Como configurar um aviso ao enviar um e-mail para um domínio externo no Outlook?
Enviar e-mails para domínios externos (ou seja, fora da sua organização) pode, por vezes, provocar fugas acidentais de dados ou riscos de segurança. Para evitar isso, pode configurar um aviso no Outlook que o alerte antes de enviar mensagens a destinatários externos. Neste tutorial, explico-lhe passo a passo dois métodos para alcançar este objetivo.
Utilizar a Funcionalidade Integrada MailTips do Outlook
Utilizar a Funcionalidade Integrada MailTips do Outlook
O aviso "O seguinte destinatário está fora da sua organização" no Outlook é uma funcionalidade útil concebida para alertar os utilizadores sempre que enviam e-mails para destinatários externos. Integrada no MailTips, esta funcionalidade foi introduzida no Microsoft Outlook 2010 e está disponível para utilizadores ligados a um servidor Microsoft Exchange. Abaixo, encontra um guia passo a passo sobre como funciona e como gerir esta funcionalidade.
Como Funciona
Ao compor um e-mail, o Outlook verifica automaticamente se o domínio do destinatário é externo.
Se o destinatário estiver fora da sua organização, aparece uma mensagem de aviso («O seguinte destinatário está fora da sua organização») abaixo do campo do destinatário.
Este lembrete ajuda os utilizadores a confirmar novamente antes de enviarem informações sensíveis a entidades externas.
Como Ativar a Funcionalidade
O aviso «Destinatário Fora da Sua Organização» está normalmente ativado por predefinição nas contas do Outlook ligadas ao Exchange Server. Caso não esteja a funcionar, siga os passos abaixo:
- Certifique-se de que está a utilizar o Outlook 2010 ou uma versão posterior.
- Confirme que a sua conta está associada a um servidor Microsoft Exchange.
- A funcionalidade MailTips é configurada no Exchange Server. Se o aviso não estiver a aparecer, peça ao seu administrador de TI que ative o MailTips na sua organização.
Limitações
- Esta funcionalidade está disponível apenas para contas do Outlook associadas a um Exchange Server e não é compatível com contas de correio pessoais, como Outlook.com, Gmail ou contas POP/IMAP.
- Os utilizadores finais não podem personalizar nem ativar ou desativar esta funcionalidade diretamente no Outlook — a sua gestão cabe exclusivamente ao administrador de TI.
Utilizar Código VBA
O seguinte código VBA pode ajudá-lo a receber um aviso sempre que enviar um e-mail para um domínio externo no Outlook. Siga os passos abaixo.
1. Prima as teclas Alt+F11 para abrir a janela do Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Na janela do Microsoft Visual Basic for Applications, faça duplo clique em ThisOutlookSession para abrir a janela ThisOutlookSession (Código) e, de seguida, copie o código VBA seguinte para essa janela. Veja a imagem:
Código VBA: Obter aviso ao enviar e-mail para domínio externo
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End SubNota: No código, “@addin99.com” é o domínio interno do e-mail para o qual enviará mensagens. Altere-o conforme necessário.
A partir de agora, ao clicar no botão Enviar para enviar e-mails para domínios externos (diferentes do domínio interno especificado no código VBA), surgirá uma caixa de aviso, tal como mostrado na imagem seguinte.
Assistente de E-mail com IA no Outlook: Respostas mais inteligentes, comunicação mais clara (magia com um só clique!)
Simplifique as suas tarefas diárias no Outlook com o Assistente de E-mail com IA do Kutools para Outlook. Esta ferramenta inteligente aprende com os seus e-mails anteriores para sugerir respostas precisas, otimizar o conteúdo das suas mensagens e ajudá-lo a redigir e aperfeiçoar textos com facilidade.
Esta funcionalidade suporta:
- Respostas Inteligentes: Obtenha respostas elaboradas com base nas suas conversas anteriores — personalizadas, precisas e prontas a usar.
- Conteúdo Aprimorado: Refine automaticamente o texto dos seus e-mails para garantir maior clareza e impacto.
- Redação sem esforço: basta indicar palavras-chave e deixe que a IA trate do resto, com múltiplos estilos de escrita.
- Extensões Inteligentes: potencie as suas ideias com sugestões sensíveis ao contexto.
- Resumo: Obtenha instantaneamente uma visão clara e concisa de e-mails longos.
- Alcance Global: Traduza os seus e-mails para qualquer idioma com facilidade.
Esta funcionalidade suporta:
- Respostas inteligentes por e-mail
- Conteúdo otimizado
- Rascunhos baseados em palavras-chave
- Extensão inteligente de conteúdo
- Resumo de e-mails
- Tradução multilíngue
Não espere—descarregue já o Assistente de E-mail com IA e desfrute!
Artigos relacionados:
As Melhores Ferramentas de Produtividade para o Office
Potencie as suas competências no Excel com Kutools para Excel e experimente uma eficiência como nunca antes.Kutools para Excel Oferece mais de 300 funcionalidades avançadas para impulsionar a produtividade e Economizar Tempo.Clique aqui para obter a funcionalidade de que mais precisa...
Office Tab Traz uma interface com separadores para o Office e torna o seu trabalho muito mais fácil
- Ative a edição e leitura com separadores no Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio e Project.
- Abra e crie vários documentos em novos separadores da mesma janela, em vez de em janelas separadas.
- Aumente a sua produtividade em 50 % e elimine centenas de cliques do rato todos os dias!
Todos os suplementos Kutools — num único instalador.
Kutools for Office reúne suplementos para Excel, Word, Outlook e PowerPoint, além do Office Tab Pro, sendo a solução ideal para equipas que trabalham em várias aplicações do Office.
- Pacote tudo-em-um— suplementos para Excel, Word, Outlook e PowerPoint + Office Tab Pro
- Um instalador, uma licença— configuração em minutos (pronto para MSI)
- Funciona melhor em conjunto— produtividade simplificada em todas as aplicações do Office
- Teste gratuito de 30 dias com todas as funcionalidades— sem registo, sem cartão de crédito
- Melhor relação qualidade-preço— poupe face à compra individual dos suplementos