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Responder e-mails no Outlook

Em geral, podemos responder facilmente a um e-mail selecionando o e-mail e clicando em Home > Resposta or Responder todos no Outlook. No entanto, às vezes precisamos responder de maneiras especiais, como anexos restantes dos e-mails originais nas respostas, respondendo todos incluindo nós mesmos, respondendo com fonte pequena / grande em cores diferentes automaticamente, etc. Aqui, este tutorial mostrará soluções para resolver esses problemas um por um.

Tabela de conteúdo

Importante: Os métodos apresentados nesta página se aplicam ao programa de desktop Microsoft Outlook 2019 no Windows 10. E as instruções podem variar significativamente ou ligeiramente dependendo da versão do Microsoft Outlook e dos ambientes Windows.


1. Responder ou Responder a Todos

No Outlook, você pode responder facilmente a um e-mail da seguinte maneira:

Se você está acostumado a ler e-mails no painel de leitura, pode selecionar o e-mail que irá responder na lista de mensagens e clicar em Home > Resposta para responder apenas ao remetente ou clique em Home > Responder todos para responder ao remetente e a todos os destinatários juntos.

Se preferir ler e-mails na janela de mensagens, você pode clicar em Mensagem > Resposta para responder apenas ao remetente ou clique em Mensagem > Responder todos para responder ao remetente e a todos os destinatários simultaneamente.


2. Responder com atalhos de teclado

Para trabalhar com mais eficiência, alguns usuários gostariam de aplicar atalhos de teclado no Outlook. Também podemos usar atalhos de teclado para responder rapidamente a e-mails no Outlook.

Após selecionar o e-mail na lista de mensagens ou abrir o e-mail na janela de mensagens, podemos:
A. pressione Ctrl + R teclas juntas para responder o e-mail selecionado ou de abertura apenas para o remetente;
B. pressione Ctrl + mudança + R juntas para responder o e-mail selecionado ou de abertura para o remetente e todos os destinatários no Para e Cc campos.


3. Configurações gerais de resposta

Por padrão, ao responder a um e-mail, a mensagem de resposta inclui a mensagem original sem recuo. No entanto, podemos configurar as opções de resposta e alterar as configurações de resposta conforme necessário.

1. Clique Envie o > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Mail na barra lateral esquerda, vá para o Respostas e encaminhamentos seção e selecione uma opção da Ao responder a uma mensagem lista suspensa.

3. Clique no OK botão.

notas:

(1) Se você selecionar Não inclua mensagem original de Ao responder a uma mensagem lista suspensa na caixa de diálogo Opções do Outlook, a mensagem de resposta será criada sem nenhum conteúdo de mensagem.

(2) Se você selecionar Anexar mensagem original de Ao responder a uma mensagem lista suspensa na caixa de diálogo Opções do Outlook, a mensagem original é adicionada como um anexo na mensagem de resposta.

(3) Se você selecionar Incluir o texto da mensagem original de Ao responder a uma mensagem Na lista suspensa da caixa de diálogo Opções do Outlook, o e-mail original (incluindo o corpo e o cabeçalho da mensagem) será adicionado ao corpo da mensagem de resposta.

(4) Se você selecionar Incluir e recuar o texto da mensagem original de Ao responder a uma mensagem lista suspensa na caixa de diálogo Opções do Outlook, o e-mail original (incluindo o cabeçalho e o conteúdo da mensagem) será adicionado ao corpo da mensagem de resposta com recuo à esquerda.

(5) Se você selecionar Prefixe cada linha da mensagem original de Ao responder a uma mensagem Na lista suspensa da caixa de diálogo Opções do Outlook, o e-mail original (incluindo o cabeçalho da mensagem e o conteúdo da mensagem) será adicionado ao corpo da mensagem de resposta e uma linha vertical azul de prefixo também será adicionada à extremidade esquerda do conteúdo.


4. Mostrar respostas

Desde o Outlook 2013, quando lemos e respondemos um e-mail no painel de leitura diretamente, a mensagem de resposta é incorporada no painel de leitura automaticamente. Alguns usuários do Outlook podem precisar abrir a mensagem de resposta em uma nova janela. Aqui, esta seção mostrará as soluções para exibir uma ou todas as respostas nas janelas de mensagens.

