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Tags de e-mail - Sinalizadores, nível de importância, nível de sensibilidade e categorias

No Outlook, podemos adicionar facilmente sinalizadores, categorias de cores, status de importância da marca, níveis de sensibilidade, etc. para emails recebidos. Da mesma forma, também podemos adicionar essas propriedades para o novo e-mail de composição, resposta ou encaminhamento. Aqui, este tutorial irá guiá-lo para adicionar essas propriedades para editar e-mails facilmente no Outlook.

Tabela de conteúdo

Importante: Os métodos apresentados nesta página se aplicam ao programa de desktop Microsoft Outlook 2019 no Windows 10. E as instruções podem variar significativamente ou ligeiramente dependendo da versão do Microsoft Outlook e dos ambientes Windows.


1. Adicionar sinalizador ou lembrete aos e-mails

1.1 Adicionar sinalizador ou lembrete a um único e-mail antes de enviar

Ao redigir / responder / encaminhar um e-mail na janela de mensagem, podemos adicionar os sinalizadores de acompanhamento, sinalizadores personalizados ou lembrete ao email facilmente.

1.1.1 Adicionar sinalizador de acompanhamento a um único e-mail antes de enviar

Na nova janela de composição, resposta ou encaminhamento de mensagens, clique em Mensagem > dar seguimentoe, em seguida, escolha uma bandeira no menu suspenso conforme necessário.

Em seguida, você verá que uma informação de sinalização é adicionada acima do cabeçalho da mensagem, conforme a imagem abaixo mostrada:

Tips:
(1) Se a mensagem de resposta / encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, você precisará clicar no botão Pop Out para mostrar a mensagem de resposta / encaminhamento na janela de mensagem.

(2) Após enviar este e-mail, o sinalizador de acompanhamento  será exibido automaticamente ao lado do e-mail enviado na lista de mensagens, e o e-mail enviado também será adicionado automaticamente à lista de tarefas.

(3) Esses tipos de sinalizadores de acompanhamento funcionam apenas no Outlook dos remetentes. Os destinatários não obterão os sinalizadores de acompanhamento.

1.1.2 Adicionar sinalizador personalizado ou lembrete a um único e-mail antes de enviar

Se você precisar adicionar um sinalizador ou lembrete personalizado ao e-mail de composição, resposta ou encaminhamento atual, você pode fazer o seguinte:

1. Na nova janela de composição, resposta ou encaminhamento de mensagens, clique em Mensagem > dar seguimento > personalizadas or Adicionar lembrete como você precisa.

Notas: Se a mensagem de resposta / encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, você precisa clicar no Pop Out para mostrar a mensagem de resposta / encaminhamento na janela de mensagem em primeiro lugar.

2. Na caixa de diálogo Personalizar, vá para o Sinalizar para mim seção e faça o seguinte:
(1) Digite o texto sinalizado no Sinalizar para caixa;
(2) Especifique a data de início e a data de vencimento conforme necessário;
(3) Se você precisar adicionar um lembrete para o e-mail, marque o lembrete e especifique a data e hora do lembrete conforme necessário.

3. Clique no OK botão.

4. Escreva e envie o e-mail.

1.2 Sinalizar automaticamente todos os e-mails enviados

Se precisar sinalizar automaticamente todos os e-mails enviados, você pode criar uma regra para isso.

1. Na visualização de correio, clique em Home > Regras > Gerenciar regras e alertas.

2. Na caixa de diálogo Regras e alertas, clique em Nova regra sob a Regras de email aba.

3. No Assistente de Regras, clique para realçar Aplicar regra nas mensagens que envio, e clique no botão Próximo botão.

4. No segundo Assistente de Regras, não verifique nenhuma condição e clique em Próximo diretamente. Em seguida, na caixa de diálogo aberta do Microsoft Outlook, clique em Sim Para ir em frente.

Notas: Se você deseja apenas adicionar sinalizadores para e-mails que atendam a condições específicas, você pode marcar as opções específicas e especificar as condições, e então clicar no Próximo botão.

5. No terceiro Assistente de Regras:
(1) Marque o sinalizar mensagem para ação em alguns dias opção no Passo 1 seção;
(2) Clique no texto sublinhado ação em alguns dias no Passo 2 seção;
(3) Na caixa de diálogo de mensagem de sinalização, especifique o texto sinalizado e lembre a duração conforme necessário e clique em OK;
(4) Agora ele retorna ao Assistente de Regras e clique em Próximo.

