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Como converter uma lista de distribuição em contatos individuais no Outlook?

Author Siluvia Last modified

Converter uma lista de distribuição em contatos individuais no Outlook pode parecer desafiador, especialmente porque o Outlook não oferece uma solução nativa para essa tarefa. Seja para organizar seus contatos ou para gerenciá-los individualmente, este guia apresenta três métodos eficazes. Entre eles, destaca-se uma ferramenta altamente recomendada, ágil e simples, que facilita todo o processo.

3 métodos para converter uma lista de distribuição em contatos individuais no Outlook:

Converter uma lista de distribuição em contatos individuais via expansão manual e salvando um a um

Este método é adequado apenas para listas de distribuição pequenas, pois envolve salvar manualmente cada contato individualmente.

Desvantagem: Esse processo é demorado e tedioso, tornando-o impraticável para grupos grandes.

Etapa1: Criar um Novo Email

Abra o Outlook e clique em Novo Email na guia Início para criar uma nova mensagem.

shot of creating a new email

Etapa2: Expandir a lista de distribuição

  1. Clique no botão Para, selecione a lista de distribuição e adicione-a ao campo de destinatário.
  2. Clique no + botão ao lado da lista de distribuição para expandi-la.
    the distribution list

Etapa3: Confirmar expansão

Na caixa de diálogo Expandir Lista que aparecer, clique em OK.

an Expand List prompt box

Etapa4: Salvar contatos individualmente

  1. Clique com o botão direito em cada contato e selecione Adicionar ao Kutools para Outlook Contatos.
    the Add to Outlook Contacts option
  2. Preencha os dados necessários e clique em Salvar e fechar.

Etapa5: Repita a etapa4 para cada contato

Repita a etapa4 para cada contato até salvar todos.

Etapa6: Fechar sem enviar

Após salvar todos os contatos da lista de distribuição, feche a janela da mensagem sem enviar.

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✨ Como Funciona:

  1. Mude para a visualização de Contatos e selecione o grupo que deseja dividir.
  2. Clique em "Kutools Plus" > "Contatos" > "Dividir em Múltiplos Grupos de Contatos".
  3. Selecione os contatos que deseja mover para um novo grupo e nomeie o grupo.
  4. Clique em "OK" e deixe o Kutools cuidar do resto!
Split to Multiple Contact Groups Feature

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Converter uma lista de distribuição em contatos individuais usando o recurso Separar do Grupo de Contatos no Kutools para Outlook 👍

Para quem gerencia listas de distribuição maiores ou busca eficiência, o Kutools para Outlook oferece o recurso Separar do Grupo de Contatos. Esta ferramenta automatiza o processo, convertendo todos os membros ou apenas os selecionados de uma lista de distribuição em contatos individuais com apenas alguns cliques.

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1. Altere para a visualização Contatos (Indivíduos) e selecione o grupo de contatos que deseja separar. Em seguida, clique em Kutools Plus > Grupo de Contatos > Separar.

shot select breakup contact group feature

2. Na caixa de diálogo Separar, selecione os membros que deseja separar ou use o botão Marcar Todos para selecionar todos de uma vez. Depois, clique em OK. Confirme a ação clicando em Sim na próxima caixa de diálogo.

break contact dialog

Resultado:

  • Se você selecionar todos os membros, o grupo de contatos original será excluído e todos os membros serão adicionados como contatos individuais.
  • Se escolher membros específicos, apenas esses selecionados serão convertidos em contatos individuais e o restante permanecerá no grupo original.

Por que escolher o método Kutools para Outlook?

  • Economia de tempo: converte grupos inteiros de contatos em segundos.
  • Fácil de usar: não exige habilidades técnicas — ideal para iniciantes.
  • Sem erros: garante a transferência precisa de detalhes como nomes e endereços de email.
  • Flexível: permite separar grupos inteiros ou apenas membros selecionados.
Observação: Para aplicar o recurso Separar no Kutools para Outlook, primeiro faça o download e instale o Kutools para Outlook.

