Dominar o Área de Impressão no Excel: como definir, ajustar, limpar e muito mais

Quer esteja a preparar relatórios, resumos de dados ou demonstrações financeiras, dominar como definir, ajustar e gerir eficazmente a Área de Impressão pode transformar significativamente a apresentação do seu trabalho. Neste guia abrangente, exploramos os fundamentos da Área de Impressão no Excel — desde a definição da sua primeira área até técnicas avançadas, como aplicar áreas de impressão consistentes em várias folhas e utilizar VBA para personalização. Ao dominar estas competências, garante que os seus documentos do Excel são sempre impressos exatamente como pretende.

• Método comum para definir Área de Impressão
• Definir visualmente Área de Impressão na caixa de diálogo Configuração de Página

• Imprima a mesma seleção em múltiplas folhas
• Definir facilmente o mesmo Área de Impressão em várias folhas de cálculo com o Kutools
• Definir o mesmo Área de Impressão em várias folhas de cálculo com VBA

• Adicionar células a um Área de Impressão existente
• Adicionar ou remover células adjacentes de um Área de Impressão existente
• Editar diretamente o Área de Impressão atual
• Substituir o Área de Impressão atual por um novo

• Ignorar Área de Impressão
• Bloquear/proteger Área de Impressão
• Pré-visualizar o Área de Impressão

O que é a Área de Impressão no Excel?

A Área de Impressão no Excel é um intervalo de células definido que indica exatamente o que será impresso, em vez de imprimir toda a folha de cálculo. Esta funcionalidade é extremamente útil para destacar os dados ou secções específicas da sua folha que pretende partilhar ou apresentar, garantindo que apenas a informação relevante é impressa e que todos os dados desnecessários são excluídos.

Quando define uma Área de Impressão (assinalada por uma caixa azul, como ilustrado na imagem seguinte), o Excel imprime apenas o conteúdo dessa área. Caso nenhuma Área de Impressão seja definida, o Excel imprime, por predefinição, toda a folha de cálculo.

Definir uma ou mais Área de Impressão numa folha

Esta secção apresenta dois métodos para definir uma ou mais áreas de impressão numa folha do Excel.

Método comum para definir Área de Impressão

O Excel oferece uma funcionalidade incorporada chamada «Definir Área de Impressão», amplamente utilizada por muitos utilizadores. Nesta secção, explicamos como aplicar esta funcionalidade para definir uma ou mais áreas de impressão numa folha de cálculo do Excel.

1. Numa folha de cálculo, selecione o intervalo de células que pretende definir como área de impressão. Neste caso, selecionamos o intervalo A1:C7.
   Dica: Para definir vários intervalos como áreas de impressão separadas simultaneamente, mantenha premida a tecla Ctrl e selecione cada intervalo um após o outro.
2. Aceda ao separador Esquema da Página, clique em Área de Impressão > Definir Área de Impressão. Veja a captura de ecrã:
   
3. Agora, uma moldura cinza-escura aparece em torno da área de impressão. Veja a captura de ecrã:
   

Após definir “Selecionar intervalo” como Área de Impressão, apenas essa área será impressa por predefinição ao imprimir a folha de cálculo.

Dica: ao definir várias áreas de impressão numa folha do Excel, estas serão impressas em páginas separadas.

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Definir visualmente Área de Impressão na caixa de diálogo Configuração de Página

Também pode definir a área de impressão visualmente na caixa de diálogo Configuração de Página, que oferece uma abordagem mais interativa para definir o intervalo pretendido. Eis como proceder:

1. Aceda ao separador Esquema da Página, clique no botão de lançamento da caixa de diálogo no grupo Configuração de Página.
   
2. Na caixa de diálogo Configuração de Página, terá de configurar da seguinte forma.
   1. Aceda ao separador Folha.
   2. Clique na caixa de endereço Área de Impressão e, em seguida, selecione o intervalo que pretende definir como Área de Impressão.
      Dica: Para definir várias Áreas de Impressão separadas de uma só vez, mantenha premida a tecla Ctrl e selecione sequencialmente cada intervalo. Os intervalos selecionados aparecerão na caixa de endereço Área de Impressão, separados por vírgulas.
   3. Clique no botão OK.
      

A Intervalo limitado está agora definida como Área de Impressão. A partir de agora, apenas esta área será impressa por predefinição ao imprimir a folha de cálculo.

Dica: ao definir várias áreas de impressão numa folha do Excel, estas serão impressas em páginas separadas.

Definir a mesma Área de Impressão para várias folhas

Quando trabalha com várias folhas de cálculo que partilham a mesma estrutura de dados, pode ser necessário definir uma Área de Impressão idêntica em todas elas. Esta secção apresenta-lhe três métodos eficazes para concretizar esta tarefa.

Imprima a mesma seleção em múltiplas folhas

Para imprimir áreas idênticas em várias folhas, proceda da seguinte forma.

