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Configure respostas automáticas de ausência temporária no Outlook (guia completo)

Autor: Siluvia Última modificação: 2023-11-06

Na era digital de hoje, podemos acessar nossos e-mails quando e onde quisermos. No entanto, embora estejamos sempre online, há momentos em que talvez não consigamos responder imediatamente às mensagens recebidas, como nos feriados ou quando estamos fora do escritório. É aí que o recurso de resposta automática fora do escritório se torna inestimável, informando aos remetentes de e-mail que nossas respostas serão atrasadas. Esteja você usando o Outlook no Windows, Web, Mac, ou mesmo dispositivos iOS e Android, este guia o ajudará a se aprofundar em como configurar respostas automáticas de ausência temporária em todas essas plataformas. Vamos começar.


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Configure respostas de ausência temporária no Outlook no Windows

Esta seção demonstra três métodos para ajudá-lo a configurar respostas de ausência temporária para contas Exchange e todas as contas de e-mail no Windows.

  • Respostas Automáticas – Função integrada do Outlook, mas apenas para contas do Exchange.
  • Kutools for Excel – Fácil de configurar e usar, disponível para todas as contas de e-mail.
  • Regras do Outlook - Muitas etapas e operações complicadas, disponíveis para todas as contas de email.

Configure respostas de ausência temporária com o recurso Respostas Automáticas

Se você estiver usando uma conta do Exchange no Outlook, o recurso interno Respostas Automáticas recurso pode ajudá-lo a configurar respostas de ausência temporária no Outlook. Por favor, faça o seguinte.

Passo 1: Abra a janela Respostas Automáticas

No seu Outlook, vá para o Envie o guia, selecione a conta do Exchange para a qual você precisa ativar a resposta automática na lista suspensa da conta e clique em Respostas Automáticas. Veja a imagem:

Note:Este método está disponível apenas para contas de e-mail do Exchange. Se você não vê isso Respostas Automáticas opção, sua conta de e-mail não oferece suporte a esse recurso. Você pode tentar qualquer um dos seguintes métodos: use o Kutools para Outlook or criar regras de resposta automática do Outlook.

Etapa 2: ativar respostas automáticas e definir configurações

Na abertura Respostas Automáticas janela, você precisa fazer o seguinte.

  1. Selecione os Enviar respostas automáticas opção para ativar esse recurso.
  2. Para enviar as respostas automáticas apenas dentro de um intervalo de tempo especificado, verifique o Somente envie durante este intervalo de tempo caixa de seleção e especifique os horários de início e término desejados.
    Dica: se você não definir um período de tempo, sua resposta automática permanecerá ativada até que você a desative selecionando Não enviar respostas automáticas.
  3. Se você deseja enviar respostas automáticas apenas para remetentes dentro de sua organização, fique no Dentro da minha organização aba.
  4. Digite a mensagem de resposta automática na caixa de texto.
  5. Clique na OK botão para salvar as configurações. Veja captura de tela:
Notas:
  • Se você deseja enviar respostas automáticas para remetentes fora da sua organização, clique no botão Fora da minha organização guia, marque o Resposta automática a pessoas fora da minha organização caixa de seleção, escolha a opção necessária e digite a mensagem de resposta automática. Veja a imagem abaixo.
  • Se você configurar ambos os “Dentro da minha organização"Eo"Fora da minha organização”Opções, elas podem ser ativadas simultaneamente.
    • Quando alguém de dentro da sua organização lhe enviar um e-mail, receberá a mensagem que você configurou para "Dentro da minha organização".
    • Quando alguém de fora da sua organização lhe enviar um e-mail, receberá a mensagem que você configurou para "Fora da minha organização".
  • O Outlook permite especificar regras para envio de respostas automáticas. Clicando no Regras botão no canto inferior esquerdo da janela abrirá o Regras de Resposta Automática caixa de diálogo. Clique no Adicionar regra botão e especifique os critérios para sua regra no campo Editar regra caixa de diálogo. Veja a imagem:
Resultado

Se você definir um período de tempo para respostas automáticas na Etapa 3, a resposta automática será ativada no horário designado e você verá uma barra de informações amarela abaixo da faixa do Outlook. Se nenhum período de tempo for especificado, a resposta automática será ativada imediatamente.

