Como receber um aviso ao enviar e-mails para domínios externos no Outlook?
Enviar e-mails para domínios externos (por exemplo, fora da sua organização) pode, às vezes, levar a vazamentos de dados acidentais ou riscos de segurança. Para evitar isso, você pode configurar um aviso no Outlook que alerta antes de enviar e-mails para destinatários externos. Neste tutorial, vou apresentar dois métodos para alcançar isso.
Usando o recurso MailTips embutido do Outlook
Usando o recurso MailTips embutido do Outlook
O aviso "O seguinte destinatário está fora da sua organização" no Outlook é um recurso útil projetado para alertar os usuários quando estão enviando e-mails para destinatários externos. Este recurso, parte dos MailTips, foi introduzido no Microsoft Outlook 2010 e está disponível para usuários conectados a um Microsoft Exchange Server. Abaixo está um guia passo a passo sobre como esse recurso funciona e como gerenciá-lo.
Como Funciona
Ao compor um e-mail, o Outlook verifica automaticamente se o domínio do destinatário é externo.
Se o destinatário estiver fora da sua organização, uma mensagem de aviso ("O seguinte destinatário está fora da sua organização") aparece abaixo do campo de destinatário.
Esse lembrete ajuda os usuários a conferir novamente antes de enviar informações sensíveis para partes externas.
Como Ativar o Recurso
O aviso "Destinatário Fora da Sua Organização" geralmente está ativado por padrão para contas do Outlook conectadas ao Exchange Server. No entanto, se não estiver funcionando, siga estas etapas:
- Certifique-se de estar usando o Outlook 2010 ou posterior.
- Confirme que sua conta está conectada a um Microsoft Exchange Server.
- O recurso MailTips é configurado no Exchange Server. Se o aviso não estiver aparecendo, peça ao administrador de TI para ativar os MailTips para sua organização.
Limitações
- Este recurso só está disponível para contas do Outlook conectadas ao Exchange Server. Ele não funciona para contas de e-mail pessoais (por exemplo, Outlook.com, Gmail ou contas POP/IMAP).
- Os usuários finais não podem personalizar ou ativar/desativar este recurso diretamente no Outlook. Ele deve ser gerenciado pelo administrador de TI.
Usando Código VBA
O seguinte código VBA pode ajudá-lo a receber um aviso ao enviar e-mails para domínios externos no Outlook. Por favor, faça o seguinte.
1. Pressione as teclas Alt + F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Na janela Microsoft Visual Basic for Applications, clique duas vezes em ThisOutlookSession para abrir a janela ThisOutlookSession (Código), e depois copie o código VBA abaixo na janela. Veja a captura de tela:
Código VBA: Receba um aviso ao enviar e-mails para domínios externos
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End SubObservação: No código, “@addin99.com” é o domínio interno de e-mail para o qual você enviará e-mails. Altere conforme necessário.
A partir de agora, ao clicar no botão Enviar para enviar e-mails para um domínio de e-mail externo (não o domínio interno especificado no código VBA), uma caixa de aviso será exibida como mostrado na captura de tela abaixo.
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