Formato da Mensagem – HTML, Texto Simples e Rich Text

O Microsoft Outlook oferece três formatos de mensagem: HTML, Rich Text e Texto Simples — cada um concebido para responder a necessidades distintas.

1,1 HTML

O formato HTML é o tipo de formato de mensagem mais popular no Outlook.

Como sabemos, o HTML é uma linguagem para páginas web que nos permite codificar conteúdos com texto formatado, imagens e outros elementos. Da mesma forma, o formato HTML confere a toda a mensagem o aspeto de uma página web limpa e bem apresentada. Os e-mails em formato HTML suportam a maioria das formatações habituais — como tipos de letra, parágrafos, alinhamentos, entre outros — e são reconhecidos pela grande maioria dos clientes de e-mail.

Os utilizadores do Outlook podem aplicar diretamente um tema de mensagem para criar facilmente um e-mail HTML com múltiplos cabeçalhos pré-definidos, formatação de tipo de letra, alinhamentos e muito mais. Além disso, têm a liberdade de personalizar ainda mais o seu e-mail HTML com negrito, itálico, sublinhado, cor de destaque, efeitos avançados de texto e outros recursos, conforme as suas necessidades.

Contudo, deve ter notado que algumas imagens e formas não são exibidas automaticamente no Outlook dos destinatários, exigindo que estes as descarreguem manualmente. Pior ainda, os utilizadores do Outlook podem configurar o cliente para bloquear totalmente o carregamento de imagens em e-mails HTML. Se as imagens não forem descarregadas e exibidas, serão substituídas por espaços reservados, deixando toda a mensagem com um aspeto desorganizado.

1,2 Texto Simples

Comparado com o formato HTML, o formato de texto simples suporta apenas texto normal no corpo da mensagem. Não permite qualquer tipo de formatação — como negrito, itálico, sublinhado, risco ou cores de destaque — nem a exibição de imagens ou hiperligações dentro da mensagem. Caso precise incluir imagens importantes, a única opção válida é anexá-las como ficheiros em anexo.

1,3 Rich Text

O Rich Text também suporta múltiplas formatações de tipo de letra, hiperligações, tabelas, formas, imagens, entre outros elementos. Contudo, a maioria dessas formatações só é compatível com o Microsoft Outlook e o Microsoft Exchange. Além disso, os anexos são incorporados diretamente no corpo da mensagem, em vez de serem incluídos no cabeçalho da mesma.

Ao compor novas mensagens ou responder/reencaminhar no Outlook, pode alterar facilmente o formato da mensagem.

Na janela de nova composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, basta clicar no botão HTML, Texto Simples ou Rich Text no grupo Formato no separador Formato do Texto.

Nota: Se a mensagem de resposta ou reencaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, clique no botão Abrir numa Nova Janela no canto superior esquerdo do painel de leitura para visualizar a mensagem de resposta ou reencaminhamento numa janela separada.

Em geral, os novos e-mails são enviados automaticamente em formato HTML no Outlook. Contudo, em alguns casos, é necessário enviar novos e-mails automaticamente noutro formato de mensagem, como Texto Simples ou Rich Text. Esta secção irá orientá-lo na alteração do formato de mensagem predefinido para todas as novas mensagens enviadas no Outlook.

1. Clique em Ficheiro > Opções.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Correio na barra lateral esquerda, aceda à secção Compor mensagens e selecione um novo formato de mensagem na lista pendente Compor mensagens neste formato.

3. Clique no botão OK para guardar as alterações e fechar a caixa de diálogo.

A partir de agora, todas as novas mensagens serão automaticamente convertidas para o formato de mensagem especificado.

Em geral, recebemos diversos e-mails diariamente no Outlook, que podem estar em Formato HTML, Formato de Texto Simples ou Formato de Texto Enriquecido. Esta secção mostra-lhe como alterar rapidamente o formato de um e-mail recebido no Outlook.

1. Na lista de mensagens, faça duplo clique para abrir a mensagem pretendida.

2. O e-mail abre-se então numa janela de mensagem. Clique em Mensagem > Ações > Editar Mensagem.

3. Agora a mensagem está editável. Ative o separador Formato do Texto e, em seguida, no grupo Formato, clique no formato de mensagem pretendido para o qual deseja converter o e-mail.

4. Prima as teclas Ctrl+S ou clique no botão Guardar(por predefinição, o botão)Guardar encontra-se na barra de acesso rápido acima dos separadores) para guardar as alterações e, em seguida, feche a janela da mensagem.

Nota: Este método permite alterar o formato de mensagem de apenas um único e-mail recebido de cada vez.

Se precisar de responder ou reencaminhar sempre um e-mail em formato de texto simples, esta secção resolve facilmente o seu problema no Outlook.

1. Na interface principal do Outlook, clique em Ficheiro > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Centro de Confiança na barra lateral esquerda e, em seguida, clique no botão Definições do Centro de Confiança.

3. Na caixa de diálogo Centro de Confiança, clique em Segurança de E-mail na barra lateral esquerda e, em seguida, assinale a opção Ler todo o correio normal em Texto Simples na secção Ler como Texto Simples.

4. Clique sucessivamente nos botões OK para fechar ambas as caixas de diálogo.

Agora, regresse à interface principal do Outlook e verá que todos os e-mails recebidos na lista de mensagens são automaticamente convertidos para Texto Simples.

5. Selecione um e-mail ao qual pretende responder e, em seguida, clique em Base > Responder ou Responder a Todos.

Dicas: Para reencaminhar um e-mail, selecione-o na lista de mensagens e clique em Kutools > Reencaminhar.

6. Verá então que a mensagem de resposta ou reencaminhamento é criada em formato de texto simples. Pode compor e enviar a sua mensagem conforme necessário.

