Como responder a uma mensagem com uma reunião no Outlook?
Há momentos em que recebemos uma mensagem de, digamos, clientes com algo para discutir em uma reunião. Normalmente, você pode ir para o Calendário para criar uma reunião, copiar parte do conteúdo da mensagem para o corpo da reunião e adicionar os destinatários da mensagem um por um à reunião criada. Aqui, vou apresentar uma maneira de converter rapidamente a mensagem em uma reunião e enviá-la diretamente a todos os participantes da mensagem.
Responder a uma mensagem com uma reunião no Outlook
1. Na sua Caixa de Entrada, clique na mensagem que deseja converter em uma reunião e enviar ao remetente e outros destinatários.
2. Na guia "Início", no grupo "Responder", clique em "Reunião". Ou pressione "Ctrl" + "Alt" + "R".
3. Uma janela de reunião com o assunto do email aparece. Você pode ver que as informações, incluindo o assunto da mensagem, corpo e destinatários, estão preenchidas nas áreas correspondentes da reunião. Agora, adicione o horário, local ou anexos da reunião conforme necessário. Você também pode adicionar ou remover participantes. Quando terminar, clique em "Enviar".
Observação: A reunião convida os destinatários que estão na linha Para na mensagem original como Participantes Obrigatórios e os destinatários na linha Cc como Participantes Opcionais.
Responder a uma mensagem com uma reunião e modelo personalizado no Outlook
Se você sempre precisa adicionar algumas informações (texto padrão) no corpo da reunião convertida, pode fazer uso do recurso "Etapas Rápidas" do Outlook.
1. Na visualização "Email", na guia "Início", clique em "Criar Novo" na caixa "Etapas Rápidas".
2. Clique em "Escolher uma Ação" para abrir a lista suspensa de várias ações. Em seguida, selecione "Responder com Reunião".
3. Clique em "Mostrar Opções" abaixo da ação selecionada "Responder com Reunião" para editar ou digitar suas informações personalizadas:
- Para: Adicione destinatários adicionais aqui, se necessário. A ação adicionará automaticamente os destinatários Para e Cc/Bcc da mensagem original como participantes.
- Assunto: "<assunto>" será substituído pelo assunto original da mensagem. Você pode personalizá-lo, como "Reunião sobre <assunto>".
- Local: Adicione o local, se necessário.
- Importância: Defina o nível de importância da reunião.
- Texto: Digite seu texto padrão. Observação: Não é necessário digitar sua assinatura se você já a tiver criado.
4. O nome e o ícone da ação serão atualizados automaticamente. Você pode alterá-los, se desejar. Além disso, você pode definir uma tecla de atalho (por exemplo, CTRL + SHIFT + 9). Clique em "Finalizar".
5. Na sua Caixa de Entrada, clique na mensagem que deseja converter em uma reunião, depois clique na nova ação criada.
6. Uma janela de reunião aparecerá com suas informações personalizadas preenchidas. Adicione o horário, local ou anexos da reunião conforme necessário. Quando terminar, clique em "Enviar".
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