Tags de Email – Sinalizadores, Nível de Importância, Nível de Sensibilidade e Categorias

1.1 Adicionar sinalizador ou lembrete a um único email antes de enviar

Ao compor, responder ou encaminhar um email na janela de mensagem, é possível adicionar facilmente sinalizadores de acompanhamento, sinalizadores personalizados ou lembretes ao email.

1.1.1 Adicionar sinalizador de acompanhamento a um único email antes de enviar

Na janela de nova composição, resposta ou encaminhamento de mensagem, clique em Mensagem > Necessita de acompanhamento, e então selecione um sinalizador no menu suspenso conforme necessário.

Em seguida, você verá que uma informação de sinalizador foi adicionada acima do cabeçalho do email, conforme mostrado na captura de tela abaixo:

Observação:
(1) Se a mensagem de resposta/encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, é necessário clicar no botão Destacar para exibir a mensagem de resposta/encaminhamento na janela de mensagem.

(2) Após enviar este email, o sinalizador de acompanhamento  será exibido automaticamente ao lado do email enviado na lista de mensagens, e o email enviado também será adicionado automaticamente à lista de tarefas.

(3) Esses tipos de sinalizadores de acompanhamento funcionam apenas no Outlook do remetente. Os destinatários não receberão os sinalizadores de acompanhamento.

1.1.2 Adicionar sinalizador personalizado ou lembrete a um único email antes de enviar

Se você precisar adicionar um sinalizador personalizado ou lembrete ao email que está sendo composto, respondido ou encaminhado, siga os passos abaixo:

1. Na janela de nova composição, resposta ou encaminhamento de mensagem, clique em Mensagem > Necessita de acompanhamento > Personalizado ou Adicionar Lembrete conforme necessário.

Observação: Se a mensagem de resposta/encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, é necessário clicar no botão Destacar para exibir a mensagem de resposta/encaminhamento na janela de mensagem primeiro.

2. Na caixa de diálogo Personalizado, vá até a seção Sinalizar para Mim e siga os passos:
(1) Digite o texto do sinalizador na caixa Sinalizar para ;
(2) Especifique a data de início e a data de vencimento conforme necessário;
(3) Se desejar adicionar um lembrete para o email, marque a opção Lembrete e defina a data e hora do lembrete conforme necessário.

3. Clique no botão OK.

4. Redija e envie o email.

1.2 Sinalizar automaticamente todos os emails enviados

Se você deseja sinalizar automaticamente todos os emails enviados, pode criar uma regra para isso.

1. Na visualização de email, clique em Página Inicial > Regra > Gerenciar Regras & Alertas.

2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Nova Regra em Regras de Email aba.

3. No Assistente de Regras, clique para destacar Aplicar regra às mensagens que eu envio, e clique no botão Avançar para continuar.

4. No segundo Assistente de Regras, não marque nenhuma condição e clique em Avançar diretamente. Em seguida, na caixa de diálogo do Microsoft Outlook que aparecer, clique em Sim para prosseguir.

Observação: Se você deseja adicionar sinalizadores apenas para emails que atendam a condições específicas, marque as opções correspondentes e defina as condições, depois clique no botão Avançar.

5. No terceiro Assistente de Regras:
(1) Marque a opção sinalizar mensagem para ação em um número de dias em Etapa1 ;
(2) Clique no texto sublinhado ação em um número de dias em Etapa2 ;
(3) Na caixa de diálogo Sinalizar Mensagem que aparecer, especifique o texto do sinalizador e a duração do lembrete conforme necessário, e clique em OK;
(4) Agora retorna ao Assistente de Regras, e clique em Avançar.

6. No quarto Assistente de Regras, clique em Avançar diretamente.

Observação: Aqui é possível definir exceções para a execução desta regra. Se necessário, especifique as exceções conforme sua necessidade.

7. No último Assistente de Regras, nomeie a regra, defina as opções de execução e clique no botão Finalizar para concluir.

Às vezes, pode aparecer uma caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook. Clique no botão OK para fechá-la.

