Como criar uma pasta para organizar e-mails contendo pessoas específicas no Outlook?

Oprimido por uma caixa de entrada desordenada? Neste tutorial, apresentarei três métodos para organizar e-mails contendo pessoas específicas no Outlook para melhor eficiência.

Sempre mova e-mails contendo determinadas pessoas para uma pasta criada

Crie uma pasta de pesquisa para organizar automaticamente emails para pessoas específicas

Crie pastas em lote para organizar e-mails para todas as suas contas de e-mail com VBA

Sempre mova e-mails contendo determinadas pessoas para uma pasta criada

1. Clique com o botão direito do mouse na conta de e-mail para a qual você criará uma pasta para organizar e-mails, selecione Nova pasta no menu do botão direito do mouse e nomeie a pasta.

2. Na sua pasta Caixa de Entrada ou Itens Enviados, selecione qualquer uma das mensagens de e-mail contendo endereço de e-mail específico que você irá mover todos os seus e-mails para a pasta criada.

3. No INÍCIO guia, no Mover grupo, clique em Regras > Sempre mover mensagens de: endereço de e-mail específico e / ou Regras > Sempre mover mensagens para: endereço de e-mail específico de acordo com suas necessidades.

4. Na caixa de diálogo pop-up Regras e alertas, especifique a pasta para a qual você moverá as mensagens e clique em OK.

5. Os e-mails na pasta Caixa de entrada ou Itens enviados que atendem às condições agora são movidos para a pasta que você acabou de criar. E as futuras mensagens de e-mail também irão para a pasta diretamente se atenderem às condições.

Crie uma pasta de pesquisa para organizar automaticamente emails para pessoas específicas

Se você não deseja mover as mensagens para uma pasta, mas apenas visualizá-las facilmente. Você pode criar uma pasta de pesquisa no Outlook, que permite localizar mensagens de email correspondentes a critérios especificados em várias pastas, mas mantê-las em suas pastas originais.

1. No Pasta guia, no Novo grupo, clique em Nova Pasta de Pesquisa.

2. Na caixa de diálogo pop-up Nova pasta de pesquisa, faça o seguinte:

1) Na caixa Selecionar uma Pasta de Pesquisa, na lista Email de Pessoas e Listas, selecione Mail de e para pessoas específicasou E-mail de Pessoas Específicas como você precisa.
2) Na caixa Personalizar pasta de pesquisa, clique em Escolha para selecionar pessoas da sua lista de endereços.
3) Especifique a conta de e-mail de onde procurar e-mails.
4) Clique OK.

3. Uma pasta de pesquisa é criada em Pastas de pesquisa, contendo as mensagens de e-mail que atendem às condições.

Crie pastas em lote para organizar e-mails para todas as suas contas de e-mail com VBA

Se você tiver várias contas de e-mail no Outlook e quiser criar pastas para cada conta de e-mail em lotes para pessoas específicas, poderá usar o método VBA para mover as mensagens contendo pessoas específicas das pastas Caixas de entrada ou Enviadas de suas contas de e-mail. Por favor, faça o seguinte.

1. No Outlook, clique em Envie o > Opções > trust Center, e depois clique em Configurações da Central de confiança.

2. Na caixa de diálogo pop-up, alterne para Configurações de macro, selecione Habilitar todas as macros, e verificar Aplicar configurações de segurança de macro aos suplementos instalados.

3. Clique OK botões para fechar as caixas de diálogo.

4. aperte o outro + F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Clique inserção > Módulo. Em seguida, copie um dos seguintes códigos VBA para a janela Módulo.

Código VBA 1: crie pastas em lote para organizar e-mails contendo remetentes específicos nas caixas de entrada de todas as contas de e-mail

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Observação: você deve substituir trechos específicos de acordo com os comentários nas linhas 12, 16 e 35 do código VBA acima.

Código VBA 2: crie pastas em lote para organizar e-mails contendo destinatários específicos nas caixas de entrada de todas as contas de e-mail

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Observação:

1) Você deve substituir trechos específicos de acordo com os comentários nas linhas 12, 16 e 35 do código VBA acima.
2) Para arquivar mensagens contendo destinatários CC ou BCC específicos, remova o comentário das linhas 28 e 33 excluindo o apóstrofo (') no início das linhas.

6. Pressione F5 para executar o código VBA. E novas pastas serão criadas se houver mensagens que atendam às condições.

Observação: O método VBA funciona para mensagens de e-mail existentes. Se houver novas mensagens de/para a pessoa específica que você deseja arquivar, repita a etapa 4-6.