Como atribuir e editar categorias de cor a itens do Outlook?

Atribuir Categoria de Cor a determinados itens do Outlook, como mensagens de correio eletrónico, eventos e contactos, permite-lhe reconhecer e agrupar rapidamente itens relacionados no Outlook, facilitando o seu acompanhamento e aumentando a eficiência. Se algum dos itens estiver relacionado com mais do que uma categoria, basta atribuir-lhe mais Categoria de Cor. Neste artigo, apresentamos os métodos para atribuir uma categoria de cor a um item do Outlook, criar as suas próprias categorias, alterar a cor ou o nome de uma categoria existente e outros métodos rápidos para aplicar categorias e destacar itens do Outlook.

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Criar uma categoria de cor e atribuir-lhe uma tecla de atalho no Outlook

O Outlook inclui um conjunto de categorias de cor predefinidas, mas será mais fácil criar e utilizar as suas próprias categorias para identificar melhor os itens associados.

1. Na vista «Correio», no separador «Base», no grupo «Etiquetas», clique em «Categorizar» > «Todas as Categorias».

2. Na caixa de diálogo pendente «Categoria de Cor», clique no botão «Novo».

3. Na nova caixa de diálogo «Adicionar Nova Categoria», introduza um nome na caixa de entrada, atribua-lhe uma cor facilmente identificável e, se desejar, defina também uma tecla de atalho.

4. Clique em «OK». A categoria criada aparecerá agora listada na caixa de diálogo «Categoria de Cor», conforme ilustrado abaixo. Clique novamente em «OK» para guardar a categoria e fechar a caixa de diálogo.

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Atribuir uma categoria de cor a itens do Outlook (ou com tecla de atalho)

Para atribuir uma categoria de cor a uma ou mais mensagens, compromissos, contactos ou tarefas no Outlook, proceda da seguinte forma:

1. Selecione os itens do Outlook aos quais deseja atribuir uma categoria de cor.

2. Atribua a categoria utilizando um dos seguintes métodos:

• Se ainda não definiu uma tecla de atalho para a categoria de cor que pretende atribuir: clique com o botão direito do rato em qualquer um dos Número de Itens Selecionados, clique em «Categorizar» no menu pendente e, em seguida, selecione a categoria pretendida.
  Nota: Se atribuiu acidentalmente uma categoria de cor, pode clicar com o botão direito do rato no item e escolher «Limpar Todas as Categorias».
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• Se definiu uma tecla de atalho para a categoria de cor que pretende atribuir, prima-a.
  Nota: Premir novamente a mesma tecla de atalho remove a categoria.

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Atribuir uma categoria de cor a um item do Outlook com Clique Rápido

Para atribuir uma categoria de cor a uma mensagem de correio eletrónico, vá a «Ver» > «Alterar Vista» > «Individual» ou «Pré-visualização». Para atribuir uma categoria a um evento ou contacto, vá a «Ver» > «Alterar Vista» > «Lista». Em seguida:

1. Na vista «Correio», no separador «Base», no grupo «Etiquetas», clique em «Categorizar» > «Definir Clique Rápido».

2. Na caixa de diálogo «Definir Clique Rápido», selecione a categoria que deseja atribuir.

3. Se lhe for solicitado que altere o nome da categoria, clique em «Sim» ou «Não», conforme necessário.

4. Passe o cursor sobre uma mensagem para ver uma caixa vazia na coluna «Categorias». Clique nessa caixa para atribuir a categoria do Clique Rápido.

Nota:Clicar novamente na caixa irá remover a categoria.

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Atribuir uma categoria de cor a mensagens do Outlook com Passos Rápidos

O Outlook oferece uma funcionalidade chamada Passos Rápidos, que lhe permite atribuir uma categoria de cor a uma ou várias mensagens de e‑mail com apenas um clique. Para o fazer, siga os passos abaixo:

1. Na vista «Correio», no separador «Base», clique em «Criar Novo» na caixa «Passos Rápidos».

2. Clique em «Escolher uma Ação» para abrir a lista suspensa com várias opções e, de seguida, selecione «Categorizar mensagem».

3. Clique em «Escolher categoria» para selecionar a categoria de cor que deseja atribuir às mensagens com o Passo Rápido.

4. O nome da ação é preenchido automaticamente na caixa Nome, mas pode alterá-lo para algo mais reconhecível. Pode ainda definir uma tecla de atalho para esta ação (por exemplo, «CTRL+SHIFT+2») ou editar o texto da dica. Depois, clique em «Concluir».

5. Repita os passos acima caso precise criar atalhos para categorias adicionais.

6. Agora, regresse à sua Lista de Emails. Selecione as mensagens que pretende categorizar e clique no passo rápido que acabou de criar na caixa «Passos Rápidos». Os itens selecionados serão então categorizados.

Nota: Se atribuiu acidentalmente uma categoria de cor a um item, basta selecioná-lo, clicar com o botão direito do rato e escolher «Limpar Todas as Categorias» no menu pendente. Em alternativa, ao criar um passo rápido, pode optar por «Limpar Categorias» em vez de categorizar, criando assim uma ação rápida que remova as categorias.

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Editar uma categoria de cor e a respetiva tecla de atalho no Outlook

1. Na vista «Correio», no separador «Base», no grupo «Etiquetas», clique em «Categorizar» > «Todas as Categorias».

2. Na caixa de diálogo pendente «Categoria de Cor», siga estes passos para editar uma categoria:

1. Selecione a categoria que deseja editar.
2. Clique em «Mudar o nome» e introduza um novo nome.
3. Clique na seta pendente em «Cor» para atribuir uma cor diferente.
4. Clique na seta pendente em «Tecla de Atalho» para atribuir uma tecla de atalho diferente.
   

3. Se precisar de editar mais categorias, repita os passos acima. Após concluir, clique em «OK» para guardar as suas alterações.

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