Simplifique sua caixa de entrada: o poder do recurso de exclusão de e-mails duplicados do Kutools para Outlook

Autor: Siluvia Última modificação: 2024-11-04

Ao lidar com e-mails no Outlook, você pode encontrar vários e-mails duplicados. Essas duplicatas podem resultar de cópia e colagem acidental, vários ciclos de envio e recebimento, problemas de sincronização de e-mail e muito mais. Ter muitos e-mails duplicados pode sobrecarregar sua caixa de correio, diminuindo a velocidade de abertura e dificultando o gerenciamento. Neste ponto, excluir essas duplicatas torna-se essencial. No entanto, no Outlook, não há uma ferramenta integrada para remoção em lote de e-mails duplicados, mas sim remoção manual. Para manter nossa caixa de entrada limpa e organizada de forma rápida e fácil, contamos com Kutools for Outlook. Este recurso oferece três opções distintas adaptado às necessidades específicas do usuário removendo duplicatas de e-mails selecionados, pastas especificadasou aplicação de regras personalizadas para excluir, mover ou categorizar duplicatas.

Vantagens de usar a exclusão de e-mails duplicados
Como aplicar a exclusão de e-mails duplicados

Exclua e-mails duplicados nos e-mails selecionados
Exclua e-mails duplicados de pastas especificadas
Excluir, mover ou categorizar e-mails duplicados de pastas especificadas

Vantagens de usar a exclusão de e-mails duplicados

Eficiência aprimorada: simplificando sua caixa de entrada para facilitar a navegação e o gerenciamento.
Caixa de entrada simplificada: mantém seu ambiente de e-mail limpo, facilitando o foco nos e-mails importantes.
Armazenamento reduzido: ao remover duplicatas, ajuda a reduzir os requisitos gerais de armazenamento de sua conta do Outlook.
Facilidade de uso: Com uma interface amigável, oferece uma experiência descomplicada no gerenciamento de duplicatas.
Várias opções de exclusão: Se você prefere uma limpeza rápida de e-mails selecionados, uma varredura completa de pastas específicas ou precisa aplicar ações personalizadas a duplicatas, o Kutools for Outlook acomoda tudo.
Segurança: Garante um processo seguro que protege seus e-mails importantes enquanto elimina duplicatas.
Verificação abrangente: executa uma verificação detalhada para identificar duplicatas em sua caixa de entrada, garantindo que nenhuma redundância seja deixada para trás.
Capacidade de processamento em massa: ao contrário da exclusão manual, que é demorada e trabalhosa, esse recurso permite a exclusão em massa de duplicatas em várias pastas, economizando um tempo considerável.
Exclusão com um clique: pode excluir todos os e-mails duplicados de e-mails selecionados com apenas um clique, economizando tempo e esforço.
Identificação inteligente: Ele pode identificar e-mails duplicados de forma inteligente, sem a necessidade de pesquisa manual.
Feedback em tempo real: fornece feedback imediato sobre os resultados da exclusão após a conclusão, permitindo que os usuários entendam claramente o resultado da exclusão.
Suporte para adição de categorias: encontre rapidamente todos os e-mails duplicados e ajude você a adicionar uma ou mais categorias a todas as duplicatas para identificar facilmente itens duplicados sem excluí-los ou movê-los.

Kutools for Outlook – mais de 100 recursos poderosos para turbinar seu Outlook.

Como aplicar a exclusão de e-mails duplicados

Kutools for Outlook oferece um trio de recursos especializados projetados para atender a diversas necessidades quando se trata de eliminar e-mails duplicados. Continue com este guia para aprender uma abordagem clara e passo a passo sobre como utilizar cada recurso de maneira eficaz para limpar sua caixa de entrada.

🔵Exclua e-mails duplicados nos e-mails selecionados

Ideal para quando você identificou e-mails específicos e deseja uma limpeza rápida.

Pro ponta: ao usar esse recurso, os e-mails serão identificados como duplicados se compartilharem o mesmo assunto, conteúdo do corpo e nomes de anexo.

Etapa 1: basta selecionar os e-mails

Selecione vários e-mails contínuos: selecione o primeiro, segure Shift tecla e selecione a última.
Selecione vários e-mails não contínuos: Espera Ctrl tecla, selecione e-mails um por um.

Etapa 2: aplique o recurso Remover e-mails duplicados dos selecionados

Acessar o Kutools Plus guia e clique em Emails duplicados > Remover e-mails duplicados dos selecionados… para excluir duplicatas em sua seleção.

Passo 3: Exclua e-mails duplicados

Uma caixa de diálogo Duplicar aparecerá, listando todas as duplicatas nos e-mails selecionados, clique no botão Apagar botão para iniciar a exclusão de e-mails duplicados.
Em seguida, uma caixa de diálogo aparece mostrando o número de itens excluídos, clique em OK.
Agora, todos os emails duplicados foram excluídos, restando apenas uma cópia (o email mostrando o ponto vermelho no canto inferior direito do ícone do email). Você pode clicar no Acabamento para fechar a caixa de diálogo.

Dicas sobre esta superfície:

Todos os emails duplicados são verificados em cada grupo por padrão, exceto o primeiro a aparecer. Se não quiser excluir todas as duplicatas, você pode expandir o grupo de duplicatas e verificar apenas as duplicatas que precisam ser excluídas.
O menu do botão direito está disponível.
- Restaurar seleção padrão: selecione esta opção para verificar todos os itens duplicados, exceto o primeiro em cada grupo duplicado.
- Verifique tudo: selecione esta opção para verificar todos os itens duplicados em cada grupo.
- Desmarcar todos: selecione esta opção para desmarcar todos os itens duplicados em cada grupo.
Mostre o número total de todos os e-mails que você verificou desta vez.
Mostre o número de todos os itens duplicados encontrados desta vez.

🔵Exclua e-mails duplicados de pastas especificadas

Quando você precisar de uma limpeza mais ampla, esta opção permite direcionar pastas inteiras.

Pro ponta: ao usar esse recurso, os e-mails serão identificados como duplicados se compartilharem o mesmo assunto, conteúdo do corpo e nomes de anexo.

Etapa 1: aplique o recurso Verificação rápida e remoção de e-mails duplicados

Navegue até a Kutools Plus guia, clique em Emails duplicados > Digitalização rápida e remoção de e-mails duplicados….

Passo 2: Verifique a pasta que você deseja verificar e remova as duplicatas

Dicas sobre esta superfície:

O menu do botão direito está disponível.
Filtragem de arquivos cruzados: selecionar esta opção instrui a ferramenta a procurar itens duplicados em todas as pastas selecionadas. Se desmarcado, ele apenas comparará e procurará duplicatas na única pasta selecionada.
Mostrar o número de pastas selecionadas.

Passo 3: Exclua e-mails duplicados

Emails duplicados caixa de diálogo aparecerá, listando todas as duplicatas nas pastas selecionadas. Clique no botão Apagar botão para iniciar a exclusão de e-mails duplicados.
Em seguida, uma caixa de diálogo aparece mostrando o número de itens excluídos, clique em OK.
Agora, todos os emails duplicados foram excluídos, restando apenas uma cópia (o email mostrando o ponto vermelho no canto inferior direito do ícone do email). Você pode clicar no Fechar para fechar a caixa de diálogo.

Dicas sobre esta superfície:

Todos os e-mails duplicados são verificados por padrão, exceto o primeiro a aparecer. Se não quiser excluir todas as duplicatas, você pode expandir o grupo de duplicatas e verificar apenas as duplicatas que precisam ser excluídas.
O menu do botão direito está disponível.
- Nó recolhido: selecione esta opção para mostrar todos os grupos duplicados, mas não mostrar os itens duplicados em cada grupo.
- Expandir todos: selecione esta opção para expandir todos os grupos duplicados e mostrar todos os itens duplicados em cada grupo.
- Recolher todos: selecione esta opção para recolher todos os grupos duplicados e mostrar apenas o nome da pasta.
- Restaurar padrão Seleção: Selecione esta opção para verificar todos os itens duplicados, exceto o primeiro em cada grupo duplicado.
- Verifique tudo: selecione esta opção para verificar todos os itens duplicados em cada grupo.
- Desmarcar todos: selecione esta opção para desmarcar todos os itens duplicados em cada grupo.
Mostre o número de todos os itens duplicados encontrados desta vez.

🔵Excluir, mover ou categorizar e-mails duplicados de pastas especificadas

Etapa 1: aplique o recurso Verificação avançada e remoção de e-mails duplicados

Sob o Kutools Plus guia, clique em Emails duplicados > Verificação avançada e remoção de e-mails duplicados….

Etapa 2: escolha as pastas das quais deseja remover e-mails duplicados

No estouro E-mails duplicados - Etapa 1 janela,

Verifique os nomes das pastas nas quais você deseja pesquisar e-mails duplicados,
Então clique Próximo: Selecione os campos para filtrar e-mails duplicados botão para ir para a próxima etapa.

Dicas sobre esta superfície:

O menu do botão direito está disponível.
- Verifique tudo: selecione esta opção para marcar todas as pastas, incluindo subpastas.
- Desmarcar todos: selecione esta opção para desmarcar todas as pastas, incluindo subpastas.
- Selecione todas as subpastas da pasta atual: selecione esta opção para verificar todas as subpastas da pasta selecionada.
- Desmarque todas as subpastas da pasta atual: selecione esta opção para desmarcar todas as subpastas da pasta selecionada.
- Expandir todos: selecione esta opção para expandir todas as pastas, incluindo subpastas de cada conta.
- Recolher todos: selecione esta opção para recolher todas as pastas, incluindo subpastas de todas as contas.
As pastas selecionadas são listadas neste painel e as mensagens dentro da pasta superior serão priorizadas para serem retidas. Você pode ajustar a ordem das pastas ou excluí-las da lista selecionando-a e clicando no botão , , ou botões.
Mostrar o número de pastas selecionadas.

Etapa 3: Especifique os critérios de filtragem para identificar os emails duplicados

De acordo com o relatório E-mails duplicados – Etapa 2 janela,

Verifique os critérios nos quais deseja filtrar e-mails duplicados,
Clique Próximo: Selecione os campos a serem listados nos resultados botão.

Dicas sobre esta superfície:

Clique Padrão O botão escolherá automaticamente o Corpo, o Anexo e o Assunto como critérios de filtragem.
Verifique o Pesquise mensagens duplicadas em pastas A opção comparará e pesquisará itens duplicados em todas as pastas selecionadas. Desmarque esta opção para comparar e procurar itens duplicados em uma única pasta.
Se você clicar no Comece a filtrar para filtrar e-mails duplicados diretamente, a janela de resultados exibirá os campos padrão.

Etapa 4: Identifique os campos a serem listados nos resultados

De acordo com o relatório E-mails duplicados – Etapa 3 janela,

Escolha um modo de exibição conforme necessário,
Clique no botão Iniciar filtragem.

Dicas sobre esta superfície:

A Padrão A opção é selecionada por padrão, o que significa que o caminho do arquivo, os campos assunto e corpo serão listados no resultado do filtro.
A Personalizadas opção permite que você especifique os campos que você precisa exibir no resultado do filtro.
1. Selecione os Personalizadas opção
2. Clique Usuário definido botão
3. Em seguida, verifique os campos que você precisa no E-mails duplicados -Configuração caixa de diálogo
4. Salve as configurações
Se verificar o Critérios duplicados selecionados opção, os resultados do filtro listarão os campos de condição especificados na etapa 3.

Etapa 5: exclua, mova ou categorize e-mails duplicados conforme necessário.

De acordo com o relatório E-mails duplicados – Etapa 4 janela, você pode ver que todos os e-mails duplicados foram filtrados com base nos critérios que você personalizou e listou.

Então você pode excluir, mover or categorizar esses itens duplicados.

Excluir e-mails duplicados (mover para a pasta Itens Excluídos)

Clique na lista suspensa ao lado Maneiras de lidar com e-mails duplicados, escolha o Excluir (mover para a pasta Itens Excluídos) opção e, em seguida, clique no Candidate-te agora botão
Em seguida, uma caixa de diálogo aparecerá para lembrá-lo do número de itens excluídos, clique em OK para fechá-lo.
Você pode ver que os e-mails duplicados serão exibidos no assistente com um tachado que foram excluídos, exceto o e-mail reservado, que é indicado por um ponto vermelho no canto inferior direito do ícone do e-mail. Clique Pronto para sair do assistente.

Mova e-mails duplicados para uma pasta

Clique na lista suspensa ao lado Maneiras de lidar com e-mails duplicados, escolha o Mover todos os e-mails verificados opção e, em seguida, clique no Candidate-te agora botão.
Pro ponta: por padrão, todos os e-mails duplicados serão verificados, exceto o primeiro.
De acordo com o relatório Selecione as pastas caixa de diálogo, selecione uma pasta ou crie uma nova para colocar os e-mails duplicados, clique em OK.
Em seguida, uma caixa de diálogo aparecerá para lembrá-lo do número de itens movidos, clique em OK para fechá-lo.
Você pode ver que os e-mails duplicados serão exibidos no assistente com um tachado que foram excluídos, exceto o e-mail reservado, que é indicado por um ponto vermelho no canto inferior direito do ícone do e-mail. Clique Pronto para sair do assistente.