Notas: Se a opção Ler todas as mensagens normais em Texto Simples estiver ativada, todos os e-mails recebidos serão convertidos automaticamente para o formato de texto simples.

Se precisar de responder ou reencaminhar mensagens em formato HTML no Outlook, experimente o código VBA abaixo para resolver o problema com facilidade.

1. No Outlook, prima as teclas Alt+F11 para abrir a janela do Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Na janela do Microsoft Visual Basic for Applications, clique em Inserir > Módulo e, de seguida, cole o código seguinte no novo módulo.

VBA: Responder ou reencaminhar mensagens no Formato HTML automaticamente

Sub ForceReplyInHTML()
'atualizado por ExtendOffice.com em 18/11/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
    Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
    If xSelection.Count > [[PH_125]] Then
        Set xItem = xSelection.Item([[PH_124]])
    Else
        MsgBox "Nenhum item de mensagem selecionado. " & "Selecione primeiro um item.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
        Exit Sub
    End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
    Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
    MsgBox "Tipo de janela não suportado. " & vbNewLine & "Faça uma seleção ou abra um item primeiro.", vbInformation, "[[PH_2]]"
    Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
    MsgBox "Nenhum item de mensagem selecionado. " & "Faça uma seleção primeiro.", vbInformation, "[[PH_2]]"
    Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
    xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'Para responder a todos os destinatários em HTML, substitua xMailItem.Reply por xMailItem.ReplyAll
'Para reencaminhar em HTML, substitua xMailItem.Reply por xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
    xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Notas: O código acima ajudá-lo-á a responder mensagens em formato HTML. Se pretender responder a todos ou reencaminhar mensagens em formato HTML automaticamente, siga os passos abaixo:

(1) Para responder a todos os destinatários na Formato HTML, substitua o código à esquerda pelo da direita:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Para reencaminhar mensagens na Formato HTML, substitua o código à esquerda pelo da direita:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Agora, pode clicar para selecionar uma mensagem e, na janela do módulo especificado, clicar no botão Executar ou premir as teclas F5 para responder, responder a todos ou reencaminhar a mensagem em formato HTML.

Contudo, será aborrecido ter de abrir repetidamente a janela do módulo especificado para executar manualmente o código VBA. Se precisarmos de aplicar frequentemente este VBA, podemos facilitar o nosso trabalho adicionando-o à barra de acesso rápido como um botão de comando, permitindo-nos executar este módulo VBA futuramente com apenas um clique.

4. Na janela do módulo especificado, prima as teclas Ctrl+S para guardar o código e, em seguida, feche a janela do módulo e a janela do Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Na interface principal do Outlook, clique na pequena seta na barra de acesso rápido e, de seguida, selecione Mais Comandos no menu pendente.

Notas: Também pode clicar em Ficheiro > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook e, em seguida, clicar em Barra de Acesso Rápido na barra lateral esquerda.

6. Agora surge a caixa de diálogo Opções do Outlook, com a Barra de Acesso Rápido ativada na barra lateral esquerda. Pode continuar da seguinte forma:
(1) Selecione Macros na lista suspensa Escolher comandos de;
(2) Na caixa de listagem à esquerda, clique para destacar o comando VBA especificado que acabou de adicionar;
(3) Clique no botão Adicionar.

7. O comando VBA especificado foi agora adicionado à caixa de listagem à direita. Proceda da seguinte forma:
(1) Na caixa de listagem à direita, clique para destacar o comando VBA especificado;
(2) Clique no botão Modificar;
(3) Na caixa de diálogo Modificar Botão que surge, especifique um símbolo para o comando VBA na caixa Símbolo;
(4) Introduza um nome fácil de compreender para o comando VBA na caixa Nome apresentado;
(5) Clique sucessivamente nos botões OKpara guardar as alterações e fechar ambas as caixas de diálogo.

O comando VBA foi agora adicionado à barra de acesso rápido, conforme ilustrado na imagem seguinte.

No futuro, poderá clicar no comando VBA na barra de acesso rápido para responder, responder a todos ou reencaminhar a mensagem atualmente selecionada em Formato HTML, independentemente do formato da mensagem original.

Pretende responder ou reencaminhar mensagens em formato de texto simples sem alterar o formato das mensagens recebidas no Outlook? Além da solução com VBA mencionada acima, existirá outra forma fácil de responder ou reencaminhar em HTML? E será possível fazê-lo automaticamente em formato de texto avançado? Nesta secção, apresentamos ferramentas incríveis de terceiros — Sempre usar formato fixo para resposta e Sempre usar formato fixo para encaminhar — fornecidas por Kutools para Outlook, que permitem responder ou reencaminhar automaticamente qualquer mensagem no formato especificado.

1. Clique em Kutools > Formato fixo > Sempre usar formato fixo para resposta > Definir formato de resposta.

Nota: Para reencaminhar qualquer mensagem num formato fixo, clique em Kutools > Formato fixo > Formatação Fixa de Reencaminhamento > Definir formato de encaminhamento.

2. Na caixa de diálogo Definir formato de resposta ou Definir formato de encaminhamento, selecione o formato de mensagem em que pretende sempre responder ou reencaminhar e clique no botão OK.

3. Continue e clique em Kutools > Formato fixo > Sempre usar formato fixo para resposta(ou)Sempre usar formato fixo para encaminhar) > Ativar(ou)Ativar) para ativar a funcionalidade.

E, na caixa de diálogo de confirmação do Kutools para Outlook que surge, clique no botão OK.

A partir de agora, ao clicar em Base > Responder, Responder a Todos ou Reencaminhar para responder ou reencaminhar uma mensagem, as respostas ou os reencaminhamentos serão automaticamente convertidos para o formato de mensagem especificado.