Como impedir que os participantes reencaminhem uma reunião do Outlook?

Em alguns casos, poderá querer impedir que os participantes na reunião reencaminhem o seu convite no Outlook, por motivos de privacidade, confidencialidade ou outros. Neste artigo, apresento-lhe duas soluções:

• Impedir participantes de reencaminhar reunião do Outlook com VBA
• Impedir participantes de reencaminhar reunião através da criação de um formulário

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Impedir participantes de reencaminhar reunião do Outlook com VBA

Este método orienta-o na adição dos botões «Desativar Reencaminhamento» e «Ativar Reencaminhamento» ao Friso da janela da reunião através de VBA, permitindo-lhe impedir que os participantes reencaminhem a reunião ao clicar no botão «Desativar Reencaminhamento». Siga os passos abaixo:

1. Prima as teclas «Alt» + "F11" para abrir a janela do Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Clique em «Inserir» > «Módulo» e cole o código VBA abaixo na nova janela do módulo.

VBA: Impedir participantes de reencaminhar reunião

Sub ItemDisableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = False
  MsgBox "Forwarding current meeting has been disabled. Any meeting attendee is prevented from forwarding this meeting."
End Sub

Sub ItemEnableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = True
  MsgBox "Forwarding current meeting has been enabled."
End Sub

3. Guarde o código VBA e feche a janela do Microsoft Visual Basic for Applications.

4. Abra uma pasta de calendário e clique em «Base» > «Reunião» para agendar uma reunião.

5. Clique em «Ficheiro» > «Opções» para aceder à caixa de diálogo Opções do Outlook.

6. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em «Personalizar Friso» no painel esquerdo, selecione «Compromisso» na caixa à direita e, em seguida, clique no botão «Novo Grupo». Veja a imagem:

7. Agora, um novo grupo foi adicionado no separador «Compromisso». Clique no botão «Mudar Nome», introduza um novo nome para ele e, em seguida, clique em «OK» na caixa de diálogo «Mudar Nome». Veja a imagem:

8. Em seguida, (1) selecione «Macros» na lista suspensa «Escolher comandos de», (2) escolha "Project1.ItemDisableForwarding" na caixa à esquerda e (3) clique no botão «Adicionar».

9. O comando selecionado foi agora adicionado à caixa à direita. Mantenha-o selecionado e: (1) clique no botão «Mudar Nome»; (2) na caixa de diálogo «Mudar Nome», especifique um ícone para o comando; (3) introduza um novo nome para ele; e, por fim, (4) clique em «OK». Veja a imagem:

10. Repita os passos 8 e 9 acima para adicionar também "Project1.ItemEnableForwarding" à caixa à direita e clique em «OK» na caixa de diálogo Opções do Outlook.

Agora, regresse à janela da Reunião e verá que os dois comandos foram adicionados no separador «Reunião». Veja a imagem:

11. Clique em «Reunião» > «Desativar Reencaminhamento» e, em seguida, clique em «OK» na caixa de diálogo que aparece. Veja a imagem:

12. Adicione os elementos da reunião conforme necessário e clique no botão «Enviar» para a enviar.

Se os participantes tentarem reencaminhar esta reunião através de «Reunião» > «Reencaminhar» no respetivo Outlook, será apresentada uma caixa de diálogo a impedir essa ação.

Notas:
(1) Este método não impede os participantes de reencaminharem a reunião como anexo iCalendar.
(2) Este método funciona bem com contas Exchange.

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Impedir participantes de reencaminhar reunião através da criação de um formulário

Na verdade, pode modificar o formulário da reunião e desativar a funcionalidade de Reencaminhamento. Todas as reuniões criadas com base neste formulário não permitirão reencaminhamento no Outlook.

1. Abra uma pasta de calendário e clique em «Base» > «Reunião» para criar uma reunião.

2. Na janela da Reunião, clique em «Ficheiro» > «Opções».

3. Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em «Personalizar Friso» na barra esquerda, ative a opção «Programador» no painel à direita e clique em «OK». Veja a imagem:

4. Regresse agora à janela da reunião e clique em «Programador» > «Conceber este formulário». Veja a imagem:

5. Ative o separador «(Ações)» e faça duplo clique na linha «Reencaminhar» para abrir a respetiva caixa de diálogo «Propriedades da Ação do Formulário».

6. Na caixa de diálogo Propriedades da Ação do Formulário, desative a opção «Ativar» e clique em «OK». Veja a imagem:

7. Clique em «Programador» > «Executar Este Formulário». Consulte a imagem:

8. Foi agora criada uma reunião com base no formulário de reunião modificado. Adicione os elementos necessários e clique no botão «Enviar».

Notas:
(1) Se precisar de aplicar frequentemente este formulário de reunião modificado, recomendamos que o guarde ao clicar em «Programador» > «Publicar» > «Publicar Formulário».
(2) Todas as reuniões criadas com base no formulário de reunião modificado não permitem que os participantes as reencaminhem. Contudo, os participantes ainda poderão reencaminhar a reunião como anexo iCalendar.
(3) Este método funciona perfeitamente com contas Exchange.

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