Como configurar uma regra para copiar automaticamente e-mails para outra pasta no Outlook?

Gerir e-mails de forma eficiente no Microsoft Outlook pode ser um desafio, especialmente quando recebe um elevado volume de mensagens. Em vez de organizar manualmente as suas mensagens, automatize o processo criando uma regra que copie automaticamente os e-mails para uma pasta específica com base nos critérios que definir. Este guia mostra-lhe dois métodos simples para copiar automaticamente e-mails para outra pasta.

Método 1: Definir uma Regra do Outlook para Copiar Automaticamente E-mails para Outra Pasta(Configuração manual e mais passos)

Método 2: Copiar Automaticamente E-mails para Outra Pasta com Kutools para Outlook 👍(Mais rápido e eficiente)

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Método 1: Definir uma Regra do Outlook para Copiar Automaticamente E-mails para Outra Pasta

O Assistente de Regras do Outlook permite-lhe criar regras personalizadas para copiar automaticamente e-mails que cumpram determinadas condições — como mensagens com palavras-chave específicas no assunto — diretamente para uma pasta designada. Siga estes passos para configurar a sua regra.

1. Selecione a pasta de correio onde pretende criar a regra e clique em Base > Regras > Gerir Regras e Alertas.

2. Na caixa de diálogo «Regras e Alertas», clique no botão Nova Regra.

3. No «Assistente de Regras», selecione «Aplicar regra às mensagens que recebo» e clique em Seguinte.

4. Em «Assistente de Regras (Que condição(ões) pretende verificar?)», defina as Condições de Filtro de acordo com as suas necessidades. Por exemplo, se pretender copiar e-mails que contenham uma palavra-chave específica no assunto — como «comentário» — siga estes passos:

1. 1). Marque a opção «com palavras específicas no assunto».
2. 2). Clique no texto com hiperligação «palavras específicas» na secção Passo 2.
3. 3). Na caixa de diálogo «Texto de pesquisa», introduza a palavra-chave (por exemplo, «comentário») e clique em Adicionar > OK.
4. 4). Clique em Seguinte.
   

5. No Assistente de Regras (O que pretende fazer com a mensagem?), defina a ação:

1. 1). Marque a opção «Mover uma cópia para a pasta especificada».
2. 2). Clique no texto com hiperligação «especificada» na secção Passo 2.
3. 3). Na caixa de diálogo «Regras e Alertas», selecione a pasta para onde pretende copiar os e-mails e, em seguida, clique em OK.
4. 4). Clique em Seguinte.
   

6. No Assistente de Regras (Existem exceções?), clique em Seguinte se não forem necessárias exceções.

7. Na Assistente de Regras final, configure as definições da regra:

1. 1). Introduza um nome para a regra na caixa do Passo 1.
2. 2). Selecione as opções adicionais necessárias na secção Passo 2.
3. 3). Clique em Concluir.
   

8. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Regras e Alertas.

📌 Resultado: Qualquer e-mail que cumpra as condições definidas — por exemplo, que contenha a palavra-chave «comentário» no assunto — será automaticamente copiado para a pasta indicada.

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Método 2: Copiar Automaticamente E-mails para Outra Pasta com Kutools para Outlook 👍

Para utilizadores que frequentemente precisam de copiar e-mails com base em critérios específicos, a funcionalidade Regra Avançada do Kutools para Outlook oferece uma alternativa mais rápida e intuitiva. Simplifica a criação de regras e elimina passos desnecessários, garantindo uma automação eficiente.

Passo 1: Ativar a funcionalidade Regra avançada

1. Aceda ao separador Kutools e clique em Regra Avançada.
   
2. Na caixa de diálogo Regra avançada, clique no botão Novo para criar uma nova regra.
   

Passo 2: Definir a condição

1. No Passo 1 da caixa de diálogo 4, selecione «O assunto contém palavras específicas».
2. Clique no botão Novo para abrir a caixa de diálogo Texto contém.
   
3. Na caixa de diálogo **Texto de pesquisa**, introduza a palavra-chave (por exemplo, «comentário») e clique em **Adicionar > OK**.
   
4. Clique em OK > Seguinte para avançar.

Passo 3: Especificar a pasta de destino

1. No Passo 2 de 4, selecione “Mover uma cópia para pasta especificada”.
2. Na caixa de diálogo pop-up “Selecionar Pasta”, escolha a pasta de destino para onde os e-mails serão copiados.
3. Clique em OK > Seguinte > Seguinte.
   

Passo 4: Finalizar a regra

1. No Passo 4 de 4, introduza um nome para a regra no campo «Nome da Regra».
2. (Opcional) Adicione observações para descrever a regra.
3. Clique em OK > OK para guardar e ativar a regra.
   

📌 Resultado: A regra foi criada com sucesso. Sempre que um e-mail recebido contiver a palavra-chave «comentário» no assunto, será automaticamente copiado para a pasta designada.

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Qual método deve utilizar?

Segue-se uma comparação entre os dois métodos para o ajudar a decidir qual melhor se adapta às suas necessidades:

Método	Ideal para	Facilidade de utilização	Flexibilidade
Regra do Outlook	Utilizadores que preferem funcionalidades integradas do Outlook	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools Regra avançada	Utilizadores que pretendem uma solução rápida e automatizada	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

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