Criar, editar, usar e compartilhar um grupo de contatos no Outlook
Este tutorial foca nos problemas que você pode encontrar no Outlook ao usar um grupo de contatos, anteriormente chamado de "lista de distribuição". Ele resume as soluções mais comuns e convenientes. Por favor, clique nas soluções listadas abaixo para ir às instruções correspondentes.
Criar um grupo de contatos no Outlook
- Criar um grupo de contatos a partir dos contatos do Outlook ou catálogo de endereços
- Criar um grupo de contatos a partir de dados no Excel, Word ou outros aplicativos
- Criar um grupo de contatos para destinatários ou remetentes na sua caixa de correio
Editar um grupo de contatos no Outlook
- Adicionar ou remover membros de um grupo de contatos
- Dividir um grupo de contatos no Outlook
- Desmembrar um grupo de contatos e adicionar seus membros como contatos no Outlook
- Mesclar grupos de contatos em um só no Outlook
Enviar um email para um grupo de contatos no Outlook
Compartilhar e salvar um grupo de contatos no Outlook
Criar um grupo de contatos no Outlook
Você pode encontrar situações em que precisa enviar um email em massa para os membros de uma empresa ou grupo de trabalho por razões comerciais. Ou talvez precise enviar um cartão de felicitações para todos os seus familiares e amigos. Para esses casos, criar um grupo de contatos economizará muito tempo enviando emails individualmente. Aqui, nossa equipe do ExtendOffice listou métodos para criar grupos de contatos a partir de seus contatos do Outlook, catálogo de endereços e dados no Excel, Word ou em formato de texto, além de criar grupos para os remetentes ou destinatários em suas caixas de correio no Outlook.
Criar um grupo de contatos a partir dos contatos do Outlook ou catálogo de endereços
1. Clique em Pessoas ou Contatos na barra de navegação no seu Outlook.
2. Na guia Página Inicial, clique em Novo Grupo de Contatos no grupo Novo.
3. Na janela Grupo de Contatos, nomeie o grupo de contatos no campo Nome.
4. Clique em Adicionar Membros no grupo Membros, escolha Dos Contatos do Outlook ou Do Catálogo de Endereços na lista suspensa de acordo com suas necessidades. (Se quiser adicionar apenas um contato no momento, e ele não estiver nos seus contatos do Outlook ou catálogo de endereços, escolha Novo Contato de Email.)
5. Na caixa de diálogo Selecionar Membros, para selecionar múltiplos contatos descontínuos, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique nos contatos um por um; para selecionar múltiplos contatos contíguos, clique no primeiro contato, depois mantenha pressionada a tecla Shift e selecione o último.
6. Clique no botão Membros no canto inferior esquerdo da caixa de diálogo para adicionar todos os contatos selecionados ao campo Membros, e depois clique em OK.
7. Na janela Grupo de Contatos, clique em Salvar & Fechar.
Criar um grupo de contatos a partir de dados no Excel, Word ou outros aplicativos
Digamos que você recebeu uma lista de endereços de email em uma planilha do Excel, documento do Word ou outros aplicativos, conforme mostrado acima. Para adicionar em massa os endereços a um grupo de contatos no seu Outlook, siga os passos abaixo:
1. Clique em Pessoas ou Contatos na barra de navegação no seu Outlook.
2. Na guia Página Inicial, clique em Novo Grupo de Contatos no grupo Novo.
3. Na janela Grupo de Contatos, nomeie o grupo de contatos no campo Nome.
4. Clique em Adicionar Membros no grupo Membros, escolha Dos Contatos do Outlook.
5. Copie os dados na sua planilha do Excel ou documento do Word.
6. Na caixa de diálogo Selecionar Membros, cole os dados no campo Membros, e depois clique em OK.
7. Na janela Grupo de Contatos, clique em Salvar & Fechar.
√ Nota: Cada endereço de email precisa ser separado por ponto-e-vírgula ou marca de parágrafo (um nome e endereço por linha). Se não houver nome, o endereço será usado como nome de exibição no grupo de contatos.