8. Em seguida, retornamos à caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em OK para fechá-la.

A partir de agora, todos os emails enviados serão sinalizados automaticamente.

Observação:
(1) A regra não sinalizará emails enviados se o Outlook estiver fechado.
(2) A regra adicionará o sinalizador apenas ao item enviado no Outlook do remetente, e os destinatários não receberão a informação do sinalizador.

2.1 Marcar um email como importante

Ao compor um novo email ou responder/encaminhar um email no Outlook, você pode adicionar ou alterar a prioridade do email.
Na janela de nova composição, resposta ou encaminhamento de mensagem, clique em Alta Prioridade ou Baixa Prioridade para definir diretamente a prioridade do email que está sendo editado.

Observação:
(1) Se o botão Alta Prioridade ou Baixa Prioridade já estiver destacado, você pode clicar novamente para remover a prioridade do email.

(2) Alternativamente, você pode clicar no ícone de âncora  no canto inferior direito do grupo Tags na guia Mensagem para abrir a caixa de diálogo Propriedades, escolher uma prioridade de importância na lista suspensa Importância e fechar a caixa de diálogo.

(3) Além disso, na janela de nova composição, resposta ou encaminhamento, você também pode clicar em Arquivo > Informações > Propriedades para abrir a caixa de diálogo Propriedades e, em seguida, definir a prioridade de importância na lista suspensa Importância.

(4) Quando a mensagem de resposta ou encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, você pode clicar no botão Alta Prioridade ou Baixa Prioridade na guia Mensagem (Ferramentas de Composição) diretamente.

2.2 Marcar automaticamente todos os novos emails como importantes

Se você deseja marcar automaticamente todos os emails enviados como alta prioridade, configure as opções do Outlook conforme abaixo:

1. Na visualização de email, clique em Arquivo > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Email na barra lateral esquerda, vá até a seção Enviar mensagens e defina a importância padrão em Nível de Importância Padrão na lista suspensa.

3. Clique no botão OK.

A partir de agora, todos os novos emails e respostas enviados serão marcados automaticamente com o nível de importância padrão especificado. No entanto, os emails encaminhados manterão o nível de importância dos emails originais.

2.3 Observação

Quando os destinatários recebem emails marcados com diferentes prioridades, eles verão que os emails de alta prioridade são identificados por pontos de exclamação vermelhos  , e os emails de baixa prioridade são identificados por setas azuis para baixo  na lista de mensagens, conforme mostrado na captura de tela abaixo.

Ao ler os emails no painel de leitura ou na janela de mensagem, a informação do nível de importância aparece abaixo do cabeçalho da mensagem, conforme mostrado na imagem acima.

3.1 Marcar uma mensagem como confidencial, privado, pessoal ou médio

Na janela de nova composição, resposta ou encaminhamento, podemos facilmente definir o status de sensibilidade do email atual conforme abaixo:

1. Na janela de nova composição, resposta ou encaminhamento de mensagem, clique em Arquivo > Informações > Propriedades para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

Observação:
(1) Alternativamente, você também pode abrir a caixa de diálogo Propriedades clicando no ícone de âncora  no canto inferior direito do grupo Tags na guia Mensagem aba.

(2) Se a mensagem de resposta ou encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, você pode clicar no ícone de âncora  no canto inferior direito do grupo Tags na guia Mensagem (Ferramentas de Composição).

2. Na caixa de diálogo Propriedades, selecione o status de sensibilidade desejado na lista suspensa Sensibilidade e feche a caixa de diálogo.

Agora o status de sensibilidade está definido para o email atual. Em seguida, redija e envie conforme necessário.

3.2 Marcar automaticamente todos os novos emails como confidencial, privado, pessoal ou médio

Você também pode configurar as opções do Outlook para adicionar automaticamente o status de sensibilidade especificado a todos os novos emails.

1. Na visualização de email, clique em Arquivo > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Email na barra lateral esquerda, vá até a seção Enviar mensagens e defina o nível de sensibilidade padrão conforme necessário.

3. Clique no botão OK.

A partir de agora, todos os novos emails terão o status de sensibilidade padrão definido automaticamente.

