Como substituir anexos por hiperligações no Outlook?

Normalmente, a maioria dos utilizadores do Outlook envia anexos ao clicar em Inserir > Ficheiro Anexo nas janelas de mensagem. No entanto, os anexos ocupam muito espaço e tornam o Outlook lento. Como alternativa, pode enviar os seus anexos como hiperligações no Microsoft Outlook — desde que tanto si como os destinatários tenham acesso a uma pasta partilhada.

• Inserir Anexo como hiperligações num Novo Email
• Substitua anexos por hiperligações em vários e-mails recebidos
• Substitua automaticamente anexos por hiperligações em todos os e-mails recebidos

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Para inserir e enviar anexos como hiperligações na janela de mensagem do Microsoft Outlook, siga os passos abaixo:

Inserir Anexo como hiperligações num Novo Email

1. Na vista de correio, crie um novo e-mail ao clicar em Base > Novo Email.

2. Clique no botão Hiperligação no separador Inserir. ()Nota: o botão Hiperligação só estará ativo após colocar o cursor no corpo da mensagem.)

3. Na caixa de diálogo Criar Hiperligação, clique no botão Procurar junto à caixa Ligação em.

4. Na caixa de diálogo Ligação para Ficheiro, (1) abra a pasta partilhada acessível tanto por si como pelos destinatários da mensagem; (2) clique para destacar o ficheiro que deseja enviar como hiperligação na pasta partilhada aberta; (3) clique no botão OK.
Nota: Se o ficheiro anexado não estiver guardado na pasta partilhada, copie-o e cole-o nessa pasta antes deste passo.

Agora regressará à janela da mensagem, e o anexo será adicionado como uma hiperligação. Veja a imagem abaixo:

5. Redija a mensagem de e-mail e, em seguida, clique no botão Enviar para enviar a mensagem.

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Substitua anexos por hiperligações em vários e-mails recebidos

Por vezes, poderá querer substituir os anexos por hiperligações nos e-mails recebidos, de modo a reduzir o tamanho do Outlook ou para outra finalidade. Nesse caso, pode utilizar a funcionalidade Desanexar Todos (Anexos) do Kutools para Outlook.

1. Na vista Correio, abra a pasta de correio e selecione vários e-mails cujos anexos pretende substituir por hiperligações. Veja a imagem abaixo:
Nota: Mantendo premida a tecla Ctrl, pode selecionar vários e-mails não adjacentes clicando neles um a um.

2. Clique em Kutools > Ferramentas de Anexo > Desanexar Todos.

3. Na caixa de diálogo Procurar Pasta que surge, indique a pasta de destino onde pretende guardar os anexos e clique no botão Ok. Veja a imagem abaixo:

De imediato, todos os anexos em todos os e-mails selecionados serão substituídos por hiperligações, tal como ilustrado na imagem seguinte. Ao clicar na respetiva hiperligação, o ficheiro anexado será aberto.

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Substitua automaticamente todos os anexos por hiperligações em todos os e-mails recebidos

Para substituir automaticamente todos os anexos por hiperligações em todos os novos e-mails recebidos no Outlook, basta configurar as Opções do Kutools para Outlook.

1. Clique no ícone de lançamento no canto inferior direito do grupo Anexos no separador Kutools.

2. Agora, na caixa de diálogo Opções de Anexo que surge, aceda ao separador Desanexar e Guardar, marque a opção Desanexar automaticamente todos os anexos recebidos, especifique a pasta de destino na caixa Pasta de Guardar e clique no botão OK. Veja a imagem:

A partir de agora, todos os anexos em e-mails recebidos serão automaticamente substituídos por hiperligações.

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Demonstração: substituir (automaticamente) anexos por hiperligações no Outlook