Como exportar emails de várias pastas/subpastas para o Excel no Outlook?

Exportar emails de várias pastas ou subpastas para o Excel pode ser uma tarefa tediosa se você estiver dependendo de métodos manuais ou recursos limitados do Outlook. Felizmente, existem maneiras mais eficientes de fazer isso. Neste artigo, exploraremos dois métodos: uma abordagem baseada em VBA e uma solução mais rápida e amigável com o Kutools para Outlook. Embora o método VBA ofereça flexibilidade, ele envolve uma configuração complexa e ajustes. Em contraste, o Kutools para Outlook fornece uma maneira simples e poderosa de exportar emails para o Excel com apenas alguns cliques, economizando tempo e esforço. Vamos mergulhar nos detalhes.

Exportar Emails de Múltiplas Pastas/Subpastas para o Excel Usando VBA (Complexo mas Flexível)

Exportar Emails de uma Pasta/Subpasta para o Excel Usando Kutools para Outlook 👍 (Eficiente e Fácil de Usar)

Exportar Emails de Múltiplas Pastas/Subpastas para o Excel Usando VBA

Se você está confortável com codificação e precisa de uma solução personalizável, usar VBA pode ser eficaz. Este método permite que você especifique várias pastas ou subpastas e exporte seus emails para arquivos separados do Excel. No entanto, requer conhecimento técnico e uma personalização cuidadosa do código.

Passo 1: Abrir o Editor de VBA

Pressione Alt + F11 para abrir a janela "Microsoft Visual Basic for Applications".

Passo 2: Inserir um Novo Módulo

Clique em "Inserir" > "Módulo", e depois cole o seguinte código VBA na nova janela de Módulo.

VBA: Exportar emails de múltiplas pastas e subpastas para o Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Passo 3: Personalizar o Código VBA

1. Substitua "caminho_da_pasta_destino" no código acima pelo caminho real da pasta, como "C:\Users\DT168\Documents\TEST".
2. Substitua "sua_conta_de_email\pasta\subpasta_1" e "sua_conta_de_email\pasta\subpasta_2" pelos caminhos das suas pastas no Outlook, como "Kelly@extendoffice.com\Caixa de Entrada\A" e "Kelly@extendoffice.com\Caixa de Entrada\B".
   

Passo 4: Executar o Código

Pressione "F5" ou clique no botão "Executar" para executar o código. Depois, clique no botão "OK" na caixa de diálogo pop-up "Exportar Pastas do Outlook para o Excel". Agora os emails de todas as pastas/subpastas especificadas foram exportados para pastas de trabalho do Excel.

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Para uma abordagem mais rápida e sem complicações, o "Kutools para Outlook" oferece um recurso chamado "Salvar Emails Selecionados como Arquivos em Vários Formatos". Este método é altamente recomendado por sua simplicidade, velocidade e versatilidade. Seja gerenciando um pequeno lote de emails ou grandes conjuntos de dados, o Kutools garante uma experiência tranquila com o mínimo esforço.

Passo 1: Selecionar a Pasta ou Subpasta

Navegue até a pasta ou subpasta contendo os emails que deseja exportar. Pressione Ctrl + A para selecionar todos os emails na lista.

Passo 2: Acessar o Recurso Salvar Emails Selecionados como Arquivos em Vários Formatos

Clique em "Kutools" > "Processamento em Massa" > "Salvar Emails Selecionados como Arquivos em Vários Formatos".

Passo 3: Configurar as Configurações de Exportação

1. Na caixa de diálogo "Salvar Emails como Outros Arquivos", escolha a pasta de destino onde deseja salvar os arquivos.
2. Selecione a opção "Formato Excel".
3. Escolha os conteúdos específicos dos emails para exportar (por exemplo, cabeçalho, corpo) na seção "Salvar Conteúdo".
   

Passo 4: Concluir a Exportação

Clique em "OK" para iniciar o processo de exportação. Uma vez concluído, você encontrará todos os emails salvos como arquivos separados do Excel na pasta designada.

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