Como encaminhar automaticamente e-mails para uma pessoa específica quando estou ausente no Outlook?

Quando estiver ausente do escritório, é essencial garantir que os e-mails importantes sejam reencaminhados para um colega ou membro da equipa que os possa tratar na sua ausência. O Outlook oferece funcionalidades integradas para automatizar este processo, e o Kutools para Outlook (KTO) disponibiliza ainda mais opções avançadas. Neste tutorial, explicamos-lhe dois métodos para reencaminhar automaticamente e-mails para uma pessoa específica durante a sua ausência.

Reencaminhar e-mails para uma pessoa específica quando Ausente ao criar regras

Reencaminhar e-mails para uma pessoa específica quando Ausente utilizando o Kutools para Outlook

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Reencaminhar e-mails para uma pessoa específica quando Ausente ao criar regras

Pode criar regras para Encaminhamento automático todos os e-mails ou e-mails específicos para a pessoa pretendida; siga os passos seguintes:

1. Clique em Regras > Gerir Regras e Alertas. Na caixa de diálogo que surge, Regras e Alertas, clique em Nova Regra no separador Regras de E-mail. Veja a captura de ecrã:

2. Na primeira caixa de diálogo, Assistente de Regras, clique na opção Aplicar regra às mensagens que recebo, na secção Iniciar a partir de uma regra em branco. Veja a captura de ecrã:

3. Clique no botão Seguinte para avançar para a segunda caixa de diálogo. Nesta etapa do assistente, pode especificar as condições que pretende aplicar a determinados e-mails. Se precisar de reencaminhar todos os e-mails recebidos, ignore esta etapa e clique diretamente no botão Seguinte, após o que surge uma caixa de mensagem; clique no botão Sim. Veja a captura de ecrã:

4. Agora, na terceira caixa de diálogo do assistente, assinale a opção reencaminhá-la para pessoas ou grupo público na caixa de lista Passo 1: Selecionar a(s) ação(ões) e, em seguida, clique no texto hiperligado pessoas ou grupo público para abrir a caixa de diálogo Endereço da regra e selecione a pessoa para quem pretende reencaminhar as mensagens. Veja a captura de ecrã:

5. Em seguida, clique em OK > Seguinte para avançar para a quarta caixa de diálogo do assistente. Selecione quaisquer exceções que deseje aplicar a esta regra ou ignore esta etapa e continue a clicar no botão Seguinte. Veja a captura de ecrã:

6. Na última caixa de diálogo do Assistente de Regras, introduza um nome para esta regra no passo 1 e assinale a opção Ativar esta regra no passo 2. Veja a captura de ecrã:

7. Clique no botão Concluir e, em seguida, clique no botão OK na caixa de diálogo Regras e Alertas. A partir de agora, sempre que receber um novo e-mail, este será encaminhado automaticamente para a pessoa pretendida que especificou.

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Reencaminhar e-mails para uma pessoa específica quando Ausente utilizando o Kutools para Outlook

Kutools para Outlook simplifica o reencaminhamento de e-mails com a sua funcionalidade Encaminhamento automático, mais intuitiva e fácil de utilizar.

Passo 1. Transfira e instale o Kutools para Outlook, abra o Outlook e clique em KUTOOLS PLUS > Reencaminhar > Gerenciar Regras.

Passo 3. No passo 1 do assistente de regras,

1. Marcar remetente como -indivíduo ou grupo público-: Assinale esta caixa para filtrar e-mails de remetentes específicos.

2. CliqueIndivíduo ou Grupo Público: Selecione a ligação sublinhada para abrir o Catálogo de Endereços.

3. Selecione o(s) Remetente(s) Específico(s): Escolha, na lista, o(s) remetente(s) a que pretende aplicar a regra.

4. Clique em OK: Confirme a sua seleção e feche o Catálogo de Endereços.

   

Passo 4. Clique no botão Seguinte para avançar para o passo 2 do assistente de regras e selecione as exceções conforme necessário. Se não tiver nenhuma, clique diretamente em Seguintepara avançar para o passo 3 do assistente.

Passo 5. No último passo do assistente de regras,

1. Atribua um Nome à Regra: Introduza um nome descritivo para a regra (por exemplo, «Reencaminhamento em Ausência») para a identificar facilmente mais tarde.

2. Clique no botão Selecionar Destinatário: utilize este botão para abrir o Catálogo de Endereços e escolher o(s) destinatário(s) dos e-mails reencaminhados.

3. Clique em OK: Confirme as suas definições e conclua a configuração da regra.

   

Passo 6. Clique em OK e, de seguida, em Sim para guardar a regra e ativar a funcionalidade de encaminhamento automático.