Etiquetas de E-mail – Sinalizadores, Nível de Importância, Nível de Sensibilidade e Categorias

1,1 Adicionar uma bandeira ou lembrete a um único e-mail antes de enviar

Ao compor, responder ou reencaminhar um e-mail na janela da mensagem, pode adicionar facilmente bandeiras de seguimento, bandeiras personalizadas ou lembretes ao e-mail.

1,1.1 Adicionar uma bandeira de seguimento a um único e-mail antes de enviar

Na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento, clique em Mensagem > Seguimento e, em seguida, selecione uma bandeira no menu pendente conforme necessário.

Depois, verá que a informação da bandeira foi adicionada acima do cabeçalho da mensagem, conforme mostrado na imagem seguinte:

Dicas:
(1) Se a mensagem de resposta ou reencaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, terá de clicar no botão Abrir numa Nova Janela para a visualizar na janela da mensagem.

(2) Após enviar este e-mail, a bandeira de seguimento será automaticamente exibida ao lado do e-mail enviado na lista de mensagens, e o e-mail será também adicionado automaticamente à lista de tarefas.

(3) Este tipo de bandeiras de seguimento funciona apenas no Outlook do remetente; os destinatários não as recebem.

1,1.2 Adicionar uma bandeira personalizada ou lembrete a um único e-mail antes de enviar

Se precisar de adicionar uma bandeira personalizada ou um lembrete ao e-mail atual em composição, resposta ou reencaminhamento, pode fazê-lo da seguinte forma:

1. Na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento, clique em Mensagem > Seguimento > Personalizar ou Adicionar Lembrete, conforme necessário.

Notas: Se a mensagem de resposta/reencaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, terá primeiro de clicar no botão Abrir numa Nova Janela para mostrar a mensagem na janela da mensagem.

2. Na caixa de diálogo Personalizar, vá à secção Bandeira para Mim e proceda da seguinte forma:
(1) Digite o texto da bandeira na caixa Bandeira Para;
(2) Especifique a Data de Início e a Data de Vencimento conforme necessário;
(3) Se pretender adicionar um lembrete ao e-mail, assinale a opção Lembrete e especifique a data e a hora do lembrete conforme necessário.

3. Clique no botão OK.

4. Redija e envie o e-mail.

1,2 Marcar automaticamente todos os e-mails enviados com bandeira

Se pretender marcar automaticamente todos os e-mails enviados com bandeira, pode criar uma regra para o conseguir.

1. Na vista de correio, clique em Base > Regras > Gerir Regras e Alertas.

2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Nova Regra no separador Regras de E-mail.

3. No Assistente de Regras, clique para realçar Aplicar regra nas mensagens que eu enviar e, em seguida, clique no botão Seguinte.

4. No segundo Assistente de Regras, não selecione quaisquer condições e clique diretamente em Seguinte. Depois, na caixa de diálogo do Microsoft Outlook que surge, clique em Sim para continuar.

Notas: Se pretender adicionar bandeiras apenas aos e-mails que cumprem determinadas condições, basta selecionar as opções específicas, definir as condições e clicar no botão Seguinte.

5. No terceiro Assistente de Regras:
(1) Assinale a opção marcar mensagem para ação dentro de um número de dias na secção Passo 1;
(2) Clique no texto sublinhado ação dentro de um número de dias na secção Passo 2;
(3) Na caixa de diálogo Marcar Mensagem que surge, especifique o texto da bandeira e a duração do lembrete conforme necessário e clique em OK;
(4) Regresse agora ao Assistente de Regras e clique em Seguinte.

6. No quarto Assistente de Regras, clique diretamente em Seguinte.

Dicas: Aqui pode definir exceções para aplicar esta regra. Se necessário, especifique as exceções da forma que desejar.

7. No último Assistente de Regras, dê um nome à regra, defina as opções de execução e clique no botão Concluir.

Por vezes, surge uma caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook; clique no botão OK para fechá-la.

8. Depois, voltamos à caixa de diálogo Regras e Alertas e clicamos em OK para a fechar.

A partir de agora, todos os e-mails enviados serão marcados automaticamente.

