Tutoriais do Outlook - Partes Rápidas

A funcionalidade Partes Rápidas é uma biblioteca de conteúdos que pode inserir regularmente no corpo da mensagem, como fragmentos de texto, gráficos, símbolos, entre outros. Com a biblioteca Partes Rápidas, pode reutilizar imediatamente todos os itens nela armazenados diretamente no corpo da sua mensagem.

Os itens guardados na biblioteca Partes Rápidas são definidos pelo Microsoft Office como blocos de construção, sendo o AutoTexto um tipo desses blocos que podemos reutilizar.

2,1 Localização da funcionalidade Partes Rápidas

Nas janelas novas de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagens, a funcionalidade Partes Rápidas encontra-se no grupo Texto, no separador Inserir.

2,2 Localização do ficheiro Partes Rápidas

Como sabemos, os itens da Galeria de Partes Rápidas são armazenados num ficheiro denominado NormalEmail.dotm. O ficheiro NormalEmail.dotm está armazenado na seguinte localização — Caminho do Arquivo:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Abra uma pasta, cole o caminho do ficheiro na caixa Endereço e prima a tecla Enter. Depois, encontrará o ficheiro NormalEmail.dotm na pasta aberta.

Dicas: Quando cola o caminho do ficheiro na caixa Endereço e prime a tecla Enter, o caminho %APPDATA%\Microsoft\Templates muda automaticamente para C:\Users\SeuNomeDeUtilizador\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Pode criar facilmente uma nova entrada de Partes Rápidas ao compor, responder ou reencaminhar mensagens no Outlook.

1. Na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, selecione o fragmento de texto que pretende guardar como entrada de Partes Rápidas no corpo da mensagem.

2. Clique em Inserir > Partes Rápidas > Guardar Seleção na Galeria de Partes Rápidas.

3. Na caixa de diálogo Criar Novo Bloco de Construção, por favor:
(1) Introduza um nome na caixa Nome;
(2) Especifique uma categoria na lista suspensa Categoria;
(3) Introduza palavras descritivas sobre esta nova entrada na caixa Descrição;
(4) Escolha uma opção de inserção na lista suspensa Opções.

Dicas:
(1) Pode adicionar a nova entrada Partes Rápidas a uma categoria nova: clique em na caixa Categoria, selecione Criar Nova Categoria no menu suspenso e, em seguida, crie uma categoria nova na caixa de diálogo que surge.

(2) Existem três modelos de inserção em Opções Lista suspensa:
A. Inserir Apenas Conteúdo: insere a entrada Partes Rápidas especificada na posição do cursor no corpo da mensagem;
B. Inserir conteúdo no seu próprio parágrafo: insere a entrada Partes Rápidas especificada num parágrafo separado;
C. Inserir conteúdo na sua própria página: a entrada Partes Rápidas especificada parece ser inserida num parágrafo separado no corpo da mensagem. Contudo, na pré-visualização de impressão ()Ficheiro > Imprimir), verá que permanece numa página separada.

4. Clique no botão OK na caixa de diálogo Criar Novo Bloco de Construção.

Em seguida, o fragmento de texto ou os objetos selecionados são guardados como uma entrada Partes Rápidas no Outlook.

As entradas Partes Rápidas podem ser reutilizadas facilmente no corpo das mensagens com um simples clique.

4,1 Inserir uma entrada Partes Rápidas

Nas janelas novas de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagens, coloque o cursor no corpo da mensagem onde pretende inserir uma entrada de Partes Rápidas e clique em Inserir > Partes Rápidas, depois selecione a entrada pretendida no menu pendente.

Em seguida, a entrada Partes Rápidas especificada é inserida na posição do cursor ou num novo parágrafo ou página junto à posição do cursor.

Alternativamente, no menu pendente Partes Rápidas, pode clicar com o botão direito do rato na entrada de Partes Rápidas pretendida e, em seguida, selecionar Inserir na Posição Atual do Documento, Inserir no Início do Documento ou Inserir no Fim do Documento no menu de contexto, conforme necessário.

4,2 Inserir entradas Partes Rápidas com atalhos

No corpo da mensagem, escreva o nome de uma entrada Partes Rápidas e prima a tecla F3— o nome da entrada será substituído imediatamente pelo respetivo conteúdo.

Por vezes, poderá precisar de alterar o nome de uma entrada Partes Rápidas. Pode mudá-lo facilmente da seguinte forma:

1. Na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, clique em Inserir > Partes Rápidas e, no menu pendente, clique com o botão direito do rato na entrada pretendida e selecione Editar Propriedades no menu de contexto.

2. Na caixa de diálogo Modificar Bloco de Construção, introduza um novo nome na caixa Nome e clique no botão OK.

3. Na caixa de diálogo de confirmação que surge, clique no botão Sim.

Depois, no menu pendente Partes Rápidas, verá que a entrada especificada já foi renomeada.

Por vezes, existem erros ortográficos no conteúdo de uma entrada de Peça Rápida, ou precisamos de atualizar informações nesse conteúdo, ou por outras razões, necessitamos alterar o conteúdo da entrada. Contudo, parece que o Outlook não suporta esta funcionalidade de todo. Não se preocupe! Podemos inserir a entrada da Peça Rápida no corpo da mensagem, editar o conteúdo e, em seguida, guardar o conteúdo editado como uma entrada com o mesmo nome para substituir a original.

