Como responder automaticamente apenas fora da organização no Outlook?
Ao trabalhar no Outlook, você pode precisar configurar uma resposta automática que responda apenas a e-mails de remetentes externos, ignorando mensagens internas. Isso pode ser útil para configurar respostas de ausência do escritório, respostas de suporte ou notificações importantes sem enviar respostas desnecessárias aos seus colegas. Este guia irá guiá-lo na criação de uma regra que responde automaticamente apenas a e-mails externos no Outlook.
Responder automaticamente apenas fora das organizações no Outlook
Responder automaticamente apenas fora das organizações no Outlook
Siga estas etapas para criar um modelo de resposta automática e configurar uma regra para garantir que as respostas sejam enviadas apenas para remetentes externos:
Passo 1: Criar um Modelo de Resposta Automática
1. Abra o Outlook, vá para a guia Página Inicial e clique em Novo E-mail para criar uma nova mensagem. Em seguida, insira uma linha de assunto e componha sua mensagem de resposta automática conforme necessário.
2. Clique em Arquivo > Salvar Como.
3. Na caixa de diálogo Salvar Como, 1). Insira um nome para o modelo no campo Nome do arquivo. 2). Selecione Modelo do Outlook (*.oft) na lista suspensa Tipo de arquivo. 3). Clique em Salvar e depois feche o e-mail sem salvar.
Passo 2: Configurar uma Regra do Outlook para Respostas Automáticas Externas
1. Selecione a pasta de e-mails onde deseja aplicar a regra e clique em Página Inicial > Regras > Gerenciar Regras e Alertas.
2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Nova Regra.
3. No Assistente de Regras, selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo e clique em Próximo.
4. Na próxima janela do Assistente de Regras, clique em Próximo sem selecionar nenhuma condição.
5. Uma caixa de aviso aparecerá — clique em Sim para continuar.
6. Na próxima janela do Assistente de Regras, marque Responder usando um modelo específico e clique em um modelo específico.
7. Na caixa de diálogo Selecionar um Modelo de Resposta, escolha Modelos de Usuário no Sistema de Arquivos na lista suspensa Procurar em. Depois, selecione o modelo criado anteriormente e clique em Abrir.
8. Clique em Próximo para continuar.
Passo 3: Excluir E-mails Internos de Respostas Automáticas
1. Na próxima janela do Assistente de Regras, marque Exceto com palavras específicas no endereço do remetente e clique em palavras específicas.
2. Na caixa de diálogo Texto de Pesquisa, digite o domínio da sua empresa (por exemplo, @suaempresa.com) no campo de texto. Clique em Adicionar e depois em OK.
3. Clique em Próximo para continuar.
Passo 4: Finalizar e Ativar a Regra
1. Insira um nome para a regra na caixa Etapa 1.
2. Marque quaisquer opções adicionais necessárias na Etapa 2.
3. Clique em Concluir e depois em OK para salvar e ativar a regra.
Resultado Final
Uma vez configurado, o Outlook responderá automaticamente a todos os e-mails recebidos de remetentes externos, ignorando mensagens de colegas internos. Isso garante uma comunicação eficiente sem respostas desnecessárias dentro da sua organização.
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Demonstração: Responder automaticamente apenas fora das organizações no Outlook
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