Como configurar uma regra para copiar automaticamente e-mails para outra pasta no Outlook?

Author: Kelly Last Modified: 2025-08-06

Gerenciar e-mails de forma eficiente no Microsoft Outlook pode ser desafiador, especialmente se você receber um grande volume de mensagens. Em vez de classificar os e-mails manualmente, você pode automatizar o processo configurando uma regra que copia automaticamente os e-mails para uma pasta específica com base em critérios definidos. Este guia mostrará duas maneiras de copiar automaticamente e-mails para outra pasta.

Método 1: Configurar uma Regra no Outlook para Copiar Automaticamente E-mails para Outra Pasta (Configuração Manual & Mais Passos)

Método 2: Copiar E-mails Automaticamente para Outra Pasta com Kutools para Outlook 👍 (Mais Rápido & Mais Eficiente)

Método 1: Configurar uma Regra no Outlook para Copiar Automaticamente E-mails para Outra Pasta

O Assistente de Regras do Outlook permite que os usuários criem regras personalizadas para copiar automaticamente e-mails que atendam a certas condições (por exemplo, e-mails com palavras-chave específicas no assunto) para uma pasta designada. Siga estas etapas para configurar a regra.

1. Selecione a pasta de e-mail onde deseja criar a regra e clique em Página Inicial > Regras > Gerenciar Regras e Alertas.
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2. Na caixa de diálogo "Regras e Alertas", clique no botão Nova Regra.
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3. No "Assistente de Regras", selecione "Aplicar regra nas mensagens que recebo" e clique em Próximo.
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4. No Assistente de Regras (Quais condições deseja verificar?), defina os critérios de filtro com base nas suas necessidades. Por exemplo, se quiser copiar e-mails com uma palavra-chave específica no assunto (por exemplo, "comentário"), siga estas etapas:

1). Marque "com palavras específicas no assunto".
2). Clique no texto vinculado "palavras específicas" na seção Etapa 2.
3). Na caixa de diálogo "Texto de Pesquisa", insira a palavra-chave (por exemplo, "comentário"), clique em Adicionar > OK.
4). Clique em Próximo.

5. No Assistente de Regras (O que deseja fazer com a mensagem?), configure a ação:

1). Marque "mover uma cópia para a pasta especificada".
2). Clique no texto vinculado "especificada" na seção Etapa 2.
3). Na caixa de diálogo "Regras e Alertas", escolha a pasta onde deseja copiar os e-mails e clique em OK.
4). Clique em Próximo.

6. No Assistente de Regras (Há alguma exceção?), clique em Próximo se nenhuma exceção for necessária.

7. No Assistente de Regras final, configure as configurações da regra:

1). Insira um nome para a regra na caixa Etapa 1.
2). Selecione quaisquer opções adicionais conforme necessário na seção Etapa 2.
3). Clique em Concluir.

8. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Regras e Alertas.

📌 Resultado: Qualquer e-mail que atenda às condições definidas (por exemplo, contendo a palavra-chave "comentário" no assunto) será automaticamente copiado para a pasta especificada.

Prós e Contras do Método de Regras Incorporadas:

✅ Recurso incorporado do Outlook: Não é necessário software adicional.
❌ Flexibilidade limitada: Editar regras exige navegar pelo Assistente de Regras.
❌ Mais Esforço Manual: Envolvem mais passos em comparação ao Kutools para Outlook.

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💡 Inteligente e Personalizável: Personalize respostas com base em remetentes específicos ou condições.

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Método 2: Copiar E-mails Automaticamente para Outra Pasta com Kutools para Outlook 👍

Para usuários que frequentemente precisam copiar e-mails com base em critérios específicos, o recurso Regras Avançadas do Kutools para Outlook oferece uma alternativa mais rápida e amigável. Ele simplifica a criação de regras e remove passos desnecessários, permitindo uma automação eficiente.

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Passo 1: Ativar o recurso Regras Avançadas

Vá até a aba Kutools e clique em Regras Avançadas.
Na caixa de diálogo Regras Avançadas, clique no botão Novo para criar uma nova regra.

Passo 2: Definir a condição

No diálogo Etapa 1 de 4, marque "O assunto contém palavras específicas".
Clique no botão Novo para abrir a caixa de diálogo Contém Texto.
Na caixa de diálogo Texto de Pesquisa, digite a palavra-chave (por exemplo, "comentário"), depois clique em Adicionar > OK.
Clique em OK > Próximo para continuar.

Passo 3: Especificar a pasta de destino

Na Etapa 2 de 4, marque "Mover uma cópia para a pasta especificada".
Na caixa de diálogo Selecionar Pasta que aparece, escolha a pasta de destino onde os e-mails devem ser copiados.
Clique em OK > Próximo > Próximo.

Passo 4: Finalizar a regra

Na Etapa 4 de 4, insira um nome para a regra no campo Nome da Regra.
(Opcional) Adicione observações para descrever a regra.
Clique em OK > OK para salvar e ativar a regra.

📌 Resultado: A regra foi criada com sucesso. Se qualquer e-mail recebido contiver a palavra-chave "comentário" no assunto, ele será automaticamente copiado para a pasta designada.

Vantagens do Método Kutools para Outlook:

✅ Configuração rápida: Requer menos passos do que as regras incorporadas do Outlook.
✅ Interface amigável: Intuitiva e eficiente.
✅ Altamente flexível: Suporta personalização avançada de regras.

Nota: Para aplicar o utilitário 'Regras Avançadas' do Kutools para Outlook, primeiro você deve baixar e instalar o Kutools para Outlook.

Qual Método Você Deve Usar?

Aqui está uma comparação dos dois métodos para ajudá-lo a decidir qual é o melhor para suas necessidades:

Método	Melhor Para	Facilidade de Uso	Flexibilidade
Regra do Outlook	Usuários que preferem recursos incorporados do Outlook	⭐⭐⭐	⭐⭐
Regras Avançadas do Kutools	Usuários que querem uma solução rápida e automatizada	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