Desbloqueie o Futuro do Email: Eleve a Eficiência do Outlook com o Kutools AI Assistant

No mundo dinâmico da comunicação digital, eficiência é fundamental, e gerenciar seus emails de maneira eficaz pode economizar tempo e esforço significativos. Apresentamos o Kutools AI Assistant para Outlook, uma ferramenta poderosa criada para aprimorar sua experiência com emails ao incorporar habilidades inteligentes que simplificam seu fluxo de trabalho. Seja ao redigir mensagens, traduzir conteúdos ou responder email, o Kutools AI oferece uma gama de funcionalidades capazes de transformar sua forma de interagir com emails. Neste tutorial, você vai conhecer o Kutools AI Assistant para Outlook, entender por que esse recurso é indispensável, aprender como configurá-lo e como integrá-lo à sua rotina diária de email para alcançar máxima produtividade.

• Exemplos de uso do Kutools AI em entrada emails:
  • Resumo do Email
  • Resposta Rápida
• Exemplos de uso do Kutools AI em saída emails:
  • Redação de Email
  • Continuar Redação

• Personalize e adicione habilidades para um uso customizado
• Personalize respostas utilizando insights do histórico de emails
• Controle os modos Manual/Automático e ajuste as preferências de exibição

• Controles rápidos e acesso no painel Kutools AI
• Gerenciamento do conteúdo gerado em uma caixa de habilidade
• Melhores práticas para uso do Kutools AI

O que é o Kutools AI para Outlook?

Kutools AI para Outlook é um recurso avançado desenvolvido pela ExtendOffice, integrando perfeitamente a tecnologia de IA de modelos líderes como OpenAI e GoogleAI à sua rotina diária de emails. Como parte de um conjunto abrangente com mais de100 ferramentas do Kutools for Outlook, transforma a forma como você gerencia e interage com seus emails. Com uma interface intuitiva, o Kutools AI oferece funcionalidades poderosas para aumentar sua produtividade tanto na leitura quanto na escrita de emails.

Habilidades no Painel de Leitura (Para analisar e responder emails recebidos)

• Resumo: Obtenha resumos concisos para entender rapidamente os pontos principais de emails longos.
• Responder: Utilize IA para respostas eficientes e detalhadas aos emails. (Suporte para busca por informações relevantes em emails enviados.)
• Resposta Rápida: Apresenta diferentes opções de resposta e gera uma resposta conforme sua escolha. (Suporte para busca por informações relevantes em emails enviados.)
• Resposta de Agradecimento: Gere uma mensagem de agradecimento breve para expressar sua gratidão rapidamente.
• Traduzir: Traduza instantaneamente os emails recebidos para seu idioma preferido, garantindo uma comunicação fluida.
• Analisar: Analise a tendência emocional do conteúdo do email para identificar se o sentimento é positivo, negativo ou neutro.
• Extrair: Extraia informações estruturadas como nomes, locais, datas e valores do email para acessar rapidamente dados essenciais do conteúdo.
• Habilidades Personalizadas: Crie suas próprias habilidades personalizando prompts de função, comandos e adicionando opções extras para atender às suas necessidades de gerenciamento de email.

Habilidades no Painel de Redação (Para compor e aprimorar emails enviados)

• Redigir: Utilize assistência de IA para acelerar a criação do email com sugestões personalizadas.
• Polir: Aperfeiçoe automaticamente seus rascunhos de email quanto à gramática, tom e estilo, garantindo um acabamento profissional.
• Continuar Redação: Permita que a IA ofereça sugestões e complementos com base no contexto para ajudá-lo a continuar seus rascunhos.
• Traduzir: Traduza facilmente seus rascunhos de email para outros idiomas, tornando-os prontos para um público global.
• Verificar: Verifique e corrija erros de ortografia e gramática no email para garantir precisão linguística.
• Expandir: Detalhe informações-chave do email e ofereça explicações aprofundadas para deixar o conteúdo mais completo.
• Sugerir: Apresente sugestões para melhorias lógicas ou conteúdo sensível por meio de análise lógica ou revisão de conteúdo.
• Habilidades Personalizadas: Crie suas próprias habilidades personalizando prompts de função, comandos e adicionando opções extras para atender às suas necessidades de gerenciamento de email.

Por que escolher o Kutools AI Assistant para o seu Outlook?

