Criar, editar, utilizar e partilhar um Grupo de Contatos no Outlook

Este tutorial aborda os problemas que poderá encontrar no Outlook ao utilizar um Grupo de Contactos, anteriormente conhecido como «lista de distribuição». Apresenta as soluções mais comuns e práticas. Clique nas soluções abaixo para aceder às instruções correspondentes.

Criar um Grupo de Contatos no Outlook

• Criar um Grupo de Contatos a partir dos contactos do Outlook ou Catálogo de Endereços
• Criar um Grupo de Contatos a partir de dados no Excel, Word ou outras aplicações
• Criar um Grupo de Contatos para destinatários ou remetentes na sua caixa de correio

Editar um Grupo de Contatos no Outlook

• Adicionar ou remover membros de um Grupo de Contatos
• Dividir um Grupo de Contatos no Outlook
  • Divida um Grupo de Contatos no Outlook copiando e removendo
  • Divida facilmente um Grupo de Contatos no Outlook com uma ferramenta incrível
• Desagregar um Grupo de Contatos e adicionar os seus membros como contactos no Outlook
  • Divida um Grupo de Contatos com a funcionalidade incorporada do Outlook
  • Divida facilmente um Grupo de Contatos com o Kutools para Outlook
• Unir Grupo de Contatos num só no Outlook

Enviar um correio eletrónico para um Grupo de Contatos no Outlook

Partilhar e guardar um Grupo de Contatos no Outlook

• Partilhar um Grupo de Contatos no Outlook
• Guardar um Grupo de Contatos no Outlook

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Criar um Grupo de Contatos no Outlook

Poderá encontrar situações em que precise de enviar um e-mail em massa aos membros de uma empresa ou equipa por motivos profissionais — ou até um cartão de festas a toda a família e amigos. Nestes casos, criar um Grupo de Contactos poupa-lhe imenso tempo face ao envio individual de mensagens. A nossa equipa ExtendOffice reuniu os métodos para criar Grupos de Contactos a partir dos seus contactos do Outlook, do Catálogo de Endereços e de dados em Excel, Word ou ficheiros de texto, bem como para configurar grupos específicos para remetentes ou destinatários nas suas caixas de correio do Outlook.

Criar um Grupo de Contatos a partir dos contactos do Outlook ou Catálogo de Endereços

1. Clique em Pessoas ou Contactos na barra de navegação do seu Outlook.

2. No separador Base, clique em Novo Grupo de Contatos no grupo Novo.

3. Na janela Grupo de Contatos, dê um nome ao grupo de contatos no campo Nome.

4. Clique em Adicionar Membros no grupo Membros e escolha A partir dos Contactos do Outlook ou Adicionar da Agenda de Endereçosna lista pendente, consoante as suas necessidades. (Se pretender adicionar apenas um contacto de momento que não esteja nos seus Contactos do Outlook nem na Agenda de Endereços, escolha)Contacto Email.)

5. Na caixa de diálogo Selecionar Membros, para selecionar vários contactos não contíguos, mantenha premida a tecla Ctrl e clique nos contactos um a um; para selecionar vários contactos contíguos, clique no primeiro contacto, mantenha premida a tecla Shift e selecione o último.

6. Clique no botão Membros no canto inferior esquerdo da caixa de diálogo para adicionar todos os contactos selecionados ao campo Membros e, em seguida, clique em OK.

7. Na janela Grupo de Contatos, clique em Salvar e Fechar.

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Criar um Grupo de Contatos a partir de dados no Excel, Word ou outras aplicações

Imagine que recebeu uma lista de endereços de e-mail numa folha de cálculo do Excel, num documento do Word ou noutras aplicações, como ilustrado acima. Para adicionar esses endereços em massa a um Grupo de Contactos no seu Outlook, siga os passos abaixo:

1. Clique em Pessoas ou Contactos na barra de navegação do seu Outlook.

2. No separador Início, clique em Novo Grupo de Contatos no grupo Novo.

3. Na janela Grupo de Contatos, dê um nome ao grupo de contatos no campo Nome.

4. Clique em Adicionar Membros no grupo Membros e escolha A partir dos Contactos do Outlook.

5. Copie os dados da sua folha de cálculo do Excel ou do seu documento do Word.

6. Na caixa de diálogo Selecionar Membros, cole os dados no campo Membros e, em seguida, clique em OK.

7. Na janela Grupo de Contatos, clique em Salvar e Fechar.

√ Nota: Cada endereço de e-mail deve ser separado por ponto e vírgula ou por quebra de parágrafo (um nome e endereço por linha). Caso não seja indicado um nome, o endereço será utilizado como nome de apresentação no Grupo de Contatos.

