Como obter e inserir o nome do último usuário modificado no Excel?

Em ambientes colaborativos ou ao gerenciar arquivos que são frequentemente atualizados, é importante identificar qual usuário modificou por último um arquivo específico do Excel. Rastrear o nome do último usuário modificado pode ajudar com controle de versão, trilhas de auditoria e compreensão dos fluxos de trabalho da equipe. Este artigo apresenta vários métodos eficazes para visualizar e inserir o nome do último usuário modificado no Excel, tanto para visualização simples quanto para colocar diretamente essa informação em células, cabeçalhos ou rodapés dentro da sua planilha.

Obtenha o nome do último usuário modificado da pasta de trabalho atual no Excel
Insira o nome do último usuário modificado da pasta de trabalho atual com função definida pelo usuário
Insira facilmente o nome do usuário na célula, cabeçalho ou rodapé com Kutools para Excel

Obtenha o nome do último usuário modificado da pasta de trabalho atual no Excel

O Excel armazena automaticamente certas propriedades do documento, incluindo o nome do usuário da pessoa que salvou a pasta de trabalho atual pela última vez. Você pode acessar e visualizar essas informações na interface do Excel, mas os passos para fazê-lo variam com base na sua versão do Excel.

Este método permite confirmar o último usuário modificado sem fazer alterações no conteúdo do documento, o que é útil para auditorias rápidas ou rastreamento de uso de arquivos, especialmente quando várias pessoas gerenciam o mesmo arquivo. Tenha em mente que o nome do usuário exibido depende do perfil de usuário do computador e das configurações do Office — uma configuração incorreta do sistema pode resultar em valores inesperados.

Se você estiver usando o Excel 2007

Para descobrir quem modificou a pasta de trabalho pela última vez no Excel 2007, siga estas etapas:

Clique no Botão do Office > Preparar > Propriedades.

Essa ação abre um painel de informações do documento acima da sua planilha. No novo painel de documentos, clique em Propriedades do Documento (geralmente à direita), depois selecione Propriedades Avançadas.

Na caixa de diálogo Propriedades Avançadas que aparece, mude para a guia Estatísticas. Aqui, o campo Última Salvamento por: exibe o nome do usuário da pessoa que salvou o arquivo pela última vez. Isso fornece um ponto de auditoria para a propriedade do documento ou alterações.

Se você estiver usando o Excel 2010, 2013 ou uma versão posterior

No Excel 2010 e versões posteriores, a caixa de diálogo de propriedades do documento foi movida. Para ver o último usuário modificado:

Clique na aba Arquivo para entrar na visão backstage, depois selecione Informações. No lado direito, na seção Pessoas Relacionadas, você encontrará o nome do último usuário modificado.

Essa abordagem é simples e não requer ferramentas adicionais ou edição. No entanto, você não pode inserir o resultado diretamente em uma célula, e a precisão depende da configuração do perfil do Office de cada usuário ao salvar o arquivo. Para documentos colaborativos armazenados em um drive compartilhado ou nuvem, esteja atento a possíveis discrepâncias se cópias forem movidas ou editadas fora de fluxos de trabalho padrão do Office.

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Insira o nome do usuário que modificou a pasta de trabalho atual pela última vez com função definida pelo usuário

Se você deseja programaticamente inserir o nome do último usuário modificado em uma célula da planilha para relatórios ou documentação — ou precisa que essas informações sejam atualizadas automaticamente ou referenciadas por fórmulas — você pode criar uma função definida pelo usuário usando VBA. Isso é útil em cenários onde você produz relatórios ou logs que rastreiam a propriedade do arquivo ou atividade de edição diretamente em seus conjuntos de dados. Observe que essa abordagem usa as propriedades subjacentes do arquivo e exibirá o "último salvo por" usuário conforme as configurações do sistema operacional e do aplicativo Office.

Antes de começar, certifique-se de que suas configurações de macro permitem a execução de código VBA, e lembre-se de salvar sua pasta de trabalho como um arquivo habilitado para macros (*.xlsm) para preservar a funcionalidade. Tenha cautela ao compartilhar arquivos contendo macros, pois alguns ambientes empresariais restringem seu uso por razões de segurança.