Notas:
(1) A regra não marcará e-mails enviados se o Outlook for fechado.
(2) A regra apenas adicionará uma marca ao item enviado na caixa de correio do remetente no Outlook; os destinatários não receberão a informação da marca.

2,1 Marcar um e-mail como importante

Quando estiver a compor um novo e-mail ou a responder/encaminhar uma mensagem no Outlook, pode definir ou alterar a prioridade da mensagem.
Na janela de composição, resposta ou reencaminhamento, clique no botão Alta Importância ou Baixa Importância para definir imediatamente a prioridade do e-mail que está a editar.

Notas:
(1) Se o botão Alta Importânciaou Baixa Importânciajá estiver realçado, pode clicar novamente no botão para remover a prioridade de importância do e-mail.

(2) Alternativamente, pode clicar na seta no canto inferior direito do grupo Etiquetas no separador Mensagem para abrir a caixa de diálogo Propriedades, definir uma prioridade no campo Importância utilizando a lista suspensa e, em seguida, fechar a caixa de diálogo.

(3) Aliás, na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, também pode clicar em Ficheiro > Informações > Propriedades para abrir a caixa de diálogo Propriedades e, em seguida, definir a prioridade no campo Importância da lista suspensa.

(4) Quando a mensagem de resposta ou reencaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, pode clicar diretamente nos botões Alta Importância ou Baixa Importância, no separador Mensagem (Ferramentas de Composição).

2,2 Marcar todos os Novo Email como importantes automaticamente

Se pretender marcar automaticamente todos os e-mails enviados como alta prioridade, pode configurar as opções do Outlook da seguinte forma:

1. Na vista de correio, clique em Ficheiro > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Correio na barra lateral esquerda, vá até à secção Enviar mensagens e especifique a importância predefinida no campo Nível de Importância Predefinido na lista suspensa.

3. Clique no botão OK.

A partir de agora, todos os Novo Email e respostas que enviar serão marcados automaticamente com o nível de importância predefinido especificado. Contudo, os e-mails reencaminhados manterão o nível de importância dos e-mails originais.

2,3 Notas

Quando os destinatários recebem e-mails marcados com diferentes prioridades, verificam que as mensagens de alta prioridade são assinaladas com pontos de exclamação vermelhos , enquanto as de baixa importância aparecem com setas para baixo azuis na lista de mensagens, conforme ilustrado na imagem seguinte.

Quando os destinatários leem os e-mails no painel de leitura ou nas janelas de mensagem, a indicação do nível de importância aparece abaixo do cabeçalho da mensagem, tal como ilustrado na imagem anterior.

3,1 Marcar uma mensagem como confidencial, privada, pessoal ou normal

Nas novas janelas de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, podemos definir facilmente um estado de sensibilidade para o e-mail atual da seguinte forma:

1. Na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, clique em Ficheiro > Informações > Propriedades para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

Dicas:
(1) Alternativamente, também pode abrir a caixa de diálogo Propriedades clicando na seta no canto inferior direito do grupo Etiquetasno separador Mensagem.

(2) Se a mensagem de resposta ou reencaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, clique na seta no canto inferior direito do grupo Etiquetas no separador Mensagem (Ferramentas de Composição).

2. Na caixa de diálogo Propriedades, selecione o estado de sensibilidade pretendido no campo Sensibilidade na lista pendente e feche a caixa de diálogo.

O estado de sensibilidade está agora definido para o e-mail atual; pode compô-lo e enviá-lo conforme necessário.

3,2 Marcar automaticamente todos os Novo Email como confidenciais, privados, pessoais ou normais

Também pode configurar as opções do Outlook para adicionar automaticamente o estado de sensibilidade especificado a todos os Novo Email.

1. Na vista de correio, clique em Ficheiro > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Correio na barra lateral esquerda, vá até à secção Enviar mensagens e defina o nível de sensibilidade predefinido conforme necessário.

3. Clique no botão OK.

A partir de agora, todos os Novo Email serão definidos automaticamente com o estado de sensibilidade predefinido.

Dica: as respostas e os reencaminhamentos mantêm o nível de sensibilidade dos e-mails originais.

