Alterar visualização da Caixa de Entrada

Você pode facilmente alterar a pasta Caixa de Entrada para as visualizações predefinidas: compacta, única e prévia. No entanto, se essas visualizações não atenderem às suas necessidades, é possível personalizar a visualização atual. Este tutorial mostra como adicionar ou remover colunas da visualização atual.

2.1 Adicionar uma coluna na visualização atual

Por exemplo, se você deseja adicionar a coluna "CC" na visualização atual, siga os passos abaixo:

1. Abra a pasta de email desejada (neste caso, a Caixa de Entrada) e clique em "Visualizar" > "Adicionar Colunas".

2. Na caixa de diálogo Exibir Colunas, siga os passos:
(1) Selecione a categoria que contém a coluna desejada na lista suspensa "Selecionar colunas disponíveis de". Neste caso, escolha "Todos os campos de email".
(2) Na lista "Colunas disponíveis", clique para selecionar a coluna desejada. Neste caso, selecione "CC".
(3) Clique no botão "Adicionar".

3. Agora a coluna "CC" foi adicionada à lista da direita. Selecione "CC" nessa lista e clique em "Mover para Cima" para posicioná-la corretamente.

4. Clique no botão "OK".

Pronto, a coluna "CC" foi adicionada à pasta de email atual. Veja o exemplo na imagem:

Observações:
(1) Se a pasta estiver na visualização compacta, talvez você não veja a coluna adicionada até desativar ou mover o painel de leitura para baixo. Clique em "Visualizar" > "Painel de Leitura" > "Desativado" ou "Inferior" para ajustar o painel.
(2) Você pode clicar em "Visualizar" > "Redefinir Visualização" para restaurar as configurações padrão.

2.2 Remover uma coluna da visualização atual

Existem vários métodos para remover uma coluna da visualização atual.

2.2.1 Remover uma coluna da visualização atual

Supondo que a pasta Caixa de Entrada esteja atualmente na visualização de prévia e você queira remover a coluna "Assunto" dessa visualização, siga os passos:

1. Clique em "Visualizar" > "Adicionar Colunas" para abrir a caixa de diálogo Exibir Colunas.

2. Na caixa de diálogo Exibir Colunas, selecione a coluna que deseja remover na lista "Exibir estas colunas nesta ordem" e clique no botão "Remover".

3. Clique no botão "OK".

Agora a coluna "Assunto" foi removida da visualização atual.

2.2.2 Remover uma coluna da visualização atual pelo menu de contexto

Se a pasta Caixa de Entrada estiver na visualização única ou de prévia, você pode remover uma coluna facilmente pelo menu de contexto.
Na lista de mensagens, clique com o botão direito no cabeçalho da coluna que deseja remover e selecione "Remover Esta Coluna" no menu de contexto.

A coluna especificada será removida imediatamente da visualização atual.

Observação: Se a pasta estiver na visualização compacta, não é possível clicar com o botão direito no cabeçalho da coluna até desativar ou mover o painel de leitura para baixo. Clique em "Visualizar" > "Painel de Leitura" > "Desativado" ou "Inferior" para ajustar o painel.

2.2.3 Remover uma coluna da visualização atual arrastando e soltando

Se a pasta Caixa de Entrada estiver na visualização única ou de prévia, também é possível remover uma coluna facilmente arrastando e soltando.

Na parte superior da lista de mensagens, clique no cabeçalho da coluna que deseja remover, arraste-o e solte-o fora da lista de mensagens. A coluna será removida imediatamente da visualização atual.

Observação: Se a pasta estiver na visualização compacta, não é possível arrastar o cabeçalho da coluna até desativar ou mover o painel de leitura para baixo. Clique em "Visualizar" > "Painel de Leitura" > "Desativado" ou "Inferior" para ajustar o painel.

Se você não personalizou a visualização da Caixa de Entrada ou redefiniu para a visualização padrão, os emails são agrupados e classificados automaticamente por data e hora de recebimento na lista de mensagens. Aqui, este tutorial mostra como organizar ou agrupar emails por diferentes critérios.