1: Pressione e segure as teclas ALT + F11 para abrir a janela do editor Microsoft Visual Basic for Applications.

2: Dentro do editor VBA, clique em Inserir > Módulo. Em seguida, cole o seguinte código de macro na janela do Módulo:

Código VBA: Insira o nome do último usuário modificado no Excel

Function LastAuthor()
LastAuthor = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Last Author")
End Function

3: Após adicionar o código, pressione Alt + Q para fechar o editor VBA e retornar ao Excel.

4: Selecione a célula onde você deseja exibir o nome do último usuário modificado e insira a seguinte fórmula:

=LastAuthor()

Depois pressione Enter. O nome do usuário da última pessoa que salvou a pasta de trabalho aparecerá instantaneamente na célula escolhida. Para demonstração, consulte esta captura de tela:

Se você deseja usar a função em outras planilhas ou em células adicionais, basta inserir =LastAuthor() onde necessário. Se quiser atualizar automaticamente esse campo após cada alteração, considere combinar com eventos de mudança de planilha, mas observe que as atualizações de propriedades do arquivo ocorrem apenas após salvar.

Dica: Se você encontrar problemas com a função não retornando um valor, certifique-se de que o projeto VBA está salvo corretamente e a execução de macros está permitida nas configurações de segurança do Excel. Em casos raros, corrupção de documentos ou políticas de segurança personalizadas podem bloquear o acesso às propriedades do arquivo.

Insira facilmente o nome do usuário na célula, cabeçalho ou rodapé com Kutools para Excel

Para usuários que procuram uma abordagem mais amigável e flexível — sem escrever código — Kutools para Excel oferece uma maneira conveniente de inserir o nome do usuário diretamente em qualquer célula, ou como parte de um cabeçalho ou rodapé personalizado. Isso é especialmente útil para padronizar modelos de documentos, marcar automaticamente relatórios ou garantir que cada impressão mostre quem preparou ou revisou o arquivo.

Aqui está como você pode usar o recurso Inserir Informações da Pasta de Trabalho no Kutools para Excel:

1. Vá para Kutools Plus > Pasta de Trabalho > Inserir Informações da Pasta de Trabalho.

2. Na caixa de diálogo Inserir Informações da Pasta de Trabalho, configure como segue:

1). Escolha Nome de Usuário na seção Informações.

2). Se você deseja exibir o nome de usuário dentro de uma célula específica da planilha, especifique a célula desejada na caixa Intervalo. Para cabeçalhos ou rodapés, selecione a opção Cabeçalho ou Rodapé de acordo.

3). Clique em OK para confirmar e aplicar suas configurações.

O nome do usuário será colocado exatamente como especificado. Inserir o nome no cabeçalho ou rodapé garante que toda versão impressa ou em PDF do seu relatório exibirá automaticamente as informações do usuário, melhorando a rastreabilidade e a responsabilidade.

Esse método é simples e reduz consideravelmente erros de edição manual. Kutools para Excel funciona perfeitamente com versões recentes do Excel e fornece um atalho eficiente para tarefas diárias de gerenciamento de pastas de trabalho.

Se você encontrar inconsistências ao usar os métodos acima, verifique as configurações de usuário do sistema, políticas de salvamento de documentos e permissões da pasta de trabalho. Ao solucionar problemas, certifique-se de que todos os usuários utilizem perfis únicos do Office, e arquivos habilitados para macros sejam confiáveis. Para trabalhos colaborativos em ambientes como SharePoint ou OneDrive, a sincronização de propriedades pode ocasionalmente atrasar.

Em resumo, quer você precise de uma simples exibição dos nomes dos últimos usuários modificados para fins de auditoria ou de inserção automática e contínua em relatórios, o Excel oferece múltiplas formas de alcançar isso — desde propriedades embutidas, até VBA, até complementos de terceiros como Kutools para Excel, e através de soluções parciais com fórmulas. Sempre escolha o método que melhor se adapta aos requisitos do seu fluxo de trabalho e à política organizacional.