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Crie um Grupo de Contatos para destinatários ou remetentes na sua caixa de correio

Se pretender adicionar todos os destinatários e remetentes de uma ou várias mensagens a um Grupo de Contactos, ou se quiser agrupar alguns dos remetentes ou destinatários na sua caixa de correio, pode utilizar a funcionalidade Adicionar ao Grupo do Kutools para Outlook, uma extensão útil do Outlook desenvolvida pela nossa equipa. Esta cria rapidamente um Grupo de Contactos adaptado às suas necessidades.

1. Selecione a(s) mensagem(ões) que contenham os destinatários ou remetentes que pretende adicionar ao Grupo de Contatos.

2. Aceda ao separador KUTOOLS PLUS, no grupo Contacto, e clique em Adicionar ao Grupo.

3. Na caixa de diálogo Adicionar Destinatários a Grupo de Contatos, selecione Tudo, Todos os remetentes ou Todos os destinatários na lista suspensa Âmbito. As caixas junto aos endereços de e-mail que cumprirem a condição serão assinaladas.

4. Do lado direito da caixa de diálogo, selecione o(s) grupo(s) de contactos onde pretende adicionar os endereços; ou crie um novo grupo de contactos clicando em Novo Grupo de Contatos e, em seguida, assinale a respetiva caixa. Clique em OK.

Se ainda não tiver instalada a nossa extensão do Outlook,clique aqui para transferir. Ou, se preferir um método mais moroso, copie os endereços dos remetentes ou destinatários que pretende adicionar a um Grupo de Contactos e, em seguida, cole-os no campo Membrosda caixa de diálogo Selecionar Membros. Para mais detalhes, consulte os passos 4 a 7 de criação de um Grupo de Contactos a partir dos contactos do Outlook ou Catálogo de Endereços.

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Editar um Grupo de Contatos no Outlook

Por vezes, precisamos de editar os nossos Grupo de Contatos: há alterações de pessoal na empresa, colegas e projetos entram e saem, pelo que é necessário adicionar ou remover alguns membros; os membros de um Grupo de Contatos estão demasiado misturados, pelo que pretende dividir o grupo em dois ou mais grupos; dois departamentos fundiram-se e precisa de juntar dois Grupo de Contatos……

Antes de o fazer, precisamos de descobrir onde estão os grupos:

Se estiver na vista Correio, clique em Catálogo de Endereços no grupo Localizar no separador Início e, depois, procure o grupo na caixa de diálogo que surge. Se tiver mudado para a vista Pessoas ou Contactos na barra de navegação do seu Outlook, pode encontrar o grupo na lista dos seus contactos ao escrever o respetivo nome na caixa de pesquisa acima da lista.

Depois de encontrar o Grupo de Contactos, clique duas vezes no respetivo nome para abrir a janela Grupo de Contactos. Agora, consulte os métodos abaixo e escolha aquele que melhor se adapta às suas necessidades para o próximo passo.

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Adicionar ou remover membros de um Grupo de Contatos

• Para adicionar membros a um Grupo de Contactos, siga os passos 4 a 7 de criação de um Grupo de Contactos a partir dos contactos do Outlook ou Catálogo de Endereços.

• Para remover membros de um Grupo de Contactos, selecione primeiro os membros numa janela Grupo de Contactos aberta e, em seguida, clique na funcionalidade Remover Membro no grupo Membros. Clique em Guardar e Fechar no grupo Ações.

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Dividir um Grupo de Contatos no Outlook

Apresentamos aqui duas formas de dividir um Grupo de Contactos no Outlook: uma utiliza a sua própria funcionalidade e a outra recorre à funcionalidade Dividir em Grupo de Contactos do Kutools para Outlook.