Observação: as respostas e encaminhamentos manterão o status de sensibilidade dos emails originais.

3.3 Observação

1. Quando os destinatários recebem um email com status de sensibilidade, eles verão essa informação abaixo do cabeçalho da mensagem ao ler no painel de leitura ou na janela de mensagem.

2. Uma mensagem com nível de sensibilidade Privado não será encaminhada ou redirecionada por regras da Caixa de Entrada do destinatário.

Também é possível adicionar uma ou várias categorias a um novo email em composição, resposta ou encaminhamento no Outlook.

4.1 Categorizar um email

Na janela de nova composição, resposta ou encaminhamento de mensagem, você pode adicionar uma ou mais categorias ao email conforme abaixo:

1. Na janela de nova composição, resposta ou encaminhamento de mensagem, clique em Arquivo > Informações > Propriedades para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

Observação:

(1) Você também pode clicar no ícone de âncora  no canto inferior direito do grupo Tags na guia Mensagem para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

(2) Se a mensagem de resposta ou encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, você pode clicar no ícone de âncora  no canto inferior direito do grupo Tags na guia Mensagem (Ferramentas de Composição) para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

2. Na caixa de diálogo Propriedades, selecione as categorias desejadas na lista suspensa Categorias e feche a caixa de diálogo.

Observação:
(1) Você pode selecionar uma categoria de cor por vez na lista suspensa Categorias e repetir a operação para adicionar várias categorias de cor.

(2) Você também pode clicar em Categorias > Todas as Categorias para abrir a caixa de diálogo Categoria de Cor. Nessa nova caixa, crie, renomeie ou exclua categorias conforme necessário, ou marque várias categorias de uma só vez, se necessário.

(3) Na caixa de diálogo Propriedades, clique em Categorias > Limpar Tudo para remover todas as categorias existentes do email em edição.
Depois, redija e envie o email conforme necessário.

4.2 Categorizar automaticamente todos os novos emails

Em alguns casos, pode ser necessário categorizar automaticamente todos os emails enviados, ou emails enviados por critérios específicos. Para isso, crie uma regra.

1. Na visualização de email, clique em Página Inicial > Regra > Gerenciar Regras & Alertas.

2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no botão Nova Regra abaixo de Regras de Email aba.

3. No Assistente de Regras, clique para destacar a opção Aplicar regra às mensagens que eu envio e clique no botão Avançar para continuar.

4. No segundo Assistente de Regras, clique no botão Avançar sem especificar nenhuma condição e, em seguida, clique em Sim na caixa de diálogo do Microsoft Outlook.

Observação: Se você precisa adicionar categorias por critérios, marque as condições correspondentes e configure conforme necessário.

5. No terceiro Assistente de Regras, siga os passos:
(1) Marque a opção atribuir à categoria categoria em Etapa1 ;
(2) Clique no texto sublinhado “categoria” em Etapa2 ;
(3) Agora, na caixa de diálogo Categoria de Cor, marque uma ou mais categorias de cor conforme necessário;
(4) Clique em OK ;
(5) Clique em Avançar no Assistente de Regras.

6. No quarto Assistente de Regras, especifique as exceções se necessário e clique no botão Avançar.

7. No último Assistente de Regras, nomeie a nova regra em Etapa1 e marque as opções de execução conforme necessário em Etapa2 e clique no botão Finalizar para concluir.

Observação: Se aparecer um aviso do Microsoft Outlook, clique no botão OK para continuar.

8. Agora retorna à caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no botão OK para salvar as alterações e fechar.

A partir de agora, todos os emails enviados (ou os que atenderem aos critérios especificados) receberão automaticamente as categorias de cor definidas.
Observação: É necessário que o Outlook esteja em execução regularmente. Se o Outlook não estiver aberto, a regra não categorizará os emails enviados.

4.3 Observação

As categorias serão enviadas junto com os emails para os destinatários. Quando os destinatários receberem esses emails no Outlook, verão as categorias de cor ao lado do email na lista de mensagens e no topo do conteúdo da mensagem no painel de leitura ou na janela de mensagem.