .

10. Retorne ao terceiro Assistente de Regras e clique no botão Avançar.

11. No quarto Assistente de Regras, especifique exceções se necessário, ou não defina nenhuma exceção, e clique no botão Avançar.

12. No último Assistente de Regras, nomeie a regra na caixa Etapa1 , marque as opções de execução conforme necessário na seção Etapa2 e clique no botão Finalizar .

13. Na caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook, clique no botão OK para continuar.

14. Em seguida, retorna à caixa de diálogo Regras e Alertas. Certifique-se de que a nova regra de resposta automática esteja marcada e clique no botão OK para fechar a caixa de diálogo.

A partir de agora, todos os novos emails que atenderem às condições específicas serão respondidos automaticamente com o modelo de resposta definido.

7.3 Enviar respostas automáticas por um suplemento de terceiros

Esta seção apresenta um suplemento de terceiros, Kutools para Outlook, para ativar rapidamente respostas automáticas com conteúdo pré-definido para uma ou várias contas de email, independentemente do tipo!

1. Após instalar Kutools para Outlook, clique em Kutools > Responder > Gerenciar Resposta Automática no Outlook.

2. Na caixa de diálogo Gerenciar Resposta Automática, podemos fazer o seguinte:
(1) Marque as contas de email para as quais deseja ativar as respostas automáticas;
(2) Na caixa Prefixo do assunto da resposta automática digite as palavras que serão adicionadas antes do assunto dos emails originais;
(3) Na caixa Texto da Resposta Automática digite o conteúdo da resposta automática.

3. Clique no botão OK. Assim, o recurso de Resposta Automática será ativado para as contas de email especificadas. A partir de agora, quando novos emails chegarem a essas contas, eles serão respondidos automaticamente com o conteúdo definido.

Observação: Podemos desativar facilmente o recurso de Resposta Automática clicando novamente em Kutools > Responder > Ativar Resposta Automática .

Ao responder um email no Outlook, os anexos do email original não são incluídos na resposta por padrão. Para manter os anexos na mensagem de resposta, podemos usar um suplemento de terceiros ou o recurso de copiar e colar.

8.1 Responder com anexos copiando e colando

Para responder com anexos no Outlook, podemos copiar todos os anexos do email original e colá-los na mensagem de resposta.

1. Clique para abrir o email que deseja responder no painel de leitura.

2. Clique com o botão direito em qualquer anexo e escolha Marcar Todos no menu de contexto.

3. Pressione Ctrl + C para copiar os anexos selecionados.

4. Clique em Início > Responder ou Responder a todos para responder ao email.

5. Agora a mensagem de resposta está aberta. Coloque o cursor no corpo da mensagem e pressione Ctrl + V para colar os anexos. Assim, todos os anexos serão adicionados à barra de anexos.

6. Escreva a mensagem de resposta e envie conforme necessário.

8.2 Responder com anexo por um suplemento de terceiros

Também podemos usar um suplemento de terceiros, Kutools para Outlook, para responder rapidamente a um email mantendo todos os anexos do email original no Outlook.

1. Selecione o email que deseja responder e clique em Kutools > Responder > Responder com Anexo ou Responder a todos com Anexo.

2. Em seguida, a mensagem de resposta será aberta mantendo todos os anexos do email original. Escreva a mensagem de resposta e envie conforme necessário.

Ao usar o recurso Responder a todos para responder a um email para o remetente e outros destinatários, meu endereço de email não é incluído como destinatário na mensagem de resposta. Nesta seção, apresentamos duas soluções para responder a todos incluindo a si mesmo.

9.1 Responder a todos incluindo eu por uma regra de email

Podemos criar uma regra de email para sempre enviar cópia (Cc) das respostas para nós mesmos no Outlook, facilitando essa tarefa.

1. Clique em Início > Regras > Gerenciar Regras e Alertas.

2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email clique no botão Nova Regra .

3. No Assistente de Regras, selecione Aplicar regra nas mensagens que eu envio e clique no botão Avançar .

4. No segundo Assistente de Regras, marque a opção com palavras específicas no assunto na seção Etapa1 e clique no texto sublinhado palavras específicas na seção Etapa2 .

5. Na caixa de diálogo Texto de Pesquisa, digite RE: na primeira caixa, clique no botão Adicionar e depois clique no botão OK . Veja a imagem:

6. Em seguida, volte ao segundo Assistente de Regras e clique no botão Avançar.

7. No terceiro Assistente de Regras, marque a opção Cc a mensagem para pessoas ou grupo público na seção Etapa1 e clique no texto sublinhado pessoas ou grupo público na seção Etapa2 .

8. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, digite seu endereço de email na caixa Para e clique no botão OK .

Observação:
(1) Se precisar enviar cópia das respostas para vários contatos, digite os endereços de email separados por ponto e vírgula.
(2) Também é possível selecionar contatos e clicar no botão Para para adicioná-los como destinatários.

9. Em seguida, volte ao terceiro Assistente de Regras e clique no botão Avançar para continuar.

10. No quarto Assistente de Regras, especifique ou não exceções conforme necessário e clique no botão Avançar.

11. Agora o último Assistente de Regras é aberto. Podemos fazer o seguinte:
(1) Digite um nome para a nova regra na caixa Etapa1 ;
(2) Na seção Etapa2 marque as opções de execução conforme necessário;
(3) Clique no botão Finalizar .

12. Na caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook, clique no botão OK.

13. Em seguida, retorna à caixa de diálogo Regras e Alertas. Certifique-se de que a nova regra de email esteja marcada e clique no botão OK para fechar a caixa de diálogo.

A partir de agora, todas as respostas enviadas serão copiadas automaticamente para você mesmo.

Observação:
(1) Esta regra não só envia cópia das respostas para todos os destinatários, mas também das respostas enviadas apenas para o remetente.
(2) Mesmo que haja várias contas de email no seu Outlook, a regra não identifica em qual conta o email está e enviará cópia apenas para o endereço de email especificado.

9.2 Responder a todos incluindo eu por uma ferramenta incrível

Também podemos usar um suplemento de terceiros, Kutools para Outlook, para ativar o recurso Incluir a mim mesmo ao responder a todos e sempre adicionar meu endereço de email como destinatário Para na mensagem de resposta.

1. Após instalar Kutools para Outlook, clique em Kutools > Opções.

2. Agora a caixa de diálogo Opções será exibida. Ative a guia Responder marque a opção Incluir a mim mesmo ao responder a todos e clique no botão OK .

A partir de agora, ao selecionar um email e clicar em Início > Responder a todos, seu endereço de email será adicionado automaticamente como destinatário Para na mensagem de resposta.

Observação: Se houver várias contas de email no Outlook, apenas a conta de email na qual o email está sendo respondido será adicionada como destinatário Para na mensagem de resposta.

Normalmente, recebemos emails em diferentes formatos de mensagem, e as respostas herdam o formato do email original por padrão. No entanto, é possível alterar o formato da mensagem para uma resposta específica ou sempre responder emails em um formato fixo. Esses tópicos já foram abordados em outros artigos; clique nos links correspondentes para obter mais informações:

10.1 Alterar o formato da mensagem para uma resposta específica:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Sempre responder em formato Texto Simples:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Sempre responder em formato HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Como sabemos, é possível definir assinaturas diferentes para contas de email e também escolher assinaturas distintas para novos emails e respostas/encaminhamentos. Clique no link abaixo para ver mais detalhes:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically