Exclua ou remova e-mails duplicados rapidamente no Outlook

Exclua, mova ou categorize e-mails duplicados rapidamente no Outlook

Kutools for Outlook

Infelizmente, quando você deseja excluir todos os seus e-mails duplicados de uma vez, o Outlook não oferece uma solução integrada. Normalmente, você precisa excluí-los manualmente, um por um, ou procurar um complemento útil para auxiliar nesta tarefa. Kutools for Outlook é um complemento valioso projetado para aumentar sua produtividade no Outlook. Com Kutools for Outlook's Utilitários duplicados, gerenciar e-mails duplicados é muito fácil, permitindo excluí-los, movê-los ou categorizá-los rapidamente em lote.

Exclua e-mails duplicados nos e-mails selecionados
Exclua e-mails duplicados de pastas especificadas
Excluir, mover ou categorizar e-mails duplicados de pastas especificadas

Exclua e-mails duplicados nos e-mails selecionados

Para excluir e-mails duplicados nos e-mails selecionados, o E-mails selecionados característica de Kutools for Outlook pode ajudá-lo a fazer isso facilmente. Por favor, faça o seguinte.

1. Abra uma pasta de e-mail e selecione os e-mails dos quais deseja remover duplicatas.

Segurando o Ctrl chave, você pode selecionar vários e-mails não adjacentes clicando neles um por um na lista de mensagens.
Segurando o Shift chave, você pode selecionar vários e-mails adjacentes clicando no primeiro e-mail e no último na lista de mensagens.

2. Selecionar Kutools > Duplicar > E-mails selecionados.

3. Então um Duplicar uma caixa de diálogo aparecerá, listando todas as duplicatas nos e-mails selecionados. Então você pode clicar no Apagar botão para iniciar a exclusão de e-mails duplicados.

Dica: todos os e-mails duplicados são verificados por padrão. Se não quiser excluir todas as duplicatas, você pode expandir o grupo de duplicatas e verificar apenas as duplicatas que precisam ser excluídas.

4. A E-mails duplicados – Kutools uma caixa de diálogo aparecerá para lembrá-lo de quantos e-mails duplicados você excluiu. Clique OK para fechar esta caixa de diálogo.

5. Agora, todos os emails duplicados foram excluídos, restando apenas uma cópia (o email mostrando o ponto vermelho no canto inferior direito do ícone do email). Você pode clicar no Acabamento para fechar a caixa de diálogo.

Notas:

Para excluir duplicatas específicas, basta marcá-las no Lista de e-mail duplicada caixa e, em seguida, clique no botão excluir botão.
Os e-mails são considerados duplicados se o assunto, o corpo e os nomes dos anexos forem iguais. Todos os três critérios devem ser atendidos para que um e-mail seja classificado como duplicado.

Exclua e-mails duplicados de pastas especificadas

Na seção acima, descrevi como excluir e-mails duplicados de e-mails selecionados, aqui descreverei como excluir e-mails duplicados de pastas especificadas usando o Exclua e-mails duplicados em pastas característica de Kutools for Outlook.

1. Após a instalação Kutools for Outlook, selecione Kutools > Duplicar > E-mails de pasta.

2. No E-mails duplicados – Selecione a pasta caixa de diálogo, você precisa configurar da seguinte maneira.

2.1) Selecione as pastas de e-mail das quais deseja excluir duplicatas.

2.2) Clique OK para continuar.

Tips:

Se você quiser encontrar e-mails duplicados nas pastas selecionadas, verifique a caixa Filtragem de arquivos cruzados caixa. Caso contrário, a busca por e-mails duplicados ficará limitada a pastas individuais.
Existem mais operações no menu do botão direito para ajudá-lo a selecionar pastas rapidamente. Veja a captura de tela:

3. Então um Emails duplicados uma caixa de diálogo aparecerá, listando todas as duplicatas nos e-mails selecionados. Então você pode clicar no Apagar botão para iniciar a exclusão de e-mails duplicados.

Tips:

Todos os e-mails duplicados são verificados por padrão. Se não quiser excluir todas as duplicatas, você pode expandir o grupo de duplicatas e verificar apenas as duplicatas que precisam ser excluídas.
Clicar com o botão direito na lista de duplicatas abrirá o menu do botão direito, onde você pode facilmente expandir e recolher a lista clicando na opção apropriada.

4. Então um E-mails duplicados – Kutools uma caixa de diálogo aparecerá para lembrá-lo de quantos e-mails duplicados você excluiu. Clique OK para fechar esta caixa de diálogo.

