Crie, edite, use e compartilhe um grupo de contatos no Outlook

O tutorial enfoca os problemas que você pode encontrar no Outlook ao usar um grupo de contatos, anteriormente chamado de "lista de distribuição". Ele resumiu as soluções mais comuns e convenientes. Clique nas soluções listadas abaixo para ir para as instruções correspondentes.

Crie um grupo de contatos no Outlook

• Crie um grupo de contatos a partir de contatos do Outlook ou catálogo de endereços
• Crie um grupo de contatos a partir de dados em Excel, Word ou outros aplicativos
• Crie um grupo de contato para destinatários ou remetentes em sua caixa de correio

Editar um grupo de contatos no Outlook

• Adicionar ou remover membros de um grupo de contato
• Divida um grupo de contatos no Outlook
  • Derramei um grupo de contato no Outlook, copiando e removendo
  • Divida facilmente um grupo de contatos no Outlook com uma ferramenta incrível
• Divida um grupo de contatos e adicione seus membros como contatos no Outlook
  • Divida um grupo de contato com o recurso integrado do Outlook
  • Divida facilmente um grupo de contatos com o Kutools para Outlook
• Mesclar grupos de contatos em um só no Outlook

Envie um e-mail para um grupo de contato no Outlook

Compartilhe e salve um grupo de contatos no Outlook

• Compartilhe um grupo de contatos no Outlook
• Salvar um grupo de contato no Outlook

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Crie um grupo de contatos no Outlook

Você pode encontrar situações em que precisa enviar um e-mail em massa aos membros de uma empresa ou grupo de trabalho por motivos comerciais. Ou você pode precisar enviar um cartão de férias para todos os seus familiares e amigos. Para tais casos, criar um grupo de contatos economizará muito tempo enviando e-mails um por um. Aqui o nosso ExtendOffice equipe listou os métodos para criar grupos de contatos de seus contatos do Outlook, catálogo de endereços e dados no Excel, Word ou em formato de texto, e para criar grupos para os remetentes ou destinatários em suas caixas de correio no Outlook.

Crie um grupo de contatos a partir de contatos do Outlook ou catálogo de endereços

1. Clique Pessoas or Contactos na barra de navegação do Outlook.

2. Na guia Home page, clique em Novo Grupo de Contato no grupo Novo.

3. No Grupo de contacto janela, nomeie o grupo de contato no Nome campo.

4. Clique Adicionar membros no grupo Membros, escolha Dos contatos do Outlook or Do catálogo de endereços na lista suspensa de acordo com suas necessidades. (Se você deseja adicionar apenas um contato no momento, e que não está em seus contatos do Outlook ou catálogo de endereços, escolha Novo contato por e-mail.)

5. No Selecione membros caixa de diálogo, para selecionar vários contatos descontíguos, mantenha pressionada a Ctrl e clique nos contatos um por um; para selecionar vários contatos contíguos, clique no primeiro contato e mantenha pressionado Shift e selecione o último.

6. Clique na Membros botão na parte inferior esquerda da caixa de diálogo para adicionar todos os contatos selecionados ao Membros campo e clique em OK.

7. No Grupo de contacto janela, clique em Salvar fechar.

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Crie um grupo de contatos a partir de dados em Excel, Word ou outros aplicativos

Digamos que você tenha recebido uma lista de endereços de e-mail em uma planilha do Excel, documento do Word ou outros aplicativos, conforme mostrado acima. Para adicionar endereços em massa a um grupo de contato no Outlook, faça o seguinte:

1. Clique Pessoas or Contactos na barra de navegação do Outlook.

2. Na guia Home page, clique em Novo Grupo de Contato no grupo Novo.

3. No Grupo de contacto janela, nomeie o grupo de contato no Nome campo.

4. Clique Adicionar membros no grupo Membros, escolha Dos contatos do Outlook.

5. Copie os dados em sua planilha do Excel ou documento do Word.

6. No Selecionar Membros caixa de diálogo, cole os dados no Membros campo e clique em OK.

7. No Grupo de contacto janela, clique em Salvar fechar.

√ Nota: Cada endereço de e-mail deve ser separado por um ponto e vírgula ou marca de parágrafo (um nome e endereço por linha). Se não houver nome, o endereço será usado para o nome de exibição no grupo de contato.

