Como configurar a resposta automática «Ausente» no Outlook?

Por vezes, está Ausente e não consegue tratar os e-mails atempadamente. Neste caso, poderá querer informar as pessoas sobre o motivo pelo qual não está a responder aos seus e-mails, apesar de os ter recebido. Pode configurar Ausente (regra Resposta automática) no Outlook com as soluções alternativas abaixo:

• Configurar Ausente (resposta automática) com o Assistente Ausente com Conta Exchange(4 passos)
• Configurar Ausente (resposta automática) com Kutools para Outlook(3 passos)
• Configurar Ausente (resposta automática) com a função Gerir Regras e Alertas(11 passos)

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Configurar Ausente (resposta automática) com o Assistente Ausente com Conta Exchange

Se estiver a utilizar uma conta Exchange, pode configurar uma mensagem de Resposta Automática para os e-mails recebidos ao ativar o Assistente Ausente enquanto estiver ausente. Proceda da seguinte forma:

1. Na vista Correio, selecione a conta Exchange na Navegação e clique em «Ficheiro» > «Informações» > «Respostas Automáticas».
Nota: Se o seu Outlook não estiver ligado a um servidor Exchange, não conseguirá encontrar a opção «Respostas Automáticas».

2. Na caixa de diálogo «Respostas Automáticas», (1) selecione a opção «Enviar respostas automáticas»; (2) marque a opção «Enviar apenas durante este intervalo de tempo» e defina a «Hora de início» e a «Hora de fim» conforme necessário; (3) introduza a «mensagem de resposta» na caixa abaixo. Veja a captura de ecrã:

3. Se precisar de ativar a resposta automática também para remetentes externos, (1) clique no separador «Fora da Minha Organização (Ativado)»; (2) marque a opção «Responder automaticamente a pessoas fora da minha organização»; (3) introduza a sua mensagem de resposta automática na caixa abaixo. Veja a captura de ecrã:

4. Clique em «OK» para ativar a mensagem de ausência.

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Configurar Ausente (resposta automática) com Kutools para Outlook

A regra incorporada do Outlook não suporta personalizações avançadas, como definir respostas distintas para remetentes ou assuntos específicos nem anexar imagens às respostas. Em contraste, a função «Resposta automática» do Kutools para Outlook oferece uma interface intuitiva para criar respostas automáticas profissionais e totalmente personalizadas, com opções para incluir imagens e guardar múltiplos modelos. Para uma solução de resposta automática mais flexível e abrangente, o Kutools destaca-se claramente como a melhor escolha.

Passo 1. Transfira e instale o Kutools para Outlook, abra o Outlook e clique em «KUTOOLS PLUS» > «Responder».

Passo 2. Configure a resposta automática para as diferentes contas e, em seguida, clique em «OK».

1. No painel esquerdo, selecione a conta.

2. Na secção direita, edite primeiro o «Remover Prefixo do Assunto» e, de seguida, o conteúdo da resposta automática.

   

Passo 3. Clique em «Sim» para ativar a resposta automática.

Cada mensagem recebida receberá automaticamente uma resposta com base no modelo de resposta automática que configurou.

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Configurar Ausente (resposta automática) com a função Gerir Regras e Alertas

Se o seu Outlook não estiver ligado a um Servidor Exchange, o método acima não funcionará. Nessa situação, a função **Gerir Regras e Alertas** do Outlook permite-lhe configurar uma resposta automática de ausência, seguindo os passos abaixo:

1. Clique em «Base» > «Email» para criar uma nova mensagem e introduza o assunto e a mensagem conforme necessário. Veja a captura de ecrã:

2. Em seguida, clique em «Ficheiro» > «Guardar Como» na janela da nova mensagem.

3. Agora, na caixa de diálogo Guardar Como, selecione «Modelo do Outlook (*.oft)» na lista pendente «Especificar Formato de Salvamento» e clique no botão «Guardar»Veja a captura de ecrã:

Nota: Após definir o «Especificar Formato de Salvamento» como «Modelo do Outlook (*.oft)», o e-mail é guardado automaticamente na pasta predefinida de modelos — já não precisa de escolher uma pasta de gravação.

4. Prossiga clicando em «Base» > «Regras» > «Gerir Regras e Alertas». Consulte a captura de ecrã:

5. Na caixa de diálogo «Regras e Alertas», (1) clique no separador «Regras de E-mail»; (2) selecione a «conta de e-mail» à qual pretende aplicar a definição Ausente na lista pendente «Aplicar alterações a esta pasta»; (3) e, em seguida, clique em «Nova Regra». Veja a captura de ecrã:

6. No «Assistente de Regras», clique em «Aplicar regra às mensagens que eu receber» na secção «Iniciar a partir de uma regra em branco» e, em seguida, clique no botão «Seguinte».

7. Na «Assistente de Regras» (quais as condições que pretende verificar?), selecione a opção «enviadas apenas para mim» e clique em «Seguinte». Veja a captura de ecrã:

8. Agora, na Assistente de Regras (o que pretende fazer com a mensagem?), siga os passos indicados na seguinte captura de ecrã: (1) marque a opção «responder utilizando um modelo específico»; (2) clique no texto hiperligado «um modelo específico»; (3) na caixa de diálogo «Selecionar um Modelo de resposta» que surge, selecione «Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros» na lista pendente «Procurar em», clique para selecionar o «modelo de mensagem» que acabou de criar e, em seguida, clique no botão «Abrir»; (4) regressa agora à Assistente de Regras e clique no botão «Seguinte».

9. Clique duas vezes no botão «Seguinte» para aceder à Assistente de Regras (Concluir configuração da regra). (1) Introduza um nome para a nova regra na caixa do Passo 1; (2) selecione as opções pretendidas na secção do Passo 2; (3) e clique no botão «Concluir».

10. Feche a caixa de diálogo Regras e Alertas.

Doravante, quando Novo Email chegarem ao seu Outlook, serão respondidos automaticamente com o modelo de mensagem especificado imediatamente.