Como agrupar e ordenar os e-mails por mês no Outlook?

Por predefinição, o Outlook organiza os e-mails na Caixa de Entrada pela data de recebimento, geralmente em ordem cronológica. No entanto, muitos utilizadores pretendem analisar ou gerir as suas mensagens mensalmente — por exemplo, para identificar tendências na correspondência, acompanhar atividades ou auditar mensagens de um determinado mês. Infelizmente, o Outlook não inclui uma funcionalidade integrada que permita ordenar ou agrupar diretamente todos os e-mails pelo mês de receção. Neste artigo, apresentamos uma solução prática para contornar esta limitação: crie um campo personalizado e utilize código VBA para categorizar automaticamente as suas mensagens por mês, tornando a análise mensal muito mais eficiente.

Agrupar ou ordenar e-mails por mês é especialmente útil quando precisa verificar a atividade de um projeto, preparar relatórios mensais ou simplesmente organizar a sua caixa de correio de forma mais eficaz. Esta abordagem aplica-se igualmente à gestão profissional e pessoal da caixa de correio, bem como ao arquivo de e-mails de diferentes períodos.

Agrupar ou ordenar e-mails por mês no Outlook utilizando código VBA

Solução alternativa: Se preferir não utilizar VBA, pode usar a função de pesquisa do Outlook para encontrar e-mails de um determinado mês ou recorrer às Condições de Filtro para visualizar a correspondência mensal.Consulte os detalhes na secção de soluções alternativas.

---

Agrupar ou ordenar e-mails por mês no Outlook utilizando código VBA

Esta solução permite-lhe criar uma nova coluna chamada «Mês» na vista da sua pasta de correio. Em seguida, utiliza código VBA para preencher automaticamente a coluna «Mês» com o mês de receção de cada e-mail. Uma vez concluído, poderá facilmente ordenar ou agrupar os seus e-mails por esta coluna. Este método é ideal se processar grandes volumes de e-mails ou precisar de resumos mensais regulares, poupando tempo face à filtragem manual de cada mensagem.

Em primeiro lugar, abra a pasta onde pretende organizar os e-mails por mês. Depois, localize e clique no botão Definições de Visualização, disponível no separador Ver no Outlook 2010 e versões posteriores. Isto abre as definições que lhe permitem personalizar a forma como os seus e-mails são apresentados.

Nota: Para utilizadores do Outlook 2007, navegue até Ver > Vista Atual > Personalizar vista atual para aceder às definições necessárias.

Ao abrir a caixa de diálogo Definições Avançadas de Visualização/Personalizar Vista, clique no botão Colunas(por vezes designado por)Campos), que lhe permite ajustar e adicionar múltiplas colunas à vista atual das suas mensagens.

Na caixa de diálogo Mostrar Coluna/Campos, selecione Nova Coluna(ou)Novo Campo) para abrir a janela de criação de campo. Escreva Mês no campo Nome e certifique-se de que tanto a caixa Tipo como a caixa Formato estão definidas como Texto. Clique em OKpara confirmar. Definir o tipo como Texto é essencial, pois a macro seguinte escreverá o nome do mês em formato de texto (como «Jan», «Fev», etc.).

Depois de adicionar a nova coluna, regresse à caixa de diálogo Mostrar Colunas/Campos. Selecione a entrada Mês na lista Mostrar estas colunas nesta ordem e utilize o botão Mover para Cima para colocá-la imediatamente abaixo de Recebido. Ordenar as colunas desta forma garante que a Data de Recebimento e o mês apareçam juntos, facilitando a comparação. Por fim, clique em OK para guardar as alterações.

Ao sair da caixa de diálogo com OK, a vista da sua pasta passará agora a incluir a nova coluna Mês.

Para aplicar a macro VBA a todos os e-mails nesta pasta, terá de selecionar todas as mensagens. Clique em qualquer e-mail dentro da pasta e prima Ctrl+A para destacá-los todos de uma só vez. Ao selecionar todos os e-mails, garante que a macro processe cada item na pasta.

Nota: Se o Painel de Leitura estiver ativado, recomendamos que o desative para um melhor desempenho. Aceda a Ver > Painel de Leitura > Desligado. Esta ação evita problemas de apresentação e seleção ao processar um grande lote de e-mails.

Prossiga abrindo o editor VBA premindo simultaneamente Alt + F11. Na janela Microsoft Visual Basic for Applications, clique em Inserir > Módulo para criar um novo módulo para o seu código.

