Como utilizar dados e imagens do Excel numa mala direta do Word
Se tiver uma lista com as informações dos alunos — incluindo nomes, idades, cursos, faculdades e caminhos das fotografias — numa folha de cálculo do Excel, e pretender criar um cartão de admissão a exames para cada aluno no Word, tal como mostrado na imagem seguinte, a funcionalidade Mala Direta do Word permite-lhe criar este tipo de cartão de forma rápida e fácil.
Utilizar dados e imagens do Excel numa mala direta do Word
- Passo 1: Prepare a lista de dados no Excel
- Passo 2: Prepare o documento do Word
- Passo 3: Estabeleça a relação entre o ficheiro do Excel e o documento do Word
Utilizar dados e imagens do Excel numa mala direta do Word
Aplique a funcionalidade Mala Direta para criar o cartão com imagem, seguindo os passos abaixo, um a um:
Passo 1: Prepare a lista de dados no Excel
1. Introduza as informações necessárias na folha de cálculo e insira a imagem do Caminho do Arquivo, conforme mostrado na imagem seguinte:
2. Em seguida, terá de modificar o endereço da imagem, adicionando uma barra adicional após cada barra existente no endereço, conforme ilustrado na imagem:
3. Após introduzir os dados, guarde e feche o ficheiro do Excel.
Passo 2: Prepare o documento do Word
4. Pode preparar e desenhar a formatação do cartão num documento do Word, de acordo com as suas necessidades, tal como ilustrado na imagem seguinte:
Passo 3: Estabeleça a relação entre o ficheiro do Excel e o documento do Word
5. Após concluir a formatação das informações no documento do Word, clique em «Correspondência» > «Selecionar Destinatário» > «Utilizar uma Lista Existente», conforme ilustrado na imagem:
6. Em seguida, na janela pop-up «Origem dos Dados Selecionados», selecione o ficheiro do Excel que criou e clique no botão «Abrir», conforme ilustrado na imagem:
7. Na caixa de diálogo seguinte «Selecionar Tabela», selecione a folha de cálculo que contém as informações dos alunos que pretende utilizar e clique em «OK», conforme ilustrado na imagem:
8. De seguida, posicione o cursor junto ao campo Nome e clique em «Correspondência» > «Inserir Campo de Combinação» > «Nome». O campo «Nome» será inserido no documento do Word, tal como ilustrado na imagem seguinte:
9. Repita o passo anterior para inserir os campos correspondentes Idade, Curso e Faculdade, obtendo assim o seguinte resultado:
10. Após inserir os campos de dados, insira agora o campo da imagem. Posicione o cursor no local onde pretende que a imagem apareça e clique em «Inserir» > «Partes Rápidas» > «Campo», conforme ilustrado na imagem:
11. Na caixa de diálogo pop-up «Campo», selecione «IncludePicture» no painel esquerdo «Nomes de campo»; em seguida, na caixa de texto «Propriedades do campo», introduza qualquer texto — por exemplo, «Image» — e clique no botão «OK» para guardar as definições. Consulte a imagem:
12. A imagem já foi inserida no documento, mas não está visível.
13. Clique então na imagem e prima «Alt» + «F9» para alternar para o código de campo, conforme ilustrado na imagem seguinte:
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14. Selecione a palavra «Image» no código da imagem destacado e clique em «Correspondência» > «Inserir Campo de Combinação» > «Photo», conforme ilustrado na imagem:
15. Após clicar no campo «Photo», o código será convertido conforme ilustrado na imagem seguinte:
16. Prima novamente «Alt» + «F9», mas a imagem ainda não ficará visível.
17. Clique no separador «Correspondência» e, de seguida, em «Concluir e Combinar» > «Editar Documentos Individuais», conforme ilustrado na imagem:
18. Na caixa de diálogo pop-up «Combinar para Novo Documento», selecione «Todos» em «Registos de combinação» e clique em «OK».
19. Um novo documento abre com todas as informações dos dados, mas as imagens poderão ainda não estar visíveis, conforme ilustrado na imagem:
20. Para tornar as imagens visíveis, prima «Ctrl» + «A» para selecionar todo o conteúdo do documento do Word e, em seguida, prima a tecla «F9». Na caixa de diálogo pop-up «Aviso de Segurança do Microsoft Word», clique no botão «Sim», conforme ilustrado na imagem:
21. Após clicar em «Sim», verá o documento do Word preenchido com as imagens combinadas e as informações armazenadas na folha de cálculo do Excel, tal como ilustrado na imagem seguinte:
De seguida, pode imprimir e guardar o ficheiro conforme necessário.
Demonstração: Combinar dados e imagens do Excel para o Word
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