Você pode ir para o Itens enviados pasta para visualizar os e-mails de resposta automática (e-mails prefixados com "Resposta automática:").

Pontos a não perder
  • Se ambos os "Respostas Automáticas"recurso de uma conta do Exchange e o regra de resposta automática que você criou para outras contas de e-mail (como uma conta POP) estiverem habilitadas e um e-mail for recebido, um e-mail recebido poderá acionar respostas das "Respostas Automáticas" do Exchange e da regra de resposta automática do lado do cliente. A ordem de resposta depende do processamento do servidor e da sequência de execução da regra do lado do cliente.
    • "Respostas Automáticas" para troca: esta é uma função do lado do servidor do Exchange e não requer que o Outlook esteja em execução.
    • Respostas automáticas por meio de regras criadas: geralmente é uma função do lado do cliente, exigindo que o Outlook esteja ativo e processando e-mails recebidos.
    Portanto, se ambos os métodos de resposta estiverem configurados, a pessoa que enviará um e-mail poderá receber dois e-mails de resposta automática.
  • Para desativar esse recurso, basta clicar no botão desligar botão na barra de informações.

Configure respostas de ausência temporária com o Kutools para Outlook facilmente

Dadas as limitações do método acima, gostaria de recomendar aqui o Resposta automatica característica de Kutools for Outlook, que ajuda você a configurar respostas de ausência temporária facilmente no Outlook, independentemente dos tipos de conta de e-mail. Depois baixando e instalando Kutools para Outlook, você precisa fazer o seguinte:

Etapa 1: definir as configurações de resposta automática

Selecionar Kutools > Resposta > Gerenciador de resposta automática para abrir o Resposta automatica caixa de diálogo e então você precisa:

  1. Verifique as contas de e-mail nas quais deseja ativar a resposta automática:
    O Verificar contas seção lista todas as contas de e-mail em seu Outlook. Selecione as contas nas quais deseja ativar a resposta automática.
  2. Modifique o prefixo do assunto para e-mails de resposta automática:
    O texto padrão no Prefixo do Assunto caixa de texto é “Resposta automática”. Este será o prefixo para assuntos de e-mail de resposta automática. Você pode substituir esse texto padrão conforme necessário.
  3. Insira o conteúdo da resposta automática:
    Um modelo padrão é fornecido na caixa de diálogo, que você pode modificar conforme necessário.
  4. Salve as alterações: Clique no OK botão.
Etapa 2: ativar o recurso Resposta automática

A Kutools for Outlook uma caixa de diálogo aparece perguntando se você deseja ativar o recurso imediatamente. Clique no Sim botão para ativar o recurso.

Resultado

A partir de agora, os e-mails recebidos nas contas verificadas acionarão respostas automáticas.

Notas:

Configure respostas de ausência temporária criando regras do Outlook

Você também pode criar regras do Outlook para configurar respostas de ausência temporária para todas as contas de e-mail. No entanto, este método requer várias etapas para ser concluído. Se precisar, siga os passos abaixo.

Etapa 1: crie um modelo de resposta automática
  1. No Outlook, crie uma nova mensagem de email clicando em Novo Email sob a Início aba.
  2. No Mensagem janela, insira um assunto e um corpo de mensagem para seu modelo.
  3. Clique Envie o > Salvar como.
  4. Na abertura Salvar como caixa de diálogo, nomeie o modelo (por padrão, o assunto do email será usado como o nome do modelo), selecione Modelo do Outlook do Salvar como tipo lista suspensa e clique no Salvar botão.
    Este modelo personalizado será salvo no local padrão de modelos pessoais.
  5. Após salvar o modelo, feche o email sem salvar.
Etapa 2: abra a janela Regras e Alertas

Sob o Início guia, clique em Regras > Gerenciar regras e alertas para abrir o Regras e Alertas janela.

