Desbloqueie o Futuro do Email: Elevando a Eficiência do Outlook com Kutools AI

No mundo dinâmico da comunicação digital, a eficiência é fundamental, e gerenciar seus emails de forma eficaz pode economizar muito tempo e esforço. Apresentamos o Kutools AI para Outlook, uma ferramenta poderosa desenvolvida para aprimorar sua experiência de email ao incorporar recursos inteligentes que otimizam seu fluxo de trabalho. Seja ao redigir mensagens, traduzir conteúdos ou responder emails, o Kutools AI oferece uma variedade de funcionalidades que podem transformar a maneira como você interage com seus emails. Neste tutorial, você aprenderá sobre o Kutools AI para Outlook, por que ele é indispensável, como configurá-lo e como integrá-lo à sua rotina diária de emails para máxima produtividade.

• Exemplos de uso do Kutools AI em emails recebidos: emails:
  • Resumo de Email
  • Resposta Rápida
• Exemplos de uso do Kutools AI em emails enviados: emails:
  • Redação de Email
  • Continuar Escrevendo

• Personalize e adicione habilidades para uso individualizado
• Ajuste respostas com base no histórico de emails
• Controle modos Manual/Automático e personalize as preferências de exibição

• Controles rápidos e acesso no painel do Kutools AI
• Gerenciando conteúdo gerado em uma caixa de habilidade
• Melhores práticas para usar o Kutools AI

O que é o Kutools AI para Outlook?

Kutools AI para Outlook é um recurso avançado desenvolvido pela ExtendOffice, integrando perfeitamente tecnologia de IA de modelos líderes como OpenAI e GoogleAI à sua rotina diária de emails. Como parte de um conjunto abrangente com mais de100 ferramentas no Kutools para Outlook, ele transforma a forma como você gerencia e interage com emails. Com uma interface intuitiva, o Kutools AI oferece recursos poderosos para aumentar sua produtividade tanto na leitura quanto na redação de emails.

Habilidades no Painel de Leitura (Para análise e resposta de emails recebidos)

• Resumo: Obtenha resumos concisos para entender rapidamente os principais pontos de emails longos.
• Responder: Utilize IA para respostas eficientes e detalhadas aos emails. (Suporta busca em emails enviados para informações relevantes.)
• Resposta Rápida: Apresenta diferentes opções de resposta e gera uma resposta com base na direção escolhida. (Suporta busca em emails enviados para informações relevantes.)
• Resposta de Agradecimento: Gere uma carta de agradecimento concisa para expressar gratidão rapidamente.
• Traduzir: Traduza instantaneamente emails recebidos para seu idioma preferido, garantindo comunicação sem barreiras.
• Analisar: Analise a tendência emocional do conteúdo do email para identificar se o sentimento é positivo, negativo ou neutro.
• Extrair: Extraia informações estruturadas como nomes, locais, datas e valores do email para entender rapidamente os dados principais do conteúdo.
• Habilidades Personalizadas: Crie suas próprias habilidades personalizando prompts de papel, comandos e adicionando opções extras para atender às suas necessidades exclusivas de gerenciamento de emails.

Habilidades no Painel de Redação (Para redigir e aprimorar emails enviados)

• Redigir: Use a assistência de IA para acelerar a redação de emails com sugestões personalizadas.
• Polir: Melhore automaticamente seus rascunhos de email quanto à gramática, tom e estilo, garantindo um acabamento profissional.
• Continuar Escrevendo: Permita que a IA forneça sugestões e complementos baseados no contexto para ajudar a continuar seus rascunhos.
• Traduzir: Traduza facilmente seus rascunhos de email para outros idiomas, preparando-os para um público global.
• Verificar: Verifique e corrija erros de ortografia e gramática no email para garantir precisão linguística.
• Expandir: Expanda as informações-chave do email e forneça explicações detalhadas para um conteúdo mais completo.
• Sugerir: Ofereça sugestões para melhorias lógicas ou conteúdo sensível por meio de análise lógica ou revisão de conteúdo.
• Habilidades Personalizadas: Crie suas próprias habilidades personalizando prompts de papel, comandos e adicionando opções extras para atender às suas necessidades exclusivas de gerenciamento de emails.

Por que escolher o Kutools AI para seu Outlook?

