Tutorial do Outlook – Modelos de E-mail

Pode criar facilmente um modelo de mensagem Novo Email no Outlook da seguinte forma:

1. Na vista de correio, clique em Base > Novo Email para criar um novo e-mail.

Dicas: Alternativamente, também pode premir Ctrl+Npara criar um novo e-mail.

2. Está agora a abrir-se uma nova janela de composição de mensagem. Adicione destinatários, introduza o assunto, inclua etiquetas de e-mail, anexe ficheiros e redija o corpo da mensagem conforme necessário.

3. Clique em Ficheiro > Guardar Como.

4. Na caixa de diálogo Guardar Como, dê um nome ao novo modelo na caixa Nome do ficheiro, selecione Modelo do Outlook (*.oft) na lista suspensa Especificar Formato de Salvamento e clique no botão Guardar.

Dicas:O modelo de mensagem Novo Email é guardado por predefinição na pasta de Modelos do Outlook. Se pretender guardá-lo noutra pasta, terá de abrir essa pasta na caixa de diálogo Guardar Como antes de clicar no botão.Guardar.

Este é o modelo predefinido do Outlook Caminho do Arquivo:%AppData%\Microsoft\Templates

5. O modelo de mensagem Novo Email foi criado. Feche a nova janela de composição de mensagem sem guardar.

2,1 Criar um(a) Novo Email a partir do modelo através da funcionalidade Escolher Formulário

Para criar um(a) Novo Email a partir de um modelo existente no Outlook, proceda da seguinte forma:

1. Na vista de correio, clique em Base > Novos Itens > Escolher Formulário.

2. Na caixa de diálogo Escolher Formulário:
(1) Selecione Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros na lista suspensa Procurar em;
(2) Clique para selecionar o modelo pretendido a partir do qual irá criar um e-mail ()Dicas: se o seu modelo de e-mail não aparecer na caixa de diálogo, pode clicar no botão Procurar para o localizar e selecioná-lo noutra pasta);
(3) Clique no botão Abrir.

É então criado um novo e-mail com base no modelo especificado. Prossiga com a redação e o envio conforme necessário.

2,2 Criar um(a) Novo Email a partir do modelo abrindo diretamente o ficheiro do modelo

Podemos abrir o modelo de e-mail para criar diretamente um novo e-mail a partir dele.

1. Abra a pasta que contém o modelo de e-mail.
Dicas: Se o modelo de e-mail estiver guardado na pasta predefinida de modelos, pode aceder a essa pasta através do seguinte caminho:%AppData%\Microsoft\Templates

2. Faça duplo clique no modelo de e-mail para o abrir.

É então criado um novo e-mail com base no modelo especificado. Pode redigi-lo e enviá-lo conforme necessário.

Como sabemos, o modelo de e-mail não pode ser aberto nem editado diretamente. Contudo, é possível resolver essa tarefa de forma indireta: crie um novo e-mail a partir do modelo e, em seguida, guarde-o como um modelo com o mesmo nome, substituindo assim o original.

1. No Outlook, clique em Base > Novos Itens > Escolher Formulário.

2. Na caixa de diálogo Escolher Formulário:
(1) Selecione Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros na lista suspensa Procurar em;
(2) Clique para selecionar o modelo pretendido a partir do qual irá criar um e-mail ()Dicas: se não conseguir encontrar o modelo especificado, clique no botão Procurar para o localizar e selecionar noutra pasta);
(3) Clique no botão Abrir.

3. É agora criado um novo e-mail com base no modelo especificado. Faça as alterações necessárias no novo e-mail.

4. Na janela de composição da mensagem, clique em Ficheiro > Guardar Como.

5. Na caixa de diálogo Guardar Como:
(1) Selecione Modelo do Outlook (*.oft) na lista suspensa Especificar Formato de Salvamento;
(2) Abra a pasta que contém o modelo de e-mail original;
(3) Na caixa Nome do ficheiro, certifique-se de que o nome do ficheiro é exatamente igual ao do modelo de e-mail original;
(4) Clique no botão Guardar.

6. Surge agora a caixa de diálogo Confirmar Guardar Como. Clique no botão Sim para substituir o modelo original.

Até agora, editámos o modelo de e-mail de forma indireta. Pode agora fechar o Novo E-mail sem guardar.

É fácil criar um(a) Novo Email a partir de um modelo de e-mail utilizando a funcionalidade Escolher Formulário, mas como responder a um e-mail com um modelo no Outlook? A solução é criar uma regra para resolver este problema.

1. Prepare o modelo de e-mail com o qual irá responder. (Clique para ver)como criar um modelo de e-mail.)

2. Na vista de correio, clique em Base > Regras > Gerir Regras e Alertas.

3. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no botão Nova Regra para criar uma nova regra.

4. No Assistente de Regras, clique para selecionar a opção Aplicar regra às mensagens que recebo e, de seguida, clique no botão Seguinte.

5. Na segunda caixa de diálogo do Assistente de Regras, defina as condições segundo as quais os e-mails serão respondidos e clique no botão Seguinte.
No meu caso, marco a opção enviada apenas para mim.

6. Na terceira caixa de diálogo do Assistente de Regras, marque a opção responder utilizando um modelo específico na secção Passo 1 e, em seguida, clique no texto com ligação «um modelo especificado» na secção Passo 2.

7. Agora, na caixa de diálogo Selecionar um Modelo de resposta, escolha Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros na lista suspensa Procurar em, clique para selecionar o modelo pretendido e, em seguida, clique no botão Abrir.

Dicas: Se não conseguir encontrar o modelo especificado na caixa de diálogo, clique no botão Procurarpara o selecionar de outras pastas.

8. Agora, regresse ao terceiro Assistente de Regras e clique no botão Seguinte para avançar.

9. No quarto Assistente de Regras, especifique as exceções, se necessário, e clique no botão Seguinte.

10. No último Assistente de Regras, dê um nome à regra na caixa Passo 1, assinale as opções necessárias na secção Passo 2 e clique no botão Concluir.

Dicas: Para responder agora a e-mails na pasta Caixa de Entrada, marque a opção Executar esta regra agora nas mensagens já existentes na “Caixa de Entrada”.

11. Regresse à caixa de diálogo Regras e Alertas e clique no botão OK para fechá-la.

Dicas:
(1) Para responder automaticamente a todos os e-mails recebidos, é necessário manter o Outlook em execução constantemente.
(2) Se pretender configurar respostas automáticas para uma conta Exchange, clique em Ficheiro > Informações > Respostas Automáticas para ativar a funcionalidade e definir as configurações e o texto da resposta automática, tal como ilustrado na imagem seguinte:

Se o conteúdo da resposta ou reencaminhamento for constituído apenas por texto simples no modelo, pode aplicar um passo rápido para responder ou reencaminhar com o modelo.

1. Na vista de correio, clique em Base > Criar Novo(no grupo)Passos Rápidos).

2. Na caixa de diálogo Editar Passo Rápido, dê um nome ao novo passo rápido, especifique a ação como Responder, Responder a Todos ou Reencaminhar, clique em Mostrar Opções para expandir a secção de opções, digite o conteúdo da resposta ou do reencaminhamento e clique no botão Concluir.

Até agora, o novo passo rápido foi criado. Pode aplicar facilmente o passo rápido com alguns cliques.

3. Se precisar de responder a um e-mail com este passo rápido, selecione o e-mail e clique no novo passo rápido no grupo Passos Rápidos.

4. Em seguida, abre-se a janela de mensagem de resposta ou reencaminhamento com o conteúdo predefinido. Faça as alterações necessárias e clique no botão Enviar.