Etapa 3: crie uma regra de resposta automática de ausência temporária

No Regras e Alertas janela, faça o seguinte para criar uma regra de resposta automática de ausência temporária.

  1. Sob o Regras de email guia, especifique uma conta de e-mail onde deseja aplicar a regra de resposta automática e clique no botão Nova regra botão.
    Dica: Se o Aplicar alterações a esta pasta lista suspensa não é exibida na Regras e Alertas janela do seu Outlook, as regras que você criou serão aplicadas a todas as contas de e-mail.
  2. Em primeiro Assistente de regras, selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo no Comece com uma regra em branco seção e, em seguida, clique no Next botão.
  3. No segundo Assistente de regras, se quiser responder automaticamente a todas as mensagens de e-mail recebidas, clique no botão Next botão sem verificar nenhuma condição. No pop-up Microsoft Outlook caixa de diálogo, clique no botão Sim botão.
    Dica: se você deseja responder automaticamente apenas a determinados e-mails, especifique as condições necessárias.
  4. No terceiro Assistente de regras, marque a resposta usando uma caixa de seleção de modelo específico no Passo 1 caixa e, em seguida, clique no texto sublinhado na caixa Passo 2 caixa.
  5. Na caixa de diálogo Selecionar um modelo de resposta, escolha Modelos de usuário no sistema de arquivos na lista suspensa Examinar, selecione o modelo criado na etapa 1 e clique no botão Abrir.
  6. Quando retornar ao terceiro Assistente de Regras, clique no botão Avançar para continuar.
  7. No quarto Assistente de Regras, especifique exceções para sua regra, se necessário. Aqui clico no botão Avançar sem verificar nenhuma exceção.
  8. No último Assistente de Regras, especifique um nome para esta regra na seção Etapa 1, mantenha a caixa Ativar esta regra marcada na Etapa 2 e clique no botão Concluir.
  9. Uma caixa de prompt do Microsoft Outlook aparecerá lembrando que a regra só será executada quando o Outlook estiver em execução. Clique no botão OK.
  10. Em seguida, ele retorna para a janela Regras e Alertas, você pode ver a regra criada listada na janela, clique no botão OK para salvar a regra.
Resultado

Agora você criou uma regra de resposta automática. De agora em diante, os e-mails recebidos na conta especificada ou em todas as contas acionarão essa regra de resposta automática, e a pessoa que lhe enviou um e-mail receberá um e-mail de resposta automática.

Pontos a não perder:
  • Se a regra de resposta automática e o "Respostas Automáticas" de uma conta do Exchange estiver habilitado, um e-mail recebido pode acionar ambos para responder. A ordem de resposta depende do processamento do servidor e da ordem de execução da regra no lado do cliente.
    • "Respostas Automáticas" para troca: esta é uma função do lado do servidor do Exchange e não requer que o Outlook esteja em execução.
    • Respostas automáticas por meio de regras criadas: geralmente é uma função do lado do cliente, exigindo que o Outlook esteja ativo e processando e-mails recebidos.
    Normalmente, as “Respostas Automáticas” do lado do servidor serão mais rápidas, pois não dependem da atividade do cliente Outlook. Mas se ambos os métodos de resposta estiverem configurados, a pessoa que lhe enviará um e-mail poderá receber dois e-mails de resposta automática.
  • Para desativar a regra de resposta automática, clique em Regras > Gerenciar regras e alertas na Início guia para abrir o Regras e Alertas janela, desmarque a caixa de seleção na frente da regra e clique em OK para salvar as mudanças.

Configure respostas de ausência temporária no Outlook no Mac

Se você deseja configurar a resposta automática no Outlook para Mac, o método nesta seção pode ajudar. Por favor, faça o seguinte.

