Extração de E-mails no Outlook: Extraia Informações-Chave Como Nomes, Empresas, Números e Endereços de E-mail
Na comunicação por e-mail rápida de hoje, extrair rapidamente informações-chave dos e-mails — como nomes, endereços de e-mail, números (por exemplo, preços, números de telefone) e nomes de empresas — é crucial. Especialmente ao lidar com e-mails longos, extrair essas informações não apenas ajuda os usuários a entender o conteúdo mais rapidamente, mas também melhora significativamente a eficiência e a precisão do trabalho. Este tutorial apresenta três métodos para extrair informações de e-mail: Extração Manual, Extração Semi-Automática com VBA e Extração Totalmente Automatizada com Kutools AI, ajudando você a escolher a melhor abordagem para suas necessidades.
Copie e cole dados manualmente dos e-mails. Simples, mas lento e propenso a erros.
Kutools AI para Extração – Totalmente Automatizado
Extraia dados automaticamente com um clique usando o Assistente de IA do Kutools para Outlook. Rápido, preciso e fácil de usar.
VBA para Extração – Semi-Automatizado
Use scripts VBA para automatizar parcialmente a extração. Requer habilidades de codificação e oferece personalização limitada.
Extração Tradicional – Manual
A extração manual é o método mais básico, exigindo que os usuários abram e-mails, localizem manualmente informações-chave (por exemplo, nomes, endereços de e-mail, números de telefone) e copiem e colem em Excel ou outros documentos.
Passo 1. Abra o e-mail de destino e leia seu conteúdo.
Passo 2. Localize manualmente e selecione as informações-chave (por exemplo, nomes, endereços de e-mail, números de telefone), depois pressione Ctrl + C para copiá-las.
Passo 3. Vá para o Excel ou outro documento e pressione Ctrl + V para colar.
Prós e Contras
Prós
- Nenhuma ferramenta adicional necessária.
- Simples e adequado para uso ocasional.
Contras
- Demorado e propenso a erros, especialmente com grandes volumes de e-mails.
- Não é adequado para uso frequente ou tarefas de extração em larga escala.
Kutools AI para Extração – Totalmente Automatizado
O Assistente de IA do Kutools para Outlook oferece uma solução totalmente automatizada. Aproveitando a tecnologia avançada de IA, permite aos usuários extrair informações-chave (por exemplo, nomes, nomes de empresas, números de telefone, endereços de e-mail) com apenas um clique.
Passo 1. Instale o Kutools para Outlook, depois abra o Outlook, clique em Kutools > IA para ativar o recurso Kutools AI.
Se você estiver usando o recurso de IA do Kutools no Outlook pela primeira vez, uma caixa de diálogo Configurações de IA aparecerá, solicitando que você selecione um provedor de IA (por exemplo, OpenAI, Google Gemini, Baidu) e insira sua chave de IA.
Se você ainda não tem uma chave de IA, recomendo que solicite a chave de IA do Kutools, que permite usar os recursos de IA do Kutools gratuitamente por até 100 vezes. Como obtenho uma chave de IA do Kutools?
Passo 2. Vá para o painel Kutools AI ativado, clique na aba Extrair, depois clique no botão Gerar para extrair as informações do e-mail atual usando a IA.
Você pode ver todas as informações-chave extraídas e listadas no painel.
Passo 3 - 1. Se o conteúdo não estiver estratificado, clique no botão Regenerar para permitir que a IA extraia novas informações-chave para você.
Passo 3 - 2. Se o conteúdo estiver satisfatório, clique no Copiar botão 
para copiar o conteúdo extraído e colá-lo onde desejar.
Personalização
Os usuários podem personalizar os tipos de informações a serem extraídas (por exemplo, nomes, nomes de empresas, números de telefone).
Clique no 
Gerenciamento da Biblioteca de Habilidades botão, localize o Extrair habilidade e clique no Adicionar Opções botão para inserir suas solicitações personalizadas e salvá-las.
Prós e Contras
Prós
- Nenhum conhecimento de codificação necessário; fácil de usar.
- Extração rápida com alta precisão.
- Altamente personalizável e flexível.
Contras
- É necessário instalar o Kutools para Outlook.
VBA para Extração – Semi-Automatizado
VBA (Visual Basic for Applications) é um método semi-automatizado que permite aos usuários extrair informações específicas de e-mails escrevendo scripts.
Nota: O VBA fornecido aqui só pode extrair endereços de e-mail e números, exibindo o conteúdo extraído em uma caixa de diálogo sem a capacidade de copiar.
Passo 1. Abra o e-mail de destino e leia seu conteúdo.
Passo 2. Pressione Alt + F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications, depois clique em Inserir > Módulo para criar um novo módulo.
Passo 3. Copie o VBA abaixo e cole-o no novo módulo.
VBA: Extrair endereços de e-mail e números do e-mail atual
Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
Dim xCurEmail As Object
Dim xEmailBody As String
Dim xEmailPattern As String
Dim xPhonePattern As String
Dim xMatches As Object
Dim xMatch As Variant
Dim xExtractedData As String
On Error Resume Next
'Get the currently selected email
If Application.ActiveWindow = Inspector Then
Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
End If
'Check if the selected item is an email
If xCurEmail.Class <> olMail Then
MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
Exit Sub
End If
'Extract the email body
xEmailBody = xCurEmail.Body
'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
xPhonePattern = "\d+"
'Initialize the extracted data string
xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
'Extract email addresses using regex
Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
If xMatches.Count > 0 Then
xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
For Each xMatch In xMatches
xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
Next xMatch
xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
Else
xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
End If
'Extract phone numbers using regex
Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
If xMatches.Count > 0 Then
xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
For Each xMatch In xMatches
xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
Next xMatch
Else
xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
End If
'Display the extracted data in a message box
MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub
Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
Dim xRegex As Object
Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
With xRegex
.Global = True
.IgnoreCase = True
.Pattern = Pattern
End With
Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function
Passo 4. Clique no Executar 
botão ou pressione a tecla F5 e depois clique no botão Executar para rodar o código.
Uma caixa de diálogo aparece para exibir as informações extraídas.
Prós e Contras
Prós
- Reduz o esforço manual, adequado para usuários com conhecimento de programação.
- Reduz o esforço manual, adequado para usuários com conhecimento de programação.
Contras
- Requer habilidades de codificação; personalizar regras de extração envolve modificar o script.
- Os resultados da extração podem carecer de precisão, e gerenciar os dados é inconveniente.
- Se o script VBA for perdido, ele deve ser reescrito ou recuperado.
Comparação de Métodos
| Método | Extração Manual | Kutools | VBA |
| Facilidade de Uso | Simples | Muito Fácil | Moderado |
| Melhor Para | Uso ocasional | Tarefas frequentes ou em larga escala | Usuários avançados |
| Personalização | Nenhuma | Altamente personalizável | Limitada (requer codificação) |
| Velocidade de Extração | Lenta | Rápida | Moderada |
| Precisão | Baixa | Alta | Moderada |
Se você precisa extrair informações ocasionalmente ou lidar com grandes volumes de e-mails frequentemente, os três métodos introduzidos neste tutorial podem atender às suas necessidades. Se você está procurando uma solução rápida, precisa e sem codificação, o Assistente de IA do Kutools para Outlook é a melhor escolha. Baixe agora e aproveite um teste gratuito para experimentar a conveniência da extração de e-mails com um clique!
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