Como configurar respostas automáticas de ausência no Outlook (guia completo)

Na era digital de hoje, podemos acessar nossos e-mails quando e onde quisermos. No entanto, mesmo estando sempre conectados, há momentos em que não conseguimos responder imediatamente às mensagens recebidas, como em feriados ou quando estamos fora do escritório. É nessas situações que o recurso de resposta automática de ausência se torna essencial, informando ao remetente que sua resposta poderá demorar. Seja você usuário do Outlook no "Windows", "Web", "Mac" ou até mesmo em dispositivos "iOS e Android", este guia vai mostrar em detalhes como configurar respostas automáticas de ausência em todas essas plataformas. Vamos começar.

• Configure respostas automáticas de ausência no Outlook para Windows
  • Usando Respostas Automáticas (para contas Exchange)
  • Usando Kutools para Outlook de forma fácil (para todas as contas de e-mail, simples e flexível)
  • Usando regras (para todas as contas de e-mail, método complexo)
• Configure respostas automáticas de ausência no Outlook para Mac
• Configure respostas automáticas de ausência no Outlook na Web
• Configure respostas automáticas de ausência no Outlook para iOS e Android

Vídeo

Configure respostas automáticas de ausência no Outlook para Windows

Esta seção apresenta três métodos para ajudá-lo a configurar respostas automáticas de ausência tanto para contas Exchange quanto para todas as contas de e-mail no Windows.

Configure respostas automáticas de ausência com o recurso Respostas Automáticas

Se você utiliza uma conta Exchange no Outlook, o recurso nativo "Respostas Automáticas" pode ajudá-lo a configurar respostas automáticas de ausência. Siga os passos abaixo.

Passo1: Abra a janela de Respostas Automáticas

No Outlook, acesse a guia "Arquivo", selecione a conta Exchange para a qual deseja habilitar a resposta automática na lista suspensa de contas e clique em "Respostas Automáticas". Veja a imagem:

Passo2: Ative as respostas automáticas e configure as opções

Na janela "Respostas Automáticas" que será aberta, siga as instruções abaixo.

1. Selecione a opção "Enviar respostas automáticas" para ativar o recurso.
2. Para enviar respostas automáticas apenas dentro de um período específico, marque a caixa "Enviar somente durante este intervalo de tempo" e defina as datas e horários de início e término desejados.
   Dica: Se você não definir um período, a resposta automática permanecerá ativa até que você a desative selecionando "Não enviar respostas automáticas".
3. Se desejar enviar respostas automáticas apenas para remetentes internos à sua organização, permaneça na guia "Dentro da minha organização".
4. Digite a mensagem de resposta automática na caixa de texto.
5. Clique no botão "OK" para salvar as configurações.

Resultado

Se você definiu um período para as respostas automáticas no Passo3, a resposta automática será ativada no horário programado, e uma barra de informações amarela aparecerá abaixo da faixa de opções do Outlook. Caso não tenha especificado um período, a resposta automática será ativada imediatamente.

Você pode acessar a pasta "Itens Enviados" para visualizar os e-mails de resposta automática (com o prefixo "Resposta automática:").

Pontos importantes

• Se tanto o recurso "Respostas Automáticas" de uma conta Exchange quanto a "regra de resposta automática" criada para outras contas de e-mail (como uma conta POP) estiverem ativados, um e-mail recebido pode acionar respostas de ambos: do Exchange (Respostas Automáticas) e da regra de resposta automática do cliente. A ordem da resposta depende do processamento do servidor e da sequência de execução das regras no cliente.
  • "Respostas Automáticas" para Exchange: Trata-se de uma função do lado do servidor Exchange e não exige que o Outlook esteja aberto.
  • Respostas automáticas via regras criadas: Geralmente é uma função do lado do cliente, exigindo que o Outlook esteja ativo e processando os e-mails recebidos.
  Portanto, se ambos os métodos estiverem configurados, o remetente pode receber dois e-mails de resposta automática.
• Para desativar esse recurso, basta clicar no botão "Desativar" na barra de informações.

Configure respostas automáticas de ausência facilmente com Kutools para Outlook

Diante das limitações do método anterior, recomendo o recurso "Resposta Automática" do "Kutools para Outlook", que permite configurar respostas automáticas de ausência no Outlook de forma simples, independentemente do tipo de conta de e-mail. Após baixar e instalar o Kutools para Outlook, siga os passos abaixo:

Passo1: Configure as opções de Resposta Automática

Selecione "Kutools" > "Responder" > "Gerenciar Resposta Automática" para abrir a caixa de diálogo "Resposta Automática" e, em seguida, faça o seguinte:

1. Marque as contas de e-mail nas quais deseja habilitar a resposta automática:
   A seção "Selecionar Contas" lista todas as contas de e-mail do seu Outlook. Selecione as contas em que deseja ativar a resposta automática.
2. Modifique o prefixo do assunto para e-mails de resposta automática:
   O texto padrão na caixa "Remover Prefixo do Assunto" é “Resposta automática”. Este será o prefixo do assunto dos e-mails de resposta automática. Você pode substituir esse texto conforme necessário.
3. Insira o conteúdo da resposta automática:
   Um modelo padrão é fornecido na caixa de diálogo, que pode ser modificado conforme sua necessidade.
4. Salve as alterações: Clique no botão "OK".
   

