Como exportar e-mails do Outlook para o Excel automaticamente?
Normalmente, você pode exportar e-mails do Outlook para o Excel usando o recurso Importar/Exportar. No entanto, se precisar exportar automaticamente e-mails recebidos para um arquivo do Excel assim que eles chegarem, o Outlook não oferece uma solução integrada. Este artigo apresenta dois métodos para realizar isso:
Exportar Automaticamente Novos E-mails Recebidos da Caixa de Entrada para o Excel Usando VBA (Manual & Tedioso)
Exportar Rapidamente Todos os E-mails de uma Pasta Selecionada para um Relatório do Excel com Kutools para Outlook 👍 (Rápido & Fácil)
Exportar Automaticamente Novos E-mails Recebidos da Caixa de Entrada para o Excel Usando VBA
Se você precisa de uma maneira automatizada de exportar novos e-mails para o Excel, pode usar o seguinte código VBA. Esse método monitora a pasta Caixa de Entrada e exporta detalhes dos novos e-mails para um arquivo do Excel assim que eles chegam.
Passo 1: Prepare o Arquivo do Excel
Antes de executar o código VBA, configure uma pasta de trabalho do Excel para armazenar os dados de e-mail exportados. Na primeira linha, inclua os seguintes cabeçalhos de coluna: Nº., Nome do Remetente, Endereço de Email do Remetente, Assunto e Hora de Recebimento.
Passo 2: Abra o Editor VBA no Outlook
1. Pressione Alt + F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.
2. No painel Project1 (VbaProject.OTM), expanda Objetos do Microsoft Outlook e clique duas vezes em ThisOutlookSession.
Passo 3: Insira o Código VBA
Copie e cole o seguinte código VBA no módulo:
Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xExcelFile As String
Dim xExcelApp As Excel.Application
Dim xWb As Excel.Workbook
Dim xWs As Excel.Worksheet
Dim xNextEmptyRow As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
' Update this path with your actual Excel file path
xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
Set xWb = GetObject(xExcelFile)
If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
Else
Set xExcelApp = New Excel.Application
End If
Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
Set xWs = xWb.Sheets(1)
xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
With xWs
.Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
.Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
.Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
.Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
.Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
End With
xWs.Columns("A:E").AutoFit
xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
On Error Resume Next
xFreeFile = FreeFile()
Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
Close xFreeFile
xErrNo = Err
On Error GoTo 0
Select Case xErrNo
Case 0: IsWorkBookOpen = False
Case 70: IsWorkBookOpen = True
Case Else: Error xErrNo
End Select
End Function
Passo 4: Ative a Biblioteca de Objetos do Microsoft Excel
1. Na janela Microsoft Visual Basic for Applications, clique em Ferramentas > Referências.
2. Na caixa de diálogo Referências - Project1, role para baixo e marque a opção Microsoft Excel Object Library.
3. Clique em OK para aplicar as alterações.
Passo 5: Salve e Reinicie o Outlook
1. Salve o código VBA e feche o editor.
2. Reinicie o Outlook para que as alterações tenham efeito.
Resultado:
A partir de agora, todo novo e-mail que chegar na Caixa de Entrada será automaticamente exportado para a pasta de trabalho do Excel especificada.
Limitações do Método VBA:
- ❌ Funciona Apenas Para Uma Caixa de Entrada: Este método só rastreia novos e-mails na Caixa de Entrada padrão. Se você tiver várias contas, ele não capturará e-mails de outras contas.
- ❌ Requer Outlook Habilitado para Macros: As macros VBA devem estar habilitadas para funcionar, o que pode gerar preocupações de segurança.
- ❌ Dependência de Caminho de Arquivo: Se o arquivo do Excel for movido ou excluído, o código falhará.
- ❌ Configuração Manual Necessária: Os usuários devem inserir manualmente o caminho do arquivo do Excel e configurar o ambiente VBA.
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Passo 1: Selecione a Pasta e Ative o Recurso Relatório Rápido
1. Abra o Outlook e navegue até a pasta que deseja exportar (Caixa de Entrada, Caixa de Saída, Itens Enviados, etc.).
2. Clique em Kutools Plus > Relatório > Relatório Rápido.
Passo 2: Escolha o Local de Salvamento
1. Na janela Salvar Relatório, escolha um local e insira um nome de arquivo para a exportação.
2. Clique em Salvar.
Passo 3: Abra o Relatório Exportado
Uma mensagem de confirmação aparecerá. Clique em Sim para abrir o arquivo exportado.
Resultado:
Todos os e-mails da pasta selecionada serão exportados para um arquivo XML amigável ao Excel, exibindo o remetente, assunto, hora de recebimento e mais.
Vantagens do Método Kutools para Outlook:
- ✅ Funciona Com Qualquer Pasta: Exporte e-mails da Caixa de Entrada, Itens Enviados, Caixa de Saída ou pastas personalizadas.
- ✅ Não Requer VBA: Não é necessário habilitar macros ou editar código.
- ✅ Suporte Multi-Conta: Exporte e-mails de várias contas de e-mail sem esforço.
- ✅ Economiza Tempo: Alguns cliques geram um relatório instantâneo.
- ✅ Exportação de Dados Personalizável: Escolha quais detalhes (assunto, remetente, data, etc.) incluir.
Qual Método Você Deve Usar?
Aqui está uma comparação dos dois métodos para ajudar você a decidir qual é o melhor para suas necessidades:
| Método | Melhor Para | Facilidade de Uso | Eficiência |
|---|---|---|---|
| Usando Código VBA (Automatizado mas Complexo) | Exportar automaticamente novos e-mails da Caixa de Entrada | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| Usando Kutools para Outlook (Simples e Flexível) | Exportar rapidamente todos os e-mails de uma pasta selecionada | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Ao escolher o método certo, você pode exportar eficientemente e-mails do Outlook para o Excel com base nas necessidades do seu fluxo de trabalho!
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