3,3 Notas

1. Quando os destinatários recebem um e-mail com estado de sensibilidade, obtêm a informação desse estado abaixo do cabeçalho da mensagem ao lê-lo no painel de leitura ou na janela da mensagem.

2. Uma mensagem com o nível de sensibilidade definido como Privada não será reencaminhada nem redirecionada pelas regras da Caixa de Entrada do destinatário.

Também é possível adicionar uma ou várias categorias a um novo e-mail enquanto o compõe, responde ou reencaminha no Outlook.

4,1 Categorizar um e-mail

Na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, pode adicionar uma ou várias categorias ao e-mail da seguinte forma:

1. Na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, clique em Ficheiro > Informações > Propriedades para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

Dicas:

(1) Também pode clicar na seta no canto inferior direito do grupo Etiquetas no separador Mensagem para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

(2) Se a mensagem de resposta ou reencaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, clique na âncora no canto inferior direito do grupo Etiquetas no separador Mensagem (Ferramentas de Composição) para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

2. Na caixa de diálogo Propriedades, selecione as categorias pretendidas no campo Categorias na lista suspensa, conforme necessário, e feche a caixa de diálogo.

Dicas:
(1) Pode especificar uma categoria de cor a partir do campo Categorias na lista suspensa e repetir a operação para adicionar várias categorias de cor.

(2) Também pode clicar em Categorias > Todas as Categorias para abrir a caixa de diálogo Categoria de Cor. Nessa caixa de diálogo, pode criar, mudar o nome ou eliminar categorias conforme necessário, ou selecionar várias categorias em lote, se for preciso.

(3) Na caixa de diálogo Propriedades, clique em Categorias > Limpar Todas as Categorias para remover todas as categorias existentes do e-mail que está a editar.
Depois, redija e envie o e-mail conforme necessário.

4,2 Categorizar automaticamente todos os Novo Email

Em alguns casos, poderá precisar de categorizar automaticamente todos os e-mails enviados ou os e-mails enviados com critérios específicos. Para tal, pode criar uma regra.

1. Na vista de correio, clique em Base > Regras > Gerir Regras e Alertas.

2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no botão Nova Regra sob o separador Regras de Correio.

3. No Assistente de Regras, clique para selecionar a opção Aplicar regra às mensagens que eu enviar e, em seguida, clique no botão Seguinte.

4. Na segunda Assistente de Regras, clique no botão Seguinte sem especificar quaisquer condições e, em seguida, clique no botão Sim na caixa de diálogo do Microsoft Outlook.

Dicas: Se precisar de adicionar categorias a e-mails com base em critérios específicos, basta marcar as condições correspondentes e configurá-las conforme necessário.

5. Na terceira Assistente de Regras, proceda da seguinte forma:
(1) Marque a opção atribuí-la à categoria categoria na secção Passo 1;
(2) Clique no texto sublinhado «categoria» na secção Passo 2;
(3) Após essa ação, surge a caixa de diálogo Categoria de Cor; selecione uma ou várias categorias de cor conforme necessário;
(4) Clique no botão OK;
(5) Clique no botão Seguinte na Assistente de Regras.

6. Na quarta Assistente de Regras, especifique as exceções, se necessário, e clique no botão Seguinte.

7. No último Assistente de Regras, atribua um nome à nova regra na secção Passo 1, selecione as opções de execução conforme necessário na secção Passo 2 e clique no botão Concluir.

Nota: Se surgir a caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook, clique no botão OK para continuar.

8. Agora, regresse à caixa de diálogo Regras e Alertas e clique no botão OK para guardar as alterações e fechá-la.

A partir de agora, todos os e-mails enviados (ou os que cumprirem os critérios definidos, caso tenha especificado algum) terão automaticamente as Categorias de Cor indicadas atribuídas.
Dicas: O Outlook tem de estar em execução regularmente. Se o Outlook não estiver aberto, a regra não categorizará os e-mails enviados.

4,3 Notas

As categorias serão enviadas juntamente com os e-mails para os destinatários. Quando os destinatários receberem estes e-mails no Outlook, verão as Categoria de Cor junto ao e-mail na lista de mensagens e na parte superior do conteúdo da mensagem no painel de leitura ou na janela da mensagem.