Como configurar o "Fora do Escritório" (resposta automática) no Outlook?
Às vezes, você está fora do escritório e não pode lidar com os emails a tempo. Nesse caso, você pode querer informar as pessoas sobre o motivo de não estar respondendo aos emails, mesmo tendo recebido. Você pode configurar o "Fora do Escritório" (regra de resposta automática) no Outlook seguindo estas soluções alternativas:
- Configurar o "Fora do Escritório" (resposta automática) com o Assistente de Fora do Escritório usando uma Conta Exchange (4 passos)
- Configurar o "Fora do Escritório" (resposta automática) com o Kutools para Outlook (3 passos)
- Configurar o "Fora do Escritório" (resposta automática) com a função Gerenciar Regras e Alertas (11 passos)
Configurar o "Fora do Escritório" (resposta automática) com o Assistente de Fora do Escritório usando uma Conta Exchange
Se você estiver usando uma conta Exchange, pode responder automaticamente uma mensagem específica para os emails recebidos configurando o Assistente de Fora do Escritório enquanto estiver ausente. Siga os passos abaixo:
1. Na visualização de Email, selecione a conta Exchange no Painel de Navegação e clique em "Arquivo" > "Informações" > "Respostas Automáticas".
Observação: Se o seu Outlook não estiver conectado a um Servidor Exchange, você não encontrará a opção "Respostas Automáticas".
2. Na caixa de diálogo "Respostas Automáticas", (1) selecione a opção "Enviar respostas automáticas"; (2) marque a opção "Enviar apenas durante este intervalo de tempo" e especifique o "Horário de início e Horário de término" conforme necessário; (3) digite a "mensagem de resposta" na caixa abaixo. Veja a captura de tela:
3. Se você precisar ativar a resposta automática também para remetentes externos, por favor, (1) clique na aba "Fora da Minha Organização (Ativado)"; (2) marque a opção "Responder automaticamente às pessoas fora da minha organização"; (3) digite a "mensagem de resposta automática" na caixa abaixo. Veja a captura de tela:
4. Clique em "OK" para ativar a mensagem de fora do escritório.
Configurar o "Fora do Escritório" (resposta automática) com o Kutools para Outlook
A regra interna do Outlook não suporta personalizações avançadas, como definir diferentes respostas para remetentes ou assuntos específicos ou anexar imagens na resposta. Em contraste, o "Kutools para Outlook" oferece uma interface amigável para criar respostas automáticas profissionais e personalizadas, com opções para incluir imagens e salvar vários modelos. Para uma solução de resposta automática mais flexível e abrangente, o Kutools se destaca como a melhor opção.
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Passo 1. Baixe e instale o Kutools para Outlook, depois ative o Outlook e clique em "Kutools Plus" > "Responder".
Passo 2. Configure a resposta automática para diferentes contas. Depois clique em "OK".
No painel esquerdo, marque a conta.
Na seção direita, edite o prefixo do assunto e depois o conteúdo da resposta automática.
Passo 3. Clique em "Sim" para ativar a resposta automática.
Cada mensagem recebida receberá automaticamente uma resposta com base no modelo de resposta automática que você configurou.
Configurar o "Fora do Escritório" (resposta automática) com a função Gerenciar Regras e Alertas
Se o seu Outlook não estiver conectado a um Servidor Exchange, o método acima não funcionará. Nessa situação, a função Gerenciar Regras e Alertas do Outlook pode ajudá-lo a configurar a resposta automática de fora do escritório seguindo os passos abaixo:
1. Clique em "Início" > "Novo Email" para criar uma nova mensagem, digite o assunto e a mensagem conforme necessário. Veja a captura de tela:
2. Depois clique em "Arquivo" > "Salvar Como" na janela da nova mensagem.
3. Agora, na caixa de diálogo Salvar Como, selecione "Modelo do Outlook (*.oft)" na lista suspensa "Salvar como tipo", e clique no botão "Salvar". Veja a captura de tela:
Observação: Após especificar o "Salvar como tipo" como "Modelo do Outlook (*.oft)", o email será salvo automaticamente na pasta de modelos padrão. Não é necessário escolher a pasta de salvamento novamente.
4. Avance para clicar em "Início" > "Regras" > "Gerenciar Regras e Alertas", veja a captura de tela:
5. Na caixa de diálogo "Regras e Alertas", (1) clique na aba "Regras de Email"; (2) selecione a "conta de email" à qual deseja aplicar a configuração de fora do escritório na lista suspensa "Aplicar alterações a esta pasta"; (3) e depois clique em "Nova Regra". Veja a captura de tela:
6. No Assistente de Regras, clique em "Aplicar regra nas mensagens que eu receber" na seção "Começar com uma regra em branco", e clique no botão "Próximo".
7. No Assistente de Regras (quais condições você deseja verificar), marque a opção "enviado apenas para mim" e clique no botão "Próximo". Veja a captura de tela:
8. Agora no Assistente de Regras (o que você deseja fazer com a mensagem?), siga conforme mostrado na captura de tela: (1) Marque a opção "responder usando um modelo específico"; (2) Clique no "texto vinculado" de "um modelo específico"; (3) Agora, na caixa de diálogo "Selecionar um Modelo de Resposta" que aparece, selecione "Modelos do Usuário no Sistema de Arquivos" na lista suspensa "Procurar em", clique para selecionar o "modelo de mensagem" que você criou agora, e clique no botão "Abrir"; (4) Agora você retorna ao Assistente de Regras, clique no botão "Próximo".
9. Clique no botão "Próximo" duas vezes para entrar no Assistente de Regras (Concluir configuração da regra), por favor, (1) digite um nome para a nova regra na caixa Etapa 1; (2) marque as opções conforme necessário na seção Etapa 2; (3) e clique no botão "Concluir".
10. Feche a caixa de diálogo Regras e Alertas.
Daqui em diante, quando novos emails chegarem no seu Outlook, eles serão respondidos automaticamente com o modelo de mensagem especificado imediatamente.
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