Domine a introdução de dados no Excel com o Preenchimento Rápido – com 5 exemplos

O Preenchimento Rápido é uma funcionalidade do Microsoft Excel que preenche automaticamente dados com base num padrão detetado nas suas ações — introduzida no Excel 2013 e disponível em todas as versões posteriores. Por exemplo, pode usar o Preenchimento Rápido para extrair rapidamente o primeiro nome de uma lista de nomes completos diretamente para a coluna adjacente, sem qualquer introdução manual, como ilustrado abaixo. Este tutorial apresenta 4 formas de aplicar o Preenchimento Rápido e inclui 5 exemplos práticos para mostrar como utilizá-lo no Excel.

Como aplicar o Preenchimento Rápido no Excel

• Ao premir a tecla Enter|Com atalhos|Através do Friso do Excel|Com a Alça de Preenchimento

5 exemplos de utilização do Preenchimento Rápido

• Extrair Texto|Combinar células|Adicionar Texto|Alterar formatação|Alterar ordem da cadeia de caracteres

Perguntas frequentes

• Limitações do Preenchimento Rápido|Ativar ou desativar o Preenchimento Rápido|Preenchimento Rápido não está a funcionar

Vídeo: Como utilizar o Preenchimento Rápido

Como aplicar o Preenchimento Rápido no Excel

Existem quatro métodos distintos para aplicar o Preenchimento Rápido no Excel, e este tutorial irá demonstrar cada um deles.

• Aplicar Preenchimento Rápido automaticamente ao premir a tecla Enter
• Aplicar Preenchimento Rápido com atalhos
• Aplicar Preenchimento Rápido através do Friso do Excel
• Aplicar Preenchimento Rápido com a Alça de Preenchimento

Aplicar Preenchimento Rápido ao premir a tecla Enter

Para aplicar automaticamente o Preenchimento Rápido no Excel utilizando a tecla Enter, siga estes passos:

Passo 1: Comece a escrever o padrão

Na célula onde pretende iniciar o Preenchimento Rápido, introduza o primeiro exemplo do padrão que deseja que o Excel siga.

Por exemplo, para extrair o Primeiro Nome do Nome Completo na lista A2:A6, introduza o Primeiro Nome na célula adjacente ao Nome Completo — neste caso, em B2.

Passo 2: Inicie o Preenchimento Rápido

Prima a tecla Enter após digitar o primeiro exemplo e avance para a célula seguinte na mesma coluna.

Passo 3: Ative o Preenchimento Rápido

Comece a digitar o segundo exemplo; aqui, introduza o segundo Primeiro Nome, da célula A3. À medida que escreve, o Excel reconhece o padrão da primeira célula e apresenta uma pré-visualização esbatida do Preenchimento Rápido para o restante da coluna.

Passo 4: Confirme com Enter

Se a pré-visualização corresponder ao pretendido, prima a tecla Enter para confirmar. O Excel preencherá automaticamente as restantes células com base no padrão identificado a partir da sua entrada inicial.

Aplicar Preenchimento Rápido com atalhos

Utilizar atalhos para aplicar o Preenchimento Rápido no Excel é uma forma rápida e eficiente de manipular dados. Eis como fazê-lo:

Passo 1: Comece a digitar o seu padrão

Numa célula adjacente aos seus dados, comece por introduzir manualmente o primeiro item do padrão que deseja que o Excel replique. Por exemplo, se estiver a extrair o Primeiro Nome de uma lista de Nomes Completos, digite o respetivo Primeiro Nome ao lado do primeiro Nome Completo.

Passo 2: Inicie o Preenchimento Rápido

Prima a tecla Enter após digitar o primeiro exemplo. Mova-se para a célula seguinte na mesma coluna.

Passo 3: Utilize o atalho do Preenchimento Rápido

Prima as seguintes teclas no seu teclado:

Ctrl + E

Passo 4: Reveja os dados preenchidos

O Excel preencherá automaticamente as células restantes com base no padrão que você iniciou. Recomenda-se rever os dados para garantir que o Preenchimento Rápido tenha aplicado corretamente o padrão.

Aplicar Preenchimento Rápido através do Friso do Excel

O Preenchimento Rápido encontra-se no separador «Dados» da Faixa de Opções do Excel. Eis como aplicá-lo através da Faixa de Opções.

Passo 1: Comece a escrever o seu padrão

Numa célula adjacente aos seus dados, comece por introduzir manualmente o primeiro item do padrão que pretende que o Excel replique. Por exemplo, se estiver a extrair o primeiro nome de uma lista de nomes completos, digite-o ao lado do primeiro nome completo.

Passo 2: Inicie o Preenchimento Rápido

Prima a tecla Enter após digitar o primeiro exemplo para passar automaticamente para a célula seguinte na mesma coluna.

Passo 3: Aplique o Preenchimento Rápido na Friso

Selecione o separador Dados, aceda ao grupo Ferramentas de Dados e selecione Preenchimento Rápido.

Passo 4: Revise os dados preenchidos

O Excel preencherá automaticamente as células restantes com base no padrão que você iniciou. Revise os dados para garantir que o Preenchimento Rápido tenha aplicado corretamente o padrão; caso contrário, ajuste-os manualmente.

Aplicar Preenchimento Rápido com a opção do punho de preenchimento

Outra forma de aplicar o Preenchimento Rápido é arrastando o punho de preenchimento — um método intuitivo que funciona de forma semelhante à cópia de uma fórmula ou valor ao longo de uma coluna.

