Embarque em uma jornada transformadora com Kutools' Assistente de correio AI, onde seu Outlook se torna não apenas um cliente de e-mail, mas um farol de eficiência, clareza e percepção. Esta ferramenta pioneira transcende o gerenciamento tradicional de e-mail, oferecendo uma mistura de sofisticação e simplicidade que redefine sua comunicação. Ao aproveitar o poder de modelos avançados de IA como GPT-3.5 e GPT-4, o AI Mail Assistant eleva todos os aspectos da sua experiência de e-mail. Ele traz à tona quatro recursos principais: Responder a e-mails, com respostas tão matizadas que parecem elaboradas pessoalmente por você; Otimize e-mails, refinando sua mensagem para obter o máximo impacto; Resumo por e-mail, destilando tópicos complexos em visões gerais concisas; e Traduzir e-mails, quebrando barreiras linguísticas sem esforço. Isso não é apenas uma melhoria na sua rotina de e-mail; é uma revisão completa.

O que é o AI Mail Assistant no Kutools para Outlook?

Por que escolher o AI Mail Assistant para o seu Outlook?

Como configurar o AI Mail Assistant para maior eficiência de e-mail?

• Passo 1: Instale o Assistente do AI Mail
• Passo 2: Ative o recurso AI Mail Assistant
• Passo 3: Defina as configurações do AI Mail Assistant para uso personalizado
  • Configurações para configuração de IA
  • Configurações para ação
  • Configurações para conhecimento

Use o AI Mail Assistant em seu fluxo de trabalho com exemplos

• Responder a e-mails: Elaborando uma resposta analisando comunicações de e-mail anteriores
• Otimize e-mails: Reformulando um e-mail para maior clareza
• Resumo por e-mail: Resumindo uma longa conversa por e-mail para compreensão rápida
• Traduzir e-mails: Traduzindo um e-mail de um cliente estrangeiro para o seu idioma preferido

Dicas para maximizar a eficiência do AI Mail Assistant

O que é o AI Mail Assistant no Kutools para Outlook?

Kutools' Assistente de correio AI, um destaque entre os 100+ recursos avançados de Kutools for Outlook, é uma obra-prima criada por Estender o Office. Ele representa o auge da inovação em e-mail, mesclando os recursos de modelos de IA como GPT-3.5 e GPT-4 com as necessidades diárias dos usuários do Outlook. O Assistente de correio AI transforma sua experiência do Outlook com quatro recursos principais:

• Responder a e-mails: crie respostas que reflitam seu estilo e tom pessoais, fazendo com que cada resposta pareça ter vindo diretamente de você, graças aos seus recursos de aprendizado profundo.
• Otimize e-mails: Aprimore seus e-mails para garantir clareza e profissionalismo, aplicando modelos linguísticos avançados para refinar e aprimorar sua mensagem.
• Resumo por e-mail: ofereça resumos sucintos de longas conversas de e-mail, empregando processamento de linguagem natural para extrair e apresentar os pontos principais, economizando tempo e esforço.
• Traduzir e-mails: Remova as barreiras linguísticas traduzindo e-mails para vários idiomas, usando modelos de linguagem sofisticados para traduções precisas e contextualmente relevantes.

Ao integrar esses recursos à sua rotina diária de e-mail, o Assistente de correio AI não apenas agiliza seu fluxo de trabalho, mas também enriquece sua comunicação, garantindo que cada e-mail que você envia ou recebe atenda aos mais altos padrões de eficiência e eficácia.

Por que escolher o AI Mail Assistant para o seu Outlook?

No mundo digital acelerado de hoje, uma comunicação eficaz é fundamental. O Assistente de correio AI aproveita tecnologia de IA de ponta para garantir que seus e-mails não sejam apenas lidos, mas sentidos, compreendidos e apreciados. Trata-se de elevar seu jogo de e-mail e tornar cada interação mais significativa e impactante. Esteja você gerenciando uma enxurrada de e-mails diários ou concentrando-se naquela mensagem crítica, o AI Mail Assistant é seu parceiro estratégico, garantindo que você fique à frente no jogo da comunicação. Aqui estão alguns dos principais benefícios esse recurso oferece:

⚙️ Integração perfeita com o Outlook: Projetado exclusivamente para Outlook, ele aprimora sua experiência de e-mail no ambiente familiar, garantindo um fluxo de trabalho intuitivo e eficiente.

📧 Respostas de e-mail personalizadas: Aproveitando modelos de IA como GPT-3.5, GPT-4 e Gemini, ele cria respostas que refletem seu estilo e tom únicos, garantindo que cada e-mail pareça escrito pessoalmente por você.

✏️ Maior clareza e profissionalismo: Utiliza modelos linguísticos avançados para otimizar seus e-mails, garantindo clareza e profissionalismo em cada mensagem enviada.

📄 Resumo eficiente de e-mail: Emprega processamento de linguagem natural para fornecer resumos concisos de longos tópicos de e-mail, extraindo e apresentando apenas as informações essenciais.