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Crie um grupo de contato para destinatários ou remetentes em sua caixa de correio

Se quiser adicionar todos os destinatários e remetentes de um e-mail ou vários e-mails a um grupo de contatos, ou se quiser agrupar alguns dos remetentes ou destinatários em sua caixa de correio, você pode usar o Adicionar ao Grupo feature de Kutools for Outlook, um suplemento útil do Outlook desenvolvido pela nossa equipe. Ele criará rapidamente um grupo de contatos de acordo com suas necessidades.

1. Selecione o (s) e-mail (s) com os destinatários ou remetentes que deseja adicionar ao grupo de contatos.

2. Vá para a Kutools Plus guia, no Contato grupo, clique em Adicionar ao Grupo.

3. No Adicionar Destinatários a Grupos de Contatos caixa de diálogo, selecione Todos os Produtos, Todos os remetentesou Todos os destinatários na Objetivo lista suspensa. As caixas ao lado dos endereços de e-mail que atendem à condição serão marcadas.

4. No lado direito da caixa de diálogo, selecione os grupos de contato aos quais deseja adicionar os endereços; Ou você pode criar um novo grupo de contatos clicando em Novo grupo de contatoe marque a caixa ao lado dele. Clique OK.

Se você não tiver nosso suplemento do Outlook instalado, clique aqui para baixar. Ou você pode usar uma forma mais desajeitada: copie os endereços dos remetentes dos destinatários que deseja adicionar a um grupo de contatos e, em seguida, cole-os no Membros campo no Selecione membros caixa de diálogo. Para obter mais detalhes, consulte as etapas 4 a 7 da criar um grupo de contatos a partir de contatos do Outlook ou catálogo de endereços.

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Editar um grupo de contatos no Outlook

Há momentos em que precisamos editar nossos grupos de contato: Há mudanças de pessoal em sua empresa, colegas e projetos vão e vêm, então você precisa adicionar ou remover alguns membros; Os membros de um grupo de contato são meio misturados, então você deseja dividir o grupo em dois ou mais grupos; Dois departamentos mesclados, então você precisa mesclar dois grupos de contato ...

Antes de fazermos isso, precisamos descobrir onde os grupos estão:

Se você está na visão de Mail, por favor clique no Livro de endereços no grupo Encontre sob a aba Home pagee, em seguida, procure o grupo na caixa de diálogo pop-up; Se você mudou para Pessoas or Contactos visualizar na barra de navegação do Outlook, você pode encontrar o grupo na lista de seus contatos digitando seu nome na caixa de pesquisa acima da lista.

Depois de encontrar o grupo de contato, clique duas vezes em seu nome para abrir o Grupo de contacto janela. Agora, encontre os métodos listados abaixo que atendem às suas necessidades para o próximo movimento.

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Adicionar ou remover membros de um grupo de contato

• Para adicionar membros a um grupo de contato, consulte as etapas 4 a 7 da criar um grupo de contatos a partir de contatos do Outlook ou catálogo de endereços.

• Para remover membros de um grupo de contato, selecione os membros em um Grupo de contacto janela primeiro, depois clique no Remover Membro recurso no grupo Membros. Clique Salvar fechar no grupo Opções.

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Divida um grupo de contatos no Outlook

Listamos aqui duas maneiras de dividir um grupo de contatos no Outlook: uma com seu próprio recurso, a outra com o Dividir para o grupo de contato característica de Kutools for Outlook.

• Derrubou um grupo de contato no Outlook, copiando e removendo

Digamos que você precise separar um grupo de contatos em dois. Por favor, siga os passos abaixo:

1. No Pessoas or Contactos página, pesquise o grupo de contatos que deseja editar.

2. Clique com o botão direito (não solte) o grupo e arraste-o um pouco acima ou abaixo, solte o botão do mouse, você verá um pequeno menu pop-up conforme mostrado na imagem abaixo, clique Copiar. Haverá dois grupos de contato iguais aparecendo na lista.

