Como recusar automaticamente convites de reunião de pessoas específicas no Outlook?

No Outlook, é possível criar uma regra para recusar automaticamente convites de reunião provenientes de pessoas específicas — mas como fazê-lo? Este artigo apresenta um método detalhado.

Recusar automaticamente convites de reunião de pessoas específicas no Outlook

Recusar automaticamente convites de reunião de pessoas específicas e eliminar igualmente a reunião do calendário

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Recusar automaticamente convites de reunião de pessoas específicas no Outlook

Siga os passos seguintes para concluir esta tarefa:

1. Em primeiro lugar, crie um modelo de mensagem para recusar convites de reunião. Na janela Mensagem, digite o texto que pretende enviar ao recusar esses convites. Veja a captura de ecrã:

2. Em seguida, guarde a mensagem em formato de modelo. Clique em Ficheiro > Guardar Como. Na janela Guardar Como, introduza um nome para a mensagem na caixa de texto Nome do ficheiro e, de seguida, selecione Modelo do Outlook (*.oft) na lista pendente Especificar Formato de Salvamento, conforme ilustrado na captura de ecrã:

Nota: Ao selecionar Modelo do Outlook (*.oft), será aberta automaticamente a pasta predefinida dos modelos do utilizador.

3. Em seguida, clique no botão Guardar para guardar o modelo de mensagem e feche a janela da mensagem.

4. De seguida, pode criar uma regra. No separador Base, clique em Regras > Gerir Regras e Alertas, conforme ilustrado na captura de ecrã:

5. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Nova Regra no separador Regras de Correio Eletrónico, conforme ilustrado na captura de ecrã:

6. Na caixa de diálogo exibida, Assistente de Regras, clique na opção Aplicar regra às mensagens recebidas na secção Começar com uma regra em branco, conforme ilustrado na captura de ecrã:

7. Em seguida, clique no botão Seguinte e, na caixa de diálogo exibida, marque a opção «de pessoas ou grupo público» na caixa de listagem Passo 1: Selecione as condições. Depois, clique na hiperligação pessoas ou grupo público para abrir a caixa de diálogo Endereço da regra, onde poderá selecionar as pessoas cujos convites de reunião pretende recusar. Veja a captura de ecrã:

8. Clique no botão OK. Ainda nesta caixa de diálogo, percorra a lista e marque a opção que é um convite ou atualização de reunião na caixa de listagem Passo 1: Selecione as condições, conforme ilustrado na captura de ecrã:

9. Continue a clicar no botão Seguinte e, na caixa de diálogo seguinte:

(1.) Marque a opção responder utilizando um modelo específicona caixa de listagem Passo 1: Selecione as ações;

(2.) Em seguida, clique na hiperligação um modelo específicopara abrir a caixa de diálogo Selecionar um Modelo de resposta;

(3.) Na caixa de diálogo Selecionar um Modelo de resposta, escolha Modelos do Utilizador noSistema de Ficheirosna lista pendente Procurar em;

(4.) Em seguida, selecione o nome da mensagem que acabou de criar;

(5.) Clique no botão Abrir.

10. Regresse à caixa de diálogo original e continue a marcar a opção eliminá-la na caixa de listagem Passo 1: Selecione as ações, conforme ilustrado na captura de ecrã:

11. Em seguida, clique em Seguinte > Seguinte até chegar à última caixa de diálogo. Na secção Concluir a configuração da regra, especifique um nome para esta regra e assinale a opção Ativar esta regra na caixa Passo 2: Configurar opções da regra, conforme ilustrado na captura de ecrã:

12. Clique no botão Concluir para finalizar esta regra e, de seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

13. A partir de agora, sempre que receber uma reunião destas pessoas específicas, será automaticamente enviada uma mensagem de recusa e a mensagem da reunião será igualmente eliminada.

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Recusar automaticamente convites de reunião de pessoas específicas e eliminar igualmente a reunião do calendário

O primeiro método permite enviar uma mensagem a informar a pessoa de que não participará na reunião, mantendo, contudo, os eventos sempre visíveis no seu calendário. Caso pretenda eliminar simultaneamente as reuniões que aparecem no seu calendário, o seguinte código VBA poderá ajudá-lo.

1. Mantenha premidas as teclas ALT + F11 para abrir a janela do Microsoft Visual Basic para Aplicações.

2. Na janela do Microsoft Visual Basic para Aplicações, faça duplo clique em ThisOutlookSession no painel Projeto1 (VbaProject.OTM) para abrir o módulo e, em seguida, copie e cole o código seguinte no módulo em branco.

Código VBA: Recusar automaticamente convites de reunião e eliminar igualmente as reuniões do calendário:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3. Em seguida, guarde e feche esta janela de código. A partir de agora, sempre que receber reuniões dessa pessoa específica, estas serão automaticamente recusadas e removidas do seu calendário.