???? Capacidades de tradução de idiomas: Rompe as barreiras linguísticas com modelos sofisticados para traduções precisas, facilitando a comunicação global.

🔄 Aprendizagem adaptativa: Aprende continuamente com seu comportamento e preferências de e-mail para se alinhar melhor às suas necessidades, melhorando sua assistência ao longo do tempo para um suporte ainda mais personalizado ao usar o recurso Responder a e-mails. Este sistema se adapta para aumentar a precisão de suas respostas com base em seus padrões de interação, garantindo que as respostas se tornem mais precisas e adaptadas ao seu estilo de comunicação, levando a uma experiência de gerenciamento de e-mail mais eficiente e eficaz.

⏰ Automação que economiza tempo: Automatiza tarefas rotineiras de e-mail, como organização de e-mails e agendamento de acompanhamentos, liberando seu tempo para tarefas mais importantes e aumentando sua produtividade geral.

🖥️ Interface amigável: Apresenta uma interface intuitiva e fácil de navegar, tornando simples para usuários de todos os níveis de tecnologia aprimorar o gerenciamento e a comunicação de e-mail.

🔐 Privacidade e segurança aprimoradas: Usa os mais recentes protocolos de criptografia e segurança para garantir que seus dados de e-mail estejam protegidos, proporcionando tranquilidade na segurança de suas comunicações.

Como configurar o AI Mail Assistant para maior eficiência de e-mail?

Transformando sua experiência de e-mail com o Assistente de correio AI está a poucos passos de distância. Aqui mostramos o guia passo a passo sobre como configurar o Assistente de correio AI no seu Outlook.

Passo 1: Instale o AI Mail Assistant

Navegue até a página de download para baixar e instalar Kutools for Outlook.

Etapa 2: ativar o recurso AI Mail Assistant

1. Após a instalação Kutools for Outlook, Vá para o Kutools guia e clique em Assistente de correio AI.

2. A Assistente de correio AI painel aparece à direita da janela do Outlook.

3. E ao mesmo tempo, o Guia do assistente de correio AI a caixa de diálogo é exibida. Ele apresenta as quatro funções que o AI Mail Assistant oferece. Clique no Próximo botão para continuar.

Note: Esta caixa de diálogo pop-up só aparecerá quando você ativar o AI Mail Assistant pela primeira vez. Se você quiser acessar este guia novamente no futuro, basta clicar no botão botão.

4. Outro Guia do assistente de correio AI a caixa de diálogo é exibida. Ele apresenta o Termos de Uso desta ferramenta. Clique OK para fechar a caixa de diálogo. Ou clique Voltar para voltar à caixa de diálogo anterior do Guia do AI Mail Assistant.

Etapa 3: definir as configurações do AI Mail Assistant para uso personalizado

No painel AI Mail Assistant, clique no botão Configuração de IA ícone para abrir o Configurações de IA caixa de diálogo. Você pode definir as configurações em três aspectos: Configuração de IA, Açao Social e Recursos Educacionais.

Configurações para configuração de IA

Vou ao Configuração de IA guia na Configurações de IA caixa de diálogo e siga as etapas abaixo:

1. Selecione o provedor de IA (OpenAI, GoogleAIou AzureAI) de Provedor de IA lista suspensa.

2. Copie e cole sua chave API no Chave API caixa de texto.

3. Selecione o modelo (gpt-3.5-turbo, gpt-4-turbo-visualizaçãoou gpt-4) de Modelo lista suspensa.

4. Finalmente, clique no Salvar botão.

Configurações para ação

Depois que as informações do provedor de IA forem configuradas, vá para o Açao Social para definir a função do modelo e especificar as tarefas que ele deve executar dentro dessa função.

No Açao Social seção, existem quatro guias: Responder a e-mails, Otimize e-mails, Resumo por e-mail e Traduzir e-mails. Navegue até cada guia para personalizar o Solicitação de função e Prompt de comando de acordo com suas preferências.

Exemplo de configuração de ação

Por exemplo, quero traduzir o e-mail para a França. Você pode fazer o seguinte:

1. Navegue até a Traduzir e-mails no Açao Social seção.
2. Modifique o Prompt de comando na caixa de texto.
   Aqui, altere o texto “Por favor, traduza o seguinte conteúdo para Chinês:”para o texto“Por favor, traduza o seguinte conteúdo para França:".
3. Clique na Salvar botão.

Note: Se você quiser usar o padrão Solicitação de função e Prompt de comando novamente, clique no Limpar botão.

Configurações para conhecimento

Para aumentar a precisão e a relevância contextual das respostas da IA, vá para o Recursos Educacionais guia para adicionar e-mails históricos.

Qual é o papel do Conhecimento?

A Recursos Educacionais funciona como um banco de dados local centralizado, armazenando dados históricos de e-mail. Ele melhora a precisão e a relevância do contexto das respostas de Al, analisando e aprendendo com comunicações anteriores por e-mail.