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3. Clique duas vezes para abrir os dois grupos, altere os nomes dos grupos conforme necessário, por exemplo, ExtendOffice1 e ExtendOffice2. Em seguida, remova, digamos, o nome 8-15 no ExtendOffice1 e o nome 1-7 no ExtendOffice2.

4. Agora, você terá dois novos grupos de contato menores, clique em Salvar fechar.

• Divida facilmente um grupo de contatos no Outlook com uma ferramenta incrível

Ou se você instalou A Nossa Kutools for Outlook no seu computador, para dividir um grupo de contatos, siga as etapas abaixo:

1. Selecione o grupo de contato que você deseja dividir (aqui eu selecionei o grupo chamado ExtendOffice teste 1, por exemplo).

2. Vá para a guia Kutools Plus, encontrar Contato grupo na fita Contato, selecione Dividir para o grupo de contato na lista suspensa.

3. No Dividir para o grupo de contato janela, marque as caixas ao lado dos membros do grupo que você deseja mover para um novo grupo de contato, clique em Ok.

4. Nomeie o novo grupo na caixa de diálogo pop-up e clique em OK.

5. Os dois grupos de contatos divididos aparecerão na lista de contatos. Fique à vontade para abrir os grupos para ver seus membros.

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Divida um grupo de contatos e adicione seus membros como contatos no Outlook

Para separar, ou dizemos remover, um grupo de contatos no Outlook, você pode simplesmente ir para o Pessoas or Contactos página e clique com o botão direito no grupo que deseja remover e clique em Apagar no menu pop-up. Mas se você deseja adicionar todos os seus membros como contatos individuais do Outlook ao mesmo tempo, verifique as duas abordagens listadas abaixo:

• Divida um grupo de contato com o recurso integrado do Outlook

1. Clique duas vezes para abrir o grupo de contatos em sua lista de contatos.

2. Clique duas vezes em um membro que deseja adicionar à sua lista de contatos.

3. Clique no botão de três pontos para ver mais opções e, em seguida, clique Adicionar aos contatos do Outlook.

4. No pop-up Contato janela, você pode adicionar informações extras se precisar e clique em Salvar fechar.

5. Repita as etapas 2 a 4 para adicionar todos os membros.

6. Agora volte para o Pessoas or Contactos visualizar para excluir o grupo de contatos.

O método é adequado para grupos que contêm apenas alguns membros. Se o grupo tiver um grande número de membros, o método perderá muito tempo. Neste caso, verifique o Break recurso do Kutools para Outlook abaixo.

• Divida facilmente um grupo de contatos com o Kutools para Outlook

1. Selecione o grupo de contatos que deseja interromper.

2. Vá para a guia Kutools Plus, clique em Contato grupo > Break.

3. No Break janela, clique em Todos os Produtos para marcar todas as caixas e clique em Ok.

4. Uma caixa de diálogo aparecerá perguntando Você quer dividir este grupo de contatos em contatos únicos? Clique Sim.

5. Todos os seus membros agora são adicionados à sua lista de contatos e o grupo de contatos é excluído ao mesmo tempo.

√ Nota: Se você deseja apenas adicionar alguns de seus membros à sua lista de contatos, marque as caixas ao lado dos membros específicos, clique em Ok para adicioná-los à lista enquanto os exclui do grupo. O grupo que contém os membros que você não verificou ainda existirá.

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Mesclar grupos de contatos em um só no Outlook

Para mesclar dois ou mais grupos de contatos como um novo grupo. Por favor, siga os passos abaixo:

1. Crie um novo grupo de contatos. (Siga as etapas 1-3 de criar um grupo de contatos a partir de contatos do Outlook ou catálogo de endereços.)