No meu caso, existe um erro ortográfico no conteúdo da entrada e pretendo alterar o estilo dos marcadores; posso fazê-lo da seguinte forma:

1. Na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, clique em Inserir > Partes Rápidas e, no menu pendente, selecione a entrada que pretende editar.

2. Agora, a entrada da Peça Rápida já está inserida no corpo da mensagem. Edite e formate o conteúdo conforme necessário.

3. Selecione o conteúdo editado e clique em Inserir > Partes Rápidas > Guardar Seleção na Galeria de Peças Rápidas.

4. Na caixa de diálogo Criar Novo Bloco de Construção, certifique-se de que introduz exatamente o mesmo nome da entrada original na caixa Nome, selecione a mesma categoria na lista suspensa Categoria e clique no botão OK.

5. Clique no botão Sim na caixa de diálogo de confirmação que surge.

Depois, no menu pendente Partes Rápidas, verá que a entrada especificada foi atualizada e agora exibe o novo conteúdo.

Também pode eliminar entradas Partes Rápidas da galeria no Outlook.

7,1 Remover uma ou várias entradas Partes Rápidas

1. Na nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem, clique em Inserir > Partes Rápidas, depois, na lista suspensa, clique com o botão direito do rato na entrada pretendida e selecione Organizar e Eliminar no menu de contexto.

2. Surge agora a caixa de diálogo Organizador de Blocos de Construção, com a entrada especificada destacada por defeito. Basta clicar no botão Eliminar para a remover diretamente.

3. Em seguida, clique no botão Sim na caixa de diálogo de confirmação que surge.

Sugestões: Se precisar de remover outras entradas do Partes Rápidas, selecione uma entrada na caixa de diálogo Organizador de Blocos de Construção e clique no botão Eliminar. Repita este procedimento para remover as restantes entradas, uma a uma.

4. Feche a caixa de diálogo do Organizador de Blocos de Construção.

As entradas especificadas de Partes Rápidas foram então removidas.

7,2 Remover todas as entradas Partes Rápidas em lote

Se precisar de remover toda a galeria Partes Rápidas do Outlook, pode proceder da seguinte forma:

1. Feche o Outlook.

2. Abra a pasta que contém o ficheiro predefinido da galeria Partes Rápidas do Outlook: abra uma pasta, cole o seguinte caminho do ficheiro na caixa Endereço e prima a tecla Enter.
Caminho do ficheiro: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Em Abrir Pasta, localize o ficheiro NormalEmail.dotm, clique com o botão direito do rato e selecione Eliminar no menu de contexto.

Sugestões: Alternativamente, também pode selecionar o ficheiro NormalEmail.dotm e premir a tecla Delete para o remover.

Na próxima vez que iniciar o Microsoft Outlook e abrir uma nova janela para compor, responder ou reencaminhar uma mensagem, verá que todas as entradas da Peça Rápida foram removidas em lote do menu pendente Partes Rápidas.

Por exemplo, se pretender migrar a galeria Partes Rápidas do Outlook para outros computadores/portáteis ou partilhá-la com colegas, colegas de turma ou outros, pode criar uma cópia de segurança da galeria Partes Rápidas do Outlook. Esta cópia de segurança permite-lhe restaurar a sua galeria Partes Rápidas do Outlook em caso de acidentes.

8,1 Fazer cópia de segurança da Galeria Partes Rápidas

1. Feche o Outlook.

2. Abra uma pasta, cole o seguinte caminho do ficheiro na caixa Endereço e prima a tecla Enter.
Caminho do ficheiro: %APPDATA%\Microsoft\Templates

A pasta que contém o documento predefinido da galeria Partes Rápidas está agora aberta.

3. As informações da galeria Partes Rápidas do Outlook estão armazenadas no ficheiro NormalEmail.dotm. Clique com o botão direito do rato neste ficheiro e selecione Copiar no menu de contexto.

Sugestões: Alternativamente, pode selecionar o ficheiro NormalEmail.dotm e premir as teclas Ctrl + C para o copiar.

4. Abra a pasta onde pretende armazenar o ficheiro de cópia de segurança e prima as teclas Ctrl+V para colar o ficheiro nessa pasta.

Até agora, já temos um ficheiro de cópia de segurança da Galeria de Partes Rápidas do Outlook, que pode migrar para outros computadores ou portáteis, ou partilhar conforme necessário.

8,2 Restaurar a Galeria Partes Rápidas

Se tiver feito anteriormente uma cópia de segurança da galeria Partes Rápidas, pode restaurá-la no seu Outlook caso a galeria seja perdida devido a acidentes, atualizações ou outras razões.

1. Feche o Outlook.

2. Abra a pasta que contém o ficheiro de cópia de segurança, selecione-o e prima as teclas Ctrl+C para o copiar.

3. Abra a pasta onde está armazenado o documento predefinido da Galeria de Blocos Rápidos do Outlook: abra uma pasta, cole o seguinte caminho do ficheiro na caixa Endereço e prima a tecla Enter.
Caminho do ficheiro: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Na pasta Abrir, prima as teclas Ctrl+V para colar o ficheiro de cópia de segurança na pasta.

Quando iniciar o Outlook mais tarde, verá que as entradas das Partes Rápidas foram restauradas no respetivo menu suspenso em qualquer nova janela de composição, resposta ou reencaminhamento de mensagem.