Gerenciar contatos duplicados no Outlook: excluir, mesclar, mover, categorizar
Kutools for Outlook
Ao importar contatos para o Outlook a partir de uma planilha do Excel ou outro software, existe a possibilidade de criar entradas duplicadas na sua pasta de contatos. Essas duplicatas podem sobrecarregar suas pastas de Contatos, consumindo espaço desnecessário no Outlook. Para uma solução simplificada, recomendamos o Contatos duplicados utilidade de Kutools for Outlook. Este recurso permite excluir, mesclar, mover e até categorizar contatos duplicados sem esforço em várias contas de e-mail nas pastas de Contatos selecionadas.
Vantagens dos contatos duplicados do Kutools para Outlook
- 🔄 Opções flexíveis de tratamento de duplicatas: Kutools for Outlook eleva o gerenciamento de contatos duplicados, oferecendo um conjunto versátil de opções que atendem a várias necessidades e preferências do usuário:
- 🗑️ Exclusão temporária ou permanente de duplicatas: os usuários podem optar por mover temporariamente as duplicatas para a pasta "Itens Excluídos", permitindo a recuperação se necessário, ou excluí-las permanentemente para agilizar sua lista de contatos, equilibrando entre proteger os contatos e manter um banco de dados limpo.
- 🔗 Mesclando informações duplicadas em um único contato: Ao mesclar duplicatas, o Kutools reúne informações de todos os contatos duplicados selecionados, garantindo que nenhum dado seja perdido.
- 📂 Movendo duplicatas com flexibilidade: os usuários podem mover seletivamente todas as duplicatas, incluindo a primeira instância, ou apenas as duplicatas adicionais para uma pasta designada. Este recurso é particularmente útil para usuários que desejam revisar duplicatas posteriormente ou manter listas separadas para finalidades diferentes.
- 🏷️ Categorizando duplicatas para fácil identificação posterior: Ao permitir que os usuários categorizem duplicatas, o Kutools facilita um melhor gerenciamento e organização de contatos. Esse recurso é particularmente útil para gerenciar grandes bancos de dados de contatos, onde a categorização eficiente pode economizar tempo e melhorar o fluxo de trabalho.
- 🌐 Gerenciamento duplicado entre contas e pastas: Kutools brilha em sua capacidade de gerenciar duplicatas em várias contas de e-mail e pastas de contatos simultaneamente. Esse recurso simplifica o que de outra forma seria um processo complicado e demorado com as ferramentas nativas do Outlook, oferecendo aos usuários uma abordagem unificada para lidar com contatos duplicados, independentemente de sua localização no Outlook.
- 🔍 Detecção de duplicatas personalizável: Ao contrário da detecção básica de duplicatas do Outlook, o Kutools permite uma personalização detalhada na identificação de duplicatas, permitindo que os usuários selecionem campos de contato específicos para comparação. Isto garante uma detecção mais precisa de duplicatas com base nos critérios mais relevantes para o usuário.
- 🧭 Refiltragem que economiza tempo: Kutools lembra configurações anteriores para pastas escolhidas e campos de contato, permitindo que os usuários filtrem novamente as duplicatas rapidamente sem reconfigurar as configurações. Esse recurso reduz significativamente o tempo gasto no gerenciamento de duplicatas, principalmente para usuários que realizam essa tarefa regularmente.
- 👥 Gerenciamento de grupo de contatos duplicados: o utilitário estende seu gerenciamento de duplicatas a grupos de contatos, oferecendo opções para gerenciar grupos de contatos duplicados com base no nome do grupo, no nome do membro ou no endereço de e-mail do membro.
Exclua, mescle, mova ou categorize contatos duplicados rapidamente no Outlook
Veja como aplicar o Contatos duplicados recurso para excluir, mesclar, mover ou categorizar contatos duplicados no Outlook.
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- No Kutools Plus guia, clique Apagar > Contatos duplicados.
- De acordo com o relatório Contatos duplicados - Etapa 1 (de 5): Especifique o (s) arquivo (s) de dados assistente, selecione os arquivos de dados onde deseja remover, mesclar, mover ou categorizar contatos duplicados. Depois de selecionado, clique no Próxima etapa: Especifique a pasta de contato botão.
Nota: Se você tiver várias contas de e-mail em seu Outlook com pastas de contatos grandes, uma janela de carregamento de pasta(s) de contatos aparecerá como mostrado na captura de tela abaixo. Você pode optar por clicar no Pular a conta de e-mail de carregamento atual botão ou simplesmente aguarde até que todas as pastas de contatos concluam o carregamento.
- Assim que as pastas de contatos terminarem de carregar, todas as pastas de Contatos serão exibidas na caixa esquerda do Contatos duplicados – Etapa 2 (de 5) janela. Selecione as pastas de Contatos que contêm os contatos duplicados que você deseja endereçar e clique no botão Próximo: Selecione os campos de contatos para comparação duplicada botão.
Dicas:- Para opções mais rápidas como Verifique tudo para selecionar pastas, clique com o botão direito na lista de pastas.
- Todas as pastas selecionadas aparecerão na caixa à direita. Você pode excluí-los ou classificá-los conforme necessário. Os contatos das pastas listadas na parte superior terão prioridade para serem retidos ao gerenciar duplicatas.