1. No Planilha Atual, selecione o intervalo que pretende imprimir em várias folhas.
2. Mantendo premida a tecla Ctrl, clique nas Guias de Planilha para selecionar as folhas às quais pretende aplicar o mesmo Área de Impressão que o Planilha Atual.
   
3. Clique em Ficheiro>Imprimir, altere as Definiçõesde impressão para Imprimir Seleçãoe, em seguida, clique no botão Imprimirpara iniciar a impressão.
   

Defina facilmente a mesma Área de Impressão para várias folhas de cálculo com o Kutools

O método anterior pode ser utilizado para imprimir temporariamente a mesma área em várias folhas de cálculo. No entanto, se precisar frequentemente de imprimir essa mesma área em múltiplas folhas, este processo torna-se demorado — e é aqui que a funcionalidade Kutools para Excel do Copiar Configuração de Página entra em ação: permite-lhe copiar rápida e precisamente a Área de Impressão ou outras definições da Configuração de Página da folha ativa para diversas outras folhas, garantindo uniformidade e eficiência com o mínimo esforço.

Após instalar o Kutools para Excel, aceda ao separador KUTOOLS PLUS, selecione Impressão > Copiar Configuração de Página para abrir a caixa de diálogo. Em seguida, configure da seguinte forma.

1. Na secção Copiar para, todas as folhas de cálculo (exceto a ativa) estão listadas. Basta selecionar as folhas às quais pretende aplicar a mesma área de impressão que a folha de cálculo ativa.
2. Na secção Opções, marque apenas a opção Área de Impressão.
   Dica: Por predefinição, todas as opções estão marcadas. Pode desmarcar a caixa Configuração de Página para desmarcar todas as opções e, em seguida, marcar apenas a opção necessária.
3. Clique em OK. Veja a captura de ecrã:
   

A área de impressão da folha de cálculo atual foi agora aplicada às folhas especificadas. Para imprimir estas áreas a partir das folhas, clique em Ficheiro > Imprimir, na secção Definições, selecione Imprimir Livro Inteiro e, em seguida, clique no botão Imprimir para iniciar a impressão.

Definir a mesma Área de Impressão em várias folhas de cálculo com VBA

Para utilizadores avançados, os scripts VBA podem automatizar o processo de definição da mesma Área de Impressão em várias folhas. Proceda da seguinte forma.

1. Em qualquer uma das folhas de cálculo, prima as teclas Alt + F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Na janela Microsoft Visual Basic for Applications, clique em Inserir>Móduloe, em seguida, insira qualquer um dos seguintes códigos VBA de que necessitar na janela Módulo.
   
   Código VBA 1: Definir o mesmo Área de Impressão em todas as folhas de cálculo do Livro de Trabalho Atual
   Este código irá definir um Área de Impressão especificado (por exemplo, ")A1:C7") em cada folha de cálculo do livro.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   Código VBA 2: Definir o mesmo Área de Impressão em folhas de cálculo especificadas no Livro de Trabalho Atual
   Este código irá definir o mesmo Área de Impressão numa lista especificada de folhas de cálculo (por exemplo, ")Folha1", "Folha3", "Folha5").

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Prima a tecla F5 para executar o código.
4. Ao imprimir estas áreas das folhas especificadas, clique em Ficheiro>Imprimir, na secção Definições, selecione Imprimir Livro Inteiroe, em seguida, clique no botão Imprimirpara iniciar a impressão.
   

Ajustar a Área de Impressão

Esta secção mostra-lhe como ajustar a área de impressão existente numa pasta de trabalho do Excel.

Adicionar células a uma Área de Impressão existente

Pode expandir a Área de Impressão adicionando mais células à Área de Impressão existente. Por exemplo, para expandir uma Área de Impressão do intervalo A1:C5 para A1:C7, proceda da seguinte forma.

1. Selecione o intervalo de células A6:C7 que pretende adicionar ao Área de Impressão existente A1:C5.
   
2. Aceda ao separador Esquema da Página, clique em Área de Impressão>Adicionar a Área de Impressão.
   

A Área de Impressão existente foi agora expandida de A1:C5 para A1:C7.

Adicionar ou remover células adjacentes de uma Área de Impressão existente

Pode ajustar a sua Área de Impressão existente, adicionando ou removendo células adjacentes ao mover a linha de Quebra de Página na folha de cálculo — adaptando assim a impressão às suas necessidades específicas.

1. Após definir o Área de Impressão, aceda ao separador Vista e selecione Pré-visualização Quebra de Página.
   
2. Verá linhas azuis que indicam o Quebra de Página. O intervalo dentro do limite é o Área de Impressão. Para ajustar o Área de Impressão, coloque o cursor do rato sobre a linha Quebra de Página até esta se transformar numa seta de dois sentidos. Clique e arraste a linha Quebra de Página para incluir ou excluir células no Área de Impressão.

Editar diretamente a Área de Impressão atual

Pode modificar diretamente a Área de Impressão ajustando visualmente a referência de célula na caixa de diálogo Configuração de Página.

