Configurar respostas automáticas Ausente no Outlook (guia completo)

Na era digital atual, podemos aceder aos nossos e-mails a qualquer momento e de qualquer lugar. Contudo, mesmo estando constantemente online, há ocasiões em que não conseguimos responder imediatamente às mensagens recebidas — por exemplo, durante férias ou ausências do escritório. É precisamente nestes momentos que a funcionalidade de respostas automáticas de ausência, também conhecida como Resposta Automática, se torna indispensável, informando os remetentes de que a sua resposta será adiada. Quer esteja a utilizar o Outlook no Windows, na Web, no Mac ou até em dispositivos iOS e Android, este guia ajuda-o a configurar respostas automáticas de ausência em todas estas plataformas. Vamos começar.

• Configurar respostas Ausente no Outlook no Windows
  • Utilização de Respostas Automáticas (para contas Exchange)
  • Utilizar Kutools para Outlook facilmente (para Todas as Contas, fácil e flexível)
  • Utilizar regras (para Todas as Contas, complexo)
• Configurar respostas Ausente no Outlook no Mac
• Configurar respostas Ausente no Outlook na Web
• Configurar respostas Ausente no Outlook para iOS e Android

Vídeo

Configurar respostas automáticas Ausente no Outlook no Windows

Esta secção apresenta três métodos para o ajudar a configurar respostas automáticas de ausência nas contas Exchange e em todas as contas no Windows.

Configurar respostas automáticas Ausente com a funcionalidade Respostas Automáticas

Se estiver a utilizar uma conta Exchange no Outlook, pode configurar respostas automáticas de ausência através da funcionalidade integrada «Respostas Automáticas». Siga estes passos:

Passo 1: Abrir a janela Respostas Automáticas

No seu Outlook, aceda ao separador «Ficheiro», selecione na lista suspensa a conta Exchange para a qual pretende ativar a resposta automática e, em seguida, clique em «Respostas Automáticas». Veja a imagem:

Passo 2: Ativar respostas automáticas e configurar definições

Na janela «Respostas Automáticas» que se abre, siga os passos abaixo.

1. Selecione a opção «Enviar respostas automáticas» para ativar esta funcionalidade.
2. Para enviar as respostas automáticas apenas dentro de um determinado Intervalo de Tempo, marque a caixa de verificação «Enviar apenas durante este Intervalo de Tempo» e especifique os horários de início e fim pretendidos.
   Dica: Se não definir um período de tempo, a sua resposta automática permanecerá ativa até a desativar ao selecionar «Não Enviar respostas automáticas».
3. Se pretender enviar respostas automáticas apenas aos remetentes dentro da sua organização, permaneça no separador **«Na Minha Organização»**.
4. Escreva a sua mensagem de resposta automática na caixa de texto.
5. Clique no botão «OK» para guardar as suas definições.

Resultado

Se definir um período temporal para as respostas automáticas no Passo 3, as Respostas Automáticas serão ativadas à hora programada e verá uma barra informativa amarela abaixo da faixa de opções do Outlook. Caso não especifique nenhum período, as Respostas Automáticas serão ativadas imediatamente.

Pode aceder à pasta «Itens Enviados» para consultar os e-mails de resposta automática (aqueles com o prefixo «Resposta Automática:»).

Pontos a não perder

• Se tiver ativadas simultaneamente a funcionalidade «Respostas Automáticas» de uma conta Exchange e uma «regra de resposta automática» criada para outras contas de e-mail (como uma conta POP), um único e-mail recebido poderá desencadear respostas tanto das «Respostas Automáticas» do Exchange como da regra de resposta automática do lado do cliente. A ordem em que as respostas são enviadas depende do processamento do servidor e da sequência de execução da regra no cliente.
  • «Respostas Automáticas» para Exchange: Trata-se de uma funcionalidade do lado do servidor do Exchange e não exige que o Outlook esteja em execução.
  • Respostas automáticas através de regras criadas: Trata-se normalmente de uma funcionalidade do lado do cliente, que exige que o Outlook esteja ativo e a processar os e-mails recebidos.
  Por isso, se ambos os métodos estiverem configurados, quem lhe enviar um e-mail poderá receber duas mensagens automáticas.
• Para desativar esta funcionalidade, basta clicar no botão «Desativar» na barra de informações.