4.1 Mostrar uma mensagem de resposta

Quando uma mensagem de resposta é incorporada ao painel de leitura, podemos clicar no Pop Out botão no canto superior esquerdo do painel de leitura para abrir a mensagem de resposta em uma janela de nova mensagem diretamente.

4.2 Sempre coloque todas as respostas

Você também pode configurar as opções do Outlook para sempre exibir as respostas em janelas de novas mensagens automaticamente.

1. Clique Envie o > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Mail na barra esquerda, vá para o Respostas e encaminhamentos seção, e marque o Abra respostas e encaminhamentos em uma nova janela opção.

3. Clique no OK botão.

A partir de agora, todas as mensagens de resposta serão abertas em novas janelas de mensagens automaticamente no Outlook.

notas:
(1) Se o Abra respostas e encaminhamentos em uma nova janela opção estiver habilitada, todas as mensagens de encaminhamento também serão abertas automaticamente em novas janelas de mensagens.
(2) Se abrirmos um e-mail na janela de mensagem primeiro, respondê-lo clicando em Mensagem > Resposta or Responder todos, a mensagem de resposta será aberta em uma nova janela diretamente.


5. Responda com uma fonte pequena / grande ou com uma cor de fonte diferente

Às vezes, para distinguir as respostas de outros emails, digamos novos emails ou encaminhamos emails, queremos definir cores ou tamanhos de fonte diferentes para o texto da mensagem na mensagem de resposta. Esta seção mostrará a orientação detalhada para fazer isso.

1. Clique Envie o > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Mail na barra esquerda e clique no botão Artigos de papelaria e fontes botão no Compor mensagens seção.

3. Na caixa de diálogo Assinaturas e papel de carta, clique no botão fonte botão no Responder ou encaminhar mensagens seção.

4. Na caixa de diálogo Fonte, podemos definir a fonte conforme você precisa:
(1) Para responder com texto maior ou menor, escolha um tamanho de fonte adequado no Size caixa de listagem;
(2) Para responder com texto de cor diferente, basta especificar a cor da fonte do Cor da fonte lista suspensa;
(3) Também podemos definir outros estilos de fonte conforme necessário, como negrito, itálico, sublinhado, maiúsculas, tachado, etc.

Tips: Podemos visualizar diretamente o texto com toda a formatação especificada no visualização seção da caixa de diálogo Fonte.

5. Clique no OK botões sucessivamente para salvar as alterações e fechar todos os diálogos.

A partir de agora, quando digitarmos o texto na mensagem de resposta, o texto digitado será formatado para a cor especificada, tamanho da fonte ou outros estilos de fonte automaticamente. Veja a imagem:

Notas: Esta operação também mudará os estilos e a cor da fonte nos emails de encaminhamento.


6. Responder no lado direito

Alguns usuários do Outlook percebem que há um grupo de comandos rápidos na barra lateral direita do painel de leitura, conforme a captura de tela abaixo. Essa barra vertical permite excluir, mover, responder ou abrir e-mails rapidamente o mais rápido possível. Também podemos habilitar essa barra vertical para responder rapidamente e-mails no Outlook.

1. Clique no Personalize a barra de ferramentas de acesso rápido flecha na barra de ferramentas de acesso rápido> Modo de toque / mouse.

Notas:

Em algumas versões do Outlook, o Modo de toque / mouse comum não é exibido no Personalize a barra de ferramentas de acesso rápido menu suspenso. Podemos adicionar o comum na barra de ferramentas de acesso rápido da seguinte maneira:
1. Clique Personalize a barra de ferramentas de acesso rápido flecha > Mais comandos;
2. Agora a caixa de diálogo Opções do Outlook é aberta com o Barra de Ferramentas de Acesso Rápido habilitado na barra esquerda. Nós precisamos (1) selecionar Todos os Comandos de Escolha comandos de lista suspensa, (2) clique para destacar Modo de toque / mouse na caixa de lista esquerda, (3) clique no Adicionar botão, (4) Clique na OK botão.

2. Então o Modo de toque / mouse comando é adicionado à barra de ferramentas de acesso rápido. Clique no Modo de toque / mouse botão E, em seguida, selecione tocar No menu suspenso.

