Como extrair contactos individuais de um Grupo de Contactos no Outlook?

Ao receber uma lista de distribuição, poderá querer guardá-la e convertê-la em contactos individuais, em vez de mantê-la como um grupo. Normalmente, o Outlook não oferece uma forma direta de realizar esta tarefa — mas aqui estão dois métodos para o fazer da forma mais rápida possível.

Extrair contactos individuais de um Grupo de Contatos com a funcionalidade Importar/Exportar

Extrair contactos individuais de um Grupo de Contatos com uma funcionalidade poderosa

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Extrair contactos individuais de um Grupo de Contatos com a funcionalidade Importar/Exportar

Para dividir a lista de distribuição em contactos individuais, utilize a funcionalidade Importar/Exportar do Outlook. Siga estes passos:

1. Em primeiro lugar, arraste o grupo de contactos recebido na mensagem para o ícone Pessoas na Navegação e guarde-o na sua pasta de contactos.

2. Em seguida, selecione o Grupo de Contactos e clique em Ficheiro > Guardar Como. Na janela Guardar Como que surge, escolha uma localização para guardar este ficheiro e selecione Apenas Texto (*.txt) como Tipo de Ficheiro na lista pendente Especificar Formato de Guardar, conforme ilustrado na imagem:

3. Depois, clique no botão Guardar para guardar este ficheiro.

4. Agora, abra o ficheiro guardado Arquivo de Texto com o Bloco de Notas e copie todas as linhas com os nomes e os endereços de e-mail, conforme ilustrado na imagem:

5. De seguida, abra o Excel e introduza «Nome» e «Endereço de Email» nas células A1 e B1, respetivamente. Coloque o cursor na célula A2 e prima Ctrl + V para colar os nomes e endereços nas células seguintes, conforme ilustrado na imagem:

6. Em seguida, clique em Ficheiro > Guardar Como. Na janela Guardar Como, escolha uma localização para guardar este ficheiro, especifique um nome para o mesmo e, de seguida, selecione CSV (MS-DOS) (*.csv) como Tipo de Arquivo na lista pendente Especificar Formato de Salvamento, conforme ilustrado na imagem:

7. Depois, clique no botão Guardar para guardar este ficheiro.

8. Agora, abra este ficheiro com o Bloco de Notas, conforme ilustrado na imagem:

9. No Bloco de Notas aberto, verifique se os nomes e os endereços de e-mail estão separados por vírgulas; caso contrário, separe-os com vírgulas. Consulte a imagem:

10. Guarde o bloco de notas e, na interface principal do Outlook, clique em Ficheiro > Abrir e Exportar > Importar/Exportar, conforme ilustrado na imagem:

11. No Assistente de Importação e Exportação, clique em Importar de outro programa ou ficheiro na caixa de lista Escolha uma ação a executar e, em seguida, clique no botão Seguinte, conforme ilustrado na imagem:

12. No passo seguinte, Importar um Ficheiro, clique em Valores Separados por Vírgulas na caixa de lista Selecione Tipo de Arquivo de onde importar e continue clicando no botão Seguinte, conforme ilustrado na imagem:

13. No passo seguinte, Importar um Ficheiro, clique no botão Procurar para selecionar o ficheiro CSV que acabou de guardar e especifique uma opção para tratar os contactos duplicados na secção Opções. Por fim, clique no botão Seguinte, conforme ilustrado na imagem:

14. No passo seguinte, selecione a pasta de contactos de destino para onde pretende importar os contactos individuais e clique no botão Seguinte, conforme ilustrado na imagem:

15. No último passo do assistente Importar um Ficheiro, clique no botão Concluir. Após concluir o processo de importação, os contactos individuais serão importados para a pasta de contactos especificada.

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Extrair contactos individuais de um Grupo de Contatos com uma funcionalidade poderosa

O método anterior envolve demasiados passos. Para simplificar o processo, pode utilizar uma funcionalidade útil – Separar do Kutools para Outlook. Com esta funcionalidade, pode dividir o grupo de contactos em contactos individuais com apenas alguns cliques.

Após instalar o Kutools para Outlook, proceda da seguinte forma:

1. Selecione o grupo de contatos que pretende dividir em contactos individuais e clique em KUTOOLS PLUS > Grupo de Contatos > Dividir, conforme ilustrado na imagem:

2. Na caixa de diálogo Dividir, clique em Tudo para selecionar todos os contactos que pretende dividir. Em seguida, clique no botão OK, conforme ilustrado na imagem:

3. Noutra caixa de aviso, clique no botão Sim.

4. Agora, todos os membros do grupo de contactos selecionado foram convertidos em contactos individuais na mesma pasta de contactos, e o grupo de contactos original foi eliminado simultaneamente.