Uso do Conhecimento

Você pode adicionar manualmente e-mails históricos ao Knowledge. Ou ativar o recurso de adição automática para que os e-mails sejam imediatamente adicionados ao Conhecimento após o envio, ajudando o sistema Al a aprender e se adaptar melhor.

Adicionar manualmente

1. Clique na Adicionar manualmente botão.

2. No pop-up Adicionar manualmente caixa de diálogo, selecione os e-mails que deseja aprender e clique em OK.

• Selecionar todos os e-mails de uma conta, marque a caixa de seleção antes da conta
• Selecionar e-mails um por um, marque a caixa de seleção antes de um e-mail.
• Selecionar e-mails do último mês, Clique no Emails recentes de um mês ligação;
  Ou para selecionar e-mails do último ano, Clique no Emails recentes de um ano link.

3. Uma caixa de diálogo aparecerá para lembrá-lo do número de e-mails que precisam ser aprendidos. Clique Sim.

4. Outra caixa de diálogo aparece para lembrá-lo do número de e-mails que foram aprendidos com sucesso. Clique OK.

Adicionar automaticamente

1. Verifique o Adicionar automaticamente caixa de seleção.
2. Escolha os endereços de e-mail cujos e-mails você deseja adicionar marcando a caixa de seleção ao lado de cada endereço.
3. Clique na Salvar botão.

Use o AI Mail Assistant em seu fluxo de trabalho com exemplos

Após a configuração do Assistente de correio AI, agora você pode usar os quatro recursos principais do AI Mail Assistant.

• Responder a e-mails
• Otimize e-mails
• Resumo por e-mail
• Traduzir e-mails

Responder a e-mails: elaborando uma resposta analisando comunicações de e-mail anteriores

Imagine que você recebeu um e-mail de um cliente solicitando informações detalhadas sobre um projeto discutido há semanas. Em vez de vasculhar seus e-mails manualmente, você usa o Assistente de correio AI's Responder a e-mails recurso. Ao analisar suas comunicações anteriores por e-mail, a IA cria uma resposta abrangente e coerente que captura todos os detalhes necessários sobre o projeto, refletindo seu tom pessoal e garantindo a continuidade de sua comunicação.

1. Após selecionar o e-mail ou o texto do e-mail que deseja responder, clique no botão Responder a e-mails ícone no Assistente de correio AI painel.

2. Clique na Gerar botão.

3. Você pode ver que a resposta gerada é inserida automaticamente no corpo do e-mail como um rascunho.

Otimize e-mails: reformulando um e-mail para maior clareza

Antes de enviar um e-mail crucial, você decide refinar seu conteúdo para maior clareza e impacto. Ao selecionar seu rascunho e clicar no botão Otimize e-mails ícone, o Assistente de correio AI reformula sua mensagem, tornando-a mais concisa, persuasiva e profissional. Isso garante que sua proposta não seja apenas bem recebida, mas também totalmente compreendida, aumentando suas chances de uma resposta positiva.

1. Depois de selecionar o rascunho do e-mail ou o texto do rascunho do e-mail que você deseja reformular, clique no botão Otimize e-mails ícone no Assistente de correio AI painel.

2. Clique na Gerar botão.

3. Após a geração do conteúdo otimizado, clique no botão inserção botão para inseri-lo no corpo do e-mail.

Resumo por e-mail: resumindo uma longa conversa por e-mail para compreensão rápida

Diante de uma longa discussão por e-mail que inclui vários participantes e pontos discutidos, você recorre ao Assistente de correio AI's Resumo por e-mail recurso. Com um único clique, a ferramenta resume o tópico em um resumo sucinto, destacando as principais decisões e itens de ação. Este resumo permite que você compreenda rapidamente a essência da discussão sem examinar todo o longo e-mail.

1. Após selecionar o e-mail ou o texto do e-mail que deseja resumir, clique no botão Resumo por e-mail ícone no Assistente de correio AI painel.

2. Clique na Gerar botão.

3. Você pode ver que o resumo do e-mail foi gerado com sucesso.

Traduzir e-mails: traduzindo um e-mail de um cliente estrangeiro para o seu idioma preferido

Ao receber um e-mail importante de um cliente estrangeiro em um idioma que você não entende totalmente, você utiliza o Traduzir e-mails característica do Assistente de correio AI. Ao selecionar o texto e iniciar a tradução, a IA fornece uma tradução precisa e contextualmente relevante para o seu idioma preferido. Isso não apenas quebra as barreiras linguísticas, mas também garante que você possa responder adequadamente e manter uma comunicação tranquila.

1. Após selecionar o e-mail ou o texto do e-mail que deseja traduzir, clique no botão Traduzir e-mails ícone no Assistente de correio AI painel.

2. Clique na Gerar botão.

3. Você pode ver que o conteúdo traduzido foi gerado com sucesso.

Dicas para maximizar a eficiência do AI Mail Assistant