- Se você já utilizou esta ferramenta e estabeleceu critérios de filtro, basta clicar no botão Comece a filtrar botão para aplicar esses critérios existentes para filtrar contatos duplicados.
- De acordo com o relatório Contatos duplicados – Etapa 3 (de 5) assistente, selecione os campos de contatos para identificar duplicatas (os contatos são considerados duplicados se suas informações nesses campos corresponderem exatamente) no Selecione os campos de contatos para comparação duplicada e, em seguida, clique no Próximo: Selecione os campos a serem listados nos resultados botão.
Dicas:- Os campos selecionados mostrados na imagem acima representam as configurações padrão fornecidas pelo Kutools. Você pode selecionar facilmente esses padrões clicando no botão Campos padrão botão.
- Se você verificar o Pesquisar todas as duplicatas nas pastas de contatos selecionadas opção, o utilitário procurará contatos duplicados em todas as pastas que você escolheu. Se você não selecionar esta opção, as duplicatas serão pesquisadas em cada pasta de contatos individual separadamente.
- De acordo com o relatório Contatos duplicados – Etapa 4 (de 5) assistente, selecione uma opção para especificar os campos a serem listados na caixa de resultados e clique no botão Comece a filtrar botão.
Dicas:- Padrão: Esta opção seleciona os campos pré-definidos, que são Nome do grupo de contatos (Grupo de contatos), Nome do membro (grupo de contato), Endereço de e-mail do membro (grupo de contato) e Nome completo.
- Personalizadas: Esta opção ativa o Conteúdo autodefinido botão, permitindo que você selecione os campos que deseja exibir nos resultados.
- Campos selecionados: Esta opção seleciona os campos que você escolheu na etapa anterior.
- Todos os contatos duplicados aparecerão no Lista de contatos/lista de contatos duplicados (caixa à esquerda) do Contatos duplicados – Etapa 5 (de 5) assistente, exibindo os campos que você optou por exibir. Neste assistente, você pode:
- Expanda as duplicatas e selecione ou desmarque um contato para decidir se deseja incluí-lo ou excluí-lo do processo de tratamento de duplicatas. Dica: você pode expandir um grupo clicando nele. Em seguida, selecione um contato duplicado para visualizar seus detalhes no Visualização das informações de contato caixa.
- De Como lidar com os contatos duplicados? lista suspensa, escolha uma ação para aplicar às duplicatas selecionadas.
- Excluir (mover para a pasta "Itens excluídos"): isso moverá as duplicatas para a pasta Itens Excluídos sem excluí-las permanentemente.
- Exclusão permanente: isso removerá permanentemente todas as duplicatas selecionadas.
- ir: combina todos os contatos duplicados selecionados, reunindo suas informações.
- Mova todos os contatos duplicados (exceto o primeiro): transfere duplicatas, excluindo suas primeiras instâncias, para uma pasta especificada.
- Mova todos os contatos duplicados (incluindo o primeiro): isso move todas as instâncias de duplicatas para uma pasta designada.
- Adicione uma categoria: Isso marca todos os contatos duplicados selecionados com uma categoria designada para facilitar a identificação posterior.
- Clique Candidate-te agora para processar as duplicatas de acordo com a ação selecionada.
Após a conclusão do processo, todos os contatos duplicados endereçados serão exibidos com um tachado na caixa. Lista de contatos/lista de contatos duplicados. Por favor feche o Contatos duplicados assistente para finalizar o processo.
Dicas adicionais sobre como usar o recurso Contatos duplicados do Kutools for Outlook
- Lidar com um contato duplicado específico Você pode categorizar, mover, excluir ou excluir permanentemente um único contato duplicado clicando com o botão direito no contato e selecionando a opção necessária no menu de contexto.
- Lidar com todas as duplicatas verificadas em um grupo Você pode categorizar, mover, mesclar, excluir ou excluir permanentemente todos os itens duplicados verificados em um grupo clicando com o botão direito no grupo e selecionando a opção necessária no menu de contexto.
- Filtragem fácil de contatos duplicados A Contatos duplicados utilitário mantém suas configurações anteriores, incluindo pastas escolhidas e campos de contato. Na próxima vez que você usar esse recurso, basta pressionar o botão Comece a filtrar botão no Contatos duplicados – Etapa 2 (de 5) mago. Isso filtrará diretamente as duplicatas sem exigir que você reconfigure os campos de contato.
- E se nenhum contato duplicado for encontrado Se nenhum contato duplicado for encontrado, você poderá selecionar novamente os campos para identificar duplicatas ou encerrar o processo conforme necessário.
- Gerenciar grupos de contatos duplicadosCaso haja grupos de contatos duplicados nas pastas selecionadas, você poderá resolvê-los com eficiência. No Contatos duplicados - Etapa 3 (de 5) assistente, basta selecionar os critérios desejados - seja o Nome do grupo de contatos (Grupo de contatos), Nome do membro (grupo de contato) or Endereço de e-mail do membro (grupo de contato). Escolha de acordo com suas necessidades para gerenciar esses grupos duplicados.
Demonstração: Exclua ou mova contatos duplicados no Outlook
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