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Como responder a uma mensagem com uma reunião no Outlook?

Há momentos em que recebemos uma mensagem de, digamos, clientes com algo para falar em uma reunião. Normalmente, você pode mudar para o Calendário para criar uma reunião e copiar parte do conteúdo da mensagem para o corpo da reunião e adicionar os destinatários da mensagem, um por um, à reunião criada. Aqui, apresentarei uma maneira de converter rapidamente a mensagem em uma reunião e enviar essa reunião diretamente a todos os participantes da mensagem.


Responder a uma mensagem com uma reunião no Outlook

1. Na sua Caixa de entrada, clique na mensagem que deseja converter em reunião e envie ao remetente e outros destinatários.

2. No Início guia, no Responder grupo, clique em Reunião. Ou pressione Ctrl + outroR.

3. Uma janela de reunião com o assunto do e-mail aparece. Você pode ver as informações, incluindo o assunto da mensagem, corpo e destinatários, preenchidas na área correspondente da reunião, conforme mostrado abaixo. Agora, adicione o horário, o local ou os anexos da reunião conforme necessário. Você também pode adicionar ou remover participantes. Assim que terminar, clique ENVIAR.

NOTA A reunião convida os destinatários que estão na linha Para na mensagem original como convidados obrigatórios e os destinatários na linha Cc como convidados opcionais.


Responder a uma mensagem com uma reunião e um modelo personalizado no Outlook

Se você sempre precisa adicionar alguma informação (texto padrão) no corpo da reunião convertida, você pode usar o Etapas rápidas recurso do Outlook.

1. No Mail vista, no Início guia, clique em Criar Nova no Etapas rápidas caixa.

2. Clique Escolha uma ação para abrir a lista suspensa de várias ações. Em seguida, selecione Responder com reunião.

3. Clique em Mostrar opções abaixo do selecionado Responder com reunião ação para editar ou digitar suas informações personalizadas:
  • Para: adicione destinatários adicionais aqui se quiser sempre adicionar alguém ao aplicar esta ação. A ação adicionará automaticamente destinatários Para e Cc/Cco da mensagem original como participantes da reunião, independentemente de você adicionar destinatários na caixa Para aqui ou não.
  • Assunto: será automaticamente substituído pelo assunto original da mensagem. Você pode personalizar o título da sua reunião, como Reunião sobre.
  • Localização: Adicione as informações de localização. Deixe em branco se você sempre muda os locais das reuniões.
  • Importância: você pode definir o nível padrão de importância da reunião com a qual responde.
  • Texto: Digite o texto padrão que você deseja que o Outlook adicione automaticamente ao corpo da reunião quando você aplicar a ação. NOTA Você não precisa digitar sua assinatura se já tiver criado uma.

4. Como você pode ver abaixo, o nome e o ícone da ação são atualizados automaticamente, você pode alterá-los se quiser. Além disso, você pode definir uma tecla de atalho para esta ação (aqui eu defino CTRL+DESLOCAMENTO+9 como a tecla de atalho) ou edite o texto da dica de ferramenta. Então clique Terminar.

5. Na sua Caixa de entrada, clique na mensagem que deseja converter em reunião e envie para o remetente e outros destinatários. E, em seguida, clique na ação recém-criada.

6. Uma janela de reunião aparece com suas informações personalizadas preenchidas na área correspondente. Agora, adicione o horário, o local ou os anexos da reunião conforme necessário. Você também pode adicionar ou remover participantes. Assim que terminar, clique ENVIAR.


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