• Divida um Grupo de Contatos no Outlook copiando e removendo

Imagine que precisa dividir um grupo de contatos em dois. Siga os passos abaixo:

1. Na página Pessoas ou Contactos, procure o grupo de contactos que pretende editar.

2. Clique com o botão direito do rato (sem largar) no grupo e arraste-o ligeiramente para cima ou para baixo. Ao soltar o botão do rato, surgirá um pequeno menu contextual, como ilustrado na imagem abaixo. Clique em Copiar. Aparecerão dois grupos de contactos idênticos na lista.

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3. Clique duas vezes para expandir ambos os grupos e altere os nomes conforme necessário — por exemplo, para ExtendOffice1 e ExtendOffice2. Em seguida, remova, por exemplo, o nome 8-15 do ExtendOffice1 e o nome 1-7 do ExtendOffice2.

4. Neste momento, terá dois novos grupos de contactos mais pequenos. Clique em Salvar e Fechar.

• Divida facilmente um Grupo de Contatos no Outlook com uma ferramenta incrível

Ou, se tiver instalado o nosso Kutools para Outlookno seu computador, para dividir um Grupo de Contatos, siga os passos abaixo:

1. Selecione o Grupo de Contatos que pretende dividir (neste exemplo, escolhi o grupo denominado ExtendOffice teste 1).

2. Aceda ao separador KUTOOLS PLUS, localize o grupo Contacto no Friso Contacto e selecione Dividir em Grupo de Contatos na lista pendente.

3. Na janela Dividir em Grupo de Contatos, marque as caixas junto dos membros do grupo que pretende mover para um novo grupo de contatos e clique em Ok.

4. Dê um nome ao novo grupo na caixa de diálogo que surge e clique em OK.

5. Os dois grupos de contactos resultantes da divisão aparecerão então na lista de contactos. Pode abrir os grupos livremente para consultar os respetivos membros.

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Desfazer um Grupo de Contatos e adicionar os seus membros como contactos no Outlook

Para desfazer — ou seja, remover — um Grupo de Contactos no Outlook, basta aceder à página Pessoas ou Contactos, clicar com o botão direito do rato no grupo que pretende eliminar e, depois, selecionar Eliminar no menu de contexto. No entanto, se quiser adicionar todos os seus membros como contactos individuais do Outlook ao mesmo tempo, consulte as duas abordagens indicadas abaixo:

• Desfazer um Grupo de Contatos com a funcionalidade incorporada do Outlook

1. Faça duplo clique para abrir o Grupo de Contactos na sua lista de contactos.

2. Faça duplo clique num membro que deseje adicionar à sua lista de Contactos.

3. Clique no botão de três pontos para ver mais opções e, em seguida, clique em Adicionar aos Contactos do Outlook.

4. Na janela Contacto que surge, pode adicionar informações adicionais, se necessário, e depois clicar em Salvar e Fechar.

5. Repita os passos 2 a 4 para adicionar todos os membros.

Agora, regresse à vista Pessoas ou Contactos para eliminar o Grupo de Contactos.

Este método é ideal para grupos com apenas alguns membros. Se o grupo tiver muitos membros, este processo poderá demorar demasiado tempo. Nesse caso, consulte a funcionalidade Desfazer do Kutools para Outlook indicada abaixo.

• Desfaça facilmente um Grupo de Contatos com o Kutools para Outlook

1. Selecione o grupo de contatos que pretende desfazer.

2. Aceda ao separador KUTOOLS PLUS, clique em Grupo de contactos > Desfazer.

3. Na janela Desfazer, clique em Tudo para marcar todas as caixas e, em seguida, clique em Ok.

4. Irá surgir uma caixa de diálogo a perguntar: Você deseja separar o grupo de contatos atual em contatos individuais? Clique em Sim.

5. Todos os seus membros foram agora adicionados à sua lista de Contactos, e o Grupo de Contactos foi eliminado simultaneamente.

√ Nota: Se pretender adicionar apenas alguns dos seus membros à lista de Contactos, marque as caixas junto dos membros específicos e clique em Ok para os adicionar à lista enquanto os remove do grupo. O grupo que contém os membros não marcados continuará a existir.

Clique para transferir a versão gratuita do Kutools para Outlook.

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Unir vários Grupo de Contatos num só no Outlook

Para unir dois ou mais Grupo de Contatos num único Novo Grupo, siga os passos abaixo:

1. Crie um novo grupo de contatos. (Siga os passos 1 a 3 indicados em)criar um grupo de contatos a partir dos contactos do Outlook ou do Catálogo de Endereços.)