No mundo digital acelerado de hoje, a comunicação eficaz é essencial. O Kutools AI utiliza tecnologia de IA de ponta para garantir que seus emails não sejam apenas lidos, mas também compreendidos e valorizados. Trata-se de elevar o nível da sua comunicação, tornando cada interação mais significativa e impactante. Seja gerenciando uma enxurrada de emails diários ou focando em uma mensagem crítica, o Kutools AI é seu parceiro estratégico, garantindo que você esteja sempre à frente na comunicação. Veja alguns dos principais benefícios que o Kutools AI oferece:

⏰ Automação para Economia de Tempo: Automatiza tarefas rotineiras de email, como resumo de email e resposta rápida, liberando seu tempo para atividades mais importantes e aumentando sua produtividade geral.

🌐 Integração Versátil de IA: O Kutools AI é compatível com diversas plataformas de IA, incluindo OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI e SenseNovaAI, oferecendo flexibilidade para escolher o melhor modelo de IA para um gerenciamento de emails preciso e eficiente.

🖥️ Interface Amigável: Possui uma interface intuitiva e fácil de navegar, tornando simples para usuários de todos os níveis aprimorarem o gerenciamento e a comunicação por email.

Funcionalidade de Modo Duplo: O Kutools AI oferece Modo Manual e Modo Automático. No Modo Automático, tarefas como resumos de email e respostas rápidas são geradas automaticamente. Alternar entre os modos é simples, permitindo personalizar a ferramenta conforme seu fluxo de trabalho.

💡 Habilidades Personalizadas: Adapte o Kutools AI às suas necessidades específicas de gerenciamento de email criando suas próprias habilidades. Personalize prompts de papel, comandos e opções adicionais para garantir que a IA funcione exatamente como você deseja, proporcionando máxima flexibilidade e eficiência no tratamento dos seus emails.

📚 Aprendizado de Histórico de Email: Ao gerar respostas, o Kutools AI utiliza suas interações anteriores (após adicionar emails históricos) para fornecer respostas contextualizadas, oferecendo respostas precisas com base em discussões anteriores. Com o tempo, as respostas tornam-se mais precisas e alinhadas ao seu estilo de comunicação para interações personalizadas.

🌍 Capacidades de Tradução de Idiomas: Elimina barreiras linguísticas com modelos sofisticados para traduções precisas, tornando a comunicação global simples.

⚙️ Integração Perfeita com o Outlook: Desenvolvido exclusivamente para o Outlook, aprimora sua experiência de email no ambiente familiar, garantindo um fluxo de trabalho intuitivo e eficiente.

✏️ Clareza e Profissionalismo Aprimorados: Utiliza modelos linguísticos avançados para otimizar seus emails, garantindo clareza e profissionalismo em cada mensagem enviada.

🔐 Privacidade e Segurança Reforçadas: Utiliza os mais recentes protocolos de criptografia e segurança para proteger seus dados de email, oferecendo tranquilidade quanto à segurança das suas comunicações.

Como configurar o Kutools AI para Outlook para maior eficiência nos emails?

Transformar sua experiência de email com o Kutools AI está a poucos passos de distância. Veja aqui um guia passo a passo de como configurar o Kutools AI no seu Outlook.

Passo1: Instale o Kutools AI

Acesse a página de download para baixar e instalar o Kutools para Outlook e obter o Kutools AI.

Passo2: Ative o Kutools AI

1. Após instalar o Kutools para Outlook, vá até a guia Kutools e clique em AI.

2. O diálogo Guia do Kutools AI será exibido. Ele apresenta as habilidades oferecidas pelo Kutools AI. Clique no botão Avançar para continuar.

3. Os Termos de Uso serão exibidos. Clique em Avançar.

4. Agora, você pode ativar o Kutools AI selecionando um provedor de IA e inserindo a chave de API correspondente. Após concluir, clique em OK.

Após clicar em OK, o painel do Kutools AI aparecerá no lado direito da janela do Outlook, conforme mostrado abaixo. Continue lendo para ver exemplos de uso!

Utilize o Kutools AI no seu fluxo de trabalho com exemplos

Resumo de Email: Extraindo pontos-chave de mensagens longas

Você acabou de abrir sua caixa de entrada e encontrou um email extenso de um cliente detalhando várias atualizações e solicitações de projeto. Em vez de ler todo o texto, você pode contar com a habilidade Resumo do Kutools AI. Ao abrir o email, a IA gera rapidamente um resumo conciso, destacando as informações mais importantes. Assim, você entende rapidamente os principais pontos e pode priorizar seus próximos passos, economizando tempo e garantindo que nada importante seja perdido.