Criar um grupo de contatos para destinatários ou remetentes na sua caixa de correio
Se você deseja adicionar todos os destinatários e remetentes de um ou vários emails a um grupo de contatos, ou se deseja agrupar alguns dos remetentes ou destinatários na sua caixa de correio, pode usar o recurso Adicionar ao Grupo do Kutools para Outlook, um complemento útil desenvolvido pela nossa equipe. Ele criará rapidamente um grupo de contatos de acordo com suas necessidades.
1. Selecione o(s) email(s) com os destinatários ou remetentes que você deseja adicionar ao grupo de contatos.
2. Vá até a guia Kutools Plus, no grupo Contato, clique em Adicionar ao Grupo.
3. Na caixa de diálogo Adicionar Destinatários aos Grupos de Contatos, selecione Todos, Todos os remetentes ou Todos os destinatários na lista suspensa Alcance. As caixas ao lado dos endereços de email que atendem à condição serão marcadas.
4. No lado direito da caixa de diálogo, selecione o(s) grupo(s) de contatos onde deseja adicionar os endereços; ou você pode criar um novo grupo de contatos clicando em Novo grupo de contatos, depois marque a caixa ao lado dele. Clique em OK.
Se você não tiver nosso complemento do Outlook instalado, clique aqui para baixar. Ou pode usar um método mais trabalhoso: copie os endereços dos remetentes ou destinatários que deseja adicionar a um grupo de contatos, depois cole-os no campo Membros na caixa de diálogo Selecionar Membros. Para mais detalhes, consulte os passos 4-7 de criação de um grupo de contatos a partir dos contatos do Outlook ou catálogo de endereços.
Editar um grupo de contatos no Outlook
Há momentos em que precisamos editar nossos grupos de contatos: há mudanças de pessoal na sua empresa, colegas e projetos vêm e vão, então você precisa adicionar ou remover alguns membros; os membros em um grupo de contatos estão meio misturados, então você quer dividir o grupo em dois ou mais; dois departamentos se fundiram, então você precisa mesclar dois grupos de contatos…
Antes de fazermos isso, precisamos descobrir onde estão os grupos:
Se você está na visualização de Email, clique no Catálogo de Endereços no grupo Localizar sob a guia Página Inicial, e depois procure o grupo na caixa de diálogo pop-up; se você já mudou para a visualização Pessoas ou Contatos na barra de navegação no seu Outlook, pode encontrar o grupo na lista de seus contatos digitando seu nome na caixa de pesquisa acima da lista.
Depois de encontrar o grupo de contatos, clique duas vezes no seu nome para abrir a janela Grupo de Contatos. Agora, encontre os métodos listados abaixo que atendem às suas necessidades para a próxima ação.
Adicionar ou remover membros de um grupo de contatos
• Para adicionar membros a um grupo de contatos, consulte os passos 4-7 de criação de um grupo de contatos a partir dos contatos do Outlook ou catálogo de endereços.
• Para remover membros de um grupo de contatos, selecione os membros em uma janela de Grupo de Contatos aberta primeiro, depois clique no recurso Remover Membro no grupo Membros. Clique em Salvar & Fechar no grupo Ações.
Dividir um grupo de contatos no Outlook
Aqui listamos duas maneiras de dividir um grupo de contatos no Outlook: uma é com o próprio recurso do Outlook, a outra é com o recurso Dividir para grupo de contatos do Kutools para Outlook.
• Dividir um grupo de contatos no Outlook copiando e removendo
Digamos que você precise separar um grupo de contatos em dois. Siga os passos abaixo:
1. Na página Pessoas ou Contatos, procure o grupo de contatos que deseja editar.
2. Clique com o botão direito (sem soltar) no grupo e arraste-o um pouco para cima ou para baixo, solte o botão do mouse, você verá um menu pop-up curto como mostrado na captura de tela abaixo, clique em Copiar. Haverá dois grupos de contatos iguais aparecendo na lista.
