Extração de Mensagens do Outlook: Extraia Informações-Chave como Nomes, Empresas, Números e Endereço de Email

Na comunicação por correio eletrónico atual — tão acelerada —, extrair rapidamente informações-chave das mensagens, como nomes, endereços de e-mail, números (por exemplo, preços ou números de telefone) e nomes de empresas, é essencial. Especialmente ao lidar com mensagens longas, essa extração não só permite aos utilizadores compreender mais rapidamente o conteúdo, como também melhora significativamente a eficiência e a precisão no trabalho. Este tutorial apresenta três métodos para extrair informações de mensagens: Extração Manual, Extração Semiautomática com VBA e Extração Totalmente Automatizada com KUTOOLS AI, ajudando-o a escolher a abordagem ideal para as suas necessidades.

Extração Tradicional – Manual

Copiar e colar manualmente os dados das mensagens: simples, mas lento e propenso a erros.

KUTOOLS AI para Extração – Totalmente Automatizada

Extraia dados automaticamente com um único clique usando a Assistente de IA do Kutools para Outlook — rápido, preciso e fácil de utilizar.

VBA para Extração – Semiautomatizada

Utilize scripts VBA para automatizar parcialmente a extração. Requer conhecimentos de programação e oferece personalização limitada.

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Extração Tradicional – Manual

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A extração manual é o método mais básico, exigindo que os utilizadores abram as mensagens, identifiquem manualmente as informações-chave — como nomes, endereços de e-mail e números de telefone — e as copiem e coleiem no Excel ou noutros documentos.

Passo 1. Abra a mensagem pretendida e leia o seu conteúdo.

Passo 2. Localize e selecione manualmente as informações-chave (por exemplo, nomes, endereço de e-mail, número de telefone) e, em seguida, prima Ctrl+C para copiar.

Passo 3. Aceda ao Excel ou a outros documentos e prima Ctrl+V para colar.

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KUTOOLS AI para Extração – Totalmente Automatizada

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O Kutools para Outlook’s Assistente de IA oferece uma solução totalmente automatizada. Ao aproveitar tecnologia avançada de IA, permite aos utilizadores extrair informações-chave — como nomes, nome da empresa, número de telefone e endereço de e-mail — com apenas um clique.

Passo 1. Instale o Kutools para Outlook e, em seguida, abra o Outlook. Clique em Kutools > IA para ativar a funcionalidade KUTOOLS AI.

Passo 2. Aceda ao painel KUTOOLS AI ativado, clique no separador Extrair e, de seguida, clique no botão Gerar para extrair as informações da mensagem atual através da IA.

Pode ver todas as informações-chave extraídas e listadas no painel.

Passo 3 - 1. Se o conteúdo não estiver bem estruturado, clique no botão Regenerar para permitir que a IA extraia novas informações-chave para si.

Passo 3 - 2. Se o conteúdo obtido for satisfatório, clique no botão Copiar para copiar o conteúdo extraído e cole-o onde desejar.

Personalização

Os utilizadores podem personalizar os tipos de informação a extrair (por exemplo, nomes, Nome da Empresa, Número de Telefone).

Clique no botão Gestão da Biblioteca de Competências, localize a competência Extrair e clique no botão Adicionar para introduzir os seus pedidos personalizados e guardá-los.

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VBA para Extração – Semiautomatizada

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O VBA (Visual Basic for Applications) é um método semiautomatizado que permite aos utilizadores extrair informações específicas das mensagens escrevendo scripts.

Nota: O VBA fornecido aqui apenas extrai endereços de e-mail e números, apresentando o conteúdo obtido numa caixa de diálogo sem possibilidade de cópia.

Passo 1. Abra a mensagem pretendida e leia o seu conteúdo.

Passo 2. Prima as teclas Alt + F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications, depois clique em Inserir > Módulo para criar um novo módulo.

Passo 3. Copie o código VBA abaixo e cole-o no novo módulo.

VBA: extrai Extrair endereços de e-mail e números Adicionar do Email Atual

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

Passo 4. Clique no botão Executar ou prima a tecla F5, depois clique no botão Executar para executar o código.

Surge uma caixa de diálogo a exibir as informações extraídas.

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Comparação de Métodos

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Método	Extração Manual	Kutools	VBA
Facilidade de Utilização	Simples	Muito fácil	Moderada
Mais indicado para	Utilização ocasional	Tarefas frequentes ou em grande escala	Utilizadores avançados
Personalização	Nenhuma	Altamente personalizável	Limitada (requer programação)
Velocidade de Extração	Lenta	Rápida	Moderada
Precisão	Baixa	Alta	Moderada

Quer precise de extrair informações ocasionalmente ou tenha de lidar frequentemente com grandes volumes de mensagens, os três métodos apresentados neste tutorial satisfazem as suas necessidades. Se procura uma solução rápida, precisa e sem programação, a Assistente de IA do Kutools para Outlook é a sua melhor opção.Descarregue-a já e experimente gratuitamente a conveniência da extração de mensagens com um único clique!

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