6. No quarto Assistente de Regras, clique em Próximo diretamente.

Tips: Aqui podemos definir exceções para executar esta regra. Se necessário, especifique as exceções de regra conforme necessário.

7. No último Assistente de regras, nomeie a regra, especifique as opções da regra de execução e clique no Terminar botão.

Às vezes, há uma caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook aparecendo, clique no botão OK botão para fechá-lo.

8. Em seguida, voltamos para a caixa de diálogo Regras e alertas, clique OK para fechá-lo.

A partir de agora, todos os emails enviados serão sinalizados automaticamente.

Notas:
(1) A regra não sinalizará emails de saída se fecharmos o Outlook.
(2) A regra só adicionará sinalizador para o item enviado no Outlook dos remetentes e os destinatários não obterão as informações do sinalizador.


2. Defina níveis importantes para e-mails

2.1 Marcar um e-mail como importante

Ao redigir um novo e-mail ou responder / encaminhar um e-mail no Outlook, você pode adicionar ou alterar a prioridade do e-mail.
Na nova janela de composição, resposta ou encaminhamento de mensagem, clique no Alta importância or Baixa Importância para definir a prioridade do e-mail em edição no momento diretamente.

notas:
(1) Se o Alta importância or Baixa Importância botão já foi destacado, você pode clicar no botão novamente para cancelar a prioridade de importância do e-mail.

(2) Alternativamente, você pode clicar na âncora  no canto inferior direito do Tags grupo no Mensagem guia para ativar a caixa de diálogo Propriedades, especifique uma prioridade de importância do Importância lista suspensa e feche a caixa de diálogo.

(3) A propósito, na nova janela de composição, resposta ou encaminhamento de mensagem, você também pode clicar em Envie o > Informação > Propriedades para abrir a caixa de diálogo Propriedades e, em seguida, especificar a prioridade de importância do Importância lista suspensa.

(4) Quando a mensagem de resposta ou encaminhamento está incorporada no painel de leitura, você pode clicar no Alta importância or Baixa Importância botão no Mensagem aba (Ferramentas de composição) diretamente.

2.2 Marcar todos os novos e-mails como importantes automaticamente

Se você deseja marcar todos os e-mails enviados como alta prioridade automaticamente, você pode configurar as opções do Outlook da seguinte forma:

1. Na visualização de correio, clique em Envie o > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Mail na barra lateral esquerda, vá para Enviar mensagens seção e especifique a importância padrão do Nível de importância padrão lista suspensa.

3. Clique no OK botão.

A partir de agora, todos os novos e-mails e respostas enviadas serão marcados automaticamente como o nível de importância padrão especificado. No entanto, os emails de encaminhamento permanecerão no nível de importância dos emails originais.

2.3 notas

Quando os destinatários receberem os e-mails marcados como prioridades diferentes, eles verão que os e-mails de alta prioridade estão marcados com pontos de exclamação vermelhos  , e os e-mails de baixa importância são marcados por setas azuis para baixo  na lista de mensagens, conforme a imagem mostrada abaixo.

Quando os destinatários lêem os e-mails no painel de leitura ou nas janelas de mensagem, as informações do nível de importância são adicionadas abaixo do cabeçalho da mensagem, conforme a captura de tela acima mostrada.


3. Defina níveis de sensibilidade para e-mails

3.1 Marcar uma mensagem como confidencial, privada, pessoal ou normal

Nas novas janelas de composição, resposta ou encaminhamento de mensagens, podemos definir facilmente um status de sensibilidade para o e-mail atual da seguinte maneira:

1. Na nova janela de composição, resposta ou encaminhamento de mensagens, clique em Envie o > Informação > Propriedades para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

Tips:
(1) Alternativamente, você também pode abrir a caixa de diálogo Propriedades clicando na âncora  no canto inferior direito do Tags grupo no Mensagem aba.

(2) Se a mensagem de resposta ou encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, você pode clicar na âncora  no canto inferior direito do Tags grupo no Mensagem aba (Ferramentas de composição).

2. Na caixa de diálogo Propriedades, selecione um status de sensibilidade do Sensibilidade lista suspensa conforme necessário e feche a caixa de diálogo.

Agora, o status de sensibilidade está definido para o e-mail atual e, a seguir, redija e envie conforme necessário.

3.2 Marcar automaticamente todos os novos e-mails como confidenciais, privados, pessoais ou normais

Você também pode configurar as opções do Outlook para adicionar o status de sensibilidade especificado para todos os novos emails automaticamente.

