Como cancelar um convite de reunião no Outlook quando não é o organizador?

Se o organizador da reunião estiver a sair da empresa e uma série de reuniões por si criadas precisar de ser cancelada, será que você (como participante) pode cancelar essas reuniões em nome do organizador? A resposta é sim! Contudo, o organizador terá primeiro de lhe conceder permissão, partilhando o seu calendário. Neste tutorial, explicamos como anular um convite de reunião mesmo não sendo o organizador.

Nota: Este exemplo utiliza o Microsoft Outlook 365 como referência; os passos e descrições podem variar ligeiramente noutras versões do Outlook.

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O organizador partilha o calendário consigo

Antes de o organizador sair da empresa, peça-lhe que partilhe o calendário consigo. Tenha em atenção que a Microsoft disponibiliza a opção de partilhar um calendário com atualizações automáticas apenas para utilizadores do Outlook 365 ou contas baseadas em Exchange. Para enviar um convite de partilha consigo, o organizador pode proceder da seguinte forma.

1. Abra o Outlook. Mude para a vista Calendário.

2. No separador Base, clique em Partilhar Calendário no grupo Gerir Calendários. Escolha o calendário que pretende partilhar.

3. A caixa de diálogo Propriedades do Calendário abre-se. Clique no botão Adicionar.

4. Selecione o nome no Catálogo de Endereços e clique no botão Adicionar. Em seguida, clique no botão OK.

5. O organizador pode ver as pessoas adicionadas com o nível de permissões predefinido. Altere o nível de permissões para Pode editar, para que as pessoas adicionadas possam editar o calendário partilhado posteriormente. Em seguida, clique no botão OK.

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6. Agora, é enviada uma mensagem eletrónica a convidar para partilhar o calendário.

A partir deste momento, a parte do organizador está concluída. Veja agora o que pode fazer a seguir.

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Anular um convite de reunião em nome do organizador

Depois de o organizador partilhar o seu calendário consigo, receberá uma mensagem eletrónica a informar que foi convidado(a) a aceder ao calendário do organizador. Para cancelar um convite de reunião em nome do organizador, proceda da seguinte forma.

1. Abra o Outlook e localize a mensagem eletrónica que o organizador lhe enviou.

2. Selecione Aceitar para aceitar o convite.

3. Para visualizar e editar o calendário partilhado, comece por mudar para a vista Calendário. Depois, aceda à secção Calendários Partilhados e clique no ícone de expansão para desdobrar os calendários partilhados. Por fim, selecione o calendário partilhado do organizador.

4. Localize a reunião que pretende cancelar e faça duplo clique sobre ela.

5. No separador Reunião, clique em Cancelar Reunião.

6. Clique no botão Enviar Cancelamento.

7. Agora verá que a reunião no calendário partilhado foi cancelada com sucesso e desaparece.

8. Agora aceda ao seu calendário e verificará que a reunião ainda lá se encontra. Ao mesmo tempo, receberá um novo e-mail a lembrá-lo de que cancelou a reunião em nome do organizador. Clique em Remover do Calendário para eliminar a reunião do seu próprio calendário.
Nota: Os restantes participantes desta reunião receberão igualmente a mesma mensagem de cancelamento. Terão de efetuar o mesmo passo descrito acima para remover a reunião dos respetivos calendários.

A reunião foi agora cancelada com sucesso, tanto no calendário partilhado como no seu calendário pessoal.

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