Como ordenar o Nome Completo pelo Sobrenome no Excel?

Este método mostra como utilizar a função Localizar e Substituir no Excel para extrair rapidamente o sobrenome de cadeias com nomes completos. Assim que isolar o sobrenome, poderá ordenar facilmente a lista de nomes completos pelos respetivos sobrenomes. Esta técnica funciona melhor com formatos de nome simples — especialmente quando cada nome completo é composto por apenas duas partes (por exemplo, «John Smith»). Para nomes com mais de dois componentes, deverá verificar cuidadosamente a exatidão dos resultados da extração.

1. Selecione a coluna que contém os seus nomes completos. Clique com o botão direito e copie a coluna inteira, depois cole-a numa coluna em branco adjacente (por exemplo, na coluna B) para criar uma coluna auxiliar para processamento, sem alterar os dados originais.

2. Com a coluna auxiliar ainda selecionada, prima Ctrl + H em simultâneo para abrir a caixa de diálogo Localizar e Substituir.
Dica: Alternativamente, pode aceder a esta caixa de diálogo clicando em Base > Localizar e Selecionar > Substituir.

3. Na caixa de diálogo, introduza um espaço no campo Localizar e o símbolo @ no campo Substituir por. Clique em Substituir Tudo.

Aparecerá uma mensagem a indicar quantas substituições foram efetuadas. Clique em OK para continuar.

4. Mantendo a mesma coluna selecionada, introduza *@ no campo Localizar, deixe o campo Substituir por em branco e clique em Substituir Tudo. Este passo remove os primeiros nomes de cada célula, deixando apenas os sobrenomes.

Clique em OK quando solicitado.

5. Para terminar, selecione a coluna auxiliar que acabou de processar e clique em Dados > Ascendente(ou)Ordenar de Z a A, consoante as suas necessidades). Na janela «Aviso de Ordenação», selecione Expandir a seleção e clique em Ordenarpara manter as suas entradas de Nome Completo intactas durante a ordenação.

Após a ordenação, a sua lista estará organizada de acordo com Sobrenome. Pode eliminar a coluna auxiliar se desejar manter apenas os Nome Completo ordenados. Note que a extração e ordenação de Sobrenome com este método poderá exigir atenção adicional caso os seus nomes incluam Nome do Meio, iniciais ou apelidos compostos.

Embora seja comum utilizar funcionalidades integradas do Excel, como Texto em Colunas ou Localizar e Substituir, existe uma abordagem ainda mais simples: usar a funcionalidade Classificação Avançada do Kutools para Excel. Esta ferramenta dedicada permite-lhe ordenar os seus Nomes Completos diretamente pelos respetivos Sobrenomes, de forma rápida e conveniente — mesmo em listas com nomes de comprimento variável ou com mais de duas partes. É ideal para conjuntos de dados grandes, onde pretende resultados precisos com o mínimo esforço.

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1. Selecione a sua coluna Nome Completo e, em seguida, vá a KUTOOLS PLUS > Classificação Avançada para ativar a caixa de diálogo de ordenação.

2. Na caixa de diálogo Classificação Avançada, defina as condições de ordenação pretendidas: selecione a coluna a ordenar, escolha Sobrenome em Ordenar Por, selecione a ordem de ordenação pretendida (A a Z ou Z a A) e, por fim, clique em OK.

A sua lista aparecerá agora ordenada por Sobrenome com apenas alguns cliques. Este método ajuda a evitar ordenações incorretas e poupa-lhe tempo.

Para muitos utilizadores, extrair Sobrenome através de fórmulas do Excel oferece uma forma flexível e repetível de ordenar registos ao lidar com estruturas padrão de Nome Completo. Esta técnica é útil se pretender automatizar a extração de nomes para listas grandes e é especialmente eficaz quando os seus nomes seguem sempre o formato «Primeiro Último». Contudo, para nomes com Nome do Meio ou apelidos compostos por várias palavras, as fórmulas poderão exigir ajustes ou lógica mais complexa.

1. Numa coluna em branco junto ao seu nome completo (por exemplo, na célula B2, se os seus nomes começarem na A2), introduza a seguinte fórmula:

=TRIM(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))))))

Esta fórmula extrai a última palavra do Nome Completo. Funciona substituindo o último espaço por um «@» e, em seguida, encontrando tudo o que está à direita desse marcador. Se os seus dados estiverem noutra coluna, ajuste a referência A2 em conformidade.

2. Prima Enter e, em seguida, arraste a fórmula para baixo para preencher todas as linhas correspondentes na sua coluna auxiliar. Este passo gera uma coluna de Sobrenome para cada Nome Completo.

3. Com os seus sobrenomes extraídos, selecione tanto a coluna de nome completo como a coluna auxiliar e, em seguida, clique em Dados > Ordenar. Na caixa de diálogo Ordenar, defina a coluna auxiliar (que contém os sobrenomes) como critério de ordenação. Aplique ordem crescente ou decrescente conforme necessário.

Dica: Pode ocultar ou eliminar a coluna auxiliar após a ordenação, caso já não seja necessária. Se os seus dados incluírem o nome do meio, poderá ter de ajustar ainda mais a fórmula (por exemplo, utilizando as funções EXT.TEXTO e PROCURAR para dividir os nomes).