1. Aceda ao separador Esquema da Página, clique no botão de lançamento da caixa de diálogo (a pequena seta no canto inferior direito do grupo) para abrir a caixa de diálogo Esquema da Página.
   
2. Na caixa de diálogo Configuração de Página, aceda ao separador Folha. Aqui, as referências das células da área de impressão da folha atual são apresentadas na caixa Área de Impressão. Pode editar diretamente as referências das células da área de impressão nesta caixa. Por fim, clique em OK para guardar as alterações.
   

Substituir a Área de Impressão atual por uma nova

Se precisar de atualizar o Área de Impressão na sua folha de cálculo, siga estes passos para substituir rapidamente o Área de Impressão existente por um novo.

1. Selecione o intervalo de células que pretende definir como o novo Área de Impressão.
2. Aceda ao separador Esquema da Página, clique em Área de Impressão>Definir Área de Impressão.
   

Esta ação irá substituir quaisquer Área de Impressão(s) existentes pelo(s) novo(s) Selecionar intervalo.

Limpar Área de Impressão

Para limpar o Área de Impressão definido no Planilha Atual, proceda da seguinte forma.

1. No separador Esquema da Página, clique em Área de Impressão>Limpar Área de Impressão.
   

Então, todos os Área de Impressão no Planilha Atual são imediatamente limpos.

Mais dicas para Área de Impressão

Esta secção apresenta dicas e truques essenciais para trabalhar com a Área de Impressão no Excel.

Ignorar Área de Impressão

Se definiu um Área de Impressão numa folha de cálculo, mas ocasionalmente precisa de imprimir toda a folha, pode ativar a opção Ignorar Área de Impressão nas Configurações de impressão. Esta funcionalidade anula o Área de Impressão definido, permitindo imprimir toda a folha conforme necessário.

1. Clique em Ficheiro > Imprimir para abrir a secção Imprimir.
2. Na secção Imprimir, clique para abrir o menu suspenso Definições e, em seguida, selecione a opção Ignorar Área de Impressão no menu. Assim que a opção for ativada, aparecerá uma marca de verificação à sua frente.
   

Após clicar no botão Imprimir, será impressa toda a folha de cálculo, ignorando a área de impressão definida.

Bloquear/proteger Área de Impressão

Por predefinição no Excel, proteger uma folha de cálculo não protege diretamente as definições de Área de Impressão. Isto significa que, mesmo que A planilha está protegida, o utilizador do livro de trabalho ainda pode alterar ou limpar o Área de Impressão. Se partilha frequentemente livros de trabalho e pretende proteger a área designada de Área de Impressão, o código VBA nesta secção poderá ajudá-lo.

1. No livro em que pretende proteger a área de impressão numa determinada folha, prima as teclas Alt+F11 para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Nesta janela inicial, faça duplo clique em ThisWorkbookno painel esquerdo e, em seguida, introduza o seguinte código VBA na janela Código.
   
   Código VBA: Bloquear ou proteger a Área de Impressão

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Nota: neste código VBA, substitua "commission IFS« pelo nome da sua folha de cálculo e »A1:C7" pela Área de Impressão que deseja definir.
3. Guarde o código e prima as teclas Alt+Q para regressar à folha de cálculo e, em seguida, clique em Ficheiro > Guardar como > Procurar.
4. Na caixa de diálogo Guardar comoque se abre, escolha uma pasta de destino, renomeie o ficheiro conforme necessário, selecione Livro do Excel com Macros Ativadasna lista Especificar Formato de SalvamentoLista suspensa e, por fim, clique no botão Guardar.
   

Cada vez que o livro for aberto, este código garantirá que o Área de Impressão está definido na sua área especificada. Não é uma solução perfeita, pois não impede os utilizadores de alterar o Área de Impressão durante uma sessão, mas assegura que a Área de Impressão correta seja utilizada sempre que o livro for aberto.

Pré-visualizar o Área de Impressão

Nesta secção, mostrarei como pré-visualizar o Área de Impressão após estar configurado, garantindo que o seu documento está pronto para impressão exatamente como pretendido.

Após configurar a área de impressão, aceda ao separador Ver, clique em Pré-visualização de Impressão no grupo Vistas do Livro.

Resultado

A folha de cálculo mudará para a vista de Pré-visualização de Impressão, onde poderá ver a área de impressão delimitada pelos limites azuis de quebra de página. Consulte a imagem abaixo para uma representação visual.

Em conclusão, dominar a Área de Impressão no Excel é uma competência essencial para gerir eficazmente a forma como os seus dados são apresentados em impressão. Com as competências deste guia abrangente, pode garantir que as suas folhas do Excel estão sempre prontas a imprimir, exatamente como pretende. Para quem deseja aprofundar ainda mais as capacidades do Excel, o nosso site oferece uma vasta coleção de tutoriais.Descubra mais dicas e truques do Excel aqui.

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