Como reduzir o tamanho da sua caixa de correio no Outlook?

Muitas mensagens de correio eletrónico podem abrandar o desempenho do Outlook. Neste tutorial, apresentamos vários métodos eficazes para reduzir o tamanho da sua caixa de correio e impulsionar a produtividade no Outlook.

Nota: antes de aplicar as soluções indicadas, certifique-se de que criou uma cópia de segurança completa dos seus ficheiros PST do Outlook.

Todos os métodos apresentados neste tutorial foram executados no Outlook 2021; podem existir ligeiras diferenças consoante a versão do Outlook que utilizar.

Localizar e eliminar mensagens grandes e anexos

Método 1: Ordenar mensagens por tamanho

Método 2: Pesquisar mensagens por tamanho

Utilizar a Limpeza da Caixa de Correio

Esvaziar Itens Excluídos

Mover mensagens antigas para um ficheiro de arquivo

Compactar o ficheiro de dados do Outlook

Arquivar ficheiros de dados antigos do Outlook

Limpar mensagens redundantes

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Localizar e eliminar mensagens grandes e anexos

Existem dois métodos que o ajudam a encontrar rapidamente mensagens e anexos grandes.

Método 1: Ordenar mensagens por tamanho

No Outlook, as mensagens são geralmente ordenadas por Data de Recebimento, mas também pode optar por «ordenar mensagens pelo respetivo tamanho».

Em seguida, aceda ao menu suspenso «Por Data» e selecione «Tamanho».

Agora, todas as mensagens na pasta estão ordenadas por tamanho, e o Outlook agrupa-as automaticamente em quatro categorias com base no tamanho.

Depois, poderá eliminar as mensagens grandes.

Método 2: Pesquisar mensagens por tamanho

Na lista de pastas da conta, navegue até à opção «Pasta de Pesquisa», clique com o botão direito do rato e selecione «Nova Pasta de Pesquisa».

Na caixa de diálogo «Nova Pasta de Pesquisa», vá até à secção «Organizar Correio» e clique em «Correio grande». Depois, clique em «Escolher» para abrir a caixa de diálogo Tamanho do Correio e especifique o tamanho mínimo a partir do qual pretende localizar mensagens. Clique em «OK» > «OK» para fechar as caixas de diálogo.

Agora, verá que foi criada uma nova pasta e todas as mensagens com tamanho superior a 50 KB estão listadas nela. Pode revê-las e eliminar as que já não necessita.

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Utilizar a Limpeza da Caixa de Correio

A ferramenta Limpeza da Caixa de Correio é uma solução extremamente útil para reduzir o tamanho da sua caixa de correio. Com ela, pode «esvaziar a pasta Itens Excluídos» para libertar espaço imediatamente e também clicar em «Arquivo Automático» para mover mensagens antigas diretamente para o ficheiro de arquivo.

Clique no separador «Ficheiro» e, de seguida, em «Ferramentas» > «Limpeza da Caixa de Correio...».

Esvaziar Itens Excluídos

Clique em «Ver Tamanho dos Itens Excluídos» para verificar o tamanho da pasta «Itens Excluídos» e, em seguida, regresse e clique em «Esvaziar» para eliminar permanentemente os itens dessa pasta.

Mover mensagens antigas para um ficheiro de arquivo

Clique no botão «Arquivo Automático» para mover automaticamente os itens antigos para os ficheiros de arquivo no seu computador.

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Compactar o ficheiro de dados do Outlook

No Outlook, pode compactar manualmente o seu ficheiro de dados do Outlook (PST).

Clique no separador «Ficheiro» e, em seguida, em «Definições da Conta» > «Definições da Conta».

Na caixa de diálogo Definições da Conta, clique no separador «Ficheiro de Dados», selecione a conta cujo ficheiro de dados pretende compactar e clique em «Definições».

Na caixa de diálogo Ficheiro de Dados do Outlook, clique em «Compactar Agora» e, em seguida, em OK.

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Arquivar ficheiros de dados antigos do Outlook

Clique em «Ficheiro» > «Opções», na janela Opções selecione o separador «Avançado» no painel esquerdo e, de seguida, clique em «Definições de Arquivo Automático».

Na caixa de diálogo Arquivo Automático, ative a opção «Executar Arquivo Automático a cada n dias» e defina esta e outras opções conforme necessário, como, por exemplo, «Remover itens com mais de». Depois, clique em OK > OK.

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Limpar mensagens redundantes

Utilize o grupo de funcionalidades Limpar para eliminar mensagens redundantes nas conversas, pastas ou subpastas selecionadas.

Selecione as pastas ou conversações, clique no separador «Base» e, no grupo «Eliminar», escolha uma opção no menu suspenso «Limpar».