1. No painel do Kutools AI, certifique-se de estar no Painel de Leitura.
2. Selecione o email que deseja resumir.

A caixa Resumo gera automaticamente um resumo conciso dos principais pontos do email, conforme mostrado abaixo:

Resposta Rápida: Gerando respostas instantâneas e contextuais

Em vez de gastar tempo criando uma resposta do zero, a habilidade Resposta Rápida do Kutools AI ajuda a analisar o contexto do email e sugere várias bases de resposta para uma resposta detalhada.

1. No painel do Kutools AI, certifique-se de estar no Painel de Leitura.
2. Selecione o email ao qual deseja responder. A Resposta Rápida habilidade irá gerar automaticamente várias bases de resposta, como mostrado abaixo.

   

   Dicas:

   • Se você selecionar um texto no email, a resposta será para o conteúdo selecionado. Caso contrário, responderá ao email inteiro.
   • Se nenhuma das bases de resposta for adequada, clique no link "Não é adequado?" e insira a base desejada.

3. Selecione uma das bases de resposta para gerar uma resposta.

4. Clique no botão Responder. A resposta será inserida no rascunho do email, pronta para revisão, edição e envio.

   

Redação de Email: Criando mensagens iniciais com orientação de IA

Quando você precisa fazer um acompanhamento com um cliente após uma reunião, mas não sabe como começar, a habilidade Redigir do Kutools AI entra em ação, oferecendo sugestões baseadas no contexto para ajudá-lo a compor sua mensagem. Ao fornecer os pontos-chave ao Kutools AI, ele sugere frases e estruturas adaptadas às suas necessidades, permitindo criar rapidamente um email profissional e claro.

1. No painel do Kutools AI, certifique-se de estar no Painel de Redação.
2. Na caixa Redigir, insira os pontos-chave e clique no botão Gerar.
3. Clique em Inserir para adicionar o rascunho gerado ao corpo do email.

Continuar Escrevendo Email: Retomando de onde parou

Você começou a redigir um email detalhado, mas foi interrompido e precisou deixá-lo inacabado. Ao retornar, a habilidade Continuar Escrevendo do Kutools AI está pronta para ajudá-lo a continuar de onde parou. A IA revisa o contexto do rascunho incompleto e fornece sugestões para continuar e finalizar sua mensagem.

A habilidade Continuar Escrevendo funciona assim: ao iniciar uma resposta a um email na sua Caixa de Entrada, o Painel de Leitura alterna automaticamente para o Painel de Redação. Ao começar a redigir sua resposta, a habilidade Continuar Escrevendo continua automaticamente o rascunho para você. Assim que o conteúdo for gerado, clique no botão Inserir para adicioná-lo rapidamente ao seu rascunho.

Transforme o Kutools AI no seu Assistente Pessoal

Desde adicionar e personalizar habilidades até permitir que a IA aprenda com seu histórico de emails, você pode otimizar o Kutools AI para se tornar seu assistente pessoal. Com esses recursos, você receberá respostas mais precisas e contextualizadas, além de poder ajustar as habilidades da IA conforme suas necessidades.

• Personalize e Adicione Habilidades para Uso Individualizado
• Ajuste Respostas com Insights do Histórico de Emails
• Controle Modos Manual/Automático e Personalize Preferências de Exibição

Personalize e Adicione Habilidades para Uso Individualizado

Na parte inferior do Kutools AI painel, há um botão Gerenciamento da Biblioteca de Habilidades, que abre a caixa de diálogo Gerenciamento da Biblioteca de Habilidades ao ser clicado.

Na caixa de diálogo Gerenciamento da Biblioteca de Habilidades, você pode configurar habilidades tanto para o Painel de Leitura quanto para o Painel de Redação:

1. Selecione Painel de Leitura ou Painel de Redação para gerenciar as habilidades desse painel.
2. Marque a caixa ao lado de uma habilidade para ativá-la e exibi-la no painel do Kutools AI. Desmarque para desativar e ocultar a habilidade do painel.
3. Selecione uma habilidade para personalizar suas configurações, incluindo:
   • Prompt de Papel: Direciona a IA a adotar um comportamento e estilo específicos.
   • Prompt de Comando: Instrui a IA a executar uma tarefa específica.
   • Opções Adicionais: Permite personalização extra, com a opção de adicionar mais configurações usando o botão Adicionar Opções.
4. Adicione uma nova habilidade clicando no botão Adicionar Habilidade para criar uma personalizada conforme suas necessidades.

