Como receber um aviso ao enviar e-mails para domínios externos no Outlook?

Enviar e-mails para domínios externos (por exemplo, fora da sua organização) pode, às vezes, levar a vazamentos de dados acidentais ou riscos de segurança. Para evitar isso, você pode configurar um aviso no Outlook que alerta antes de enviar e-mails para destinatários externos. Neste tutorial, vou apresentar dois métodos para alcançar isso.

Usando o recurso MailTips embutido do Outlook

Usando código VBA

Usando o recurso MailTips embutido do Outlook

O aviso "O seguinte destinatário está fora da sua organização" no Outlook é um recurso útil projetado para alertar os usuários quando estão enviando e-mails para destinatários externos. Este recurso, parte dos MailTips, foi introduzido no Microsoft Outlook 2010 e está disponível para usuários conectados a um Microsoft Exchange Server. Abaixo está um guia passo a passo sobre como esse recurso funciona e como gerenciá-lo.

Como Funciona

Ao compor um e-mail, o Outlook verifica automaticamente se o domínio do destinatário é externo.

Se o destinatário estiver fora da sua organização, uma mensagem de aviso ("O seguinte destinatário está fora da sua organização") aparece abaixo do campo de destinatário.

Esse lembrete ajuda os usuários a conferir novamente antes de enviar informações sensíveis para partes externas.

Como Ativar o Recurso

O aviso "Destinatário Fora da Sua Organização" geralmente está ativado por padrão para contas do Outlook conectadas ao Exchange Server. No entanto, se não estiver funcionando, siga estas etapas:

1. Certifique-se de estar usando o Outlook 2010 ou posterior.
2. Confirme que sua conta está conectada a um Microsoft Exchange Server.
3. O recurso MailTips é configurado no Exchange Server. Se o aviso não estiver aparecendo, peça ao administrador de TI para ativar os MailTips para sua organização.

Limitações

• Este recurso só está disponível para contas do Outlook conectadas ao Exchange Server. Ele não funciona para contas de e-mail pessoais (por exemplo, Outlook.com, Gmail ou contas POP/IMAP).
• Os usuários finais não podem personalizar ou ativar/desativar este recurso diretamente no Outlook. Ele deve ser gerenciado pelo administrador de TI.

Usando Código VBA

O seguinte código VBA pode ajudá-lo a receber um aviso ao enviar e-mails para domínios externos no Outlook. Por favor, faça o seguinte.

1. Pressione as teclas Alt + F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Na janela Microsoft Visual Basic for Applications, clique duas vezes em ThisOutlookSession para abrir a janela ThisOutlookSession (Código), e depois copie o código VBA abaixo na janela. Veja a captura de tela:

Código VBA: Receba um aviso ao enviar e-mails para domínios externos

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

Observação: No código, “@addin99.com” é o domínio interno de e-mail para o qual você enviará e-mails. Altere conforme necessário.

A partir de agora, ao clicar no botão Enviar para enviar e-mails para um domínio de e-mail externo (não o domínio interno especificado no código VBA), uma caixa de aviso será exibida como mostrado na captura de tela abaixo.

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