Como eliminar automaticamente itens de e-mail expirados após um determinado número de dias?

Por predefinição, todos os e-mails recebidos e enviados permanecem nas suas pastas do Outlook. Dia após dia, as pastas do Outlook tornar-se-ão sobrecarregadas e começarão a funcionar cada vez mais lentamente se não fizer nada para limpar os e-mails expirados. Alguns e-mails apenas precisam de ser guardados durante alguns dias ou semanas. Se não os eliminar da Caixa de Entrada, permanecerão sem utilidade, como lixo. Neste tutorial, explicamos-lhe como eliminar itens de e-mail expirados após um determinado número de dias, para manter o seu Outlook limpo e rápido.

Eliminar itens de e-mail expirados após um determinado número de dias no Outlook

---

Eliminar itens de e-mail expirados após um determinado número de dias no Outlook

Para eliminar automaticamente os e-mails expirados após um determinado número de dias, comece por definir uma data de expiração para as suas mensagens.

Definir a data de expiração dos e-mails

1. Abra a caixa de diálogo «Propriedades» (denominada «Opções de Mensagem» no Outlook 2007):

No Outlook 2010 e 2013, clique duas vezes para abrir a mensagem à qual pretende definir uma data de expiração e, em seguida, clique no botão «Opções de Mensagem» no grupo «Etiquetas», sob o separador «Mensagem».

2. Na caixa de diálogo «Propriedades» (no Outlook 2007, trata-se da caixa de diálogo «Opções de Mensagem»), marque a opção «Expira após» em «Opções de entrega». Em seguida, selecione uma data e hora de expiração na lista pendente. Por fim, clique em «Fechar». Veja a imagem:

3. Depois, guarde as alterações e feche o e-mail — ou clique simplesmente no botão «Fechar». Ao fazê-lo, surge uma caixa de diálogo do Microsoft Outlook; clique em «Sim» para guardar as alterações.

Assim que os seus e-mails ultrapassarem a data especificada, aparecerá um traço sobre os itens de e-mail, conforme mostrado na seguinte imagem:

Configurar o Arquivo Automático para eliminar os itens de e-mail expirados

Após definir a data de expiração dos seus e-mails, pode eliminar os itens expirados seguindo os passos abaixo:

1. Aceda à caixa de diálogo «Arquivo Automático». No Outlook 2010 e 2013, clique em «Ficheiro» > «Opções».

2. Na caixa de diálogo «Opções do Outlook» do Outlook 2010/2013, clique em «Avançadas» no painel esquerdo e, de seguida, no botão «Definições de Arquivo Automático» na área direita da caixa de diálogo. Veja a imagem:

3. Quando surgir a caixa de diálogo «Arquivo Automático», ative a funcionalidade completa de arquivo automático ao assinalar a opção «Executar Arquivo Automático a cada 14 dias». Em seguida, marque também a caixa «Eliminar itens expirados (apenas pasta de e-mail)» e, por fim, clique no botão «OK». Veja a imagem:

4. Após configurar as opções do «Arquivo Automático», aceda à pasta em que pretende eliminar as mensagens expiradas no «Navegação», clique com o botão direito do rato e selecione «Propriedades» no menu de contexto. Veja a imagem:

5. Na caixa de diálogo «Propriedades da Caixa de Entrada» (neste exemplo, foi selecionada a pasta Caixa de Entrada), aceda ao separador «Arquivo Automático» e marque a opção «Arquivar itens nesta pasta utilizando as Configurações Padrão». Clique em «OK» para concluir.

Agora, todas as definições estão concluídas. Quando os seus e-mails atingirem o fim do período de validade e chegarem à data de arquivo automático que definiu, aparecerá uma caixa de aviso a lembrá-lo de eliminar as mensagens expiradas.

Clique, então, no botão «Sim» e todos os seus e-mails expirados serão eliminados imediatamente.

Nota:

Por predefinição, o arquivo automático é executado a cada 14 dias. Pode ajustar este intervalo conforme as suas necessidades.