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3. Clique duas vezes para abrir ambos os grupos, altere os nomes dos grupos conforme necessário, por exemplo, ExtendOffice1 e ExtendOffice2. Depois, remova, digamos, nome 8-15 no ExtendOffice1, e nome 1-7 no ExtendOffice2.
4. Agora, você terá dois novos grupos de contatos menores, clique em Salvar & Fechar.
• Dividir facilmente um grupo de contatos no Outlook com uma ferramenta incrível
Ou, se você instalou nosso Kutools para Outlook no seu computador, para dividir um grupo de contatos, siga os passos abaixo:
1. Selecione o grupo de contatos que deseja dividir (Aqui selecionei o grupo chamado ExtendOffice teste 1 como exemplo).
2. Vá até a guia Kutools Plus, encontre Grupo de Contatos na faixa de opções Contato, selecione Dividir para grupo de contatos na lista suspensa.
3. Na janela Dividir para grupo de contatos, marque as caixas ao lado dos membros do grupo que deseja mover para um novo grupo de contatos, clique em Ok.
4. Nomeie o novo grupo na caixa de diálogo pop-up, clique em OK.
5. Os dois grupos de contatos divididos aparecerão na lista de Contatos, sinta-se à vontade para abrir os grupos para visualizar seus membros.
Desmembrar um grupo de contatos e adicionar seus membros como contatos no Outlook
Para desmembrar, ou podemos dizer remover, um grupo de contatos no Outlook, você pode simplesmente ir à página Pessoas ou Contatos e clicar com o botão direito no grupo que deseja remover, e clicar em Excluir no menu pop-up. Mas se você deseja adicionar todos os seus membros como contatos individuais do Outlook ao mesmo tempo, confira as duas abordagens listadas abaixo:
• Desmembrar um grupo de contatos com o recurso interno do Outlook
1. Clique duas vezes para abrir o grupo de contatos na sua lista de Contatos.
2. Clique duas vezes em um membro que deseja adicionar à sua lista de Contatos.
3. Clique no botão de três pontos para ver mais opções, e depois clique em Adicionar aos Contatos do Outlook.
4. Na janela pop-up Contato, você pode adicionar informações extras se necessário, depois clique em Salvar & Fechar.
5. Repita os passos 2-4 para adicionar todos os membros.
6. Agora volte à visualização Pessoas ou Contatos para excluir o grupo de contatos.
O método é adequado para grupos que contêm poucos membros. Se o grupo contém um grande número de membros, o método desperdiçaria muito tempo. Nesse caso, confira o recurso Dividir do Kutools para Outlook abaixo.
• Desmembrar facilmente um grupo de contatos com o Kutools para Outlook
1. Selecione o grupo de contatos que deseja desmembrar.
2. Vá até a guia Kutools Plus, clique em Grupo de Contatos > Dividir.
3. Na janela Dividir, clique em Todos para marcar todas as caixas, depois clique em Ok.
4. Uma caixa de diálogo pop-up perguntará Você deseja separar este grupo de contatos em contatos individuais? Clique em Sim.
5. Todos os seus membros agora estão adicionados à sua lista de Contatos, e o grupo de contatos é excluído ao mesmo tempo.
√ Nota: Se você deseja adicionar apenas alguns de seus membros à sua lista de Contatos, marque as caixas ao lado dos membros específicos, clique em Ok para adicioná-los à lista enquanto os remove do grupo. O grupo contendo os membros que você não marcou ainda existirá.
Mesclar grupos de contatos em um só no Outlook
Para mesclar dois ou mais grupos de contatos em um novo grupo. Siga os passos abaixo:
1. Crie um novo grupo de contatos. (Siga os passos 1-3 de criação de um grupo de contatos a partir dos contatos do Outlook ou catálogo de endereços.)
