Outlook: Reencaminhar automaticamente e-mails com base no assunto

Imagine que recebe sempre determinados tipos de mensagens que devem ser enviadas aos seus colegas. É cansativo reencaminhar essas mensagens uma a uma e impossível garantir que cada mensagem seja reencaminhada atempadamente. Na realidade, pode criar uma regra para que esses tipos de mensagens sejam automaticamente reencaminhados para os seus colegas assim que chegarem.

Encaminhamento automático e-mails com base no assunto ao criar uma regra no Outlook

Encaminhamento automático e-mails com base no assunto com Kutools para Outlook(Facilidade de Gestão)

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Encaminhamento automático e-mails com base no assunto ao criar uma regra no Outlook

As instruções passo a passo seguintes ajudam-no(a) a criar uma regra que reencaminhe automaticamente e-mails com base nos respetivos assuntos para destinatários específicos.

Passo 1: Abra a caixa de diálogo Regras e Alertas:

• No Outlook 2010 e 2013, clique em «Regras» > «Gerir Regras e Alertas» no grupo «Mover» do separador «Base».
• No Outlook 2007, clique em «Ferramentas» > «Regras e Alertas».

Passo 2: Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no botão «Nova Regra».

Passo 3: Na caixa de diálogo Assistente de Regras, selecione a opção «Aplicar regra às mensagens que eu receber» e clique no botão «Seguinte». Veja a seguinte captura de ecrã:

Passo 4: Selecione condições para a nova regra:

• Marque a opção «com palavras específicas no assunto» na caixa «Passo 1: Selecione condição(ões)».
• Na secção «Passo 2», clique em «palavras especiais».
• Na caixa **Texto de pesquisa**, introduza as palavras indicadas na primeira caixa, clique no botão «Adicionar» e, por fim, clique em «OK». Veja a seguinte captura de ecrã:
• Clique no botão «Seguinte».

Passo 5: Especifique as ações para a regra em criação:

• Marque a opção «reencaminhar para pessoas ou grupo público» na caixa «Passo 1»;
• Clique em «pessoas ou grupo público» na caixa «Passo 2»;
• Na caixa de diálogo Endereço da Regra, selecione ou introduza um endereço de e-mail na caixa «Para» e clique no botão «OK».

Passo 6 (opcional): Aplique agora esta nova regra às mensagens já existentes na pasta Caixa de Entrada.

Por predefinição, esta nova regra aplica-se apenas a mensagens recebidas futuramente. Se pretender que também seja aplicada às mensagens já existentes na Caixa de Entrada, continue a clicar em «Seguinte» até aparecer a seguinte caixa de diálogo.

E marque a opção «Executar esta regra agora nas mensagens já existentes na Caixa de Entrada».

Passo 7: Clique no botão «Concluir».

A partir de agora, todas as novas mensagens recebidas cujos assuntos incluam o texto especificado serão automaticamente reencaminhadas para as pessoas ou grupo indicados.

Se tiver selecionado a opção «Executar esta regra agora nas mensagens já existentes na “Caixa de Entrada”», as mensagens já presentes na pasta Caixa de Entrada cujos assuntos incluam o texto especificado serão automaticamente reencaminhadas.

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Encaminhamento automático e-mails com base no assunto com Kutools para Outlook (Facilidade de Gestão)

Com a funcionalidade «Encaminhamento automático» do «Kutools para Outlook», também pode reencaminhar facilmente e-mails automaticamente com base num assunto no Outlook. Ao contrário da funcionalidade nativa de regras do Outlook, que pode tornar-se confusa e dificultar a identificação de regras específicas, o Kutools simplifica este processo. Todas as regras de reencaminhamento automático estão agrupadas num local acessível, facilitando a sua localização e ajuste. Esta abordagem de gestão focada ajuda a evitar a desorganização e confusão normalmente associadas à navegação através de um conjunto misto de regras no sistema nativo do Outlook.

Passo 1. Ative a funcionalidade de encaminhamento automático e comece a criar uma nova regra.

1. Após transferir e instalar o Kutools para Outlook, aceda ao separador «KUTOOLS PLUS» e clique em «Reencaminhar» no grupo Automática.

2. Na caixa de diálogo Definições «Encaminhamento Automático», clique no botão «Novo».

Passo 2: Defina condições para a regra

1. Na caixa de diálogo «Assistente de Regras», selecione a opção «O assunto contém palavras específicas» para a condição.

2. Clique no texto sublinhado «palavras específicas».

3. Na caixa de diálogo «Texto contém», clique em «Novo», introduza o texto na caixa «Nova palavra-chave de pesquisa» da caixa de diálogo «Texto de pesquisa», clique em «Adicionar» e, de seguida, em «OK».

4. Clique em «OK» > «Seguinte» > «Seguinte».

Passo 3: Concluir configuração da regra

1. Introduza o nome da regra na caixa de texto «Nome da Regra».

2. Clique no botão «Destinatário».

3. Na caixa de diálogo «Selecionar Membros», introduza ou selecione um endereço de e-mail no campo «Para» e clique em «OK».

4. Clique em «OK» > «OK» > «OK» e, por fim, clique em «Sim» para ativar a funcionalidade «Reencaminhar».

Resultado

A partir de agora, todas as novas mensagens recebidas cujo assunto inclua o texto especificado serão automaticamente reencaminhadas para o indivíduo ou grupo designado. Além disso, gerir estas regras de reencaminhamento automático é simples, já que pode encontrá-las facilmente sempre que necessário.