Ajuste Respostas com Insights do Histórico de Emails

As habilidades de Responder no Kutools AI suportam aprendizado a partir de conversas históricas de email. Ao criar um banco de dados local que armazena dados de emails anteriores, a IA pode analisar comunicações passadas, aprimorando a precisão e relevância contextual das respostas para respostas mais precisas e contextualizadas.

Você pode adicionar manualmente emails históricos ao Aprendizado de Email. Ou ative o recurso de adição automática para que os emails sejam imediatamente incluídos no Aprendizado de Email após o envio, ajudando o sistema de IA a aprender e se adaptar melhor.

Adição Manual

1. Clique no botão Aprendizado de Email na caixa de Responder ou Resposta Rápida no painel do Kutools AI.

2. Clique no botão Adição Manual.

3. Na caixa de diálogo Adição Manual exibida, selecione os emails que deseja aprender e clique em OK.

• Para selecionar todos os emails de uma conta, marque a caixa antes da conta.
• Para selecionar emails individualmente, marque a caixa antes de cada email.
• Para selecionar emails do último mês, clique no link Emails do Mês Passado .
• Para selecionar emails do último ano, clique no link Emails do Ano Passado .

4. Uma caixa de diálogo aparecerá para informar o número de emails que precisam ser aprendidos. Clique em Sim.

5. Outra caixa de diálogo aparecerá para informar o número de emails aprendidos com sucesso. Clique em OK.

Adição Automática

Clique no botão Aprendizado de Email na caixa de Responder ou Resposta Rápida no painel do Kutools AI e siga as instruções.

1. Marque a caixa Adição Automática .
2. Selecione as contas de email marcando a caixa ao lado de cada endereço, para que os emails enviados por elas sejam automaticamente adicionados ao Aprendizado de Email.
3. Clique no botão Salvar.

Controle Modos Manual/Automático e Personalize Preferências de Exibição

O Kutools AI permite personalizar sua operação e interface visual conforme suas preferências e fluxo de trabalho:

• Algumas habilidades são inicialmente definidas para Modo Automático, enquanto outras funcionam em Modo Manual. Para alternar entre Modo Manual e Automático para uma habilidade específica, basta clicar no Alternar botão no canto superior direito da caixa de habilidade.
  

  Veja a diferença entre as habilidades automáticas no Painel de Leitura e no Painel de Redação:

  • Painel de Leitura: Habilidades definidas para o Modo Automático serão executadas automaticamente sempre que um novo email for selecionado.
  • Painel de Redação: Habilidades em Modo Automático serão executadas automaticamente quando a seleção no rascunho mudar, exceto a habilidade "Continuar Escrevendo", que só será executada quando o conteúdo for alterado.
  Dicas:

  Após alternar uma habilidade para o Modo Manual, clique no botão Gerar para obter resultados. Se um texto estiver selecionado no email, a habilidade processará apenas o conteúdo selecionado; caso contrário, processará o email inteiro. No Modo Automático, as habilidades processam todo o email após a seleção. Se quiser processar apenas parte do email, destaque o trecho desejado e clique no ícone Regenerar no canto inferior esquerdo.

• Você pode personalizar a exibição selecionando Visualização em Página Única para ver todas as habilidades no Kutools AI painel de uma vez, ou Visualização em Abas para organizar as habilidades em abas separadas.
  

Dicas para Maximizar a Eficiência do Kutools AI

Confira algumas dicas e truques para usar o Kutools AI no Outlook:

O que você pode controlar e acessar rapidamente no painel do Kutools AI

Para alternar entre o Painel de Leitura e o Painel de Redação, use o botão Painel de Leitura/Redação. Para alternar entre Visualização em Página Única e Visualização em Abas, use o botão Página Única/Abas. Para alternar facilmente entre diferentes provedores e modelos de IA no painel do Kutools AI, clique no menu suspenso de modelo de IA usado e selecione sua opção preferida. Para alternar entre Modo Manual e Automático para uma habilidade específica, basta clicar no Alternar botão na caixa da habilidade. Se necessário, clique no botão Expandir conteúdo para visualizar o resultado completo. O idioma utilizado por uma habilidade corresponderá às configurações do seu Outlook por padrão. Você pode alterá-lo selecionando o menu suspenso Idioma na caixa da habilidade. Ao expandir o menu suspenso Opções Adicionais, você pode selecionar uma opção para orientar a IA a gerar resultados mais específicos. O conteúdo gerado pela IA pode estar incorreto; considere sempre verificar informações importantes.

O que você pode fazer com o conteúdo gerado em uma caixa de habilidade