Agora, o grupo de comandos rápidos é adicionado verticalmente no lado direito do painel de leitura.

3. Na lista de mensagens, clique para selecionar o e-mail que você irá responder, clique no botão Resposta botão na extremidade direita do painel de leitura e selecione Resposta or Responder todos No menu suspenso.

4. Em seguida, a mensagem de resposta é incorporada ao painel de leitura. Componha e envie conforme necessário.

Notas:
(1) Você pode clicar Modo de toque / mouse > Modo Mouse na barra de ferramentas de acesso rápido para ocultar o grupo de itens comuns rápidos no lado direito do painel de leitura.
(2) Nesse caso, se você quiser abrir a mensagem de resposta, clique no botão Pop Out botão do grupo de comandos rápidos para abri-lo na janela de mensagem.


7. Resposta automatica

Se novos e-mails chegarem ao nosso Outlook quando estivermos fora do escritório, diga que estamos de férias, para almoçar, etc., podemos habilitar as respostas automáticas para responder a esses e-mails a tempo.

7.1 Enviar respostas automáticas com o recurso Respostas automáticas

Para os tipos de conta de troca, podemos habilitar o Respostas Automáticas recurso para responder a novos e-mails futuros facilmente no Outlook.

1. Clique Envie o > Informação > Respostas Automáticas.

2. Na caixa de diálogo Automatic Relies Replies, você precisa:
(1) Verifique o Enviar respostas automáticas opção;
(2) É opcional. Marque a Somente envie durante este intervalo de tempo opção e, em seguida, especifique a hora de início e de término conforme necessário.
(3) Abaixo Dentro da minha organização guia, digite o conteúdo da mensagem das respostas automáticas.

Notas: Se precisarmos responder automaticamente a todos os e-mails recebidos, você pode ativar o Fora da minha organização guia, marque o Meus contatos apenas or Qualquer pessoa fora da minha organização opção conforme necessário e, em seguida, digite o conteúdo da mensagem.

3. Clique na OK botão.

A partir de agora, quando abrirmos as pastas de e-mail da conta de troca especificada, ele mostrará uma nota horizontal abaixo da Faixa de Opções para nos lembrar “Respostas automáticas estão sendo enviadas para esta conta”. E podemos clicar no desligar para desativar as respostas automáticas diretamente e clique no botão x na extrema direita para ocultar a nota.

7.2 Enviar respostas automáticas com uma regra de e-mail

Tanto quanto sabemos, as contas de e-mail POP3 ou IMAP não suportam respostas automáticas no Outlook. Se nosso tipo de conta de e-mail for POP3 ou IMAP, podemos criar uma regra de e-mail para habilitar as respostas automáticas no Outlook.

Em primeiro lugar, precisamos criar um modelo de e-mail para a regra de respostas automáticas.

1. Crio Home > Novo Email para criar um novo e-mail e digite o conteúdo de resposta automática no corpo da mensagem.

2. Na janela de composição da nova mensagem, clique em Envie o > Salvar como.

3. Na caixa de diálogo Salvar como, digite um nome para o modelo, selecione Modelo do Outlook de Salvar como tipo lista suspensa, e clique no Salvar botão.

Agora, o modelo de resposta automática foi criado. Podemos prosseguir para criar a regra de resposta automática.

4. Clique Home > Regras > Gerenciar regras e alertas.

5. Na caixa de diálogo Regras e alertas, sob o Regras de email guia, clique no botão Nova regra botão.

6. No Assistente de Regras, clique para destacar o Aplicar regra nas mensagens que recebo opção, e clique no botão Próximo botão.

7. No segundo Assistente de Regras, especifique as condições pelas quais você filtrará e-mails recebidos (no meu caso, eu marquei o envie apenas para mim opção) e clique no Próximo botão.

8. No terceiro assistente, marque o responda usando um modelo específico opção no Passo 1 seção e, a seguir, clique no texto sublinhado um modelo específico no Passo 2 seção.

9. Na caixa de diálogo Selecionar um modelo de resposta, selecione Modelos de usuário no sistema de arquivos de Olhar dentro lista suspensa, clique para selecionar o modelo de resposta automática que criamos agora e clique no Abre botão.