3.1 Organizar rapidamente (agrupar e classificar) emails

Você pode organizar rapidamente os emails (agrupar e classificar simultaneamente) usando os comandos de organização na Faixa de Opções e na lista de mensagens.

1. Após abrir a pasta Caixa de Entrada, clique no ícone "Mais" no canto inferior direito da caixa "Organização" na guia "Visualizar" e, em seguida, clique em "Exibir em Grupos" para ativar essa opção.
Dica: Por padrão, essa opção já está ativada. Verifique se ela está habilitada antes de prosseguir com as operações abaixo.

2. Depois, você pode organizar rapidamente os emails clicando nos critérios na caixa "Organização" na guia "Visualizar".

Você também pode organizar rapidamente os emails na lista de mensagens clicando em na parte superior da lista de mensagens e, em seguida, selecionar um critério de organização na seção "Organizar por" do menu suspenso. Veja o exemplo na imagem:

3.2 Agrupar emails com as Configurações de Visualização

Você também pode configurar as opções de visualização e agrupar emails por um ou mais critérios facilmente na visualização atual.

1. Após abrir a pasta Caixa de Entrada, clique em "Visualizar" > "Configurações de Visualização".

2. Na caixa de diálogo que abrir, clique no botão "Agrupar por".

3. Na caixa de diálogo Agrupar por que aparecer, siga os passos:
(1) Desmarque a opção "Agrupar automaticamente de acordo com a organização";
(2) Na seção "Agrupar itens por", selecione o critério pelo qual deseja agrupar os emails na lista suspensa;
(3) Selecione e marque a ordem de classificação conforme necessário. Neste caso, marque "Crescente".

Dicas:
(1) Se não encontrar o critério de agrupamento desejado no passo (2) acima, altere a categoria do campo na lista suspensa "Selecionar campos disponíveis de" e, em seguida, selecione novamente o critério de agrupamento na lista "Agrupar itens por".
(2) Se precisar agrupar emails por vários critérios, continue especificando os critérios de agrupamento e a ordem de classificação nas seções "Depois por" abaixo, conforme necessário.

4. Clique em "OK" > "OK" sucessivamente.

Agora os emails estão agrupados pelo critério especificado na lista de mensagens.

3.3 Observações

(1) Se precisar limpar o agrupamento personalizado e agrupar os itens por data novamente, clique em "Visualizar" > "Data" na caixa "Organização" da Faixa de Opções ou > "Data" no topo da lista de mensagens.

(2) Se precisar limpar as configurações de visualização personalizadas da visualização atual, clique em "Visualizar" > "Redefinir Visualização" na Faixa de Opções.

Após abrir a pasta de emails da Caixa de Entrada, você verá que os emails são automaticamente agrupados e classificados por data de recebimento na lista de mensagens. Em alguns casos, você pode querer classificar os emails por um ou mais critérios. Aqui, este tutorial mostra como classificar emails na lista de mensagens.

4.1 Classificar rapidamente emails pelos comandos de organização

Você pode classificar rapidamente os emails clicando nos comandos da caixa "Organização" na guia "Visualizar" da Faixa de Opções.

1. Por exemplo, para classificar emails por remetente, clique no ícone "Mais" no canto inferior direito da caixa "Organização" na guia "Visualizar" e, em seguida, clique em "Exibir em Grupos" para desativar essa opção.

2. Em seguida, clique em "De" na caixa "Organização" para classificar os emails por remetente e clique em "Inverter Seleção" para inverter a ordem de classificação conforme necessário.

Dicas: Você também pode clicar na seta no topo da lista de mensagens e, em seguida, especificar critérios de classificação na seção "Organizar por" do menu suspenso para classificar os emails na lista de mensagens. E clique em "A a Z" ou "Z a A" no menu suspenso ou no topo da lista de mensagens para inverter a ordem de classificação.

4.2 Classificar rapidamente emails clicando no cabeçalho da coluna

Se as colunas estiverem sendo exibidas na visualização, você pode clicar no cabeçalho de uma coluna específica para classificar rapidamente todos os emails por esse campo.

