Como criar um modelo de compromisso ou reunião no Outlook?

É indubitável que, por vezes, precisa de criar repetidamente compromissos ou reuniões com o mesmo assunto e corpo na sua pasta do calendário do Outlook. Digitar essas informações sempre que cria este tipo de evento é demorado. Para evitar essa repetição, apresentamos-lhe aqui dois métodos para criar um modelo de compromisso ou reunião no Outlook. Com esse modelo, pode criar facilmente compromissos ou reuniões com o mesmo assunto e corpo.

Criar um modelo de compromisso ou reunião publicando um formulário no Outlook

Criar um modelo de reunião utilizando Passos Rápidos

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Criar um modelo de compromisso ou reunião publicando um formulário no Outlook

No Outlook, pode criar e publicar um formulário pessoal com informações detalhadas sobre o compromisso ou a reunião e, em seguida, utilizá-lo como modelo para futuros compromissos ou reuniões. Proceda da seguinte forma.

1. Em primeiro lugar, tem de ativar o separador Programador no Outlook. Se não vir o separador Programador na Faixa de Opções, clique em Como adicionar o separador Programador à Faixa de Opções no Outlook? para exibir o separador Programador.

2. Mude para a vista do Calendário e crie um compromisso ou uma reunião.

3. Na janela de Compromisso ou Reunião, preencha o Assunto, a Localização e o corpo que pretende utilizar futuramente. Em seguida, clique em Programador > Desenhar Este Formulário. Veja a captura de ecrã:

4. Em seguida, clique em Publicar > Publicar Formulário no separador Programador.

5. Na caixa de diálogo Publicar Formulário Como, selecione Biblioteca de Formulários Pessoais na lista suspensa Procurar Em; introduza um nome para o formulário na caixa Nome a Apresentar e, por fim, clique no botão Publicar. Veja a captura de ecrã:

6. Em seguida, feche a janela de Compromisso ou Reunião sem guardar.

7. Para utilizar o formulário criado, na interface principal do Outlook 2010 e 2013, clique em Programador > Escolher Formulário.

No Outlook 2007, clique em Ficheiro > Novo > Escolher Formulário.

8. Na caixa de diálogo Escolher Formulário, selecione Biblioteca de Formulários Pessoais na lista suspensa Procurar Em, escolha o formulário que pretende utilizar e, em seguida, clique no botão Abrir. Veja a captura de ecrã:

E o seu novo modelo será aberto — basta ajustar os campos conforme necessário.

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Criar um modelo de reunião utilizando Passos Rápidos

Com a função Passos Rápidos no Outlook, pode criar facilmente um modelo de reunião e utilizá-lo.

1. No Outlook 2010 e 2013, clique em Criar Novo no grupo Passos Rápidos no separador Base. Veja a captura de ecrã:

Nota: A funcionalidade Passos Rápidos não está disponível no Outlook 2007.

2. Na caixa de diálogo Editar Passo Rápido, selecione Reunião na lista suspensa Escolher uma Ação e, em seguida, clique em Mostrar Opções. Veja a captura de ecrã:

Nota: Pode alterar o nome do passo rápido na caixa Nome, se necessário.

3. Preencha as caixas Assunto, Localização e Texto e, em seguida, clique no botão Concluir. Veja a captura de ecrã:

4. Agora, o novo Passo Rápido foi criado com êxito e aparece no grupo Passos Rápidos no separador Base. Sempre que precisar de criar uma reunião com essas informações, basta clicar neste Passo Rápido no grupo Passos Rápidos para o ativar.