Como exportar e-mails de várias pastas e subpastas para o Excel no Outlook?

Exportar e-mails de múltiplas pastas ou subpastas para o Excel pode tornar-se uma tarefa extremamente tediosa se depender apenas de métodos manuais ou das funcionalidades limitadas do Outlook. Felizmente, existem soluções muito mais eficientes. Neste artigo, exploramos duas abordagens: uma baseada em VBA e outra, mais rápida e intuitiva, com o Kutools para Outlook. Embora o método VBA ofereça flexibilidade, exige uma configuração e ajustes complexos. Já o Kutools para Outlook proporciona uma forma simples e poderosa de exportar e-mails diretamente para o Excel com apenas alguns cliques — poupando-lhe tempo e esforço consideráveis. Vamos analisar os detalhes.

Exportar E-mails de Múltiplas Pastas/Subpastas para o Excel Utilizando VBA(Complexo mas Flexível)

Exportar E-mails de uma Pasta/Subpasta para o Excel Utilizando Kutools para Outlook 👍(Eficiente e Fácil de Utilizar)

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Exportar E-mails de Múltiplas Pastas/Subpastas para o Excel Utilizando VBA

Se tem à vontade com programação e precisa de uma solução personalizável, utilizar VBA pode ser uma opção eficaz. Este método permite-lhe especificar múltiplas pastas ou subpastas e exportar os respetivos e-mails para ficheiros do Excel separados. Contudo, exige conhecimentos técnicos e uma personalização cuidadosa do código.

Passo 1: Abrir o Editor do VBA

Prima Alt + F11 para abrir a janela «Microsoft Visual Basic for Applications».

Passo 2: Inserir um Novo Módulo

Clique em «Inserir» > «Módulo» e cole o código VBA seguinte na nova janela do módulo.

VBA: Exportar e-mails de múltiplas pastas e subpastas para o Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Passo 3: Personalizar o Código VBA

1. Substitua "destination_folder_path« no código acima pelo caminho da pasta real, como por exemplo »C:\Users\DT168\Documents\TEST".
2. Substitua "your_email_account\folder\subfolder_1« e »your_email_account\folder\subfolder_2« pelos seus Caminhos de Arquivo do Outlook, como por exemplo »Kelly@extendoffice.com\Inbox\A« e »Kelly@extendoffice.com\Inbox\B".
   

Passo 4: Executar o Código

Prima «F5» ou clique no botão «Executar» para executar o código. Em seguida, clique em «OK» na caixa de diálogo «Exportar Pastas do Outlook para o Excel» que surge. Os e-mails de todas as pastas e subpastas especificadas são agora exportados para a pasta de trabalho do Excel.

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Exportar E-mails de uma Pasta/Subpasta para o Excel Utilizando Kutools para Outlook 👍

Para uma abordagem mais rápida e descomplicada, o «Kutools para Outlook» oferece a funcionalidade «Guardar E-mails Selecionados como Ficheiros em Vários Formatos». Altamente recomendado pela sua simplicidade, rapidez e versatilidade, o Kutools garante uma experiência fluida com esforço mínimo — quer esteja a gerir um pequeno lote de e-mails ou grandes conjuntos de dados.

Passo 1: Selecionar a Pasta ou Subpasta

Navegue até à pasta ou subpasta que contém os e-mails que pretende exportar. Prima Ctrl + A para selecionar todos os e-mails da lista.

Passo 2: Aceder à Funcionalidade Guardar E-mails Selecionados como Ficheiros em Vários Formatos

Clique em «Kutools» > «Processamento em Massa» > «Guardar E-mails Selecionados como Ficheiros em Vários Formatos».

Passo 3: Configurar as Definições de Exportação

1. Na caixa de diálogo «Guardar Email como Outros Ficheiros», selecione a pasta de destino onde pretende guardar os ficheiros.
2. Selecione a opção «Formato Excel».
3. Na secção «Guardar Conteúdo», selecione os elementos específicos do e-mail que pretende exportar (por exemplo, cabeçalho, corpo).
   

Passo 4: Concluir a Exportação

Clique em «OK» para iniciar o processo de exportação. Assim que concluído, encontrará todos os e-mails guardados como ficheiros do Excel separados na pasta indicada.