Como responder em massa a vários ou todos os e-mails de uma só vez no Outlook?

Você pode definir uma regra para responder em massa a todos os e-mails de uma só vez em uma pasta específica.

Parte 1: Criar uma nova mensagem de e-mail e salvá-la como Modelo do Outlook

1. Primeiro, você precisa criar uma nova pasta e mover todos os e-mails aos quais deseja responder em massa com o mesmo conteúdo.

2. Crie um novo e-mail com o conteúdo que deseja responder. (Nota: Você precisa digitar o assunto do e-mail, mas mantenha o campo "Para" em branco). Veja a captura de tela:

3. Após compor o novo e-mail, clique em "Arquivo" > "Salvar Como".

4. Na caixa de diálogo "Salvar Como", digite o nome do arquivo no campo "Nome do Arquivo". Por padrão, o nome do arquivo será nomeado com o assunto do e-mail. Em seguida, selecione "Modelo do Outlook" no menu suspenso "Salvar como tipo". Finalmente, clique no botão "Salvar".

Nota: Se você escolher "Modelo do Outlook" no menu suspenso "Salvar como tipo", o arquivo será salvo automaticamente na pasta "Modelos". Por favor, não altere a pasta de destino.

5. Quando voltar à janela "Mensagem", clique no botão "Fechar" para fechá-la.

6. Quando uma caixa de diálogo do Outlook aparecer, clique no botão "Não". Veja a captura de tela:

Parte 2: Criar nova regra para o modelo

Agora você precisa criar uma nova regra para este modelo.

7. Acesse a caixa de diálogo "Regras e Alertas".
A. No Outlook 2007, clique em "Ferramentas" > "Regras e Alertas".
B. No Outlook 2010 e 2013, clique em "Regras" > "Gerenciar Regras e Alertas" na aba "Início". Veja a captura de tela:

8. Na caixa de diálogo "Regras e Alertas", clique no botão "Nova Regra" abaixo da aba "Regras de E-mail".

9. Quando a caixa de diálogo "Assistente de Regras" aparecer, vá para a seção "Começar com uma regra em branco" e selecione "Aplicar regra nas mensagens que eu receber". Em seguida, clique no botão "Próximo".

10. Na próxima caixa de diálogo do "Assistente de Regras", clique em "Próximo" para avançar para a próxima etapa. Quando uma caixa de diálogo aparecer, clique no botão "Sim".

11. Na próxima caixa de diálogo, marque a caixa "responder usando um modelo específico" na Etapa 1. Em seguida, clique no texto "um modelo específico" na Etapa 2. Veja a captura de tela:

12. Na caixa de diálogo "Selecionar um Modelo de Resposta", você precisa: (1) Selecionar "Modelos do Usuário no Sistema de Arquivos" na lista suspensa "Procurar Em"; (2) Selecionar o modelo que você salvou anteriormente; (3) Clique no botão "Abrir". Veja a captura de tela:

13. Quando retornar à caixa de diálogo anterior, clique no botão "Próximo".

14. Continue clicando no botão "Próximo" até chegar à última caixa de diálogo do "Assistente de Regras". Nesta caixa, digite um nome para esta nova regra na Etapa 1, desmarque a caixa "Ativar esta regra" na Etapa 2 e, em seguida, clique no botão "Concluir". Veja a captura de tela:

Nota: Você pode renomear a regra removendo o nome antigo e digitando um novo na caixa de texto "Especificar um nome para esta regra".

15. Clique no botão "OK" na próxima caixa de diálogo.

16. Quando retornar à caixa de diálogo "Regras e Alertas", clique no botão "OK" para finalizar todas as configurações.

Parte 3: Executar a regra para a pasta específica

17. Reinicie o aplicativo Outlook.

18. Entre novamente na caixa de diálogo "Regras e Alertas". Selecione a regra que você criou anteriormente e clique no botão "Executar Regras Agora" abaixo da aba "Regras de E-mail". Veja a captura de tela:

19. Na caixa de diálogo "Executar Regras Agora", você precisa (Veja a captura de tela à direita):
(1) Marque a caixa da regra que deseja executar posteriormente em "selecionar regras para executar";
(2) Clique no botão "Procurar" para selecionar a pasta na qual deseja responder em massa a todos os e-mails dentro dela.
(3) Selecione "Todas as Mensagens" na lista suspensa "Aplicar regras a".
(4) Clique no botão "Executar Agora".

Nota: Se você tiver subpastas na pasta selecionada, marque a caixa "Incluir subpastas".

20. Feche as caixas de diálogo.

Agora, todos os e-mails dentro da pasta específica foram respondidos com o mesmo conteúdo de uma só vez.

Você pode ver que há várias etapas que deve seguir no método acima. Mas com o utilitário "Resposta em Massa" do "Kutools para Outlook", você pode facilmente responder em massa a vários e-mails de uma só vez.

1. Vá para a pasta de e-mails com os e-mails que deseja responder em massa e selecione-os, e clique em "Kutools" > "Processamento em Massa" > "Responder a Emails Selecionados com Modelo > Criar e Gerenciar Modelo de Resposta". Veja a captura de tela:

2. Na caixa de diálogo "Criar e gerenciar modelo de resposta" que aparece, por favor (1) clique no botão "Adicionar" para adicionar um novo modelo de resposta, (2) mantenha o novo modelo selecionado e digite o conteúdo do modelo na caixa de edição abaixo, e depois (3) clique no botão "Responder". Veja a captura de tela:

Agora, todos os e-mails selecionados foram respondidos com o novo modelo de resposta.

Notas:
(1) Se você deseja responder a todos os e-mails recebidos em uma pasta específica, abra a pasta e pressione as teclas "Ctrl" + "A" no teclado para selecionar todos os e-mails de uma só vez.
(2) Se você adicionou modelos de resposta, após selecionar os e-mails, pode responder a todos eles clicando diretamente no modelo existente na lista suspensa "Responder várias mensagens".