Resumo de IA para Emails do Outlook
No ambiente de trabalho acelerado de hoje, a comunicação por email é essencial. Extrair rapidamente informações-chave dos emails pode aumentar a eficiência e evitar perder detalhes críticos.
Por exemplo:
- Ao receber emails longos, ler tudo pode levar muito tempo. Um resumo rápido ajuda você a entender os pontos principais mais rapidamente.
- Ao gerenciar vários emails relacionados a um projeto, ler cada um individualmente pode ser demorado e levar à perda de atualizações importantes. Resumir todos os emails relacionados juntos fornece uma visão clara e melhora a eficiência.
Este tutorial irá guiá-lo no uso da IA para resumir emails individuais e múltiplos de forma eficiente.
Resumo de Email Único
Resumir um único email é uma tarefa comum, e a maioria das ferramentas de IA pode lidar com isso facilmente. Abaixo estão dois métodos recomendados:
Método 1: Soluções de IA Online
Existem muitas ferramentas de IA online disponíveis que podem resumir conteúdo rapidamente. Aqui está como usar uma das ferramentas mais populares, o ChatGPT, como exemplo:
Passo 1. Abra o email no Outlook, selecione o texto e copie-o (atalhos: "Ctrl" + "C").
Passo 2. Vá para o ChatGPT ou uma ferramenta de IA semelhante, cole o conteúdo do email e insira um prompt como "Resuma o conteúdo abaixo:". Em seguida, clique no botão "Enviar". 
.
A IA irá gerar um resumo conciso. Copie e use conforme necessário.
Se você não estiver satisfeito com o resumo fornecido, pode adicionar seus requisitos e solicitar que gere um novo resumo.
Prós & Contras
✔️Prós
- A maioria das ferramentas de IA online são gratuitas para uso.
- Não é necessário instalar nenhum software, pode ser usado instantaneamente.
❌Contras
- Copiar e colar manualmente cada email pode ser tedioso, especialmente para vários emails.
- Riscos potenciais de privacidade, pois colar o conteúdo do email em ferramentas de IA de terceiros pode levar à exposição de dados.
Método 2: Painel de IA Integrado do Kutools para Outlook
O "Kutools para Outlook" oferece um "painel de IA" que resume automaticamente o conteúdo do email sem exigir cópia e cola.
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Passo 1. Instale o Kutools para Outlook, abra o Outlook e clique em "Kutools" > "IA" para ativar o "Painel de IA do Kutools".
Se você estiver usando o recurso de IA do Kutools no Outlook pela primeira vez, uma caixa de diálogo "Configurações de IA" aparecerá, solicitando que você selecione um "Provedor de IA" (por exemplo, OpenAI, Google Gemini, Baidu) e insira sua "Chave de IA".
Se você ainda não tem uma chave de IA, recomendo que solicite a Chave de IA do Kutools, que permite usar os recursos de IA do Kutools 100 vezes gratuitamente. Como obtenho uma Chave de IA do Kutools?
O painel de IA do Kutools agora está ativado. Clique na aba "Resumo", e ele gerará automaticamente um resumo para o email atual. À medida que você navega para o próximo email, um novo resumo será criado automaticamente.
Se você preferir gerar resumos manualmente, basta desativar o "Modo Automático" e alternar para o "Modo Manual", onde os resumos só serão gerados quando você clicar no botão "Gerar".
Passo 3. Se o conteúdo não for satisfatório, clique no botão "Regenerar" 
para permitir que a IA extraia novas informações-chave para você. Se o conteúdo for satisfatório, clique no botão "Copiar" 
para copiar o conteúdo extraído e colá-lo onde desejar.
Personalização
Selecionar Idioma do Resumo: Escolha o idioma desejado para seu resumo. Com mais de 40 idiomas disponíveis, você pode gerar resumos no idioma que melhor atende às suas necessidades.
Selecionar Estilo do Resumo: Por padrão, quatro estilos de resumo predefinidos são fornecidos para você escolher.
Personalizar ou Adicionar Mais Estilos de Resumo: Os usuários podem personalizar suas preferências de resumo.
Clique no botão "Gerenciamento da Biblioteca de Habilidades"
, localize a habilidade de Resumo e clique no botão "Adicionar Opções" para inserir suas solicitações personalizadas. Salve suas preferências para ajustar a saída do resumo às suas necessidades.