No mundo digital acelerado de hoje, a comunicação eficiente é essencial. O Kutools AI Assistant utiliza tecnologia avançada de IA para garantir que seus emails sejam não apenas lidos, mas compreendidos e valorizados. Visualize elevar seu padrão de email, tornando cada contato mais significativo e impactante. Seja gerenciando uma enxurrada de emails diários ou focando em uma mensagem crítica, o Kutools AI é seu parceiro estratégico, garantindo que você esteja sempre à frente na comunicação. Estes são alguns dos principais benefícios que o Kutools AI oferece:

⏰ Automação que Economiza Tempo: Automatiza tarefas rotineiras, como resumo de email e resposta rápida, liberando seu tempo para atividades importantes e aumentando sua produtividade.

🌐 Integração de IA Versátil: O Kutools AI suporta diversas plataformas de IA, incluindo OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI e SenseNovaAI, proporcionando flexibilidade para escolher o melhor modelo de IA e garantir gestão de emails precisa e eficiente.

🖥️ Interface Amigável: Possui uma interface intuitiva e fácil de navegar, permitindo que usuários de qualquer nível técnico otimizem sua gestão de email e comunicação.

🌓 Função de Modo Duplo: O Kutools AI oferece os modos Manual e Automático. No Modo Automático, tarefas como resumos e respostas rápidas são geradas de maneira automática. A troca entre os modos é feita com um clique, permitindo personalizar a ferramenta para se adaptar ao seu fluxo de trabalho.

💡 Habilidades Personalizadas: Adapte o Kutools AI às suas necessidades ao criar habilidades próprias. Personalize prompts de função, de comando e opções extras para garantir que a IA funcione como você deseja, oferecendo máxima flexibilidade e eficiência na gestão de emails.

📚 Aprendizado do Histórico de Email: Ao gerar respostas, o Kutools AI utiliza interações passadas (após adicionar emails do histórico) para fornecer respostas contextualizadas, oferecendo precisão com base em diálogos anteriores. Com o tempo, as respostas se tornam mais alinhadas e personalizadas ao seu estilo de comunicação.

🌍 Capacidade de Tradução de Idiomas: Rompa barreiras linguísticas com modelos sofisticados, possibilitando traduções precisas e comunicação global sem esforço.

⚙️ Integração Transparente com Outlook: Desenvolvido exclusivamente para Outlook, aprimora sua experiência de email dentro do ambiente já familiar, garantindo um fluxo de trabalho intuitivo e eficiente.

✏️ Clareza e Profissionalismo Aumentados: Utiliza modelos avançados de linguagem para otimizar seus emails, garantindo clareza e profissionalismo em toda mensagem enviada.

🔐 Privacidade e Segurança Reforçadas: Utiliza os protocolos mais recentes de criptografia e segurança para proteger os dados de email, proporcionando tranquilidade e confiança na troca de mensagens.

Como configurar o Kutools AI Assistant para Outlook e aumentar a eficiência dos emails?

Transformar sua experiência de email com o Kutools AI Assistant requer apenas alguns passos. Aqui mostramos um guia passo a passo de como configurar o Kutools AI no seu Outlook.

Passo1: Instale o Kutools AI

Acesse a página de download para instalar o Kutools for Outlook e obter o Kutools AI.

Passo2: Ative o Kutools AI

1. Após a instalação do Kutools for Outlook, acesse a guia Kutools e clique em AI Assistant.

2. A janela Guiado do Kutools AI aparecerá. Ela apresenta as habilidades oferecidas pelo Kutools AI. Clique no botão Próximo para continuar.

3. Os Termos de Uso serão exibidos. Clique em Próximo.

4. Agora, você pode ativar o Kutools AI selecionando um provedor de IA e inserindo a chave de API correspondente. Quando finalizar, clique em OK.

Após clicar em OK, o painel Kutools AI aparece no lado direito da janela do Outlook, conforme ilustrado abaixo. Continue lendo para ver exemplos de uso!

Utilize o Kutools AI Assistant em seu fluxo de trabalho com exemplos

Resumo do Email: Extraindo os principais pontos de mensagens extensas

Você acabou de abrir sua caixa de entrada e encontrou um email longo de um cliente detalhando diversas atualizações do projeto e solicitações. Em vez de se aprofundar no texto extenso, você pode confiar na habilidade de Resumo do Kutools AI. Ao abrir o email, a IA gera imediatamente um resumo conciso, destacando as informações mais importantes. Assim, você entende rapidamente os pontos principais e prioriza os próximos passos, economizando tempo e evitando perder detalhes relevantes.