Converter uma lista de distribuição em contatos individuais importando via arquivo CSV

Neste método, você salva a lista de distribuição como um arquivo de texto, converte em arquivo CSV no Excel e importa para o Outlook.

Desvantagem: este método exige várias etapas e formatação manual, tornando-o trabalhoso e suscetível a erros.

Etapa1: Salve a lista de distribuição como um arquivo TXT

  1. Acesse a visualização Contatos ou Indivíduos. Selecione e abra a lista de distribuição na pasta Contatos.
  2. Clique em Arquivo > Salvar como.
    the Save As button
  3. Na Salvar como caixa de diálogo, você deve:
    1. 3.1 Defina o tipo de arquivo como Somente Texto (.txt) no menu suspenso Tipo de arquivo.
    2. 3.2 Escolha um local para salvar o arquivo (por exemplo, sua área de trabalho).
    3. 3.3 Dê um nome para o arquivo e clique em Salvar.
      the Save As dialog box

Etapa2: Converta o arquivo TXT em um arquivo CSV no Excel

  1. Abra uma nova pasta de trabalho no Excel.
  2. Na célula A1, digite Nome; na célula B1, digite Endereço de Email. Estes servirão como cabeçalhos das colunas.
    the Excel worksheet
  3. Abra o arquivo TXT salvo no Bloco de Notas e destaque apenas as linhas contendo nomes e endereços de email. Copie a seleção usando Ctrl + C.
    the txt file
  4. Volte ao Excel e cole o conteúdo copiado a partir da célula A2.
    the Worksheet
  5. Clique em Arquivo > Salvar como.
    the Save as button in Excel
  6. Na Salvar como caixa de diálogo, siga:
    1. 6.1 Escolha o local, nomeie o arquivo e selecione CSV (Separado por vírgula) (*.csv) no menu Tipo de arquivo.
    2. 6.2 Clique em Salvar.
      the Save As dialog box

Etapa3: Certifique-se de que o formato esteja correto

1. Abra o arquivo CSV no Bloco de Notas clicando com o botão direito e depois em Abrir com > Bloco de Notas.

the Notepad button

2. Certifique-se de que os Nomes e os Endereços de Email estejam separados por vírgulas.

the Names and the E-mail Addresses

Observações:

  • Se eles estiverem separados por vírgulas, feche a janela do Bloco de Notas.
  • Se estiverem separados por outro caractere (por exemplo, ponto e vírgula), substitua por vírgulas:
    1. Pressione Ctrl + H para abrir o diálogo Substituir.
    2. No campo Localizar, digite o separador errado (por exemplo, ;).
    3. No campo Substituir por, digite uma vírgula ,.
    4. Clique em Substituir tudo, depois salve e feche o arquivo.

Etapa4: Importe o arquivo CSV para a pasta de Contatos do Outlook

1. Clique em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar para abrir o Assistente de Importação/Exportação.

2. Na caixa de diálogo Assistente de Importação e Exportação, clique em Importar de outro programa ou arquivo e depois no botão Avançar.

the Import and Export Wizard

3. Na caixa de diálogo Importar um Arquivo, clique em Valor Separado por Vírgula (DOS) e depois em Avançar.

the Import a File dialog box

4. Na próxima caixa de diálogo Importar um Arquivo, clique no botão Selecionar para localizar e abrir o arquivo CSV criado; depois clique em Avançar.

the next Import a File dialog box

Observação: As três Opções são opcionais conforme suas necessidades.

5. Na próxima caixa de diálogo, selecione uma Contatos onde deseja salvar os contatos, na caixa Marcar pasta de destino. Depois clique em Avançar.

the next dialog box

6. Na última caixa de diálogo, clique em Finalizar para começar a importação.

the last dialog box

7. Então, uma caixa de progresso de Importação e Exportação aparecerá; após concluir a importação, ela será fechada automaticamente.

an Import and Export Progress dialog box

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