Formato de Mensagem – HTML, Texto Simples e Rich Text

O Microsoft Outlook oferece três tipos de formatos de mensagem: HTML, Rich Text e Texto Simples. Cada formato de mensagem atende a diferentes necessidades.

1.1 HTML

O formato HTML é o tipo mais popular de formato de mensagem no Outlook.

Como sabemos, o HTML é uma linguagem de página da web que nos ajuda a codificar nossa página da web com texto formatado, imagens e outros objetos. Da mesma forma, o formato HTML faz com que todo o conteúdo da mensagem pareça uma página da web bem organizada e clara. Os e-mails no formato HTML suportam a maioria das formatações de fonte comuns, formatação de parágrafo, alinhamentos, etc. Além disso, os e-mails no formato HTML podem ser reconhecidos pela maioria dos clientes de e-mail.

Os usuários do Outlook podem aplicar diretamente um tema de mensagem para criar uma mensagem HTML com múltiplos cabeçalhos predefinidos, formatação de fonte, alinhamentos, etc. Por outro lado, os usuários do Outlook também podem decorar um e-mail HTML com fonte em negrito, texto em itálico, sublinhado, cor de destaque, efeitos avançados de texto, etc., conforme necessário.

No entanto, você deve ter notado que algumas imagens e formas não são exibidas diretamente no Outlook dos destinatários e exigem que os destinatários as baixem manualmente. Pior ainda, os destinatários do Outlook podem configurar para evitar o download de qualquer imagem em e-mails HTML. Se as imagens não forem baixadas e exibidas no Outlook dos destinatários, essas imagens serão substituídas por marcadores de posição de imagem, o que tornará toda a mensagem confusa.

1.2 Texto Simples

Comparado ao formato HTML, o formato Texto Simples suporta apenas texto regular no corpo da mensagem. O formato Texto Simples não suporta qualquer formatação, como negrito, itálico, sublinhado, tachado, cores de destaque, etc. Também não suporta a exibição de imagens e hiperlinks dentro da mensagem. Se você precisar inserir imagens importantes na mensagem, a única solução válida é anexá-las como anexos.

1.3 Rich Text

O formato Rich Text também suporta várias formatações de fonte, hiperlinks, tabelas, formas, imagens, etc. No entanto, a maioria das formatações na mensagem Rich Text são compatíveis apenas com o Microsoft Outlook e o Microsoft Exchange. Além disso, os anexos são incorporados no corpo da mensagem em vez de serem anexados no cabeçalho da mensagem.

Ao compor novas mensagens ou responder/encaminhar mensagens no Outlook, podemos alterar facilmente o formato da mensagem.

Na nova janela de composição, resposta ou encaminhamento de mensagem, basta clicar no botão HTML, Texto Simples ou Rich Text no grupo Formato na guia Formatar Texto.

Observação: Se a mensagem de resposta ou encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, você precisa clicar no botão Pop Out no canto superior esquerdo do painel de leitura para mostrar a mensagem de resposta ou encaminhamento na janela de mensagem.

Em geral, novos e-mails são enviados automaticamente no formato HTML no Outlook. No entanto, em alguns casos, precisamos enviar novos e-mails em outro formato de mensagem automaticamente, como texto simples ou rich text. Aqui, esta seção irá guiá-lo para alterar o formato padrão de mensagem para todas as novas mensagens de saída no Outlook.

1. Clique em Arquivo > Opções.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Correio na barra lateral esquerda, vá para a seção Compor mensagens e selecione um novo formato de mensagem na lista suspensa Compor mensagens neste formato.

3. Clique no botão OK para salvar as alterações e fechar a caixa de diálogo.

A partir de agora, todas as novas mensagens serão alteradas automaticamente para o formato de mensagem especificado.

Em geral, recebemos vários e-mails todos os dias no Outlook, e esses e-mails podem estar no formato HTML, formato Texto Simples ou formato Rich Text. Aqui, esta seção mostrará o tutorial para alterar rapidamente o formato de um e-mail recebido no Outlook.

1. Na lista de mensagens, clique duas vezes para abrir o e-mail especificado.

2. Em seguida, o e-mail será aberto em uma janela de mensagem. Clique em Mensagem > Ações > Editar Mensagem.

3. Agora a mensagem está editável. Vá em frente para habilitar a guia Formatar Texto e, em seguida, clique no formato de mensagem especificado ao qual deseja converter o e-mail no grupo Formato.

4. Pressione Ctrl + S ou clique no botão Salvar (por padrão, o botão Salvar está na barra de acesso rápido acima das guias) para salvar as alterações e, em seguida, feche a janela de mensagem.

Observação: Este método só pode alterar o formato da mensagem de um e-mail recebido de cada vez.

Se você precisar sempre responder ou encaminhar um e-mail no formato Texto Simples, esta seção resolverá seus problemas facilmente no Outlook.

1. Na interface principal do Outlook, clique em Arquivo > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Centro de Confiabilidade na barra lateral esquerda e, em seguida, clique no botão Configurações do Centro de Confiabilidade.

3. Na caixa de diálogo Centro de Confiabilidade, clique em Segurança de Email na barra lateral esquerda e, em seguida, marque a opção Ler todos os emails padrão em texto simples na seção Ler como Texto Simples.

4. Clique nos botões OK sucessivamente para fechar ambas as caixas de diálogo.

Agora ele retorna à interface principal do Outlook, e você verá que todos os e-mails recebidos na lista de mensagens são convertidos automaticamente para o formato texto simples.