, localize a habilidade de Resumo e clique no botão "Adicionar Opções" para inserir suas solicitações personalizadas. Salve suas preferências para ajustar a saída do resumo às suas necessidades.
Prós & Contras
✔️Prós
- Resumo automatizado sem necessidade de cópia e cola manual.
- Integrado diretamente ao Outlook, eliminando a necessidade de alternar entre plataformas.
- Suporta vários idiomas, facilitando a compreensão de emails em línguas estrangeiras.
- Permite personalização do estilo de resumo e das informações-chave incluídas.
❌Contras
- Requer a instalação do Kutools para Outlook.
Resumo de Emails em Massa
Embora você possa resumir vários emails um por um usando ferramentas de IA online, esse processo é ineficiente. A "Ferramenta de Resumo de IA" do Kutools para Outlook foi projetada especificamente para essa finalidade.
Ferramenta Avançada de Resumo de IA do Kutools para Outlook
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Passo 1. Instale o Kutools para Outlook, abra o Outlook e clique em "Kutools" > "Resumo de IA" para ativar o recurso de Resumo de IA do Kutools.
Se você estiver usando o recurso de IA do Kutools no Outlook pela primeira vez, uma caixa de diálogo "Configurações de IA" aparecerá, solicitando que você selecione um "Provedor de IA" (por exemplo, OpenAI, Google Gemini, Baidu) e insira sua "Chave de IA".
Se você ainda não tem uma chave de IA, recomendo que solicite a Chave de IA do Kutools, que permite usar os recursos de IA do Kutools 100 vezes gratuitamente. Como obtenho uma Chave de IA do Kutools?
Passo 2. No diálogo "Passo 1 do Resumo de Trabalho de IA", selecione o "intervalo de datas desejado" para resumir emails e escolha as "pastas" contendo os emails que deseja incluir no resumo. Em seguida, clique no botão "Próximo".
Passo 3. Todos os emails das pastas selecionadas dentro do intervalo de datas especificado serão exibidos em uma lista. Você pode refinar manualmente a seleção marcando emails específicos para um resumo mais preciso. Em seguida, selecione o "idioma" e o "estilo do resumo". Clique em "Iniciar Resumo".
Agora o resumo foi gerado.
Se o resumo não for satisfatório, clique em "Resumir Novamente" para obter um novo resumo.
Se você estiver satisfeito com o resumo, clique em "Copiar" para colá-lo onde precisar. Alternativamente, clique em "Exportar" para salvar o resumo como um arquivo TXT ou PDF. Você também pode clicar em "Novo Email" para abrir uma nova janela de mensagem com o resumo inserido automaticamente no corpo do email.
Prós & Contras
✔️Prós
- Resumo em lote de vários emails, economizando tempo significativo.
- Estilo de resumo e idioma personalizáveis.
- Gera várias versões de resumo para fácil comparação.
- Resumos editáveis, com opções de exportação para arquivos PDF e Texto.
❌Contras
- Requer a instalação do Kutools para Outlook.
Tabela de Comparação: Qual Método Escolher?
| Recursos | Ferramentas de IA Online | Painel de IA do Kutools | Resumo de IA do Kutools |
| Caso de Uso | Email único | Email único | Múltiplos emails |
| Automático | ❌Não, requer cópia manual | ✅Sim | ✅Sim |
| Suporte Multilíngue | Depende da ferramenta de IA | ✅Sim | ✅Sim |
| Estilo de Resumo Personalizado | ❌Somente básico | ✅Sim | ✅Sim |
| Resumo em Lote | ❌Não | ❌Não | ✅Sim |
| Integrado ao Outlook | ❌Não | ✅Sim | ✅Sim |
| Privacidade & Segurança | ❌Risco de exposição de dados | ✅Seguro | ✅Seguro |
Conclusão
- Se você precisa apenas resumir um único email, o Painel de IA do Kutools é a escolha mais eficiente — ele resume automaticamente os emails sem exigir cópia e cola.
- Se você precisa resumir vários emails, o Resumo de IA do Kutools é a melhor opção — ele processa vários emails de uma só vez, economizando seu tempo.
- Se você não quer instalar plugins, as ferramentas de IA online podem funcionar, mas esforço manual é necessário para
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