Como criar uma pasta no Outlook para organizar mensagens que incluam destinatários específicos?
Sente-se sobrecarregado(a) com uma caixa de entrada desorganizada? Neste tutorial, revelo três métodos eficazes para organizar mensagens que incluam contactos específicos no Outlook — e impulsionar a sua produtividade.
Mover sempre para uma pasta criada as mensagens que contenham determinadas pessoas
1. Clique com o botão direito na conta de correio em que deseja criar uma pasta para organizar as suas mensagens, selecione «Nova Pasta» no menu de contexto e dê-lhe um nome.
2. Na sua Caixa de Entrada ou na pasta Itens Enviados, selecione qualquer mensagem que contenha os endereços de e-mail específicos cujas mensagens pretende mover para a pasta criada.
3. No separador «Base», no grupo «Mover», clique em «Regras» > «Mover Sempre Mensagens de: Endereço de Email específicas» e/ou «Regras» > «Mover Sempre Mensagens Para: Endereço de Email específicas», conforme as suas necessidades.
4. Na caixa de diálogo «Regras e Alertas» que surge, indique a pasta para a qual pretende mover as mensagens e clique em «OK».
5. As mensagens na Caixa de Entrada ou na pasta Itens Enviados que cumprirem as condições são agora movidas para a pasta que acabou de criar. Além disso, futuras mensagens que cumprirem as mesmas condições serão encaminhadas diretamente para essa pasta.
Criar uma pasta de pesquisa para organizar automaticamente mensagens de pessoas específicas
Se não quiser mover as mensagens para uma pasta, mas desejar visualizá-las facilmente, pode criar uma pasta de pesquisa no Outlook — uma solução inteligente que lhe permite localizar mensagens com base em critérios específicos, mesmo que estejam distribuídas por várias pastas, mantendo-as sempre nas respetivas pastas originais.
1. No separador «Pasta», no grupo «Novo», clique em «Nova Pasta de Pesquisa».
- 1) Na caixa «Selecionar uma pasta de pesquisa», na lista «Correio de pessoas e listas», escolha «Correio de e para pessoas específicas» ou «Correio de pessoas específicas», conforme as suas necessidades.
- 2) Na caixa «Personalizar pasta de pesquisa», clique em «Escolher» para selecionar contactos da sua Lista de Endereços.
- 3) Indique a conta de e-mail a partir da qual deseja pesquisar mensagens.
- 4) Clique em «OK».
3. É criada uma pasta de pesquisa em «Pastas de Pesquisa», com as mensagens que cumprem as condições definidas.
Criar pastas em lote para organizar mensagens de todas as suas contas com VBA
Se tiver várias contas de correio configuradas no Outlook e pretender criar pastas em lote para cada conta, dedicadas a contactos específicos, pode utilizar um método VBA para mover automaticamente as mensagens que incluam essas pessoas — quer provenham da Caixa de Entrada, quer da pasta Itens Enviados — das respetivas contas. Siga os passos abaixo.
1. No seu Outlook, clique em «Ficheiro» > «Opções» > «Centro de Confiança» e, de seguida, em «Definições do Centro de Confiança».
2. Na caixa de diálogo que surge, aceda a «Definições de Macros», selecione «Ativar todas as macros» e ative a opção «Aplicar definições de segurança de macros aos suplementos instalados».
3. Clique nos botões «OK» para fechar as caixas de diálogo.
4. Prima as teclas «Alt» + «F11» para abrir a janela do Microsoft Visual Basic for Applications.
5. Clique em «Inserir» > «Módulo» e, de seguida, copie um dos códigos VBA seguintes para a janela do Módulo.
Código VBA 1: Criar pastas em lote para organizar mensagens que contenham remetentes específicos nas Caixas de Entrada do Todas as Contas
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota: Deve substituir determinados excertos de acordo com os comentários nas linhas 12.ª, 16.ª e 35.ª do código VBA acima.
Código VBA 2: Criar pastas em lote para organizar mensagens que contenham destinatários específicos nas Caixas de Entrada do Todas as Contas
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota:
- 1) Deve substituir determinados excertos de acordo com os comentários nas linhas 12.ª, 16.ª e 35.ª do código VBA acima.
- 2) Para arquivar mensagens que incluam destinatários específicos em cópia (CC) ou cópia oculta (BCC), descomente as linhas 28.ª e 33.ª, removendo a plica (') no início dessas linhas.
6. Prima «F5» para executar o código VBA. Será criada uma nova pasta se existirem mensagens que cumpram as condições.
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