Dicas:
(1) Se a pasta Caixa de Entrada estiver na visualização compacta, clique em "Visualizar" > "Painel de Leitura" > "Desativado" ou "Inferior" para exibir todas as colunas.
(2) Se a interface do Outlook estiver muito estreita para exibir todas as colunas, algumas colunas desaparecerão.

4.3 Classificar emails configurando as opções de visualização

Você pode configurar as opções de visualização e classificar os emails por um ou vários critérios conforme necessário.

1. Após abrir a pasta Caixa de Entrada, clique em "Visualizar" > "Configurações de Visualização".

2. Na caixa de diálogo Configurações Avançadas de Visualização, clique no botão "Classificar".

3. Na caixa de diálogo Classificar que aparecer, na seção "Classificar itens por", selecione o critério principal na lista suspensa e marque a ordem de classificação desejada.

Dicas:
(1) Se precisar adicionar critérios de classificação secundários, vá para a primeira seção "Depois por", selecione o critério secundário e a ordem de classificação. O mesmo vale para o terceiro e quarto critérios.
(2) Se não encontrar o critério de classificação adequado na lista suspensa, altere a categoria do campo na lista suspensa "Selecionar campos disponíveis de" e, em seguida, especifique o critério de classificação.

4. Clique nos botões "OK" sucessivamente para salvar as configurações de visualização.

Agora todos os emails estão classificados pelos critérios especificados na lista de mensagens.

4.4 Observações

1. Você pode clicar em "Data" na caixa "Organização" na guia "Visualizar" da Faixa de Opções para limpar a classificação personalizada e restaurar a classificação original.

2. Você pode limpar todas as configurações de visualização personalizadas da visualização atual clicando em "Visualizar" > "Redefinir Visualização".

Normalmente, ao exibir a pasta Caixa de Entrada nas visualizações compacta, única ou de prévia, todos os emails são listados na lista de mensagens. Na verdade, é possível filtrar emails e exibir apenas aqueles que atendem a determinados critérios na lista de mensagens.

5.1 Filtrar rapidamente emails não lidos

Após abrir a pasta Caixa de Entrada, clique em "Não lidos" no topo da lista de mensagens para filtrar imediatamente todos os emails não lidos. Para limpar o filtro, clique em "Todos" no topo da lista de mensagens.

Você também pode clicar na seta no topo da lista de mensagens para ativar o menu suspenso e, em seguida, clicar em "Email não lido" ou "Email mencionado" para filtrar emails não lidos ou mencionados e clicar em "Todos os emails" para limpar o filtro.

5.2 Filtrar emails configurando as opções de visualização

Você pode alterar as opções de visualização para filtrar emails por critérios específicos facilmente. Siga os passos:

1. Após abrir a pasta Caixa de Entrada, clique em "Visualizar" > "Configurações de Visualização".

2. Na caixa de diálogo Configurações Avançadas de Visualização, clique no botão "Filtro".

3. Na caixa de diálogo Filtro, adicione um ou mais critérios de filtro conforme necessário.

(1) Na guia Email, você pode adicionar os seguintes critérios de filtro:

• "Pesquisar pela(s) palavra(s)": filtra emails pelas palavras-chave especificadas no assunto ou corpo da mensagem;
• "De": filtra emails por remetente;
• "Enviar para": filtra emails por destinatários;
• "Onde eu estou": filtra emails enviados apenas para você, emails em que você está em CC com outros ou emails enviados para vários destinatários incluindo você;
• "Hora": filtra emails por hora de recebimento, hora de envio, hora de vencimento, hora de expiração, hora de criação ou hora de modificação.

(2) Na guia Mais Opções, você pode adicionar os seguintes critérios de filtro:

• "Categorias": filtra emails por uma ou mais categorias;
• "Apenas itens que são": filtra emails não lidos ou lidos;
• "Apenas itens com": filtra emails com ou sem anexos;
• "Cuja importância é": filtra emails por status de importância;
• "Apenas itens que": filtra emails por status de sinalização;
• "Diferenciar maiúsculas de minúsculas": filtra emails com sensibilidade a maiúsculas/minúsculas;
• "Tamanho": filtra emails por tamanho da mensagem.