Dica: Observe que o método só funciona para Exchange, Outlook.com, Hotmailou Contas do Office 365.
Passo 1: Acessando o recurso “Fora do Escritório”

Inicie o Outlook no Mac, abra a conta de e-mail para a qual deseja ativar o recurso Fora do Escritório e vá para o Ferramentas Guia e selecione Fora do escritório.

Etapa 2: definir as configurações de respostas automáticas

No Configurações de resposta automática caixa de diálogo, você precisa fazer as seguintes configurações.

  1. Verifique o Envie respostas automáticas para a conta Caixa de seleção “(sua conta)”.
  2. No Responda uma vez a cada remetente com caixa de texto, insira o corpo da mensagem de resposta automática.
  3. É opcional:
    • Defina as datas de início e término da resposta automática: Verifica a Envie respostas apenas durante esse período caixa de seleção e insira as datas e horários de início e término. Após a data e hora de término, as respostas de ausência temporária serão automaticamente desativadas.
    • Responder a pessoas fora da sua organização: Se necessário, verifique o Enviar também respostas para remetentes fora da minha organização caixa de seleção. Escolha qualquer um Somente para remetentes da minha lista de contatos or Enviar para todos os remetentes externos e insira o corpo da mensagem de resposta automática.
  4. Clique OK para salvar as configurações e aplicar este recurso Respostas Automáticas.
Resultado

As respostas automáticas foram habilitadas para determinadas contas de e-mail no Outlook para Mac. A partir de agora, os e-mails recebidos nesta conta acionarão respostas automáticas.

Notas:
  • Para visualizar e-mails de resposta automática enviados, vá para "Enviados" pasta para e-mails com o prefixo "Resposta automática:".
  • Os contatos da sua organização receberão o conteúdo de resposta definido na caixa "Responda uma vez a cada remetente com" caixa de texto.
  • Os contatos externos receberão o conteúdo da resposta definido na caixa "Responda uma vez a cada remetente externo com" caixa de texto.
  • O Gmail, Yahoo ou outro POP or IMAP conta de e-mail atualmente não oferece suporte a esse recurso.
  • Para desligar as respostas automáticas, abra a conta de e-mail com o recurso habilitado. Clique Ferramentas > Fora do escritório para abrir o Respostas Automáticas caixa de diálogo. Então, limpe o Envie respostas automáticas para a conta caixa de seleção “sua conta”.

Configurar respostas de ausência temporária no Outlook na Web

Se você estiver usando o Outlook na Web e quiser configurar respostas de ausência temporária, o método nesta seção pode lhe fazer um favor. Por favor, siga os passos abaixo.

Passo 1: Acesse o recurso “Respostas automáticas”
  1. No canto superior direito da página, clique no botão Configurações botão
  2. Na abertura Configurações janela, selecione Respostas Automáticas no Mail seção.
Etapa 2: definir as configurações de “Respostas automáticas”
  1. Clique na Ativar respostas automáticas alterne para ligar o Respostas automáticas recurso.
  2. Verifique o Enviar respostas apenas durante um período de tempo caixa de seleção e especifique as datas e horários de início e término das respostas automáticas. Você pode ignorar essa configuração se não precisar.
  3. Na caixa de edição de texto, insira o corpo da mensagem de resposta automática.
  4. Clique na Salvar botão. Veja a imagem:
Resultado

Agora você habilitou as respostas automáticas no Outlook na web. A partir de agora, os e-mails recebidos nesta conta acionarão respostas automáticas.

Notas:
  • Se você especificar datas e horários de início e término para o envio de respostas automáticas, poderá optar por minimizar interrupções durante esse período, como bloqueando sua agenda, recusando automaticamente novos convites para eventos e cancelar ou recusar suas reuniões existentes.
  • Se você estiver usando um Conta de câmbio, a página exibida será diferente. Você pode enviar e-mails de resposta automática não apenas para remetentes dentro da sua organização, mas também para o remetentes fora da sua organização. Veja a seguinte captura de tela:
  • Se você quiser responder automaticamente apenas aos seus contatos, marque a caixa Enviar respostas apenas para contatos caixa de seleção.
  • Para desativar esse recurso de respostas automáticas no Outlook na Web, siga a etapa 2 acima para entrar no Respostas Automáticas janela e, em seguida, clique no botão Respostas automáticas em alternancia.