10. Ele retorna ao terceiro assistente de regras, clique no Próximo botão.

11. No quarto Assistente de regras, especifique as exceções conforme a necessidade ou não defina nenhuma exceção e clique no botão Próximo botão.

12. No último Assistente de regras, nomeie a regra no Passo 1 caixa, marque as opções de execução conforme necessário no Passo 2 seção e clique no Terminar botão.

13. Na caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook, clique no OK botão para ir em frente.

14. Em seguida, ele volta para a caixa de diálogo Regras e alertas. Certifique-se de que a nova regra de resposta automática criada foi marcada e clique no botão OK botão para fechar o diálogo.

A partir de agora, todos os novos e-mails que atendam às condições específicas serão respondidos automaticamente com o modelo de resposta predefinido.

7.3 Enviar respostas automáticas por um suplemento de terceiros

Esta seção apresenta um suplemento de terceiros, Kutools para Outlook, para habilitar rapidamente respostas automáticas com conteúdo de resposta predefinido facilmente para uma ou várias contas de e-mail, não importa quais tipos sejam!

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1. Depois de instalar Kutools para Outlook, clique em Kutools > Resposta > Gerenciador de resposta automática no Outlook.

2. Na caixa de diálogo Gerenciador de resposta automática, podemos fazer o seguinte:
(1) Marque as contas de e-mail para as quais habilitaremos as respostas automáticas;
(2) No Prefixo de assunto de resposta automática caixa, digite as palavras que serão adicionadas antes dos assuntos dos e-mails originais;
(3) No Texto de resposta automática caixa, digite o conteúdo de resposta automática.

3. Clique na OK botão. Em seguida, o recurso Resposta automática é habilitado para as contas de e-mail especificadas. A partir de agora, quando novos emails chegarem a essas contas de email, eles serão respondidos automaticamente com o conteúdo de resposta especificado.

Notas: Podemos desativar o recurso Resposta Automática facilmente clicando em Kutools > Resposta > Habilitar Resposta Automática novamente.


8. Responder com anexos

Ao responder a um e-mail no Outlook, os anexos do e-mail original não serão adicionados à mensagem de resposta por padrão. Para manter os anexos na mensagem de resposta, podemos aplicar addin de terceiros ou colar recurso para fazer isso.

8.1 Responder com anexos copiando e colando

Para responder com anexos no Outlook, podemos copiar todos os anexos do e-mail original e colá-los na mensagem de resposta.

1. Clique para abrir o e-mail que responderemos no painel de leitura.

2. Clique com o botão direito em qualquer um dos anexos e escolha Selecionar tudo no menu de contexto.

3. pressione Ctrl + C teclas para copiar esses anexos selecionados.

4. Clique Home > Resposta or Responder todos para responder ao e-mail.

5. Agora a mensagem de resposta está abrindo. Coloque o cursor no corpo da mensagem e pressione Ctrl + V teclas para colar os anexos. Então, veremos que todos os anexos são adicionados à barra de anexos.

6. Componha a mensagem de resposta e envie-a conforme necessário.

8.2 Responder com anexo de um suplemento de terceiros

Também podemos usar um suplemento de terceiros, Kutools para Outlook, para responder rapidamente a um e-mail, deixando todos os anexos do e-mail original no Outlook.

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1. Selecione o e-mail que iremos responder e clique em Kutools > Resposta > Responder com anexo or Responder a todos com anexo.

2. Em seguida, a mensagem de resposta é aberta com todos os anexos restantes do e-mail original. Componha a mensagem de resposta e envie-a conforme necessário.


9. Responder a todos, incluindo eu

Quando aplicamos o Responder todos recurso para responder a um e-mail para o remetente e outros destinatários, meu endereço de e-mail não é incluído como destinatário na mensagem de resposta. Aqui, esta seção apresentará duas soluções para responder a todos, incluindo a mim mesmo.

9.1 Responder a todos, inclusive a mim, por uma regra de e-mail

Podemos criar uma regra de e-mail para sempre enviar um Cc às nossas respostas para nós mesmos no Outlook para resolver o problema facilmente.

