Como pesquisar e-mails incluindo subpastas no Outlook?

No Microsoft Outlook, o comportamento predefinido ao iniciar uma pesquisa instantânea é procurar apenas e-mails na pasta atualmente selecionada. No entanto, muitos utilizadores organizam os seus e-mails em subpastas e frequentemente precisam de realizar pesquisas que abranjam simultaneamente uma pasta principal e todas as suas subpastas. Não incluir subpastas na sua pesquisa pode fazer com que perca e-mails importantes escondidos em diretórios aninhados. Este tutorial fornece instruções passo a passo sobre vários métodos eficazes para pesquisar e-mails em pastas e respetivas subpastas no Outlook, ajudando-o a evitar resultados negligenciados e a aumentar a sua eficiência no trabalho.

Pesquisar e-mails Incluir Subpastas no Outlook 2010 e versões posteriores

Pesquisar e-mails Incluir Subpastas no Outlook 2007

VBA: Pesquisa avançada em lote em pastas e subpastas

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Pesquisar e-mails Incluir Subpastas no Outlook 2010 e versões posteriores

Se estiver a utilizar o Outlook 2010 ou versões posteriores, pode facilmente alargar a sua pesquisa para incluir tanto a Pasta Atual como todas as suas subpastas. Isto é particularmente útil quando a sua estrutura de organização de e-mails depende fortemente de pastas aninhadas. Esta funcionalidade simplifica as pesquisas, eliminando a necessidade de realizar pesquisas separadas manualmente em cada subpasta.

1. Em primeiro lugar, navegue até à pasta de e-mails onde pretende pesquisar. As subpastas dessa pasta serão incluídas nos resultados da pesquisa, desde que selecione a opção correta.

2. Clique na caixa «Pesquisa Instantânea», na parte superior da sua lista de mensagens, para ativar o separador «Ferramentas de Pesquisa». Introduza as suas palavras-chave ou condições de pesquisa nesta caixa, conforme necessário. Em seguida, no grupo «Âmbito» do separador «Pesquisa», selecione a opção «Todas as Subpastas». Consulte a imagem abaixo:

Após concluir estes passos, o Outlook apresentará todos os e-mails que correspondam aos seus critérios de pesquisa — tanto da pasta selecionada como de todas as suas subpastas subjacentes — numa única lista unificada de mensagens. Isto reduz o risco de perder e-mails e poupa tempo em comparação com a pesquisa individual em pastas, uma a uma.

Dica: Para facilitar a identificação da localização original de cada e-mail filtrado nos resultados da pesquisa, pode exibir a coluna «Pastas». Clique no cabeçalho de qualquer coluna na parte superior da Lista de Emails (por exemplo, «De» ou «Recebido») e certifique-se de que a opção «Pastas» está selecionada. Assim, consegue localizar rapidamente onde cada e-mail correspondente está armazenado na sua Estrutura de Pastas.

Nota:Se reparar que nem todas as subpastas estão a ser pesquisadas, verifique novamente a seleção da pasta e confirme que «Todas as Subpastas» está selecionado no grupo Âmbito. Além disso, consulte as definições de indexação do Outlook caso os resultados da pesquisa pareçam incompletos.

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Pesquisar e-mails Incluir Subpastas no Outlook 2007

No Outlook 2007, a pesquisa instantânea integrada não permite procurar diretamente em subpastas a partir da interface principal. Em vez disso, terá de utilizar uma Pasta de Pesquisa para realizar esta tarefa. Ao criar uma Pasta de Pesquisa, pode agregar e-mails de várias pastas — incluindo subpastas — numa vista virtual pesquisável, o que é especialmente útil se os seus e-mails estiverem distribuídos por uma hierarquia complexa de pastas. A grande vantagem desta abordagem é permitir um uso flexível e repetido das suas condições de pesquisa personalizadas.

1. Clique no menu «Ficheiro», na parte superior do Outlook, selecione «Novo» e, em seguida, clique em «Pasta de Pesquisa». Veja a imagem:

2. Na caixa de diálogo «Nova Pasta de Pesquisa», desloque-se para baixo até encontrar e selecionar «Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada» na secção «Personalizado» e, em seguida, clique no botão «Escolher» para definir os critérios.

3. Na caixa de diálogo «Pasta de Pesquisa Personalizada», atribua um nome descritivo à nova pasta de pesquisa (por exemplo, «Pesquisa na Caixa de Entrada e Subpastas») e clique no botão «Procurar» para selecionar as pastas a incluir no âmbito da pesquisa.

4. Quando a janela «Selecionar Pasta(s)» aparecer, siga os passos abaixo:

1). Assinale a pasta principal que pretende pesquisar — por exemplo, «Caixa de Entrada».

2). Assinale a caixa «Pesquisar subpastas» para garantir que todas as subpastas sejam incluídas.

3). Clique no botão «OK» para confirmar. Veja a imagem:

5. Na caixa de diálogo «Pasta de Pesquisa Personalizada», clique em «OK» para guardar as definições da sua pasta de pesquisa personalizada.

6. Se surgir uma caixa de aviso a perguntar se pretende aplicar as definições de pesquisa, clique em «Sim» para continuar.

7. Por fim, clique novamente em «OK» na caixa de diálogo «Nova Pasta de Pesquisa» para concluir a configuração.

8. A sua pasta de pesquisa personalizada foi agora criada, mostrando e-mails tanto da Caixa de Entrada (ou de qualquer outra pasta que tenha selecionado) como de todas as respetivas subpastas. Basta introduzir os critérios de pesquisa pretendidos na caixa de pesquisa situada na parte superior da pasta, e o Outlook apresentará imediatamente todos os e-mails correspondentes em todo o âmbito definido. Esta funcionalidade revela-se especialmente útil para pesquisas regulares ou complexas, já que pode aceder a qualquer momento à pasta de pesquisa personalizada sem precisar de redefinir as condições de pesquisa.

Dica:Se pretender ajustar o âmbito ou os critérios da sua pasta de pesquisa, clique com o botão direito do rato na pasta na Navegação e selecione «Personalizar esta pasta de pesquisa». Faça as alterações necessárias.

Limitação: As Pastas de Pesquisa são vistas virtuais e não movem fisicamente os seus e-mails; apenas exibem resultados agregados. Caixas de correio grandes ou critérios de pesquisa complexos podem provocar uma pesquisa mais lenta ou um maior consumo de CPU e memória.

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