Adicione categorias a e-mails duplicados

Clique na lista suspensa ao lado Maneiras de lidar com duplicatas e-mails, escolha o Adicionar categorias (incluindo reservadas) opção e, em seguida, clique no Candidate-te agora botão.
De acordo com o relatório Categorias de cores caixa de diálogo, escolha uma ou mais categorias conforme necessário (você também pode criar uma nova categoria de cores) e clique em OK.
Em seguida, uma caixa de diálogo aparecerá para lembrá-lo do número de itens concluídos, clique em OK para fechá-lo.
Clique Pronto para sair do assistente.

Dicas sobre e-mails duplicados – Etapa 4:

Exceto para excluir, mover ou categorizar todos os e-mails duplicados listados no assistente, você também pode usar o menu do botão direito para gerenciar itens específicos de sua escolha.

Excluir, mover ou categorizar todas as duplicatas em um grupo de duplicatas
Se você deseja lidar com todas as duplicatas em um determinado grupo de duplicatas, clique com o botão direito no nome do grupo e escolha a opção necessária.
Selecionar qualquer opção no menu do botão direito abrirá uma caixa de prompt para confirmar a ação, clique no botão Continuar se desejar continuar ou clique em Cancelar.
Em seguida, você precisa observar o seguinte
- Se você optar por categorizar todos os itens marcados no grupo atual, após confirmar a ação, uma caixa de diálogo Categorias de cores será exibida para você atribuir categorias de cores.
- Se você optar por mover todos os itens marcados no grupo atual, após confirmar a ação, uma caixa de diálogo Selecione as pastas aparecerá para você escolher uma pasta de destino.
- Caso você opte por excluir todos os itens marcados no grupo atual, após a confirmação da ação, todas as duplicatas, exceto o e-mail reservado, serão removidas imediatamente.
Excluir, mover ou categorizar uma determinada duplicata em um grupo de duplicatas
Se você deseja apenas lidar com um determinado e-mail duplicado em um grupo duplicado, clique com o botão direito naquela duplicata e escolha a opção necessária.
Selecionar qualquer opção (exceto a opção Definir como e-mail reservado) no menu do botão direito abrirá uma caixa de prompt para confirmar a ação, clique no botão Continuar se desejar continuar ou clique em Cancelar.
Em seguida, você precisa observar o seguinte
- Se você optar por mover este item, após confirmar a ação, uma caixa de diálogo Selecione as pastas aparecerá para você escolher uma pasta de destino.
- Se você optar por categorizar este item, após confirmar a ação, uma caixa de diálogo Categorias de cores será exibida para você atribuir categorias de cores.
- Caso opte por excluir este item, após a confirmação da ação, todas as duplicatas, exceto o e-mail reservado, serão removidas imediatamente.
Alterar o e-mail reservado
Se você precisar alterar o e-mail reservado, clique com o botão direito no e-mail duplicado que deseja definir como o novo e-mail reservado e selecione a opção Definir como e-mail reservado no menu de contexto.

Outras dicas:

Use facilmente as mesmas configurações na próxima vez que pesquisar e-mails duplicados
Depois de aplicar o recurso Verificação avançada e remover e-mails duplicados, ele manterá as últimas configurações, permitindo que você use facilmente as mesmas configurações na próxima vez que procurar e-mails duplicados. Para fazer isso, basta selecionar Kutools > E-mails duplicados > Verificação avançada e remover e-mails duplicados e, no assistente E-mails duplicados – Etapa 1, clicar no botão Iniciar filtragem.

Isso conclui o guia passo a passo e a explicação para usar os recursos de exclusão de e-mails duplicados do Kutools for Outlook.

Se você estiver interessado, você pode clique para baixar e experimentar.

Se você tiver alguma dúvida, fique à vontade para deixar uma mensagem na seção de comentários abaixo.

Kutools for Outlook se orgulha de 100 recursos e está sendo continuamente melhorado e atualizado. Nós recomendo que você experimentee você verá que seu trabalho com o Outlook se tornará cada vez mais fácil.