5. Agora, todos os emails duplicados foram excluídos, restando apenas uma cópia (o email mostrando o ponto vermelho no canto inferior direito do ícone do email). Após terminar a exclusão, feche a caixa de diálogo.

Notas:

Para excluir duplicatas específicas, basta marcá-las no Lista de e-mail duplicada caixa e, em seguida, clique no botão excluir botão.
Os e-mails são considerados duplicados se o assunto, o corpo e os nomes dos anexos forem iguais. Todos os três critérios devem ser atendidos para que um e-mail seja classificado como duplicado.

Excluir, mover ou categorizar e-mails duplicados em pastas especificadas

Além dos dois recursos acima, Kutools for Outlook também oferece um recurso chamado Duplicatas avançadas. Este recurso faz mais do que apenas excluir e-mails duplicados em pastas especificadas com base nos filtros definidos; também permite mover e categorizar essas duplicatas.

1. Após a instalação Kutools for Outlook, selecione Kutools > Duplicar > Duplicado Avançado.

2. No E-mails duplicados – Etapa 1 assistente, você precisa configurar da seguinte forma.

2.1) Selecione as pastas de e-mail das quais deseja excluir duplicatas.

2.2) Clique no Próximo: Selecione os campos para filtrar e-mails duplicados botão para continuar.

Tips:

Clique com o botão direito Nome da pasta lista, você pode facilmente marcar, desmarcar, selecionar, desmarcar, expandir ou recolher todas as pastas conforme necessário com as opções do botão direito.

As pastas selecionadas são listadas no lado direito do assistente e as mensagens dentro da pasta superior terão prioridade para serem retidas.
Você pode selecionar uma das pastas e clicar em qualquer um dos ícones de movimentação para reorganizar a pasta selecionada conforme necessário.
Você pode excluir uma pasta selecionando-a e clicando no botão Apagar botão.

3. Agora você entra no E-mails duplicados – Etapa 2 mago. Neste assistente, você precisa especificar as condições para determinar e-mails duplicados e clicar no botão Próximo: Selecione os campos a serem listados nos resultados botão.

Tips:

O Corpo, acessório e Assunto os campos são verificados por padrão. Os e-mails serão considerados duplicados somente se essas três condições forem atendidas. Você pode especificar seus próprios campos, se necessário.
Se você quiser encontrar e-mails duplicados nas pastas selecionadas, verifique a caixa Pesquise mensagens duplicadas em pastas caixa. Caso contrário, a busca por e-mails duplicados ficará limitada a pastas individuais.

4. No E-mails duplicados – Etapa 3 assistente, escolha um modo de exibição de resultados e clique no botão Comece a filtrar botão.

Tips:

O Padrão opção é selecionada por padrão, o que significa que o caminho de arquivo, sujeito e corpo os campos serão listados no resultado do filtro.
Você pode especificar os campos que precisa exibir no resultado do filtro. Basta selecionar o Personalizadas opção e, em seguida, verifique os campos que você precisa no E-mails duplicados -Configuração caixa de diálogo e salve as configurações
Se você escolher o Critérios duplicados selecionados opção, os resultados do filtro listarão os campos de condição especificados na etapa 3.

5. No E-mails duplicados – Etapa 4 mago, um Kutools for Outlook caixa de diálogo aparecerá primeiro para lembrá-lo sobre a conclusão do filtro, clique no botão OK botão. Em seguida, todos os e-mails duplicados nas pastas selecionadas serão listados no assistente. Em seguida, você pode excluir, mover ou categorizar os e-mails duplicados da seguinte maneira.

Exclua todos os e-mails duplicados

Para excluir todos os e-mails duplicados, configure como segue na E-mails duplicados - Etapa 4 assistente.

Clique na Maneiras de lidar com e-mails duplicados lista suspensa, escolha o Excluir (mover para a pasta Itens Excluídos) opção e, em seguida, clique no Candidate-se agora botão.
Isso vai trazer um Kutools for Outlook caixa de diálogo informando quantos e-mails duplicados foram excluídos, clique em OK para fechar a caixa de diálogo. Você verá os e-mails duplicados, exceto o e-mail reservado (um com um ponto vermelho exibido no canto inferior direito do ícone do e-mail) listado no assistente com um tachado adicionado.
Dica: esses e-mails com tachado adicionado foram excluídos das pastas especificadas.
Clique na Pronto para fechar o assistente.

