Como criar uma pasta para organizar e-mails contendo pessoas específicas no Outlook?
Sobrecarregado por uma caixa de entrada bagunçada? Neste tutorial, vou apresentar três métodos para organizar e-mails contendo pessoas específicas no Outlook para maior eficiência.
Sempre mover e-mails contendo certas pessoas para uma pasta criada
1. Clique com o botão direito na conta de e-mail para a qual você criará uma pasta para organizar e-mails, selecione "Nova pasta" no menu de clique direito e nomeie a pasta.
2. Na sua pasta Caixa de Entrada ou Itens Enviados, selecione qualquer uma das mensagens de e-mail contendo um endereço de e-mail específico que você moverá todos os e-mails dele/da pessoa para a pasta criada.
3. Na guia "Início", no grupo "Mover", clique em "Regras" > "Sempre Mover Mensagens De: endereço de e-mail específico" e/ou "Regras" > "Sempre Mover Mensagens Para: endereço de e-mail específico" de acordo com suas necessidades.
4. Na caixa de diálogo pop-up Regras e Alertas, especifique a pasta para onde você moverá as mensagens e, em seguida, clique em "OK".
5. Os e-mails na pasta Caixa de Entrada ou Itens Enviados que atendem às condições agora são movidos para a pasta que você acabou de criar. E as futuras mensagens de e-mail também irão diretamente para a pasta se atenderem às condições.
Crie uma pasta de pesquisa para organizar automaticamente e-mails para pessoas específicas
Se você não deseja mover as mensagens para uma pasta, mas apenas quer visualizá-las facilmente. Você pode criar uma pasta de pesquisa no Outlook, que permite encontrar mensagens de e-mail correspondentes a critérios especificados em várias pastas, mas mantê-las em suas pastas originais.
1. Na guia "Pasta", no grupo "Novo", clique em "Nova Pasta de Pesquisa".
- 1) Na caixa Selecionar uma Pasta de Pesquisa, na lista E-mails de Pessoas e Listas, selecione "E-mails de e para pessoas específicas" ou "E-mails de Pessoas Específicas", conforme necessário.
- 2) Na caixa Personalizar Pasta de Pesquisa, clique em "Escolher" para selecionar pessoas da sua lista de endereços.
- 3) Especifique a conta de e-mail de onde pesquisar e-mails.
- 4) Clique em "OK".
3. Uma pasta de pesquisa é criada sob Pastas de Pesquisa, contendo as mensagens de e-mail que atendem às condições.
Criação em lote de pastas para organizar e-mails para todas as suas contas de e-mail com VBA
Se você tiver várias contas de e-mail no Outlook e quiser criar pastas para cada conta de e-mail em lotes para pessoas específicas, pode usar o método VBA para mover as mensagens contendo pessoas específicas das Caixas de Entrada ou Enviadas de suas contas de e-mail. Por favor, faça o seguinte.
1. No seu Outlook, clique em "Arquivo" > "Opções" > "Centro de Confiabilidade" e, em seguida, clique em "Configurações do Centro de Confiabilidade".
2. Na caixa de diálogo pop-up, alterne para "Configurações de Macro", selecione "Habilitar todas as macros" e marque "Aplicar configurações de segurança de macro aos suplementos instalados".
3. Clique nos botões "OK" para fechar as caixas de diálogo.
4. Pressione as teclas "Alt" + "F11" para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.
5. Clique em "Inserir" > "Módulo". Em seguida, copie qualquer um dos seguintes códigos VBA para a janela Módulo.
Código VBA 1: Criação em lote de pastas para organizar e-mails contendo remetentes específicos nas Caixas de Entrada de todas as contas de e-mail
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota: Você deve substituir trechos específicos de acordo com os comentários nas linhas 12, 16 e 35 do código VBA acima.
Código VBA 2: Criação em lote de pastas para organizar e-mails contendo destinatários específicos nas Caixas de Entrada de todas as contas de e-mail
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota:
- 1) Você deve substituir trechos específicos de acordo com os comentários nas linhas 12, 16 e 35 do código VBA acima.
- 2) Para arquivar mensagens contendo destinatários CC ou BCC específicos, descomente as linhas 28 e 33 excluindo o apóstrofo (') no início das linhas.
6. Pressione "F5" para executar o código VBA. E novas pastas serão criadas se houver mensagens que atendam às condições.
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