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Como atribuir e editar categorias de cores para itens do Outlook?

A atribuição de categorias de cores a determinados itens do Outlook, como mensagens de email, eventos e contatos, permite que você reconheça e agrupe rapidamente itens relacionados no Outlook, para que você possa rastreá-los facilmente e melhorar a eficiência. Se algum dos itens estiver relacionado a mais de uma categoria, basta atribuir mais categorias de cores a ele. Neste artigo, apresentaremos os métodos para atribuir uma categoria de cor a um item do Outlook e criar suas próprias categorias, alterar a cor ou o nome de uma categoria de cor existente e outros métodos rápidos para aplicar categorias para destacar itens do Outlook.

NOTA As categorias de cores não funcionam para contas IMAP.

Crie uma categoria de cores e atribua uma tecla de atalho a ela no Outlook

O Outlook vem com um conjunto de categorias de cores padrão, mas será mais fácil criar e usar suas próprias categorias, para que você possa identificar melhor os itens associados.

1. No Mail vista, no Início guia, no Tags grupo, clique em Categorizar > todas as categorias.

2. No pop-up Categorias de cores caixa de diálogo, clique no Novo botão.

3. No novo Adicionar nova categoria diálogo, dê um nome à categoria na caixa de entrada e atribua uma cor reconhecível a ela. Se desejar, defina uma tecla de atalho para ele.

4. Clique OK. Você verá que a categoria criada agora está listada no Categorias de cores diálogo como mostrado abaixo. Clique OK para salvar a categoria e fechar a caixa de diálogo.


Atribuir uma categoria de cor aos itens do Outlook (ou com tecla de atalho)

Para atribuir uma categoria de cor a uma ou mais mensagens, compromissos, contatos ou tarefas no Outlook, você pode fazer o seguinte:

1. Selecione os itens do Outlook aos quais você atribuirá uma categoria de cor.

2. Atribua a categoria de qualquer maneira, conforme mostrado abaixo:

  • Se vocês não definiu a tecla de atalho para a categoria de cor que você deseja atribuir aos itens selecionados do Outlook: clique com o botão direito do mouse em qualquer um dos itens selecionados, clique em Categorizar no menu suspenso e selecione a categoria que deseja atribuir.
    NOTA Se você atribuiu acidentalmente uma categoria de cor a um item, você pode selecionar o item, clicar com o botão direito do mouse e escolher Limpar todas as categorias.
  • Se vocês ter definido a tecla de atalho para a categoria de cor que você deseja atribuir aos itens selecionados do Outlook: Pressione a tecla de atalho.
    NOTA Se você atribuiu acidentalmente uma categoria de cor a um item com uma tecla de atalho, pode selecioná-la e pressionar a mesma tecla de atalho para limpar a categoria.

Atribuir uma categoria de cor a um item do Outlook com Quick Click

Para atribuir uma categoria de cor a uma mensagem de e-mail, você deve ir para Veja > Alterar vista > Individual or visualização. Para atribuir uma categoria de cor a um evento ou contato, clique em Veja > Alterar vista > Lista. Quando terminar, faça o seguinte:

1. No Mail vista, no Início guia, no Tags grupo, clique em Categorizar > Definir clique rápido.

2. No Definir clique rápido caixa de diálogo, selecione a categoria de cor que você atribuirá com o Quick Click.

3. Se você selecionou uma categoria que nunca usou antes, um Renomear categoria A caixa de diálogo aparecerá perguntando se você deseja renomear a categoria:

  • Clique Sim para fechar a caixa de diálogo e salvar as alterações assim que terminar de renomeá-la, dar uma cor diferente ou definir uma tecla de atalho para ela.
  • Clique Não se você não precisar fazer nenhuma alteração.

4. Agora, usarei uma mensagem de e-mail como exemplo. Na sua pasta de correio, passe o cursor do mouse sobre uma mensagem que você atribuirá à categoria com Clique Rápido. Você verá uma caixa vazia no Categorias coluna como mostrado abaixo. Um único clique nele atribuirá a categoria à mensagem.

NOTA Se você atribuiu acidentalmente a categoria de cor a um item, você pode selecionar o item e clicar na caixa de categoria novamente.


Atribuir uma categoria de cor às mensagens do Outlook com o Quick Step

O Outlook tem um recurso de Etapas Rápidas que permite atribuir uma categoria de cor a uma ou várias mensagens de email no Outlook com um clique. Para isso, siga os passos abaixo:

1. No Mail vista, no Início guia, clique em Criar Nova no Etapas rápidas caixa.

2. Clique Escolha uma ação para abrir a lista suspensa de várias ações. Em seguida, selecione Categorizar mensagem.

3. Clique Escolher categoria para selecionar uma categoria de cor que você atribuirá às mensagens no Outlook com o Quick Step.

4. O nome da ação será preenchido automaticamente na caixa Nome, você pode alterá-lo para torná-lo mais reconhecível. Além disso, você pode definir uma tecla de atalho para esta ação (aqui eu defino CTRL + SHIFT + 2 como a tecla de atalho) ou edite o texto da dica de ferramenta. Então clique Terminar.

5. Repita as quatro etapas acima se precisar criar etapas rápidas para outras categorias.

6. Agora, volte para sua lista de e-mail. Selecione as mensagens para as quais você atribuirá a categoria de cor e clique na ação rápida (EO Forum) que você acabou de criar no Etapas rápidas caixa. As mensagens selecionadas serão então categorizadas.

Nota: Se você atribuiu acidentalmente uma categoria de cor a um item, você pode selecionar o item, clicar com o botão direito nele e escolher Limpar todas as categorias no menu suspenso. Alternativamente, na etapa 2 acima, você pode escolher Limpar categorias em vez de Categorizar uma categoria para criar uma ação rápida que limpa as categorias.


Editar uma categoria de cor e sua tecla de atalho no Outlook

1. No Mail vista, no Início guia, no Tags grupo, clique em Categorizar > todas as categorias.

2. No pop-up Categorias de cores caixa de diálogo, faça o seguinte para editar uma categoria:

  1. Selecione a categoria que você editará.
  2. Clique Rebatizar e digite um novo nome.
  3. Clique na seta suspensa em Cor para dar-lhe uma cor diferente.
  4. Clique na seta suspensa em Tecla de atalho para dar-lhe uma tecla de atalho diferente.

3. Se você precisar editar mais categorias, repita a etapa acima. Assim que terminar, clique OK para salvar as mudanças.


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