Como arquivar (automaticamente) apenas as tarefas concluídas no Outlook?
É fácil arquivar uma pasta de tarefas completa no Outlook. Contudo, o método habitual de arquivo elimina tarefas com base na Data de Modificação, podendo assim remover tarefas em curso ou ainda não iniciadas. Será que existe uma forma de arquivar apenas as Tarefas Concluídas, sem afetar quaisquer tarefas pendentes ou não iniciadas? Este artigo apresenta-lhe uma solução alternativa.
Arquivar (automaticamente) apenas Tarefas Concluídas no Outlook
Arquivar (automaticamente) apenas Tarefas Concluídas no Outlook
Para arquivar apenas todas as Tarefas Concluídas numa pasta de tarefas no Outlook, siga os passos seguintes:
1. Na vista «Tarefas», clique em «Pasta» > «Nova Pasta» para criar uma nova pasta de tarefas.
2. Na caixa de diálogo «Criar Nova Pasta» que se abre, (1) introduza um novo nome para a pasta de tarefas na caixa «Nome», (2) clique para realçar a pasta «Tarefas» onde pretende colocar a nova pasta na lista «Selecione onde colocar a pasta» e (3) clique no botão «OK». Veja a captura de ecrã:
3. Clique para abrir a pasta de tarefas onde pretende arquivar apenas as Tarefas Concluídas, prima simultaneamente as teclas «Ctrl» + «E» para ativar as «Ferramentas de Pesquisa» e, em seguida, clique em «Pesquisar» > «Tarefas Concluídas». Veja a captura de ecrã:
4. Agora, todas as Tarefas Concluídas foram localizadas. Selecione-as e arraste-as diretamente para a nova pasta de tarefas criada no painel «Navegação». Veja a captura de ecrã:
5. Clique em «Ficheiro» > «Informações» > «Ferramentas» > «Limpar Itens Antigos» (ou em «Ficheiro» > «Informações» > «Ferramentas de Limpeza» > «Arquivo») para abrir a caixa de diálogo Arquivo.
6. Na caixa de diálogo Arquivo que surge, (1) assinale a opção «Arquivar esta pasta e todas as subpastas», (2) clique para selecionar a nova pasta de tarefas criada na lista abaixo, (3) introduza «Amanhã» na caixa «Arquivar itens anteriores a» e (4) clique no botão «Procurar». Veja a captura de ecrã:
7. Surge agora a caixa de diálogo «Abrir Arquivo do Outlook». Introduza um nome para o novo ficheiro de arquivo na caixa «Nome do ficheiro» e, em seguida, clique sucessivamente em «OK» para fechar as duas caixas de diálogo.
8. Na janela do Microsoft Outlook que surge, clique no botão «Sim» para continuar.
Até agora, todas as Tarefas Concluídas que transferiu para a pasta Tarefa foram arquivadas manualmente.
Nota: Caso precise de configurar as definições de Arquivo Automático para a pasta Tarefa, clique com o botão direito do rato na pasta Tarefa, selecione «Propriedades» no menu de contexto e defina as opções de Arquivo Automático na caixa de diálogo Propriedades que aparece. Veja a captura de ecrã:
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