Como responder em massa a várias ou a todas as mensagens de uma só vez no Outlook?

Pode configurar uma regra para responder em massa a todas as mensagens de uma pasta específica de uma só vez.

Parte 1: Criar uma mensagem Novo Email e guardá-la como Modelo do Outlook

1. Em primeiro lugar, terá de criar uma nova pasta e mover para ela todas as mensagens às quais pretende responder em massa com o mesmo conteúdo.

2. Crie um novo e-mail com o conteúdo que pretende utilizar na resposta. (Nota: Deve preencher o campo Assunto do e-mail, mas deixar o campo «Para» em branco.) Ver captura de ecrã:

3. Após compor a nova mensagem, clique em «Ficheiro» > «Guardar Como».

4. Na caixa de diálogo «Guardar Como», introduza o nome do ficheiro no campo «Nome do ficheiro». Por predefinição, o nome do ficheiro é atribuído com base no assunto do e-mail. Em seguida, selecione «Modelo do Outlook» no menu pendente «Especificar Formato de Salvamento». Por fim, clique no botão «Guardar».

Nota: Se escolher «Modelo do Outlook» no menu pendente «Especificar Formato de Salvamento», o ficheiro será guardado automaticamente na pasta «Modelos». Não altere a pasta de destino.

5. Quando regressar à janela «Mensagem», clique no botão «Fechar» para a encerrar.

6. Quando surgir uma caixa de aviso do Outlook, clique no botão «Não». Veja a captura de ecrã:

Parte 2: Nova Regra para o modelo

Agora, terá de criar uma nova regra para este modelo.

7. Aceda à caixa de diálogo «Regras e Alertas».
A. No Outlook 2007, clique em «Ferramentas» > «Regras e Alertas».
B. No Outlook 2010 e 2013, no separador «Base», clique em «Regras» > «Gerir Regras e Alertas».

8. Na caixa de diálogo «Regras e Alertas», clique no botão «Nova Regra» no separador «Regras de Correio Eletrónico».

9. Quando surgir a caixa de diálogo «Assistente de Regras», vá até à secção «Começar a partir de uma regra em branco» e selecione «Aplicar regra às mensagens que receber». Em seguida, clique no botão «Seguinte».

10. Na caixa de diálogo seguinte, «Assistente de Regras», clique em «Seguinte» para avançar para o próximo passo. Se surgir uma caixa de aviso, clique no botão «Sim».

11. Na caixa de diálogo seguinte, marque a opção «responder utilizando um modelo específico» no Passo 1. Em seguida, clique no texto «um modelo específico» no Passo 2. Veja a captura de ecrã:

12. Na caixa de diálogo «Selecionar um Modelo de Resposta», deverá: (1) selecionar «Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros» na lista pendente «Procurar em»; (2) escolher o modelo que guardou anteriormente; e (3) clicar no botão «Abrir». Consulte a captura de ecrã:

13. Ao regressar à caixa de diálogo anterior, clique no botão «Seguinte».

14. Continue a clicar no botão «Seguinte» até aparecer a última caixa de diálogo do «Assistente de Regras». Nesta caixa, introduza um nome para esta nova regra no Passo 1, desmarque a opção «Ativar esta regra» no Passo 2 e, por fim, clique em «Concluir». Veja a captura de ecrã:

Nota: Pode alterar o nome da regra eliminando o anterior e digitando um novo na caixa de texto «Especificar um nome para esta regra».

15. Clique no botão «OK» na caixa de diálogo de aviso que aparece a seguir.

16. Ao regressar à caixa de diálogo «Regras e Alertas», clique no botão «OK» para concluir toda a configuração.

Parte 3: Executar a regra na pasta específica

17. Reinicie a aplicação Outlook.

18. Volte à caixa de diálogo «Regras e Alertas». Selecione a regra que criou anteriormente e clique no botão «Executar Regras Agora», no separador «Regras de Correio Eletrónico». Ver captura de ecrã:

19. Na caixa de diálogo «Executar Regras Agora», terá de (ver captura de ecrã à direita):
(1) Marcar a caixa da regra que pretende executar em «Selecionar regras a executar»;
(2) Clicar no botão «Procurar» para selecionar a pasta cujas mensagens pretende processar em massa;
(3) Selecionar «Todas as Mensagens» na lista pendente «Aplicar regras a»;
(4) Clicar no botão «Executar Agora».

Nota: Se a pasta selecionada contiver subpastas, assinale a caixa «Incluir Subpastas».

20. Feche as caixas de diálogo.

Agora, todas as mensagens na pasta específica foram respondidas de uma só vez com o mesmo conteúdo.

Pode verificar que o método descrito acima envolve vários passos. Contudo, com a funcionalidade «Resposta em Massa» do «Kutools para Outlook», pode responder facilmente a múltiplos e-mails de uma só vez.

1. Aceda à pasta de correio eletrónico que contém as mensagens às quais pretende responder em massa, selecione-as e clique em «Kutools» > «Processamento em Massa» > «Responder a um ou mais e-mails selecionados usando um modelo» > «Criar e Gerir Modelo de Resposta». Ver captura de ecrã:

2. Na caixa de diálogo «Criar e gerir Modelo de resposta» que surge, (1) clique no botão «Adicionar» para adicionar um novo modelo de resposta, (2) mantenha o novo modelo selecionado, introduza o conteúdo do modelo na caixa de edição abaixo e, em seguida, (3) clique no botão «Responder». Veja a captura de ecrã:

Agora, todas as mensagens selecionadas foram respondidas com o novo modelo de resposta.

Notas:
(1) Se pretender responder a todos os e-mails recebidos numa pasta específica, abra essa pasta e prima as teclas «Ctrl» + «A» no teclado para selecionar todas as mensagens de uma só vez.
(2) Se já tiver adicionado Modelos de Resposta, após selecionar as mensagens, pode responder a todas elas diretamente ao clicar no modelo existente na lista pendente «Responder a várias mensagens».