Como encaminhar automaticamente e-mails para uma pessoa específica quando estiver fora do escritório no Outlook?
Quando você está fora do escritório, é essencial garantir que os e-mails importantes sejam encaminhados para um colega ou membro da equipe que possa lidar com eles em sua ausência. O Outlook oferece recursos internos para automatizar esse processo, e o Kutools for Outlook (KTO) oferece opções ainda mais avançadas. Neste tutorial, vou guiá-lo por dois métodos para encaminhar automaticamente e-mails para uma pessoa específica quando você estiver fora do escritório.
Encaminhar automaticamente e-mails para uma pessoa específica ao sair do escritório criando regras
Encaminhar automaticamente e-mails para uma pessoa específica ao sair do escritório criando regras
Você pode criar regras para encaminhar automaticamente todos os e-mails ou e-mails específicos para a pessoa desejada. Siga as etapas abaixo:
1. Clique em Regras > Gerenciar Regras e Alertas. Na caixa de diálogo Regras e Alertas que apareceu, clique em Nova Regra na guia Regras de Email, veja a captura de tela:
2. No primeiro Assistente de Regras, clique na opção Aplicar regra nas mensagens que recebo na seção Começar com uma regra em branco, veja a captura de tela:
3. Clique no botão Próximo para ir à segunda caixa de diálogo. Nesta etapa do assistente, você pode especificar as condições para encaminhar automaticamente certos e-mails. Se precisar encaminhar todos os e-mails recebidos, ignore esta etapa e clique diretamente no botão Próximo. Uma caixa de mensagem de aviso será exibida; clique no botão Sim, veja a captura de tela:
4. Agora, no terceiro assistente de diálogo, marque a opção Encaminhe para pessoas ou grupo público na caixa de listagem Passo 1: Selecione a(s) ação(ões), e depois clique no texto do link pessoas ou grupo público para ir à caixa de diálogo Endereço da Regra e selecione a pessoa para quem deseja encaminhar as mensagens. Veja a captura de tela:
5. Em seguida, clique em OK > Próximo para ir ao quarto assistente de diálogo, selecione quaisquer exceções que deseje aplicar a essa regra. Você também pode ignorar esta etapa e continuar clicando no botão Próximo, veja a captura de tela:
6. Na última caixa de diálogo do Assistente de Regras, digite um nome para essa regra no passo 1 e marque a opção Ativar esta regra no passo 2, veja a captura de tela:
7. Clique no botão Concluir e depois no botão OK na caixa de diálogo Regras e Alertas. Agora, ao receber novos e-mails, eles serão automaticamente encaminhados para a pessoa que você especificou.
Encaminhar automaticamente e-mails para uma pessoa específica ao sair do escritório usando o Kutools for Outlook
O Kutools for Outlook simplifica o encaminhamento de e-mails com seu recurso Auto Forward, que é mais intuitivo e fácil de usar.
Passo 1. Baixe e instale o Kutools for Outlook, ative o Outlook e clique em Kutools Plus > Encaminhar > Gerenciamento de Regras.
Passo 3. No passo 1 do assistente de regras,
Marque Remetente está em Pessoas ou Grupo Público: Marque esta condição para filtrar e-mails de remetentes específicos.
Clique em Pessoas ou Grupo Público: Selecione o link sublinhado para abrir o catálogo de endereços.
Selecione o(s) Remetente(s) Específico(s): Escolha o(s) remetente(s) ao qual deseja aplicar a regra na lista.
- Clique em OK: Confirme sua seleção e feche o catálogo de endereços.
Passo 4. Clique no botão Próximo para ir ao passo 2 do assistente de regras e selecione as exceções conforme necessário. Se não houver nenhuma, clique diretamente em Próximo para ir ao passo 3 do assistente.
Passo 5. No último passo do assistente de regras,
Dê um Nome à Regra: Insira um nome descritivo para a regra (por exemplo, "Encaminhamento Fora do Escritório") para identificá-la facilmente mais tarde.
Clique no Botão Selecionar Destinatário: Use este botão para abrir o catálogo de endereços e escolher o(s) destinatário(s) para os e-mails encaminhados.
Clique em OK: Confirme suas configurações e conclua a configuração da regra.
Passo 6. Clique em OK > Sim para salvar a regra e ativar o recurso Auto Forward.
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