(3) Na guia Avançado, você pode adicionar vários critérios de filtro personalizados conforme necessário.

Por exemplo, para filtrar emails por destinatário em CC, especifique o critério como "CC contém endereço de email especificado" na seção "Definir mais critérios" e clique em "Adicionar à Lista" para adicionar esse critério personalizado à caixa "Localizar itens que correspondam a estes critérios".

Você pode adicionar quantos critérios de filtro desejar aqui, e a relação lógica entre eles é "E".

4. Clique nos botões "OK" sucessivamente para salvar as configurações de filtro.

Agora você verá que os emails foram filtrados e apenas os que atendem a todos os critérios especificados estão listados na lista de mensagens.

Dica: Se você filtrar emails alterando as opções de visualização, pode limpar o filtro assim: (1) Clique em "Visualizar" > "Configurações de Visualização"; (2) Na caixa de diálogo Configurações Avançadas de Visualização, clique no botão "Filtro"; (3) Na caixa de diálogo Filtro, clique primeiro em "Limpar Tudo" e depois em "OK"; (4) Por fim, clique em "OK" para fechar a caixa de diálogo Configurações Avançadas de Visualização.

5.3 Observações

Você pode limpar todas as configurações de visualização personalizadas e restaurar a visualização padrão clicando em "Visualizar" > "Redefinir Visualização" facilmente.

Após abrir uma pasta de email, como a Caixa de Entrada, é possível alterar as fontes e as configurações de visualização em tabela (linhas e colunas) na lista de mensagens. Este tutorial mostra como fazer outras configurações e personalizar a aparência da lista de mensagens no Outlook.

6.1 Configurar outras opções para alterar fontes e outras configurações de visualização em tabela

Supondo que a Caixa de Entrada esteja na visualização de prévia, usarei a Caixa de Entrada como exemplo para configurar outras opções e alterar a fonte e outras configurações de visualização em tabela para a lista de mensagens.

1. Após abrir a pasta Caixa de Entrada, clique em "Visualizar" > "Configurações de Visualização".

2. Na caixa de diálogo Configurações Avançadas de Visualização, clique no botão "Outras Configurações".

3. Agora a caixa de diálogo Outras Configurações será exibida. Você pode configurar as opções de visualização conforme necessário.

6.1.1 Fonte da Coluna

Este botão altera a fonte, o estilo da fonte e o tamanho da fonte dos cabeçalhos das colunas.

Na caixa de diálogo Outras Configurações, clique no botão "Fonte da Coluna". Em seguida, na caixa de diálogo Fonte, especifique a fonte, o estilo da fonte e o tamanho da fonte conforme necessário e clique em "OK" para salvar as configurações.

Após salvar as configurações de visualização, você verá que a fonte dos cabeçalhos das colunas na lista de mensagens foi alterada conforme especificado.

6.1.2 Fonte da Linha

Este botão altera a fonte, o estilo da fonte e o tamanho da fonte de cada linha de email na lista de mensagens.

Na caixa de diálogo Outras Configurações, clique no botão "Fonte da Linha". Em seguida, na caixa de diálogo Fonte, especifique a fonte, o estilo da fonte e o tamanho da fonte conforme necessário e clique em "OK".

Após salvar as configurações de visualização, cada linha da lista de mensagens será exibida com a fonte, o estilo e o tamanho especificados.

6.1.3 Permitir edição na célula

Se você marcar a opção "Permitir edição na célula" na caixa de diálogo Outras Configurações e salvar as alterações, verá que cada campo de um email na lista de mensagens se torna editável. Basta clicar no campo desejado para adicionar, remover ou editar o conteúdo diretamente.

6.1.4 Exibir linha de "novo item"

Após marcar a opção "Permitir edição na célula", a opção "Exibir linha de 'novo item'" ficará disponível. Se ativada, será adicionada uma linha em branco no topo da lista de mensagens para facilitar a adição de um novo item.