2. Clique em Adicionar Membros no grupo Membros, escolha Dos Contatos do Outlook.
3. Na caixa de diálogo Selecionar Membros, selecione os grupos de contatos que deseja combinar.
4. Clique em Membros no canto inferior esquerdo da caixa de diálogo, e depois clique em OK.
5. Na janela Grupo de Contatos, clique em Salvar & Fechar.
√ Nota: O método acima é muito simples e rápido. No entanto, o grupo que você criou dessa forma é como um grande grupo contendo vários pequenos, não é tão conveniente quando você precisa editar os membros do grupo. Porque terá que abrir cada pequeno grupo para editar. Para mesclar vários grupos de contatos e adicionar apenas membros do grupo a um grupo. Confira Como Mesclar ou Combinar Listas de Distribuição no Outlook?
Enviar um email para um grupo de contatos no Outlook
Para enviar um email para um ou mais grupos de contatos no Outlook, siga os passos abaixo:
1. Na visualização Email, clique em Novo Email para iniciar uma nova mensagem.
2. No campo Para... digite o nome do grupo de contatos. O Outlook mostrará correspondências potenciais da sua lista de Contatos conforme a imagem mostrada abaixo. Se você não deseja que os destinatários vejam uns aos outros, digite o nome do grupo no campo Cco... (Se o campo não estiver visível na janela de mensagem, vá até a guia Opções, e depois clique em Cco no grupo Mostrar Campos).
Caso você não lembre o nome do grupo, pode clicar em Para... para abrir a janela Selecionar Nomes para visualizar todos os seus contatos na sua lista de Contatos. Selecione os grupos para os quais deseja enviar uma mensagem, depois clique em Para, Cc ou Cco conforme necessário. Os nomes dos grupos aparecerão no campo correspondente. (Cliquei em Para como exemplo aqui.) Depois clique em OK.
3. Digite o assunto e o corpo da sua mensagem de email. Clique em Enviar após terminar de digitar.
Compartilhar e salvar um grupo de contatos no Outlook
Você pode precisar enviar um grupo de contatos relacionado ao trabalho para um novo funcionário, ou compartilhar um grupo relacionado a interesses com seus amigos; também pode receber um grupo de contatos compartilhado por outras pessoas. Nesta parte, falaremos sobre como compartilhar um grupo de contatos e como salvar um grupo de contatos enviado por outras pessoas no Outlook.
Compartilhar um grupo de contatos no Outlook
• Você pode incluir o grupo em uma mensagem de email e enviá-lo para outras pessoas:
1. Na visualização Email, clique em Novo Email para criar uma nova mensagem. Uma janela de Mensagem pop-up aparecerá. Ajuste o tamanho da janela, mova-a ao lado da sua janela do Outlook, para que ambas as janelas fiquem visíveis ao mesmo tempo.
2. Clique em Pessoas ou Contatos na barra de navegação na janela do Outlook.
3. Encontre o grupo de contatos que deseja compartilhar, e arraste-o para o corpo da mensagem como anexo na janela Mensagem.
4. Preencha as informações na janela Mensagem conforme necessário, depois clique em Enviar para compartilhar o grupo de contatos.
• Você também pode inserir um grupo de contatos como anexo em vez de arrastá-lo para o corpo da mensagem:
1. Na visualização Email, clique em Novo Email para criar uma nova mensagem.
2. Vá até a guia Inserir na janela pop-up Mensagem, encontre o grupo Incluir, clique em Item do Outlook.
3. Na caixa de diálogo Inserir Item, selecione uma pasta de Contatos sob uma determinada caixa de correio para listar todos os contatos e grupos de contatos na caixa Itens. Agora você pode encontrar e selecionar o grupo de contatos e depois clicar em OK para inseri-lo como anexo.
4. Preencha as informações na janela Mensagem conforme necessário, depois clique em Enviar para compartilhar o grupo de contatos.
Salvar um grupo de contatos no Outlook
Para salvar um grupo de contatos compartilhado por outras pessoas em uma mensagem de email:
1. Abra a mensagem que inclui o anexo do grupo de contatos.
2. Arraste o anexo para a barra de navegação, e solte-o em Pessoas ou Contatos.
Esta é a abordagem mais simples, você pode clicar em Pessoas ou Contatos para verificar o grupo recém-salvo.
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