Configurar respostas automáticas Ausente com Kutools para Outlook facilmente

Tendo em conta as limitações do método anterior, recomendamos a funcionalidade «Resposta automática» do Kutools para Outlook, que lhe permite configurar facilmente respostas automáticas de ausência no Outlook, independentemente do tipo de conta de e-mail. Após descarregar e instalar o Kutools para Outlook, proceda da seguinte forma:

Passo 1: Configurar as definições do Resposta automática

Selecione «Kutools» > «Responder» > «Gerenciar Resposta Automática» para abrir a caixa de diálogo «Resposta automática» e, em seguida, proceda da seguinte forma:

1. Marque as contas de e-mail nas quais pretende ativar a resposta automática:
   A secção «Selecionar Contas» apresenta todas as contas no seu Outlook. Selecione as contas em que pretende ativar a resposta automática.
2. Personalize o prefixo a remover do assunto dos e-mails de resposta automática:
   O texto predefinido na caixa «Remover Prefixo do Assunto» é “Resposta Automática”. Este será o prefixo utilizado nos assuntos das respostas automáticas. Pode substituí-lo conforme as suas necessidades.
3. Introduza o conteúdo da resposta automática:
   É fornecido um modelo predefinido na caixa de diálogo, que pode modificar conforme necessário.
4. Guarde as alterações: clique no botão «OK».
   

Passo 2: Ativar a funcionalidade Resposta automática

Aparece uma caixa de diálogo do «Kutools para Outlook» a perguntar se pretende ativar imediatamente a funcionalidade. Clique em «Sim» para a ativar.

Resultado

A partir de agora, os e-mails recebidos na Selecionar Contas irão ativar respostas automáticas.

Configurar respostas automáticas Ausente criando regras no Outlook

Também pode criar regras no Outlook para configurar respostas automáticas «Ausente» para todas as contas. Contudo, este método exige vários passos — siga-os abaixo, se necessário.

Passo 1: Criar uma resposta automática Modelo de resposta

1. No Outlook, crie uma nova mensagem de e-mail ao clicar em «Novo E-mail» no separador «Base».

   

2. Na janela «Mensagem», introduza um assunto e o corpo da mensagem para o seu modelo.

   

3. Clique em «Ficheiro» > «Guardar Como».

   

4. Na caixa de diálogo «Guardar Como» que se abre, dê um nome ao modelo (por predefinição, o Assunto do Email será utilizado como nome do modelo), selecione «Modelo do Outlook» na Lista suspensa «Especificar Formato de Salvamento» e, em seguida, clique no botão «Guardar».
   Este modelo personalizado será guardado na localização predefinida dos modelos pessoais.

   

5. Após guardar o modelo, feche o e-mail sem guardar as alterações.

Passo 2: Abrir a janela Regras e Alertas

No separador «Base», clique em «Regras» > «Gerir Regras e Alertas» para abrir a janela «Regras e Alertas».

Passo 3: Criar uma regra de resposta automática Ausente

Na janela «Regras e Alertas», siga estes passos para criar uma regra de resposta automática Ausente.

1. No separador «Regras de E-mail», especifique uma conta de e-mail à qual pretende aplicar a regra de resposta automática e, em seguida, clique no botão «Nova Regra».
   Dica: Se o Lista suspensa «Aplicar alterações a esta pasta» não for apresentado na janela «Regras e Alertas» do seu Outlook, as regras que criarão serão aplicadas a Todas as Contas.

   

2. Na primeira «Assistente de Regras», selecione «Aplicar regra às mensagens que eu receber» na secção «Começar a partir de uma regra em branco» e, em seguida, clique em «Seguinte».