6.1.5 Estilo da linha de grade

Por padrão, as linhas de grade entre os emails são sólidas. Você pode alterar o estilo das linhas de grade aqui.

Na caixa de diálogo Outras Configurações, clique na caixa "Estilo da linha de grade" e selecione um estilo na lista suspensa.

Após salvar, as linhas de grade entre os emails mudarão para o estilo especificado.

6.1.6 Exibir itens em Grupos

Por padrão, esta opção está marcada. Se você desativar a opção "Exibir itens em Grupos", os nomes dos grupos serão removidos da lista de mensagens.

6.1.7 Fonte (Prévia da Mensagem)

Este botão altera a fonte, o estilo da fonte e o tamanho da fonte da prévia da mensagem.

Clique no botão "Fonte" na seção "Prévia da Mensagem". Em seguida, na caixa de diálogo Fonte, especifique a fonte, o estilo e o tamanho conforme necessário e clique em "OK".

Após salvar, os textos na prévia da mensagem serão exibidos com as novas configurações de fonte.

6.1.8 Painel de Leitura

Na caixa de diálogo Outras Configurações, marcar "Direita" exibe o painel de leitura à direita, marcar "Inferior" posiciona-o na parte inferior e marcar "Desativado" desativa o painel de leitura.

6.1.9 Usar layout compacto em larguras menores que n caracteres

Esta opção está ativada por padrão. Ela muda automaticamente para a visualização compacta quando a interface do Outlook está muito estreita. Se desativada, você pode escolher "Sempre usar layout de linha única" ou "Sempre usar layout compacto".

6.1.10 Exibir mensagens de todas as pastas em grupos de conversas expandidos

Se ativada, emails de outras pastas serão exibidos dentro das conversas expandidas caso pertençam ao mesmo tópico de conversa.

6.1.11 Exibir grupos de conversas usando visualização clássica indentada

Se ativada, as respostas são automaticamente indentadas sob os emails aos quais você respondeu nas conversas.

Observações

1. Se a pasta de email estiver na visualização compacta, algumas configurações podem não surtir efeito até que você mova o painel de leitura para baixo ou o desative.

2. Não importa quantas configurações personalizadas você tenha feito, é possível limpar todas rapidamente clicando em "Visualizar" > "Redefinir Visualização".

É comum usar formatação condicional para destacar células, linhas ou colunas automaticamente no Excel. Da mesma forma, também podemos aplicar formatação condicional para destacar emails automaticamente no Outlook. Este tutorial mostra como usar a formatação condicional no Outlook.

7.1 Aplicar formatação condicional para destacar emails automaticamente

Supondo que precisamos destacar automaticamente todos os emails de um determinado remetente na Caixa de Entrada, podemos aplicar a formatação condicional conforme os passos abaixo:

1. Após abrir a pasta Caixa de Entrada, clique em "Visualizar" > "Configurações de Visualização".

2. Na caixa de diálogo Configurações Avançadas de Visualização, clique no botão "Formatação Condicional".

3. Agora será exibida a caixa de diálogo Formatação Condicional. Clique no botão "Adicionar" e digite um novo nome para a regra de formatação condicional na caixa "Nome".

Dicas: Se precisar modificar uma regra existente, clique para destacá-la na lista "Regras para esta visualização".

4. Em seguida, clique no botão "Fonte" na caixa de diálogo Formatação Condicional. Na caixa de diálogo Fonte, especifique a fonte, o estilo, o tamanho, a cor, etc. conforme necessário e clique em "OK".

5. Em seguida, clique no botão "Condição" na caixa de diálogo Formatação Condicional. Na caixa de diálogo Filtro, especifique os critérios de filtro conforme necessário e clique em "OK".

Dicas: No meu caso, digito o endereço de email do remetente especificado no campo "De" da caixa de diálogo Filtro.

6. Clique nos botões "OK" sucessivamente para salvar as configurações e fechar as caixas de diálogo.

Agora, na lista de mensagens, todos os emails que atendem aos critérios especificados serão destacados automaticamente.