Configure respostas de ausência temporária no Outlook para iOS e Android

Muitos usuários do Outlook estão familiarizados com a configuração de respostas automáticas em seus desktops, mas sabem pouco sobre o programa móvel. Na última seção deste artigo, mostrarei como configurar respostas automáticas em seus dispositivos iOS ou Android, garantindo que você mantenha uma comunicação clara, não importa onde esteja. Vamos seguir os passos abaixo.

Dica: no Outlook para iOS e Android, você pode configurar respostas automáticas para Microsoft 365, Exchange e Contas do Outlook.com só.
Etapa 1: inicie o Outlook em seu dispositivo iOS ou Android
Passo 2: Acesse o recurso “Respostas automáticas”
  1. No canto superior esquerdo da página, clique no botão Início botão
  2. Em seguida, clique no botão Configurações botão.
  3. No Configurações caixa de diálogo e sob a Contas de Correio seção, escolha uma conta de e-mail onde deseja ativar respostas automáticas. Neste caso, escolho um Exchange conta.
  4. No Exchange página (se você selecionar outra conta na etapa anterior, o título desta caixa de diálogo exibirá o domínio da outra conta), você pode ver que o Respostas Automáticas recurso está desativado. Por favor clique nele.
Etapa 3: definir as configurações de respostas automáticas

No Respostas Automáticas caixa de diálogo, você precisa configurar da seguinte maneira.

  1. No Respostas Automáticas campo, ative o interruptor.
  2. Especifique para quem você deseja enviar respostas automáticas: para todos or apenas para pessoas dentro da sua organização. Aqui eu escolho Responder a todos.
  3. Digite a mensagem de resposta no Responda a todos com caixa de texto.
  4. Clique na marca de seleção no canto superior direito da tela para salvar as configurações.
    Notas:
    • No Responder durante um período de tempo campo, ative o botão e você poderá definir as datas e horários de início e término para o envio de suas respostas automáticas.
    • No Use respostas diferentes campo, ative o botão e você poderá especificar diferentes mensagens de resposta para as pessoas dentro ou fora da sua organização.
    • Se você selecionar um tipo diferente de conta em vez de uma conta do Exchange, o Use um campo de respostas diferente não aparece no Respostas Automáticas caixa de diálogo.
    • Ao retornar à caixa de diálogo anterior, você pode ver que o Respostas Automáticas recurso foi ativado.
Resultado

Agora você ativou as Respostas Automáticas em seu Outlook para iOS ou Android.

Notas:
  • Se você definir um período de tempo para respostas automáticas, a resposta automática será ativada no horário designado e você verá a barra Respostas Automáticas.
  • Desligar Respostas Automáticas no Outlook para iOS ou Android, abra a conta de e-mail que tem esse recurso ativado e clique no botão transformar Off botão no Respostas Automáticas Barra.

Resumindo, poder configurar respostas automáticas de ausência temporária no Outlook garante que as pessoas que entrarem em contato com você saibam que você está ausente, mantendo assim uma comunicação profissional e eficaz. Quer você use o Outlook no Windows, Mac, Web ou dispositivos móveis, a flexibilidade e profundidade que esse recurso oferece são indispensáveis. Esperamos que este guia completo forneça a você o conhecimento necessário para configurar perfeitamente essas respostas em diferentes plataformas, garantindo uma experiência tranquila para você e seus correspondentes de e-mail. Para aqueles ansiosos por se aprofundar nos recursos do Outlook, nosso site oferece diversos tutoriais. Descubra mais dicas e truques do Outlook aqui.



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