Como configurar uma resposta automática para um remetente específico (endereço de e-mail) no Outlook?

Por vezes, poderá querer configurar uma resposta automática para um remetente específico — por exemplo, para informar clientes, colegas ou membros da equipa sobre a sua disponibilidade ou fornecer feedback imediato. Embora o Outlook ofereça uma forma de o fazer, o processo pode revelar-se complexo. Como alternativa, o Kutools para Outlook simplifica esta tarefa com a sua funcionalidade Regra Avançada. Eis como pode utilizar ambos os métodos para responder automaticamente a endereços de e-mail específicos.

Responder automaticamente a um remetente específico com uma regra no Outlook

Responder automaticamente a um remetente específico com a Regra Avançada do Kutools para Outlook

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Responder automaticamente a um remetente específico com uma regra no Outlook

Este método irá guiá-lo na criação de uma regra para responder automaticamente a um remetente específico ou a um endereço de e-mail no Outlook.

1. Crie um novo e-mail, introduza o assunto e redija a mensagem conforme necessário e, em seguida, clique em «Ficheiro» > «Guardar Como».

2. Na caixa de diálogo Guardar Como que se abre, introduza um nome para o novo e-mail na caixa «Nome do ficheiro», selecione «Modelo do Outlook (*.oft)» na lista suspensa «Especificar formato de salvamento» e clique no botão «Guardar». Veja a imagem:

3. Feche o e-mail sem guardar as alterações.

4. Clique em «Base» > «Regras» > «Gerir Regras e Alertas». Consulte a imagem:

5. Na caixa de diálogo «Regras e Alertas» que se abre, clique no botão «Nova Regra». Veja a imagem:

6. Abre-se agora o assistente «Assistente de Regras». Selecione «Aplicar regra às mensagens que eu receber» e clique em «Seguinte». Veja a imagem:

7. No segundo passo do assistente «Assistente de Regras», selecione a opção «de pessoas ou grupo público» e, em seguida, clique no texto «pessoas ou grupo público». Consulte a imagem:

8. Na caixa de diálogo «Endereço da regra» que surge, introduza o endereço de e-mail do remetente específico no campo «De» e clique em «OK» (veja a imagem abaixo). Depois, clique em «Seguinte» no assistente «Assistente de Regras».

9. Agora encontra-se no terceiro passo do assistente «Assistente de Regras». Marque a opção «Responder utilizando um modelo específico» e, em seguida, clique no texto «um modelo específico». Veja a imagem:

10. Na caixa de diálogo «Selecionar um Modelo de Resposta» que surge, selecione «Modelos do Utilizador no Sistema de Ficheiros» na lista suspensa «Procurar em», escolha o modelo de mensagem criado no Passo 2 e clique no botão «Abrir». Veja a imagem:

11. Clique duas vezes no botão «Seguinte» para avançar até ao último passo do assistente «Assistente de Regras». Na caixa «Passo 1», introduza um nome para a nova regra, selecione uma opção na secção «Passo 2», conforme necessário, e clique em «Concluir». Veja a imagem:

12. Clique no botão «OK» na caixa de diálogo «Regras e Alertas».

Até aqui, criou uma regra para responder automaticamente a todos os e-mails enviados pelo remetente especificado. A partir de agora, sempre que receber e-mails desse remetente, será enviada automaticamente uma resposta.

Demonstração: Responder automaticamente a um remetente específico com uma regra no Outlook

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Responder automaticamente a um remetente específico com a Regra Avançada do Kutools para Outlook

O Kutools para Outlook simplifica o processo com a sua funcionalidade «Regra Avançada», proporcionando maior flexibilidade e funcionalidades extra.

Passo 1. Transfira e instale o Kutools para Outlook, abra o Outlook e clique em «Kutools» > «Regra avançada».

Passo 2. Clique no botão «Novo» para criar uma nova regra na caixa de diálogo «Regra avançada» que aparece.

Passo 3. Configure as definições conforme indicado abaixo:

1. Selecione «O remetente contém palavras específicas».
2. Na caixa de diálogo «Texto contém» que aparece, clique no botão «Novo» para adicionar o remetente.
3. Na caixa de diálogo «Texto de pesquisa», introduza o endereço do remetente ou uma palavra-chave e clique em «Adicionar» para incluí-lo na «Lista de pesquisa». Depois, clique em «OK» > «OK» para regressar à caixa de diálogo «Nova Regra».

Passo 4. Clique em «Seguinte» para avançar ao passo seguinte da caixa de diálogo «Nova Regra», selecione «Responder utilizando um modelo específico», redija a sua resposta e clique em «OK» para regressar à caixa de diálogo «Nova Regra».

Passo 5. Clique em «Seguinte» para continuar. Neste passo, pode definir uma «exceção». Caso não existam exceções, clique diretamente em «Seguinte» para avançar até ao último passo.

Passo 6. No último passo, atribua um «nome» à regra e selecione «Intervalo da regra». Clique em «OK» > «OK» para ativar a regra.

A partir de agora, todos os e-mails recebidos do remetente que contenham «aaaa» serão respondidos automaticamente com um modelo de resposta.

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