   

3. No segundo passo, «Assistente de Regras», se pretender responder automaticamente a todas as mensagens de e-mail recebidas, clique no botão «Seguinte» sem selecionar quaisquer condições. Na caixa de diálogo pop-up do «Microsoft Outlook», clique em «Sim».
   Dica: Se quiser responder automaticamente apenas a determinados e-mails, defina as condições necessárias.

   

4. Na terceira «Assistente de Regras», marque a caixa de verificação «Responder utilizando um modelo específico» na caixa "Passo 1" e, em seguida, clique no texto sublinhado na caixa "Passo 2".

   

5. Na caixa de diálogo «Selecionar um Modelo de Resposta», escolha «Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros» na lista suspensa «Procurar em», selecione o modelo que criou no passo 1 e, em seguida, clique no botão «Abrir».

   

6. Ao regressar à terceira «Assistente de Regras», clique no botão «Seguinte» para continuar.

   

7. Na quarta «Assistente de Regras», especifique exceções para a sua regra, se necessário. Aqui, clico no botão «Seguinte» sem definir quaisquer exceções.

   

8. Na última «Assistente de Regras», defina um nome para esta regra na secção Passo 1, mantenha a caixa «Ativar esta regra» marcada no Passo 2 e, em seguida, clique no botão «Concluir».

   

9. Em seguida, aparecerá uma caixa de aviso do Microsoft Outlook lembrando-o de que a regra só será executada quando o Outlook estiver em execução. Clique no botão “OK”.

   

10. Depois, regressará à janela «Regras e Alertas», onde poderá ver a lista de regras criada. Clique no botão «OK» para guardar a regra.

    

Resultado

Agora já criou uma regra de resposta automática. A partir de agora, os e-mails recebidos na conta especificada ou em todas as contas irão ativar esta regra, e o remetente receberá uma resposta automática.

Configurar respostas automáticas Ausente no Outlook para Mac

Se pretende configurar respostas automáticas no Outlook para Mac, o método descrito nesta secção pode ajudá-lo. Siga os passos abaixo.

Passo 1: Aceder à funcionalidade «Ausente»

Inicie o Outlook no Mac, abra a conta de e-mail em que pretende ativar a funcionalidade Ausente, aceda ao separador «Ferramentas» e selecione «Ausente».

Passo 2: Configurar as definições das Respostas Automáticas

Na caixa de diálogo «Definições de Resposta Automática», configure as seguintes opções.

1. Marque a caixa de verificação «Enviar respostas automáticas para a conta (a sua conta)».
2. Na caixa de texto «Responder uma vez a cada remetente com», introduza o corpo da sua mensagem de resposta automática.
3. É opcional:
   • Defina a data e hora de início e de término da resposta automática: marque a caixa «Enviar respostas apenas durante este período» e introduza as datas e horas de início e de término. Após a data e hora de término, as respostas de ausência serão desativadas automaticamente.
   • Responder a pessoas fora da sua organização: Se necessário, marque a caixa «Enviar também respostas a remetentes fora da minha organização». Escolha entre «Apenas a remetentes na minha lista de contactos» ou «Enviar a todos os remetentes externos» e, em seguida, introduza o corpo da mensagem de resposta automática.
4. Clique em «OK» para guardar as definições e ativar a funcionalidade de Respostas Automáticas.

   

Resultado

As respostas automáticas foram ativadas para determinadas contas de e-mail no seu Outlook para Mac. A partir de agora, os e-mails recebidos nessas contas irão desencadear respostas automáticas.

Configurar respostas automáticas Ausente no Outlook na Web

Se estiver a utilizar o Outlook na Web e pretender configurar respostas automáticas de ausência, o método nesta secção pode ajudá-lo. Siga os passos abaixo.