Passo2: Ative o recurso de Resposta Automática

Uma caixa de diálogo do "Kutools para Outlook" será exibida perguntando se deseja ativar o recurso imediatamente. Clique em "Sim" para habilitar.

Resultado

A partir de agora, os e-mails recebidos nas contas selecionadas acionarão respostas automáticas.

Configure respostas automáticas de ausência criando regras no Outlook

Você também pode criar regras no Outlook para configurar respostas automáticas de ausência para todas as contas de e-mail. No entanto, esse método exige várias etapas. Se precisar, siga o passo a passo abaixo.

Passo1: Crie um modelo de resposta automática

1. No Outlook, crie uma nova mensagem de e-mail clicando em "Novo Email" na guia "Página Inicial".

   

2. Na janela de mensagem, insira um assunto e o corpo da mensagem para o seu modelo.

   

3. Clique em "Arquivo" > "Salvar Como".

   

4. Na caixa de diálogo "Salvar Como" que será aberta, dê um nome ao modelo (por padrão, o assunto do e-mail será usado como nome do modelo), selecione "Modelo do Outlook" na lista suspensa "Especificar Formato de Salvamento" e clique em "Salvar".
   Esse modelo personalizado será salvo no local padrão de modelos pessoais.

   

5. Após salvar o modelo, feche o e-mail sem salvar.

Passo2: Abra a janela de Regras e Alertas

Na guia "Página Inicial", clique em "Regras" > "Gerenciar Regras e Alertas" para abrir a janela "Regras e Alertas".

Passo3: Crie uma regra de resposta automática de ausência

Na janela "Regras e Alertas", siga as instruções abaixo para criar uma regra de resposta automática de ausência.

1. Na guia "Regras de Email", especifique a conta de e-mail onde deseja aplicar a regra de resposta automática e clique em "Nova Regra".
   Dica: Se a lista suspensa "Aplicar alterações a esta pasta" não aparecer na janela "Regras e Alertas" do seu Outlook, as regras criadas serão aplicadas a todas as contas de e-mail.

   

2. No primeiro "Assistente de Regras", selecione "Aplicar regra às mensagens que eu receber" na seção "Começar com uma regra em branco" e clique em "Avançar".

   

3. No segundo "Assistente de Regras", se quiser responder automaticamente a todos os e-mails recebidos, clique em "Avançar" sem marcar nenhuma condição. Na caixa de diálogo "Microsoft Outlook" que aparecer, clique em "Sim".
   Dica: Se quiser responder automaticamente apenas a determinados e-mails, especifique as condições necessárias.

   

4. No terceiro "Assistente de Regras", marque a opção de resposta usando um modelo específico na caixa "Passo1" e clique no texto sublinhado na caixa "Passo2".

   

5. Na caixa de diálogo Selecionar um Modelo de Resposta, escolha "Modelos do Usuário no Sistema de Arquivos" na lista suspensa "Pesquisar em", selecione o modelo criado no passo1 e clique em "Abrir".

   

6. Ao retornar ao terceiro "Assistente de Regras", clique em "Avançar" para continuar.

   

7. No quarto "Assistente de Regras", especifique exceções para sua regra, se necessário. Aqui, clique em "Avançar" sem marcar exceções.

   

8. No último "Assistente de Regras", defina um nome para a regra na seção Passo1, mantenha a caixa "Ativar esta regra" marcada na Passo2 e clique em "Concluir".

   

9. Uma caixa de aviso do "Microsoft Outlook" será exibida informando que a regra só funcionará enquanto o Outlook estiver aberto. Clique em "OK".

   

10. Em seguida, ao retornar à janela "Regras e Alertas", você verá a regra criada listada. Clique em "OK" para salvar a regra.

    

Resultado

Agora você criou uma regra de resposta automática. A partir de agora, os e-mails recebidos na conta especificada ou em todas as contas acionarão essa regra, e o remetente receberá um e-mail de resposta automática.

Configure respostas automáticas de ausência no Outlook para Mac

Se você deseja configurar respostas automáticas no Outlook para Mac, o método desta seção pode ajudar. Siga as instruções abaixo.

Passo1: Acesse o recurso “Fora do Escritório”

Abra o Outlook no Mac, acesse a conta de e-mail para a qual deseja ativar o recurso Fora do Escritório, vá até a guia "Ferramentas" e selecione "Fora do Escritório".

Passo2: Configure as opções de Respostas Automáticas

Na caixa de diálogo "Configurações de Resposta Automática", faça as seguintes configurações.