2. Clique em Adicionar Membros na secção Membros e escolha Dos Contactos do Outlook.

3. Na caixa de diálogo Selecionar Membros, selecione os Grupos de Contactos que pretende combinar.

4. Clique em Membros na parte inferior esquerda da caixa de diálogo e, em seguida, clique em OK.

5. Na janela Grupo de Contatos, clique em Salvar e Fechar.

√ Nota: O método acima é muito simples e rápido. Contudo, o grupo criado desta forma funciona como um grupo principal que contém vários subgrupos, o que não é muito prático quando precisa de editar os membros do grupo, já que terá de abrir cada subgrupo individualmente. Para unir vários Grupos de Contactos e adicionar apenas os respetivos membros a um único grupo, consulte Como Unir ou Combinar Listas de Distribuição no Outlook?

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Enviar um email para um Grupo de Contatos no Outlook

Para enviar um email a um ou mais Grupo de Contatos no Outlook, siga os passos abaixo:

1. Na vista Correio, clique em Novo Email para iniciar uma nova mensagem.

2. No campo Para..., digite o nome do Grupo de Contactos. O Outlook irá mostrar correspondências possíveis da sua lista de contactos, tal como ilustrado na imagem abaixo. Se não quiser que os destinatários vejam uns aos outros, digite o nome do grupo no campo Cco.... (Se o campo não estiver visível na janela da mensagem, aceda ao separador)Opções e clique em Cco no grupo Mostrar Campos.)

Caso não se lembre do nome do grupo, pode clicar em Para... para abrir a janela Selecionar Nomes e visualizar todos os seus contactos na lista de Contactos. Selecione os grupos para os quais pretende enviar uma mensagem e, em seguida, clique em Para, Cc ou Cco, conforme necessário. Os nomes dos grupos aparecerão no campo correspondente. (Cliquei em)Para como exemplo aqui.) Depois, clique em OK.

3. Digite o assunto e o corpo da sua mensagem de e-mail. Clique em Enviar após terminar de escrever.

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Partilhar e guardar um Grupo de Contatos no Outlook

Poderá precisar de enviar um Grupo de Contactos profissional a um novo colaborador ou partilhar um grupo com base em interesses comuns com os seus amigos; poderá também receber um Grupo de Contactos partilhado por outras pessoas. Nesta secção, explicamos como partilhar um Grupo de Contactos e como guardar no Outlook um grupo enviado por outros.

Partilhar um Grupo de Contatos no Outlook

• Pode incluir o grupo numa mensagem de email e enviá-lo a outras pessoas:

1. Na vista Correio, clique em Novo Email para criar uma nova mensagem. Irá surgir uma janela Mensagem. Ajuste o tamanho da janela e posicione-a junto à janela do Outlook, de modo que ambas fiquem visíveis em simultâneo.

2. Clique em Pessoas ou Contactos na barra de navegação da janela do Outlook.

3. Localize o grupo de contatos que pretende partilhar e arraste-o para o corpo da mensagem como um anexo na janela Mensagem.

4. Preencha as informações na janela Mensagem conforme necessário e, em seguida, clique em Enviar para partilhar o grupo de contactos.

• Também pode inserir um Grupo de Contatos como um anexo em vez de o arrastar para o corpo da mensagem:

1. Na vista Mail, clique em Novo Email para criar uma nova mensagem.

2. Aceda ao separador Inserir na janela de pop-up Mensagem, localize o grupo Incluir e clique em Item do Outlook.

3. Na caixa de diálogo Inserir Item, selecione uma pasta Contactos sob uma determinada caixa de correio para listar todos os contactos e o Grupo de Contactos na caixa Itens. Agora pode localizar e selecionar o Grupo de Contactos e, em seguida, clicar em OK para inseri-lo como um anexo.

4. Preencha as informações na janela Mensagemconforme necessário e, em seguida, clique em Enviarpara partilhar o Grupo de Contatos.

Guardar um Grupo de Contatos no Outlook

Para guardar um Grupo de Contatos partilhado por outros numa mensagem de correio eletrónico:

1. Abra a mensagem que contém o anexo do Grupo de Contatos.

2. Arraste o anexo para a barra de navegação e largue-o em Pessoas ou Contactos.

Esta é a abordagem mais simples: basta clicar em Pessoas ou Contactos para verificar o grupo recentemente guardado.