2. Clique Adicionar membros no grupo Membros, escolha Dos contatos do Outlook.

3. No Selecione membros caixa de diálogo, selecione os grupos de contato que você deseja combinar.

4. Clique Membros na parte inferior esquerda da caixa de diálogo e clique em OK.

5. No Grupo de contacto janela, clique em Salvar fechar.

√ Nota: O método acima é muito simples e rápido. No entanto, o grupo que você criou desta forma é como um grande grupo contendo vários grupos pequenos, não é tão conveniente quando você precisa editar os membros do grupo. Porque você terá que abrir cada pequeno grupo para poder editar. Para mesclar vários grupos de contato e adicionar apenas membros do grupo a um grupo. por favor, verifique Como mesclar ou combinar listas de distribuição no Outlook?

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Envie um e-mail para um grupo de contato no Outlook

Para enviar um e-mail para um ou mais grupos de contato no Outlook, siga as etapas abaixo:

1. Na visualização Mail, clique em Novo Email para iniciar uma nova mensagem.

2. No Para ... campo, digite o nome do grupo de contato. O Outlook mostrará possíveis correspondências de sua lista de contatos, conforme a imagem mostrada abaixo. Se você não quiser que os destinatários se vejam, digite o nome do grupo no Bcc ... campo. (Se o campo não estiver aparecendo na janela de mensagem, vá para o Opções Guia e, em seguida, clique em Bcc no grupo Mostrar Campos.)

Caso você não se lembre do nome do grupo, você pode clicar Para ... para abrir o Selecione os nomes janela para ver todos os seus contatos em sua lista de contatos. Selecione os grupos para os quais deseja enviar uma mensagem e clique em Para, Ccou Bcc como você precisa. Os nomes dos grupos aparecerão no campo correspondente. (Eu cliquei Para como exemplo aqui.) Em seguida, clique OK.

3. Digite o assunto e o corpo da sua mensagem de e-mail. Clique ENVIAR depois de terminar de digitar.

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Compartilhe e salve um grupo de contatos no Outlook

Você pode precisar enviar um grupo de contato relacionado ao trabalho para um novo funcionário ou compartilhar um grupo de interesse relacionado aos seus amigos; você também pode receber um grupo de contatos compartilhado por outras pessoas. Nesta parte, falaremos sobre como compartilhar um grupo de contatos e como salvar um grupo de contatos enviado por outras pessoas no Outlook.

Compartilhe um grupo de contatos no Outlook

• Você pode incluir o grupo em uma mensagem de e-mail e enviá-la a outras pessoas:

1. Na visualização Mail, clique em Novo Email para criar uma nova mensagem. UMA Mensagem janela aparecerá. Ajuste o tamanho da janela, mova-o próximo à janela do Outlook, de forma que as duas janelas fiquem visíveis ao mesmo tempo.

2. Clique Pessoas or Contactos na barra de navegação da janela do Outlook.

3. Encontre o grupo de contatos que deseja compartilhar e arraste-o para o corpo da mensagem como um anexo no Mensagem janela.

4. Preencha as informações no Mensagem janela conforme necessário e, em seguida, clique em ENVIAR para compartilhar o grupo de contato.

• Você também pode inserir um grupo de contato como um anexo em vez de arrastá-lo para o corpo da mensagem:

1. No Mail ver, clique Novo Email para criar uma nova mensagem.

2. Vá para a guia inserção no pop-up Mensagem janela, encontre o Incluir grupo, clique em Item do Outlook.

3. No Inserir Item caixa de diálogo, selecione uma pasta de contatos em determinada caixa de correio para listar todos os contatos e grupos de contatos no Unid caixa. Agora você pode encontrar e selecionar o grupo de contato e clicar em OK para inseri-lo como um anexo.

4. Preencha as informações no Mensagem janela conforme necessário e, em seguida, clique em ENVIAR para compartilhar o grupo de contato.

Salvar um grupo de contato no Outlook

Para salvar um grupo de contatos compartilhado por outras pessoas em uma mensagem de e-mail:

1. Abra a mensagem que inclui o anexo do grupo de contato.

2. Arraste o anexo para a barra de navegação e solte-o Pessoas or Contactos.

Esta é a abordagem mais simples, você pode clicar Pessoas or Contactos para verificar o grupo recém-salvo.