Como pesquisar uma correspondência exata de uma cadeia de caracteres ou frase no Outlook?

Se as suas necessidades de pesquisa se limitarem ao conteúdo individual de mensagens e pretender localizar uma palavra ou frase específica com precisão, o Outlook disponibiliza uma ferramenta integrada através da função Localizar e Substituir. Esta abordagem é ideal para verificações manuais, revisão de texto e confirmação de detalhes numa única mensagem — por exemplo, na análise de contratos ou na verificação do uso de palavras-chave.

Siga estes passos para realizar uma pesquisa de correspondência exata com uma cadeia de caracteres (apenas palavras completas) dentro de uma mensagem no Outlook:

1. Mude para a vista Correio e faça duplo clique na mensagem-alvo que pretende pesquisar para a abrir.

2. Com a janela da mensagem aberta, selecione Mensagem > Localizar no Friso. Consulte a captura de ecrã:

3. Na caixa de diálogo Localizar e Substituir que surge, clique no botão Mais para aceder às opções de Pesquisa Avançada. Consulte a captura de ecrã para maior clareza:

4. Configure as definições de pesquisa:

(1) Assinale a caixa Localizar apenas palavras completas na área Opções de pesquisa.
(2) Introduza a palavra pretendida na caixa Localizar.
(3) Utilize a funcionalidade Destaque de Leitura > Destacar Tudo para marcar visualmente todas as ocorrências exatas da palavra na sua mensagem.
Nota: Se a sua expressão de pesquisa contiver espaços — ou seja, se introduzir uma frase em vez de uma única palavra —, a definição Localizar apenas palavras completas não funcionará como pretendido. Neste caso, o Outlook ignorará a restrição «apenas palavras completas» e poderá corresponder a partes da sua frase ou a palavras separadas, devolvendo potencialmente resultados imprecisos. Para pesquisar uma frase exata de várias palavras dentro de uma mensagem, terá de efetuar a pesquisa sem utilizar a opção «apenas palavras completas» e verificar manualmente os resultados destacados, ou experimentar uma das soluções avançadas ou abrangentes indicadas abaixo.

5. Após verificar os resultados destacados, feche a caixa de diálogo Localizar e Substituir. Não se esqueça de rever eventuais problemas relacionados com formatação ou sensibilidade a maiúsculas e minúsculas que possam afetar os seus resultados.

Este método é rápido e intuitivo, mas adequa-se apenas a mensagens individuais. Se precisar de efetuar pesquisas em pastas inteiras ou em múltiplas mensagens, continue a ler abaixo para conhecer alternativas adequadas.

Se notar resultados inesperados — como correspondências em falta ou parciais —, verifique a ortografia e o espaçamento exatos do termo de pesquisa e considere abrir a mensagem numa janela separada para facilitar a revisão.

Se o seu objetivo for localizar mensagens que contenham uma frase exata numa pasta inteira — por exemplo, encontrar correspondência com um determinado Nome do Projeto ou expressão específica —, a funcionalidade Localização Avançada do Outlook permite-lhe personalizar as condições de pesquisa para além da simples correspondência por palavras-chave. Esta funcionalidade revela-se especialmente útil quando trabalha com grandes volumes de mensagens, caixas de correio partilhadas de projetos ou pastas de arquivo, onde é essencial uma filtragem precisa para análise eficaz.

Segue-se um guia detalhado sobre como configurar uma pesquisa de correspondência exata com uma cadeia de caracteres ou frase numa pasta de correio:

1. Mude para a vista Correio e abra a pasta onde pretende pesquisar. Coloque o cursor na caixa Pesquisa Instantânea para ativar o separador Ferramentas de Pesquisa (mostrado na captura de ecrã abaixo).

2. Aceda a Pesquisa > Ferramentas de Pesquisa > Localização Avançada para abrir a caixa de diálogo Localização Avançada. A captura de ecrã acima ilustra este processo. Em alternativa, aceda rapidamente à Localização Avançada premindo simultaneamente Ctrl + Shift + F.

3. Na caixa de diálogo Localização Avançada, mude para o separador Avançado e defina os critérios de pesquisa da seguinte forma:

(1) Clique em Campo > Todos os campos de correio > Assunto. Também pode selecionar outros campos (como «Corpo») se pretender pesquisar no texto da mensagem.
(2) Escolha frase corresponde na lista pendente Condição. Esta condição restringe a pesquisa às mensagens que contêm a frase completa exatamente como escrita.
(3) Introduza a sua frase no campo Valor. Por exemplo, escreva Image with.
(4) Clique em Adicionar à Lista para incluir o critério.

Os seus critérios serão agora apresentados na caixa Localizar itens que correspondam a estes critérios.

4. Clique no botão Localizar Agora. Todas as mensagens cujo assunto contenha a frase completa Image with serão apresentadas na parte inferior da caixa de diálogo Localização Avançada.

5. Quando terminar a revisão, feche a caixa de diálogo Localização Avançada.

Dica: Pode modificar o campo Campo para pesquisar no corpo da mensagem, destinatário ou outros metadados, obtendo assim resultados mais abrangentes ou específicos.
Ao pesquisar frases, preste atenção à ortografia, aos espaços e à pontuação — a frase tem de corresponder exatamente à forma como aparece no campo da mensagem, incluindo as maiúsculas, caso tenha ativado anteriormente a opção «Diferenciar Maiúsculas de Minúsculas» nas Opções de pesquisa.
Se a sua pesquisa não devolver resultados ou omitir mensagens esperadas, confirme se o campo de pesquisa e a frase correspondem à formatação original da mensagem. Verifique também a pasta selecionada e se a caixa de correio ativa está indexada para pesquisa.

Este método de Localização Avançada é ideal para processamento em lote, verificações periódicas de conformidade ou organização de mensagens relacionadas com projetos. Para automatização ou pesquisas mais complexas envolvendo frases em vários campos, considere utilizar a solução VBA indicada abaixo.

Pesquisar frase específica completa no Outlook

Pesquisar no corpo/texto das mensagens de correio no Outlook

Pesquisar com carateres universais no Outlook

Pesquisar palavras no conteúdo dos anexos no Outlook