1. Clique Home > Regras > Gerenciar regras e alertas.

2. Na caixa de diálogo Regras e alertas, em Regras de email guia, clique no botão Nova regra botão.

3. No Assistente de Regras, clique para destacar o Aplicar regra nas mensagens que envio opção, e clique no botão Próximo botão.

4. No segundo Assistente de Regras, marque o com palavras específicas no assunto opção no Passo 1 seção e, a seguir, clique no texto sublinhado palavras específicas no Passo 2 seção.

5. Na caixa de diálogo pop-out Search Text, digite RE: na primeira caixa, clique no Adicionar botão e, em seguida, clique no botão OK botão. Veja a imagem:

6. Em seguida, ele volta para o segundo Assistente de regras, clique no Próximo botão.

7. No terceiro Assistente de regras, marque o Cc a mensagem para pessoas ou grupo público opção no Passo 1 seção e clique no texto sublinhado pessoas ou grupo público no Passo 2 seção.

8. Na caixa de diálogo pop-out Rule Address, digite nossos endereços de e-mail no Para caixa, e clique no OK botão.

Tips:
(1) Se precisarmos enviar Cc para as respostas de vários contatos, digite os endereços de e-mail desses contatos e separe-os por ponto-e-vírgula.
(2) Também podemos clicar para selecionar os contatos e, em seguida, clicar no Para botão para adicionar esses contatos como destinatários.

9. Em seguida, ele volta para o terceiro Assistente de Regras e clique no botão Próximo botão para ir em frente.

10. No quarto Assistente de Regras, especifique ou não especifique nenhuma exceção conforme necessário e clique no botão Próximo botão.

11. Agora o último Assistente de regras é aberto. Podemos fazer o seguinte:
(1) Digite um nome para a nova regra no Passo 1 caixa;
(2) No Passo 2 seção, verifique as opções de execução conforme necessário;
(3) Clique no Terminar botão.

12. Na caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook, clique no OK botão.

13. Em seguida, ele retorna para a caixa de diálogo Regras e alertas. Certifique-se de que a nova regra de e-mail esteja marcada e clique no botão OK botão para fechar o diálogo.

A partir de agora, todas as respostas que enviarmos serão automaticamente enviadas para nós.

Notas:
(1) Esta regra não apenas Cc responde que respondemos a todos os destinatários, mas também Cc responde que respondemos apenas aos remetentes.
(2) Mesmo se houver várias contas de e-mail em seu Outlook, a regra não pode identificar em qual conta de e-mail os e-mails permanecem, e irá Cc as respostas apenas para a conta de e-mail especificada.

9.2 Responder a todos, incluindo a mim, por uma ferramenta incrível

Também podemos usar um suplemento de terceiros, Kutools para Outlook, para habilitar o Incluir-me quando responder a todos recurso e sempre adicionar minha conta de e-mail como um destinatário Para na mensagem de resposta.

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1. Depois de instalar Kutools para Outlook, clique em Kutools > Opções.

2. Agora a caixa de diálogo Opções é exibida. Habilite o Resposta guia, marque o Incluir-me quando responder a todos opção, e clique no botão OK botão.

De agora em diante, quando selecionarmos um e-mail e clicarmos Home > Responder todos, Nosso endereço de e-mail será adicionado como destinatário Para automaticamente na mensagem de resposta.

Notas: Se houver várias contas de e-mail em nosso Outlook, apenas a conta de e-mail em que o e-mail atualmente respondido permanecer será adicionada como destinatário Para na mensagem de resposta.


10. Responder em HTML ou texto simples

Normalmente recebemos emails em diferentes formatos de mensagem e as respostas herdam o formato de mensagem dos emails originais por padrão. No entanto, podemos alterar o formato da mensagem para uma mensagem de resposta ou sempre responder e-mails em um formato de mensagem fixa. Esses problemas foram discutidos em outros tópicos e clique nos links correspondentes para obter informações detalhadas:

10.1 Alterar o formato da mensagem para uma mensagem de resposta:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Sempre responda em formato de texto simples:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Sempre responda no formato HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6


11. Responder com assinatura diferente

Pelo que sabemos, podemos especificar diferentes assinaturas para contas de e-mail, e também permitir a especificação de diferentes assinaturas para novos e-mails e respostas / encaminhamentos. Clique no link abaixo para ver as informações detalhadas:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically


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