1. No painel Kutools AI, confira se está no Painel de Leitura.
2. Selecione o email que deseja resumir.

A caixa de Resumo gera automaticamente um breve resumo dos principais pontos do email, como mostrado abaixo:

Resposta Rápida: Gerando respostas instantâneas e contextuais

Em vez de gastar tempo criando uma resposta do zero, a habilidade Resposta Rápida do Kutools AI analisa o contexto do email e sugere várias bases para uma resposta detalhada.

1. No painel Kutools AI, certifique-se de estar no Painel de Leitura.
2. Selecione o email para o qual deseja responder. A Resposta Rápida gera automaticamente várias bases de resposta, como mostrado abaixo.

   

   Dicas:

   • Se você selecionar um texto no email, será respondido apenas aquele trecho. Caso contrário, será respondido ao email inteiro.
   • Se nenhuma das bases de resposta for adequada, clique no link "Não está adequado?" e insira sua própria sugestão.

3. Selecione uma das bases de resposta para gerar a resposta.

4. Clique no botão Responder. A resposta será inserida no rascunho do email, pronta para revisão, edição e envio.

   

Redação de Email: criando mensagens iniciais com orientação da IA

Quando você precisa dar retorno a um cliente após uma reunião, mas não sabe como começar, a habilidade Redigir do Kutools AI ajuda sugerindo, com base no contexto, frases e estruturas adequadas para sua mensagem. Basta fornecer os pontos-chave e o Kutools AI sugere trechos personalizados, facilitando a criação de um email claro e profissional rapidamente.

1. No painel Kutools AI, verifique se está no Painel de Redação.
2. Na caixa de Redigir, insira os pontos principais e clique em Gerar.
3. Clique em Inserir para adicionar o rascunho gerado ao corpo do email.

Continuar Redação de Email: Continuando de onde parou

Você iniciou a redação de um email detalhado, mas foi interrompido e precisou deixá-lo inacabado. Ao retornar, a habilidade Continuar Redação do Kutools AI está pronta para ajudá-lo. A IA analisa o contexto do rascunho e sugere formas de continuar e concluir sua mensagem.

A habilidade Continuar Redação funciona assim: ao iniciar uma resposta a um email na sua Caixa de Entrada, o Painel de Leitura alterna automaticamente para o Painel de Redação. Enquanto você redige, a habilidade Continuar Redação segue o rascunho automaticamente. Assim que o conteúdo é gerado, clique no botão Inserir para incluí-lo rapidamente no seu rascunho.

Transforme o Kutools AI em seu assistente pessoal

Ao adicionar e personalizar habilidades, e permitir que a IA aprenda com seus históricos de email, é possível otimizar o Kutools AI para ser seu assistente pessoal. Com essas funções, você recebe respostas mais precisas e contextualizadas, além de ajustar as habilidades da IA conforme suas necessidades.

• Personalize e Adicione Habilidades para Uso Customizado
• Personalize Respostas com Insights do Histórico de Email
• Controle os Modos Manual/Automático e Ajuste Preferências de Exibição

Personalize e Adicione Habilidades para Uso Customizado

Na parte inferior do painel do Kutools AI, há o botão Gerenciar Biblioteca de Habilidades, que abre a caixa de diálogo de Gerenciamento da Biblioteca de Habilidades ao ser clicado.

Na caixa de diálogo Gerenciamento da Biblioteca de Habilidades, é possível configurar habilidades tanto do Painel de Leitura quanto do Painel de Redação:

1. Selecione Painel de Leitura ou Painel de Redação para gerenciar as habilidades do respectivo painel.
2. Marque a caixa ao lado da habilidade para ativá-la e exibi-la no painel Kutools AI. Desmarque a caixa para desativar e esconder a habilidade no painel.
3. Selecione uma habilidade para customizar suas configurações, como:
   • Prompt de Função: Instrui a IA a adotar determinado comportamento e estilo.
   • Prompt de Comando: Instrui a IA a realizar uma tarefa específica.
   • Opções Adicionais: Permite personalizações extras, com a opção de adicionar mais configurações pelo botão Adicionar Opções.
4. Adicione uma nova habilidade clicando no botão Adicionar Habilidade para criar uma voltada para suas necessidades.

