Como arquivar emails em uma pasta sem anexos no Outlook?
O recurso Arquivar do Outlook é uma ferramenta prática para gerenciar o armazenamento de emails, mas ele salva todos os elementos dos emails, incluindo anexos, o que pode rapidamente tornar seu arquivo PST arquivado grande e incontrolável. Para otimizar o armazenamento e melhorar o desempenho, arquivar emails sem anexos é uma solução prática. Este artigo apresenta dois métodos práticos: usar VBA para uma abordagem manual e aproveitar o Kutools para Outlook para uma solução mais rápida e amigável.
Arquivar emails em uma pasta sem anexos usando VBA (Manual e Técnico)
Arquivar emails em uma pasta sem anexos com Kutools para Outlook 👍 (Rápido e Fácil de Usar)
Arquivar emails em uma pasta sem anexos usando VBA
Passo 1: Abra o editor VBA
Na visualização de Email, selecione a pasta que deseja arquivar. Pressione "Alt" + "F11" para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.
Passo 2: Insira o código VBA
Clique em "Inserir" > "Módulo" para criar um novo módulo. E cole o seguinte código VBA na janela do módulo:
VBA: Remover todos os anexos da pasta de email selecionada no Outlook
Sub RemoveAllAttachments()
Dim oItem As Object
Dim oMail As MailItem
For Each oItem In Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items
If TypeOf oItem Is MailItem Then
Set oMail = oItem
If oMail.Attachments.Count > 0 Then
Do While oMail.Attachments.Count > 0
oMail.Attachments.Remove 1
Loop
oMail.Save
End If
End If
Next
MsgBox "All attachments have been removed from the selected folder."
End Sub
Passo 3: Ativar impressão em segundo plano
Pressione "F5" ou clique no botão "Executar" para executar o código. Uma caixa de mensagem confirmará que todos os anexos foram removidos da pasta selecionada.
Passo 4: Arquive a pasta
- Clique em "Arquivo" > "Informações" > "Ferramentas" > "Limpar Itens Antigos".
- Na caixa de diálogo "Arquivar":
- 1) Selecione a pasta que você acabou de processar.
- 2) Insira "HOJE" na caixa "Arquivar itens mais antigos que".
- 3) Clique em "Procurar" para especificar a pasta de destino para o arquivo arquivado.
- Clique em "OK" para concluir o processo.
Desvantagens:
- Requer Conhecimento Técnico: Executar scripts VBA exige familiaridade com codificação, o que pode ser desafiador para usuários não técnicos.
- Risco de Erros: Erros no código VBA ou na execução podem levar a mudanças não intencionais, como a remoção acidental de anexos de emails não relacionados.
- Manual e Demorado: O processo envolve várias etapas, incluindo configurar e executar o script VBA e arquivar os emails manualmente, tornando-o ineficiente para tarefas frequentes.
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Para uma solução mais rápida e direta, o Kutools para Outlook oferece o recurso "Desanexar Todos", que permite remover eficientemente todos os anexos de emails em massa. Esses anexos são salvos em uma pasta designada, permitindo que você arquive os emails no Outlook sem anexos – tudo com mínimo esforço e poucos cliques.
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Passo 1: Desanexar anexos
Na visualização de "Email", abra a pasta que deseja arquivar. Pressione "Ctrl" + "A" para selecionar todos os emails, depois clique em "Kutools Plus" > "Ferramentas de Anexo" > "Desanexar Todos".
Passo 2: Definir preferências de desanexação
- Defina as preferências de desanexação, clique no ícone "Procurar" para especificar uma pasta de destino para salvar os anexos.
- (Opcional) Personalize o estilo de desanexação para os anexos, se necessário. (Neste caso, deixe a caixa de seleção "Desanexar anexos com base no seguinte estilo" desmarcada para desanexar todos os anexos diretamente para a pasta de destino.)
- (Opcional) Marque a opção "Manter o ícone do anexo após desanexar o email" se quiser manter um indicador visual dos anexos arquivados nos emails.
- Clique em "OK" para confirmar.
Passo 3: Confirmar desanexação
Quando a caixa de diálogo de confirmação "Desanexar Todos" aparecer, clique em "Sim" para prosseguir.
Passo 4: Arquive a pasta
- Vá para "Arquivo" > "Informações" > "Ferramentas" > "Limpar Itens Antigos".
- Na caixa de diálogo "Arquivar":
- 1) Selecione a pasta da qual você desanexou os anexos.
- 2) Insira "HOJE" no campo "Arquivar itens mais antigos que".
- 3) Clique em "Procurar" para especificar a pasta de destino para o arquivo arquivado.
- Clique em "OK" para concluir o processo de arquivamento.
Vantagens:
- Economiza Tempo: Processa anexos em massa, economizando tempo significativo para grandes pastas.
- Conveniente: Mantém um indicador visual nos emails para fácil referência aos arquivos desanexados.
- Opções Personalizáveis: Opções flexíveis de desanexação permitem personalizar o processo de acordo com suas necessidades.
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