1. Na visualização de correio, clique em Envie o > Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook.

2. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Mail na barra lateral esquerda, vá para o Enviar mensagens seção e especifique o nível de sensibilidade padrão conforme necessário.

3. Clique no OK botão.

A partir de agora, todos os novos emails serão definidos para o status de sensibilidade padrão automaticamente.

Tips: as respostas e encaminhamentos permanecerão com o status de sensibilidade dos emails originais.

3.3 notas

Quando os destinatários recebem um e-mail com status de confidencialidade, eles obterão as informações de status de confidencialidade abaixo do cabeçalho da mensagem quando o lerem no painel de leitura ou janela de mensagem.


4. Categorizar e-mails antes de enviar

Também podemos adicionar uma ou várias categorias para uma nova composição, resposta ou encaminhamento de e-mail no Outlook.

4.1 Categorizar um e-mail

Na nova janela de composição, resposta ou encaminhamento de mensagens, você pode adicionar uma ou várias categorias para o e-mail da seguinte maneira:

1. Na nova janela de composição, resposta ou encaminhamento de mensagens, clique em Envie o > Informação > Propriedades para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

Tips:

(1) Você também pode clicar na âncora  no canto inferior direito do Tags grupo no Mensagem guia para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

(2) Se a mensagem de resposta ou encaminhamento estiver incorporada no painel de leitura, você pode clicar na âncora  no canto inferior direito do Tags grupo no Mensagem aba (Ferramentas de composição) para abrir a caixa de diálogo Propriedades.

2. Na caixa de diálogo Propriedades, especifique as categorias do Categorias lista suspensa conforme necessário e feche a caixa de diálogo.

Dicas:
(1) Você pode especificar uma categoria de cor do Categorias lista suspensa por vez e repita a operação para adicionar várias categorias de cores.

(2) Você também pode clicar Categorias > todas as categorias para abrir a caixa de diálogo Categorias de cores. E na nova caixa de diálogo, crie, renomeie ou exclua categorias conforme necessário, ou marque várias categorias em massa, se necessário.

(3) Na caixa de diálogo Propriedades, clique em Categorias > Limpar todas as categorias para remover todas as categorias existentes do e-mail de edição atual.
Em seguida, escreva e envie o e-mail conforme necessário.

4.2 Categorizar automaticamente todos os novos e-mails

Em alguns casos, você pode precisar categorizar automaticamente todos os emails de saída, ou emails de saída por critérios especiais, você pode criar uma regra para conseguir isso.

1. Na visualização de correio, clique em Home > Regras > Gerenciar regras e alertas.

2. Na caixa de diálogo Regras e alertas, clique no botão Nova regra botão sob o Regras de email aba.

3. No Assistente de Regras, clique para destacar o Aplicar regra nas mensagens que envio opção, e clique no botão Próximo botão.

4. No segundo Assistente de regras, clique no Próximo botão sem especificar quaisquer condições e, em seguida, clique Sim botão na caixa de diálogo do Microsoft Outlook.

Tips: Se você precisar adicionar categorias para e-mails por critérios, você pode marcar as condições correspondentes e configurar as condições conforme necessário.

5. No terceiro Assistente de Regras, faça o seguinte:
(1) Marque o atribua-o à categoria de categoria opção no Passo 1 seção;
(2) Clique no texto sublinhado “categoria"Na Passo 2 seção;
(3) Agora a caixa de diálogo Categorias de cores é exibida, marque uma ou várias categorias de cores conforme necessário;
(4) Clique no OK botão;
(5) Clique no Próximo botão no Assistente de regras.

6. No quarto Assistente de regras, especifique as exceções, se necessário, e clique no botão Próximo botão.

7. No último Assistente de regras, nomeie a nova regra no Passo 1 seção, marque as opções de execução que você precisa na Passo 2 seção e clique no Terminar botão.

Importante: Se a caixa de diálogo de aviso do Microsoft Outlook aparecer, clique no botão OK botão para ir em frente.

8. Agora ele retorna para a caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no OK botão para salvar as alterações e fechá-lo.

De agora em diante, todos os emails de saída (ou emails que atendam aos critérios, se você especificou) serão adicionados automaticamente às categorias de cores especificadas.
Tips: Requer Outlook funcionando regularmente. Se o Outlook não estiver em execução, a regra não categorizará os emails de saída.

4.3 notas

As categorias serão enviadas com emails aos destinatários. Quando os destinatários receberem esses emails no Outlook, eles obterão as categorias de cores além do email na lista de mensagens e na parte superior do conteúdo da mensagem no painel de leitura ou na janela da mensagem.


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