Como categorizar automaticamente mensagens por cor com base no assunto no Outlook?

As Categorias de Cor permitem-lhe identificar e agrupar rapidamente itens relacionados no Outlook, facilitando o acompanhamento e aumentando a sua eficiência. Neste artigo, explicamos como criar uma regra no Outlook para atribuir automaticamente uma Categoria de Cor às mensagens de correio eletrónico com base nos respetivos assuntos.

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Categorizar automaticamente mensagens de correio eletrónico por cor com base no respetivo assunto no Outlook

No seu Outlook, selecione a pasta Caixa de Entrada da conta de e-mail à qual pretende aplicar a regra de categorização automática e, em seguida, escolha qualquer mensagem dessa pasta. Depois, siga os passos indicados abaixo.

1. No separador Base, clique em Regras > Criar Regra.

2. Na caixa de diálogo Criar Regra que surge, clique em Opções avançadas.

3. Na caixa de diálogo Assistente de Regras, com a pergunta Que condição(ões) pretende verificar?, proceda da seguinte forma:

1. No Passo 1: Selecionar condição(ões), marque a segunda opção: com (o assunto da sua mensagem selecionada) no assunto.
2. No Passo 2: Editar o Conteúdo da Regra, clique no texto sublinhado a azul para abrir a caixa de diálogo Texto de pesquisa.
3. Na caixa de diálogo Texto de pesquisa que surge, introduza as palavras-chave ou frases presentes no título com base nas quais pretende categorizar automaticamente as mensagens por cor.
4. Clique em Adicionar.
   Nota: Se precisar de categorizar automaticamente uma mensagem com base em mais palavras-chave ou frases, repita os passos iii e iv. Pode também selecionar as palavras-chave ou frases na caixa Lista de pesquisa e clicar em Remover para eliminar as indesejadas.
5. Clique em OK na caixa de diálogo Texto de pesquisa para regressar ao Assistente de Regras.
6. Clique em Seguinte.
7. 

4. Na caixa de diálogo Assistente de Regras com a pergunta O que pretende fazer com a mensagem, proceda da seguinte forma:

1. No Passo 1: Selecionar ação(ões), marque a opção atribuir à categoria.
2. No Passo 2: Editar o Conteúdo da Regra, clique na categoria sublinhada a azul para abrir a caixa de diálogo Categoria de Cor.
3. Na caixa de diálogo Categoria de Cor que surge, selecione uma ou mais categorias a atribuir às mensagens cujos títulos contenham as palavras ou frases especificadas no 3.º passo.
4. Clique em OK na caixa de diálogo Categoria de Cor para regressar ao Assistente de Regras.
5. Clique em Seguinte.
6. 

5. Na caixa de diálogo Assistente de Regras, na pergunta Existem exceções, selecione as exceções no Passo 1, se aplicável, e edite a descrição da exceção no Passo 2. Após concluir, clique em Seguinte.

6. Na caixa de diálogo Assistente de Regras, para concluir a configuração da regra, proceda da seguinte forma:

1. No Passo 1, indique um nome para esta regra na caixa de entrada.
2. No Passo 2, marque a opção Executar esta regra agora nas mensagens já existentes na «Caixa de Entrada» para atribuir uma Categoria de Cor às mensagens na Caixa de Entrada que cumpram as condições especificadas; marque também a opção Ativar esta regra para atribuir uma Categoria de Cor às mensagens recebidas que cumpram as condições especificadas.
3. No Passo 3, pode rever os detalhes da regra que definiu. Se precisar de alterar algum dos critérios, clique num valor sublinhado para o editar.
4. Após concluir, clique em Concluir.
5. 

7. Surge uma caixa de diálogo a informar que a regra só funciona ao consultar mensagens no Outlook. Clique em OK.

8. A regra foi criada com sucesso! Se precisar de a verificar ou editar no futuro, aceda a Regras > Criar Regra. E não se esqueça de selecionar a pasta correta, conforme ilustrado na imagem seguinte.

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