Passo 1: Aceder à funcionalidade «Respostas automáticas»

1. No canto superior direito da página, clique no botão «Definições»

   

2. Na janela «Definições» que se abre, selecione «Respostas Automáticas» na secção «Correio».

   

Passo 2: Configurar as definições das «Respostas automáticas»

1. Clique em «Ativar respostas automáticas» para ativar a funcionalidade de respostas automáticas.
2. Marque a caixa de verificação «Enviar respostas apenas durante um período de tempo» e defina as datas e horas de início e de término para as respostas automáticas. Pode ignorar esta definição se não for necessária.
3. Na caixa de edição de texto, introduza o corpo da sua mensagem de resposta automática.
4. Clique no botão «Guardar».

   

Resultado

Já ativou as Respostas Automáticas no Outlook na Web. A partir de agora, os e-mails recebidos nesta conta irão desencadear respostas automáticas.

Configurar respostas automáticas Ausente no Outlook para iOS e Android

Muitos utilizadores do Outlook já conhecem a configuração de respostas automáticas nos seus computadores, mas poucos sabem como fazê-lo na aplicação móvel. Na última secção deste artigo, mostro-lhe como configurar respostas automáticas diretamente a partir dos seus dispositivos iOS ou Android, garantindo uma comunicação clara onde quer que esteja. Siga os passos abaixo.

Passo 1: Iniciar o Outlook no seu dispositivo iOS ou Android

Passo 2: Aceder à funcionalidade «Respostas automáticas»

1. No canto superior esquerdo da página, clique no botão «Base»

   

2. Em seguida, clique no botão «Definições».

   

3. Na caixa de diálogo «Definições», na secção «Contas de Correio», selecione a conta de e-mail em que pretende ativar as respostas automáticas. Neste caso, escolhi uma conta Exchange.

   

4. Na página «Exchange» (se tiver selecionado outra conta no passo anterior, o título desta caixa de diálogo exibirá o domínio dessa conta), verá que a funcionalidade «Respostas Automáticas» está desativada. Clique nela.

   

Passo 3: Configurar as definições das Respostas Automáticas

Na caixa de diálogo «Respostas Automáticas», efetue as seguintes configurações.

1. No campo «Respostas Automáticas», ative o interruptor.
2. Especifique a quem pretende enviar respostas automáticas: pode escolher entre «toda a gente» ou «apenas pessoas dentro da sua organização». Aqui, selecionei «Responder a toda a gente».
3. Introduza a sua mensagem de resposta na caixa de texto «Responder a toda a gente com».
4. Clique na marca de verificação no canto superior direito do ecrã para guardar as definições.

   

   Notas:

   • No campo «Responder durante um período de tempo», ative o interruptor e defina as horas de início e a data de término para o envio das suas respostas automáticas.
   • No campo «Utilizar respostas diferentes», ative o interruptor para poder especificar mensagens de resposta distintas para pessoas dentro e fora da sua organização.
   • Se selecionar um tipo de conta diferente de uma conta Exchange, o campo «Utilizar respostas diferentes» não será exibido na caixa de diálogo «Respostas Automáticas».
   • Ao regressar à caixa de diálogo anterior, verá que a funcionalidade «Respostas Automáticas» está ativada.

     

Resultado

Agora já ativou as Respostas Automáticas no Outlook para iOS ou Android.

Em resumo, configurar respostas automáticas de ausência no Outlook garante que quem o contacta saiba que está indisponível, mantendo uma comunicação profissional e eficaz. Quer utilize o Outlook no Windows, Mac, Web ou dispositivos móveis, a flexibilidade e profundidade desta funcionalidade são indispensáveis. Esperamos que este guia completo lhe dê todos os conhecimentos necessários para configurar facilmente essas respostas em todas as plataformas, assegurando uma experiência fluida tanto para si como para os seus correspondentes por e-mail. Se quiser explorar ainda mais as capacidades do Outlook, o nosso site oferece uma vasta coleção de tutoriais.Descubra mais dicas e truques do Outlook aqui.

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