Personalize Respostas com Insights do Histórico de Email

As habilidades de Responder no Kutools AI permitem aprendizado com conversas históricas de email. Criando um banco de dados local com emails passados, a IA analisa comunicações anteriores, melhorando a precisão e relevância contextual das respostas para oferecer retornos mais detalhados e pertinentes.

Você pode adicionar emails históricos ao Aprendizado de Email manualmente ou habilitar o recurso de adição automática , para que os emails sejam inseridos no Aprendizado de Email imediatamente após o envio, facilitando a adaptação da IA.

Adição Manual

1. Clique no botão Aprendizado de Email na caixa Responder ou Resposta Rápida do painel Kutools AI.

2. Clique no botão Adição Manual.

3. Na caixa de diálogo Adição Manual que aparecer, selecione os emails que deseja aprender e clique em OK.

• Para selecionar todos os emails de uma conta, marque a caixa antes da conta.
• Para selecionar emails um a um, marque a caixa antes de cada email.
• Para selecionar os emails do último mês, clique no link Emails do Mês Passado.
• Para selecionar os emails do último ano, clique no link Emails do Ano Passado.

4. Aparecerá uma caixa informando o número de emails que precisam ser aprendidos. Clique em Sim.

5. Outra caixa indicará o número de emails aprendidos com sucesso. Clique em OK.

Adição Automática

Clique no botão Aprendizado de Email da caixa Responder ou Resposta Rápida do painel Kutools AI e siga estas etapas.

1. Marque a caixa Adição Automática.
2. Selecione as contas de email marcando a caixa ao lado de cada endereço para que emails enviados por elas sejam inseridos automaticamente no Aprendizado de Email.
3. Clique no botão Salvar.

Controle os Modos Manual/Automático e Ajuste Preferências de Exibição

O Kutools AI permite personalizar o funcionamento e exibição para ajustar às suas preferências e rotina:

• Algumas habilidades já vêm configuradas para Modo Automático, enquanto outras funcionam em Modo Manual. Para alternar entre Manual e Automático para uma determinada habilidade, basta clicar no botão Alternar no canto superior direito da caixa de habilidade.
  

  Veja a diferença nas habilidades automáticas do Painel de Leitura e do Painel de Redação:

  • Painel de Leitura: Habilidades em Modo Automático são executadas toda vez que um novo email é selecionado.
  • Painel de Redação: Habilidades em Modo Automático são executadas sempre que há mudança na seleção do rascunho, exceto a habilidade "Continuar Redação", que só atua quando o próprio conteúdo muda.
  Dicas:

  Após alternar a habilidade para Modo Manual, clique em Gerar para ver os resultados. Se algum texto estiver selecionado, a habilidade irá atuar apenas sobre aquela seleção; caso contrário, processa o email inteiro. No Modo Automático, as habilidades processam todo o email após a seleção. Para processar somente um trecho, selecione o desejado e clique no ícone de Regenerar no canto inferior esquerdo.

• Você pode escolher visualizar as habilidades em Visualização em Página Única e ver todas no Kutools AI de uma vez, ou Visualização em Abas para organizar habilidades em diferentes abas.
  

Dicas para Maximizar a Eficiência do Kutools AI

Veja algumas dicas para usar o Kutools AI no Outlook:

O que você pode controlar e acessar rapidamente no painel Kutools AI

Para alternar entre Painel de Leitura e Painel de Redação, use o botão Painel Leitura/Redação. Para alternar entre Visualização de Página Única e por Abas, use o botão de Visualização Página Única/Abas. Para trocar facilmente entre diferentes provedores e modelos de IA no painel Kutools AI, clique no menu suspenso Modelo de IA utilizado e selecione a opção desejada. Para alterar entre os modos Manual ou Automático de qualquer habilidade, basta clicar no Alternar dentro da caixa da habilidade. Se necessário, clique no botão Expandir conteúdo para exibir o resultado completo. O idioma utilizado em cada habilidade será, por padrão, igual ao definido no Outlook. Para alterar, utilize o menu suspenso Idioma na caixa da habilidade. Ao expandir o menu Opções Adicionais, você pode selecionar uma opção para orientar a IA a gerar resultados mais específicos. O conteúdo gerado pela IA pode conter inconsistências, então considere confirmar informações importantes.

O que você pode fazer com o conteúdo gerado em uma caixa de habilidade