5. Selecione um e-mail ao qual você deseja responder e, em seguida, clique em Início > Responder ou Responder a Todos.

Dicas: Para encaminhar um e-mail, selecione o e-mail na lista de mensagens e, em seguida, clique em Kutools > Encaminhar.

6. Então você verá que a mensagem de resposta ou a mensagem de encaminhamento foi criada no formato Texto Simples. Você pode compor a mensagem de resposta e enviá-la conforme necessário.

Notas: Se a opção Ler todos os emails padrão em texto simples estiver ativada, todos os e-mails recebidos serão convertidos automaticamente para o formato Texto Simples.

Se você precisar responder ou encaminhar e-mails no formato HTML no Outlook, pode tentar usar o código VBA abaixo para resolver o problema facilmente.

1. No Outlook, pressione Alt + F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Na janela Microsoft Visual Basic for Applications, clique em Inserir > Módulo e, em seguida, cole o código abaixo no novo módulo.

VBA: Responder ou encaminhar e-mails no formato HTML Automaticamente

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Notas: O código acima ajudará você a responder e-mails no formato HTML. Se você quiser responder a todos ou encaminhar e-mails no formato HTML automaticamente, pode fazer o seguinte:

(1) Para responder a todos os destinatários no formato HTML, substitua o código à esquerda pelo código à direita:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Para encaminhar e-mails no formato HTML, substitua o código à esquerda pelo código à direita:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Agora você pode clicar para selecionar um e-mail e, na janela do módulo especificado, clique no botão Executar ou pressione F5 para responder, responder a todos ou encaminhar o e-mail no formato HTML.

No entanto, será cansativo abrir a janela do módulo especificado para executar o código VBA manualmente de tempos em tempos. Se precisarmos aplicar este VBA frequentemente, para facilitar nosso trabalho, podemos adicionar este VBA à barra de acesso rápido como um botão de comando, para que possamos aplicar este módulo VBA com apenas um clique facilmente no futuro.

4. Na janela do módulo especificado, pressione Ctrl + S para salvar o código e, em seguida, feche a janela do módulo e a janela Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Na interface principal do Outlook, clique na pequena seta  na barra de acesso rápido e, em seguida, selecione Mais Comandos no menu suspenso.

Notas: Você também pode clicar em Arquivo > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook e, em seguida, clicar na Barra de Acesso Rápido na barra lateral esquerda.

6. Agora a caixa de diálogo Opções do Outlook aparece e a Barra de Acesso Rápido está habilitada na barra lateral esquerda. Você pode prosseguir da seguinte maneira:
(1) Selecione Macros de Escolher comandos de lista suspensa;
(2) Na caixa de lista à esquerda, clique para destacar o comando VBA específico que adicionamos agora;
(3) Clique no botão Adicionar botão.

7. Agora o comando VBA especificado foi adicionado à caixa de lista à direita. Prossiga da seguinte maneira:
(1) Na caixa de lista à direita, clique para destacar o comando VBA especificado;
(2) Clique no botão Modificar botão;
(3) Na caixa de diálogo Modificar Botão que aparece, especifique um símbolo para o comando VBA na caixa Símbolo caixa;
(4) Digite um nome fácil de entender para o comando VBA na caixa Nome de Exibição caixa;
(5) Clique nos botões OK sucessivamente para salvar as alterações e fechar ambas as caixas de diálogo.

Agora o comando VBA foi adicionado à barra de acesso rápido conforme mostrado na captura de tela abaixo.

No futuro, você pode clicar no comando VBA na barra de acesso rápido para responder, responder a todos ou encaminhar o e-mail selecionado atualmente no formato HTML, independentemente do formato da mensagem do e-mail original.

Se você quiser responder ou encaminhar e-mails no formato texto simples, mas sem afetar o formato da mensagem de nenhum e-mail recebido no Outlook, como poderia lidar com isso? Exceto pelo VBA acima, há outra solução fácil para responder ou encaminhar no formato HTML? E quanto a responder ou encaminhar automaticamente no formato Rich Text? Aqui, esta seção introduzirá ferramentas incríveis de terceiros, Formatação Fixa de Resposta e Formatação Fixa de Encaminhamento fornecidas pelo Kutools para Outlook para sempre responder ou encaminhar qualquer e-mail com o formato de mensagem especificado automaticamente.

1. Clique em Kutools > Formatação Fixa > Formatação Fixa de Resposta > Definir Formatação de Resposta.

Observação: Para encaminhar qualquer e-mail em um formato de mensagem fixo, clique em Kutools > Formatação Fixa > Formatação Fixa de Encaminhamento > Definir Formatação de Encaminhamento.

2. Na caixa de diálogo Definir Formatação de Resposta ou Definir Formatação de Encaminhamento, marque o formato de mensagem especificado no qual você sempre responderá ou encaminhará e clique no botão OK.

3. Vá em frente e clique em Kutools > Formatação Fixa > Formatação Fixa de Resposta (ou Formatação Fixa de Encaminhamento) > Ativar Formatação Fixa de Resposta (ou Ativar Formatação Fixa de Encaminhamento) para habilitar o recurso.

E na caixa de diálogo de confirmação do Kutools para Outlook que aparece, clique no botão OK.

A partir de agora, quando você clicar em Início > Responder, Responder a Todos ou Encaminhar para responder/encaminhar um e-mail, as respostas ou encaminhamentos serão alterados automaticamente para o formato de mensagem especificado.