1. Marque a caixa "Enviar respostas automáticas para a conta" “(sua conta)”
2. Na caixa "Responder uma vez para cada remetente com", insira o corpo da mensagem de resposta automática.
3. Opcionalmente, você pode:
   • Definir datas de início e término para a resposta automática: Marque a caixa "Enviar respostas apenas durante este período" e insira as datas e horários de início e término. Após o término, as respostas automáticas serão desativadas.
   • Responder para pessoas fora da sua organização: Se necessário, marque a caixa "Também enviar respostas para remetentes fora da minha organização". Escolha "Apenas para remetentes da minha lista de Contatos" ou "Enviar para todos os remetentes externos" e insira o corpo da mensagem de resposta automática.
4. Clique em "OK" para salvar as configurações e aplicar o recurso de Respostas Automáticas.

   

Resultado

As respostas automáticas foram ativadas para determinadas contas de e-mail no seu Outlook para Mac. A partir de agora, os e-mails recebidos nessa conta acionarão respostas automáticas.

Configure respostas automáticas de ausência no Outlook na Web

Se você utiliza o Outlook na web e deseja configurar respostas automáticas de ausência, o método desta seção pode ajudar. Siga os passos abaixo.

Passo1: Acesse o recurso “Respostas automáticas”

1. No canto superior direito da página, clique no botão "Opções"

   

2. Na janela "Opções" que será aberta, selecione "Respostas Automáticas" na seção "Email".

   

Passo2: Configure as opções de “Respostas automáticas”

1. Ative o recurso "Respostas automáticas" clicando no botão de alternância "Ativar respostas automáticas".
2. Marque a caixa "Enviar respostas apenas durante um período" e especifique as datas e horários de início e término para as respostas automáticas. Se não precisar, pode ignorar essa configuração.
3. Na caixa de edição de texto, insira o corpo da mensagem de resposta automática.
4. Clique no botão "Salvar".

   

Resultado

Agora você ativou as Respostas Automáticas no Outlook na web. A partir de agora, os e-mails recebidos nessa conta acionarão respostas automáticas.

Configure respostas automáticas de ausência no Outlook para iOS e Android

Muitos usuários do Outlook estão acostumados a configurar respostas automáticas no computador, mas pouco conhecem sobre o aplicativo móvel. Nesta última seção do artigo, mostrarei como configurar respostas automáticas diretamente do seu dispositivo iOS ou Android, garantindo uma comunicação clara onde quer que você esteja. Siga os passos abaixo.

Passo1: Abra o Outlook no seu dispositivo iOS ou Android

Passo2: Acesse o recurso "Respostas automáticas"

1. No canto superior esquerdo da tela, clique no botão "Página Inicial"

   

2. Em seguida, clique no botão "Opções".

   

3. Na caixa de diálogo "Opções", na seção "Contas de Email", escolha a conta de e-mail na qual deseja ativar as respostas automáticas. Neste exemplo, selecionei uma conta "Exchange".

   

4. Na página "Exchange" (se você selecionar outro tipo de conta no passo anterior, o título da caixa de diálogo exibirá o domínio da outra conta), você verá que o recurso "Respostas Automáticas" está desativado. Clique nele.

   

Passo3: Configure as opções de Respostas Automáticas

Na caixa de diálogo "Respostas Automáticas", configure conforme indicado abaixo.

1. No campo "Respostas Automáticas", ative o interruptor.
2. Defina para quem deseja enviar respostas automáticas: "para todos" ou "apenas para pessoas da sua organização". Neste exemplo, selecionei "Responder para todos".
3. Digite a mensagem de resposta na caixa "Responder para todos com".
4. Clique no símbolo de check no canto superior direito da tela para salvar as configurações.

   

   Observações:

   • No campo "Responder durante um período", ative o interruptor e defina as datas e horários de início e término para o envio das respostas automáticas.
   • No campo "Usar respostas diferentes", ative o interruptor para definir mensagens de resposta distintas para pessoas dentro ou fora da sua organização.
   • Se você selecionar outro tipo de conta que não seja Exchange, o campo "Usar respostas diferentes" não aparecerá na caixa de diálogo "Respostas Automáticas".
   • Ao retornar para a caixa de diálogo anterior, você verá que o recurso "Respostas Automáticas" foi ativado.

     

Resultado

Agora você ativou as Respostas Automáticas no Outlook para iOS ou Android.

Em resumo, configurar respostas automáticas de ausência no Outlook garante que as pessoas que entram em contato saibam que você está ausente, mantendo uma comunicação profissional e eficiente. Seja no Windows, Mac, Web ou dispositivos móveis, a flexibilidade e os recursos desse recurso são indispensáveis. Esperamos que este guia completo ajude você a configurar facilmente essas respostas em diferentes plataformas, proporcionando uma experiência tranquila tanto para você quanto para seus contatos. Para quem deseja explorar ainda mais as funcionalidades do Outlook, nosso site oferece diversos tutoriais. Descubra mais dicas e truques do Outlook aqui.

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