7.2 Observações

1. Você pode limpar a regra de formatação condicional especificada assim: (1) Clique em "Visualizar" > "Configurações de Visualização"; (2) Clique no botão "Formatação Condicional" na caixa de diálogo Configurações Avançadas de Visualização; (3) Na caixa de diálogo Formatação Condicional, selecione a regra e clique em "Excluir"; (4) Clique nos botões "OK" para salvar as alterações.

2. Você pode limpar todas as configurações de visualização personalizadas e restaurar a visualização padrão clicando em "Visualizar" > "Redefinir Visualização".

Como você sabe, os emails são listados em uma grande tabela na lista de mensagens. É possível configurar as opções de visualização para alterar o formato de exibição das colunas, como alinhamento, largura da coluna, rótulo, etc. na tabela.

8.1 Especificar os formatos de exibição para cada coluna (campo)

Supondo que a Caixa de Entrada esteja na visualização de prévia, você pode especificar os formatos de exibição das colunas ou campos na lista de mensagens conforme os passos abaixo:

1. Após abrir a pasta Caixa de Entrada, clique em "Visualizar" > "Configurações de Visualização".

2. Na caixa de diálogo Configurações Avançadas de Visualização, clique no botão "Formatar Colunas".

3. Agora será exibida a caixa de diálogo Formatar Colunas. Configure e altere as opções conforme necessário:

(1) Na lista "Campos disponíveis", clique para selecionar a coluna que deseja alterar.

(2) Clique na caixa "Formato" e selecione o estilo de formato desejado na lista suspensa.
Dicas: As opções da lista suspensa "Formato" variam bastante dependendo da coluna selecionada na lista "Campos disponíveis".

(3) Se precisar renomear a coluna, digite um nome na caixa "Rótulo".

(4) Na seção "Largura", você pode configurar para exibir a coluna em largura fixa ou dinâmica, baseada no conteúdo desse campo de email.
Dicas: Mesmo que você tenha especificado a largura fixa, o valor mudará automaticamente ao alterar a largura da interface do Outlook, ativar ou desativar outras seções como painel de pastas, lista de tarefas, etc.

(5) Na seção "Alinhamento", altere o alinhamento da coluna especificada. Existem três estilos de alinhamento: Esquerda, Centralizar e Direita.

4. Após finalizar as configurações, clique nos botões "OK" sucessivamente para salvar e fechar as caixas de diálogo.

Agora, na lista de mensagens, a coluna especificada será exibida no novo formato.

8.2 Observações

1. Algumas das opções de visualização acima podem não surtir efeito quando o painel de leitura está exibido à direita da lista de mensagens. Nesse caso, desative o painel de leitura ou mova-o para baixo clicando em "Visualizar" > "Painel de Leitura" > "Desativado" ou "Inferior".

2. Você pode limpar rapidamente todas as configurações e formatos personalizados clicando em "Visualizar" > "Redefinir Visualização".

Se você personalizou as opções de visualização, como adicionar colunas, alterar critérios de agrupamento, critérios de classificação ou filtrar emails em uma pasta, pode redefinir rapidamente para as configurações padrão no Outlook.

9.1 Redefinir visualização atual

1. Abra a pasta desejada que você deseja redefinir para as configurações padrão e clique em "Visualizar" > "Redefinir Visualização".

2. Na caixa de diálogo do Microsoft Outlook que aparecer, clique no botão "Sim".

Agora a pasta aberta é restaurada imediatamente para as configurações de visualização padrão.

Redefinir visualização de uma determinada visualização

Você também pode seguir os passos abaixo para redefinir as configurações de uma determinada visualização.

1. Abra a pasta desejada e clique em "Visualizar" > "Alterar Visualização" > "Gerenciar Visualizações".

2. Na caixa de diálogo Gerenciar Todas as Visualizações, selecione a visualização desejada e clique no botão "Redefinir".

3. Na caixa de diálogo do Microsoft Outlook que aparecer, clique no botão "Sim".

Pronto, a visualização especificada foi redefinida. Feche a caixa de diálogo Gerenciar Todas as Visualizações conforme necessário.