Como filtrar convites, atualizações e respostas de reuniões nos e-mails do Outlook?

Imagine ter de identificar todos os convites, respostas e atualizações de reuniões entre centenas de mensagens. Como fazê-lo rapidamente? Apresentamos-lhe três métodos para filtrar facilmente convites, respostas e atualizações de reuniões nas suas mensagens do Microsoft Outlook.

Filtrar convites/respostas/atualizações de reuniões com uma pasta de pesquisa personalizada

Filtrar convites/atualizações de reuniões com uma regra

Filtrar convites/respostas/atualizações de reuniões com a funcionalidade Filtro

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Filtrar convites/respostas/atualizações de reuniões com uma pasta de pesquisa personalizada

A funcionalidade Pasta de Pesquisa no Microsoft Outlook é extremamente útil, permitindo-lhe filtrar automaticamente, de forma simples e eficaz, todos os convites, respostas e atualizações de reuniões provenientes de uma pasta de correio especificada.

Passo 1: Altere para a vista Correio e abra a pasta de correio da qual pretende filtrar convites, respostas e atualizações de reuniões.

Passo 2: Clique em «Nova Pasta de Pesquisa» no separador «Pasta» (ou vá a «Ficheiro» > «Novo») > «Pasta de Pesquisa» no Outlook 2007).

Passo 3: Na caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa que surge, clique para realçar «Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada» e, em seguida, clique no botão «Escolher».

Passo 4: Na caixa de diálogo Pasta de Pesquisa Personalizada que surge, introduza um nome para a pasta de pesquisa personalizada na caixa «Nome» e clique no botão «Critérios».

Passo 5: Agora está na caixa de diálogo Critérios da Pasta de Pesquisa. Aceda ao separador «Avançado» e:

(1) Clique em «Campo» > «Todos os campos de compromisso» > «Duração»;

(2) Clique na caixa «Condição» (ou «Condição») e selecione «existe» na lista pendente;

(3) Clique no botão «Adicionar à Lista»;

(4) Clique no botão «OK» para fechar esta caixa de diálogo.

Passo 6: Clique nos outros dois botões «OK» para fechar ambas as caixas de diálogo.

É então criada uma nova pasta de pesquisa que filtra automaticamente todos os convites, atualizações e respostas de reuniões. Além disso, os convites, atualizações e respostas de reuniões futuros serão exibidos automaticamente nesta pasta assim que forem recebidos.

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Filtrar convites/atualizações de reuniões com uma regra

Uma regra também permite filtrar automaticamente todos os convites e atualizações de reuniões de uma pasta de correio especificada para outra pasta no Microsoft Outlook.

Passo 1: Mude para a vista Correio e abra a pasta de correio da qual pretende filtrar convites e atualizações de reuniões.

Passo 2: Clique em «Regras» > «Gerir Regras e Alertas» no separador «Base» (ou em «Ferramentas» > «Regras e Alertas» no Outlook 2007).

Passo 3: Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no botão «Nova Regra» no separador «Regras de E-mail».

Passo 4: Na nova caixa de diálogo Assistente de Regras, clique para realçar «Aplicar regra às mensagens que eu receber» (ou «Verificar mensagens quando chegarem» no Outlook 2007) e, em seguida, clique no botão «Seguin te».

Passo 5: Na segunda caixa de diálogo do Assistente de Regras, selecione a opção «que seja um convite ou atualização de reunião» e clique em «Seguinte».

Passo 6: Na terceira caixa de diálogo do Assistente de Regras, veja a imagem abaixo:

(1) Marque a opção «movê-la para a pasta especificada»;

(2) Clique no texto «especificada»;

(3) Na caixa de diálogo «Regras e Alertas» que surge, clique para realçar a pasta de correio para a qual pretende mover os convites e as atualizações de reuniões e, em seguida, clique no botão «OK».

(4) Clique no botão «Seguinte».

Passo 7: Clique no botão «Seguinte» na próxima caixa de diálogo do Assistente de Regras; e, na última caixa de diálogo do Assistente de Regras, assinale a opção «Executar esta regra agora nas mensagens já existentes em “a sua Nome da Pasta”» e clique em «Concluir».

Passo 8: Feche a caixa de diálogo Regras e Alertas clicando no botão «OK».

Após executar esta regra personalizada, todos os convites e atualizações de reuniões na pasta de correio aberta são automaticamente filtrados e movidos para a pasta especificada.

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Filtrar convites/respostas/atualizações de reuniões com a funcionalidade Filtro

Na verdade, pode utilizar diretamente a funcionalidade Filtro para separar convites, respostas e atualizações de reuniões das restantes mensagens de e-mail.

Passo 1: Mude para a vista Correio e abra a pasta de correio da qual pretende filtrar convites e atualizações de reuniões.

Passo 2: Clique no botão «Definições de Vista» no separador «Vista» (ou vá a «Vista» > «Vista Atual» > «Personalizar Vista Atual» no Outlook 2007).

Passo 3: Na caixa de diálogo Definições Avançadas da Vista, clique no botão «Filtro».

Passo 4: Na caixa de diálogo Filtro que surge, vá ao separador «Avançado» e:

(1) Clique em «Campo» > «Todos os campos de compromisso» > «Duração»;

(2) Clique na caixa «Condição» (ou «Condição») e selecione «existe» na lista pendente;

(3) Clique no botão «Adicionar à Lista»;

(4) Clique no botão «OK» para fechar esta caixa de diálogo.

Passo 5: Feche a caixa de diálogo Definições Avançadas da Vista clicando no botão OK.

Assim, todos os e-mails com convites, respostas e atualizações de reuniões são automaticamente filtrados e listados na pasta de correio atual.

Nota: Pode guardar esta vista personalizada com filtro clicando em «Alterar Vista» > «Salvar o anexo atual Guardar Vista como Nova Vista» no separador «Vista» no Outlook 2010 e 2013.