Como categorizar e-mails automaticamente com base no assunto no Outlook?

Como categorizar e-mails com cores automaticamente com base no assunto no Outlook?

As categorias de cores permitem que você reconheça e agrupe rapidamente itens relacionados no Outlook, para que você possa rastreá-los facilmente e melhorar a eficiência. Neste artigo, falaremos sobre como criar uma regra no Outlook para atribuir automaticamente categorias de cores a mensagens de email com base em seus assuntos.

Classifique automaticamente as mensagens de email com cores com base no assunto no Outlook

No seu Outlook, selecione a pasta da caixa de entrada da conta de email à qual você deseja aplicar a regra de categorização automática e selecione qualquer mensagem da pasta. Depois disso, siga os passos abaixo.

1. No Início guia, clique em Regras > Criar regra.

2. No pop-up Criar regra caixa de diálogo, clique em Opções avançadas.

3. No Assistente de regras pergunta Quais condições você deseja verificar, faça o seguinte:

In Etapa 1: Selecione a (s) condição (ões), marque a segunda opção com (o assunto da sua mensagem selecionada) no assunto.
In Etapa 2: edite a descrição da regra, clique no texto sublinhado em azul para abrir o Texto de Pesquisa caixa de diálogo.
No pop-up Texto de Pesquisa caixa de diálogo, insira as palavras-chave ou frases no título que você deseja categorizar e-mails automaticamente com base em cores.
Clique Adicionar.
Nota: Se você precisar categorizar automaticamente uma mensagem de e-mail com base em mais palavras-chave ou frases, repita as etapas iii e iv. E você pode selecionar as palavras-chave ou frases no Lista de pesquisa caixa e clique em Eliminar para remover os indesejados.
Clique OK no Texto de Pesquisa diálogo para voltar Assistente de regras.
Clique Próximo.

4. No Assistente de regras pergunta O que você quer fazer com a mensagem, faça o seguinte:

In Etapa 1: Selecione as ações, Verifica a atribua-o à categoria de categoria opção.
In Etapa 2: edite a descrição da regra, clique na categoria sublinhada em azul para abrir a Categorias de cores caixa de diálogo.
No pop-up Categorias de cores caixa de diálogo, selecione uma ou mais categorias que você deseja atribuir às mensagens de e-mail com os títulos que contêm as palavras ou frases que você especificou no 3º passo.
Clique OK no Categorias de cores diálogo para voltar Assistente de regras.
Clique Próximo.

5. No Assistente de regras pergunta Existem exceções, selecione exceções em Passo 1 se houver, e edite a descrição da exceção em Passo 2. Assim que terminar, clique Próximo.

6. No Assistente de regras para concluir a configuração da regra, configure da seguinte forma:

In Passo 1, especifique um nome para esta regra na caixa de entrada.
In Passo 2, Verifica a Execute esta regra agora nas mensagens que já estão na “Caixa de entrada” opção para atribuir categorias de cores às mensagens em sua caixa de entrada que atendam às condições que você especificou; Verifica a Ativar esta regra opção para atribuir categorias de cores às mensagens de e-mail recebidas que atendem às condições especificadas.
In Passo 3, você pode revisar os detalhes da regra que especificou. Se você precisar alterar qualquer um dos critérios, clique em um valor sublinhado para editar.
Quando terminar, clique Acabamento.

7. Uma caixa de diálogo aparece informando que a regra só funciona quando você verifica e-mails no Outlook. Clique OK.

8. Agora, a regra foi criada com sucesso. Se você precisar verificá-lo ou editá-lo no futuro, vá para Regras > Criar regra. E lembre-se de selecionar a pasta correta conforme a captura de tela abaixo.

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