Como converter vários e-mails em ficheiros PDF em lote no Outlook?

No Outlook, a função “Guardar Como” só permite guardar um e-mail nos formatos HTML, TXT, MHT, MSG e modelo de ficheiro. Mas se pretender converter o(s) e-mail(s) para PDF, como pode fazê-lo? Neste artigo, revelamos alguns truques práticos para resolver este problema.

Converter um e-mail para Arquivos PDF com a função Imprimir

Converter e-mails em lote para Arquivos PDF separados com a utilidade Guardar como Ficheiro

Converter um e-mail para Arquivos PDF com VBA

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Converter um e-mail para Arquivos PDF com a função Imprimir

No Outlook, pode utilizar a função Imprimir para guardar um e-mail como ficheiro PDF.

1. Selecione o e-mail que pretende converter para PDF, clique em File > Imprimir, selecione Microsoft Print to PDF na lista suspensa Printer e clique em Print.

2. Na caixa de diálogo Save Print Output As, selecione um local para guardar o ficheiro e atribua-lhe um nome.

3. Clique em Save e, em seguida, clique em Cancel para interromper a impressão.

Agora, a mensagem selecionada foi convertida num ficheiro PDF.

Nota: Este método só está disponível no Outlook 2016.

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Converter e-mails em lote para Arquivos PDF separados com a utilidade Guardar como Ficheiro

Com os métodos acima, só é possível guardar uma mensagem de cada vez como ficheiro PDF. Se pretender converter vários e-mails em lote para ficheiros PDF separados, experimente a funcionalidade Kutools para Outlook’s Guardar Itens Selecionados como Ficheiros em Vários Formatos, como PDF.

Instale gratuitamenteKutools para Outlook

1. Selecione os e-mails que pretende converter e, em seguida, clique em Kutools > Bulk Processing > ave Selected Messages as Files in Various Formats like PDF ave Selected Messages as Files in Vavrious Formats like PDF.

2. Na caixa de diálogo Save message as other files, selecione um local para guardar o ficheiro e marque a opção de formato PDF; pode ainda ativar as opções relativas à gravação do conteúdo na secção à direita.

3. Clique em Ok.

Os e-mails foram agora convertidos em ficheiros PDF.

  Save Selected Messages as File

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Converter um e-mail para Arquivos PDF com VBA

Se estiver a utilizar o Outlook 2007 ou 2010, pode aplicar um código VBA para converter um e-mail em ficheiros PDF.

1. Selecione um e-mail e prima as teclas Alt + F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Clique em Insert > Module e cole o código seguinte no script Module.

VBA: Converter e-mail para PDF

Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

3. Prima a tecla F5 para abrir a caixa de diálogo Guardar Ficheiro, indique o local onde pretende guardar o ficheiro e atribua-lhe um nome.

4. Clique em Save.

Dica: Se o código não for executado, aceda ao Centro de Confiança e ative a opção «Ativar todas as macros» na secção Definições de Macros.