Copie e cole a seguinte macro VBA no módulo recém-criado. Este código lê automaticamente a data de recebimento de cada e-mail selecionado, extrai o mês correspondente e preenche-o no campo personalizado “Mês”.

VBA: Ordenar ou agrupar e-mails por mês

Sub ListSelectionMonth()
	Dim aObj As Object
	Dim oProp As Outlook.UserProperty
	Dim sMonth
	
	On Error Resume Next
	
	For Each aObj In Application.ActiveExplorer.Selection
		Set oMail = aObj
		
		sMonth = Month(oMail.ReceivedTime)
		Set oProp = oMail.UserProperties.Add("Month", olText, True)
		oProp.Value = sMonth
		oMail.Save
		
		Err.Clear
	Next
	
End Sub

Assim que o código estiver inserido, prima F5 no editor VBA para executar a macro. Certifique-se de que todos os e-mails relevantes estão selecionados antes da execução. Caso surja alguma mensagem ou caixa de diálogo de permissões, confirme para continuar.

Após executar a macro, verá que a coluna «Mês» na sua pasta está preenchida para cada e-mail, indicando o mês em que cada item foi recebido. Para ordenar os e-mails por mês, basta clicar no cabeçalho da coluna Mês. A ordenação por esta coluna organiza os e-mails pelo mês de receção — uma funcionalidade prática para identificar tendências na correspondência ou preparar relatórios de arquivo com facilidade.

Se pretender agrupar todos os e-mails por mês em vez de apenas os ordenar, clique com o botão direito do rato no cabeçalho da coluna Mês e selecione Agrupar Por Este Campo no menu de contexto. Esta ação organiza os seus e-mails em grupos expansíveis por mês, melhorando a visibilidade dos volumes de correspondência mensal.

Resolução de problemas e dicas:Se a coluna «Mês» não aparecer corretamente preenchida, verifique se utilizou exatamente o nome da condição e o tipo conforme indicado. Lembre-se de que esta macro processa apenas os e-mails selecionados, por isso certifique-se de que nada está acidentalmente filtrado. Ocasionalmente, pastas com milhares de e-mails podem demorar mais a processar; se o Outlook deixar de responder, aguarde pela conclusão ou processe os e-mails em lotes mais pequenos.
Tenha cuidado ao executar macros VBA, pois as definições de segurança do Outlook podem exigir que ative as macros ou ajuste as permissões. Faça sempre cópias de segurança dos dados importantes antes de executar scripts que modifiquem propriedades dos itens. Além disso, ao executar novamente a macro após receber novo e-mail, os valores «Mês» desses novos itens serão atualizados.

Vantagens e limitações: Esta abordagem é flexível e funciona com qualquer pasta do Outlook, mas pode exigir alguma familiarização com o editor VBA para uma execução correta. A capacidade de agrupamento permite uma análise mensal rápida, sem necessidade de ferramentas externas. Contudo, como utiliza VBA, as alterações são aplicadas apenas ao seu perfil do Outlook e não são sincronizadas automaticamente com outros dispositivos ou utilizadores, a menos que sejam implementadas separadamente.

Dica prática: Depois de ordenar ou agrupar por mês, pode ainda filtrar, categorizar ou exportar os e-mails de cada período. Para utilização recorrente, guarde a macro para poder atualizar o campo «Mês» em Novo E-mail sempre que necessário.

---

Solução alternativa: Filtrar ou pesquisar e-mails pelo mês de receção

Se pretender evitar o uso de macros VBA ou preferir um método integrado, as funções de pesquisa e filtragem do Outlook permitem-lhe apresentar e-mails de um determinado mês:

• Aceda à barra de pesquisa na parte superior da sua pasta de correio.
• Escreva received: Janeiro 2024 (ou ajuste o mês e o ano conforme necessário). O Outlook irá listar os e-mails recebidos nesse período.
• Para filtros mais avançados, utilize os comandos Ferramentas de Pesquisa > Pesquisar por Data ou adicione um filtro nas Definições de Visualização para apresentar mensagens num intervalo de datas específico (por exemplo, entre 1 de janeiro e 31 de janeiro).

Esta solução é rápida e não requer campos personalizados nem código, mas não permite agrupamento ou ordenação diretos e tem de ser repetida para cada mês de interesse.

Outra alternativa é utilizar a Formatação Condicional do Outlook para destacar visualmente as mensagens recebidas num determinado mês, tornando-as mais fáceis de analisar rapidamente. Para tal, aceda a Ver > Definições da vista > Formatação Condicional e adicione uma regra com base na data de recebimento.