Mova todos os e-mails duplicados

Se precisar mover todos os e-mails duplicados para uma pasta específica em vez de removê-los, você pode fazer o seguinte:

Clique na Maneiras de lidar com e-mails duplicados lista suspensa, escolha o Mover duplicatas (exceto reservadas) or Mova todas as duplicatas (incluindo as reservadas) opção e, em seguida, clique no Candidate-se agora botão.
Dica: o e-mail reservado é aquele com um ponto vermelho exibido no canto inferior direito do ícone do e-mail.
A Selecione as pastas caixa de diálogo for exibida, você precisa selecionar ou criar uma pasta para salvar as duplicatas e clicar no botão OK botão.
Em seguida, uma Kutools for Outlook caixa de diálogo aparece informando quantos e-mails duplicados foram movidos, clique OK para fechar a caixa de diálogo. Você verá os e-mails duplicados listados no assistente com um tachado adicionado.
Dica: esses e-mails com tachado adicionado foram movidos para a pasta especificada.
Clique na Pronto para fechar o assistente.

Categorize todos os e-mails duplicados

Para categorizar todos os e-mails duplicados, você precisa fazer o seguinte:

Clique na Maneiras de lidar com e-mails duplicados lista suspensa, escolha o Adicionar categorias (incluindo reservadas) opção e, em seguida, clique no Candidate-se agora botão.
Dica: o e-mail reservado é aquele com um ponto vermelho exibido no canto inferior direito do ícone do e-mail.

Na abertura Categorias de cores caixa de diálogo, marque uma ou mais categorias conforme necessário e clique em OK.

Anote os: Se esta for a primeira vez que você usa as categorias, um Renomear categoria caixa de diálogo será aberta, você pode escolher se deseja renomear a categoria selecionada ou não com base em suas necessidades.
Em seguida, uma Kutools for Outlook caixa de diálogo aparece informando quantos e-mails duplicados foram categorizados, clique OK para fechar a caixa de diálogo. Você verá os e-mails duplicados listados no assistente com um tachado adicionado.
Dica: todas as duplicatas listadas, incluindo as reservadas, tiveram a categoria especificada adicionada.
Clique na Pronto para fechar o assistente.

Notas:

Exceto para excluir, mover ou categorizar todos os e-mails duplicados listados no assistente, você também pode usar o menu do botão direito para gerenciar itens específicos de sua escolha.

Excluir, mover ou categorizar todas as duplicatas em um grupo de duplicatas

Se você deseja lidar com todas as duplicatas em um determinado grupo de duplicatas, clique com o botão direito no nome do grupo e escolha a opção necessária.

Selecionar qualquer opção no menu do botão direito abrirá uma caixa de prompt para confirmar a ação, clique no botão Continuar botão se quiser continuar ou clique em Cancelar.
Em seguida, você precisa observar o seguinte
- Se você optar por categorizar todos os itens marcados no grupo atual, após confirmar a ação, um Categorias de cores caixa de diálogo aparece para você atribuir categorias de cores.
- Se você optar por mover todos os itens marcados no grupo atual, após confirmar a ação, um Selecione as pastas caixa de diálogo aparece para você escolher uma pasta de destino.
- Se você optar por exclua todos os itens marcados no grupo atual, após a confirmação da ação, todas as duplicatas, exceto o e-mail reservado, serão removidas imediatamente.

Excluir, mover ou categorizar uma determinada duplicata em um grupo de duplicatas

Se você deseja apenas lidar com um determinado e-mail duplicado em um grupo duplicado, clique com o botão direito naquela duplicata e escolha a opção necessária. Veja a captura de tela:

Selecionar qualquer opção (exceto a opção Definir como e-mail reservado) no menu do botão direito abrirá uma caixa de prompt para confirmar a ação, clique no botão Continuar botão se quiser continuar ou clique em Cancelar.
Em seguida, você precisa observar o seguinte
- Se você optar por mover este item, após confirmar a ação, um Selecione as pastas caixa de diálogo aparece para você escolher uma pasta de destino.
- Se você optar por categorizar este item, após confirmar a ação, um Categorias de cores caixa de diálogo aparece para você atribuir categorias de cores.
- Se você optar por excluir este item, após a confirmação da ação, todas as duplicatas, exceto o e-mail reservado, serão removidas imediatamente.

Alterar o e-mail reservado

Se você precisar alterar o e-mail reservado, clique com o botão direito no e-mail duplicado que deseja definir como o novo e-mail reservado e selecione a opção Definir como e-mail reservado no menu de contexto.

Use facilmente as mesmas configurações na próxima vez que pesquisar e-mails duplicados

Depois de aplicar o recurso avançado Duplicar, ele manterá as últimas configurações, permitindo que você use facilmente as mesmas configurações na próxima vez que procurar e-mails duplicados. Para fazer isso, basta selecionar Kutools > Duplicar > Duplicado Avançado E no E-mails duplicados – Etapa 1 assistente, clique no Comece a Filtrar botão.