Passo 1: Comece a escrever o seu padrão

Numa célula adjacente aos seus dados, comece por introduzir manualmente o primeiro item do padrão que pretende que o Excel replique. Por exemplo, se estiver a extrair o primeiro nome de uma lista de nomes completos, digite-o ao lado do primeiro nome completo correspondente.

Passo 2: Utilize o punho de preenchimento

Posicione o cursor do rato no canto inferior direito da célula onde introduziu o primeiro exemplo. O cursor transformar-se-á num sinal de mais (+), o chamado alça de preenchimento.

Passo 3: Arraste para baixo

Clique e arraste o punho de preenchimento ao longo da coluna, sobre as células onde pretende aplicar o Preenchimento Rápido, e depois solte o botão do rato.

Nalguns casos, nesta fase, o Excel preenche automaticamente as células corretamente com base no primeiro exemplo que introduziu. Contudo, na maioria dos casos, para garantir um preenchimento preciso, deverá avançar para o passo seguinte.

Passo 4: Escolha Preenchimento Rápido no menu Auto Opções de preenchimento

1. Clique no botão Opções de Preenchimento Automático no canto inferior direito das células selecionadas.
   
2. Escolha a opção Preenchimento Rápido.
   

5 exemplos de utilização do Preenchimento Rápido

Aproveitar o Preenchimento Rápido no Excel para realizar múltiplas tarefas é notavelmente eficiente. Neste guia, apresentamos cinco cenários que demonstram todo o potencial do Preenchimento Rápido.

• Exemplo 1: Utilizar o Preenchimento Rápido para extrair parte do texto (Dividir em Colunas)
• Exemplo 2: Utilizar o Preenchimento Rápido para combinar células
• Exemplo 3: Utilizar o Preenchimento Rápido para Adicionar Texto
• Exemplo 4: Utilizar o Preenchimento Rápido para alterar a formatação
• Exemplo 5: Utilizar o Preenchimento Rápido para alterar a ordem da cadeia de caracteres

Exemplo 1: Utilizar o Preenchimento Rápido para extrair parte do texto (Dividir em Colunas)

O Preenchimento Rápido é uma ferramenta poderosa que simplifica tarefas como separar o primeiro nome de um nome completo, extrair partes específicas de endereços ou isolar números em texto — operações que, de outro modo, exigiriam fórmulas complexas ou a introdução manual de dados.

Imagine que tem uma lista de nomes e números de identificação na coluna A e pretende extrair apenas os nomes para a coluna B.

Eis um guia passo a passo sobre como o fazer:

Passo 1: Introduza manualmente o primeiro exemplo

Clique na célula B2 (ao lado do primeiro dado do qual pretende extrair) e digite manualmente o primeiro nome extraído da célula A2.

Passo 2: Utilize o Preenchimento Rápido:

• Automaticamente:

  1. Após escrever o Primeiro Nome em B2, prima a tecla Enter para avançar para B3.
  2. Comece a escrever o segundo nome. O Excel poderá mostrar automaticamente uma pré-visualização esbatida do primeiro nome para o restante da sua lista, com base no padrão detetado.
     
  3. Prima a tecla Enter para aceitar esta sugestão do Preenchimento Rápido.
     

• Manualmente:

  Se o Excel não sugerir automaticamente o preenchimento após introduzir o Primeiro Nome em B2, prima a tecla Enter para se mover para a célula seguinte na mesma coluna e, de seguida, prima Ctrl + E. O Excel utilizará então o Preenchimento Rápido para preencher a coluna com base na sua entrada inicial.

Para obter o número de identificação da lista A2:A5, repita os passos acima e aplique novamente o Preenchimento Rápido.

Exemplo 2: Utilizar o Preenchimento Rápido para combinar células

O Preenchimento Rápido no Excel é uma ferramenta que economiza tempo em tarefas como combinar nomes, endereços ou quaisquer dados distribuídos por várias células, eliminando a necessidade de fórmulas complexas ou cópia e colagem manuais e simplificando assim a sua gestão de dados.

Suponha que tem três colunas com nomes, títulos e idades e pretende combinar cada linha dessas três colunas numa única célula. Siga os passos abaixo:

Passo 1: Introduza manualmente o primeiro exemplo

Clique na célula D2 (junto aos dados que pretende combinar) e introduza manualmente a combinação.

Passo 2: Utilize o Preenchimento Rápido:

• Automaticamente:

  1. Após escrever a primeira combinação, prima a tecla Enter para avançar para D3.
  2. Comece a digitar a segunda combinação. O Excel poderá mostrar automaticamente uma pré-visualização atenuada das combinações restantes da sua lista com base no padrão.
     
  3. Prima a tecla Enter para aceitar esta sugestão do Preenchimento Rápido.
     

• Manualmente:

  Se o Excel não sugerir automaticamente o preenchimento, após introduzir a primeira combinação em D2, prima a tecla Enter para se mover para a célula seguinte na mesma coluna e, de seguida, prima Ctrl + E. O Excel utilizará então o Preenchimento Rápido para preencher a coluna com base na sua entrada inicial.

Exemplo 3: Utilizar o Preenchimento Rápido para Adicionar Texto

Utilizar o Preenchimento Rápido para adicionar texto aos seus dados pode acelerar significativamente a introdução de informações e garantir consistência em todo o conjunto de dados.

Aqui, adicionaremos «kg» no final de cada célula do intervalo A2:A5. Siga os passos abaixo:

Passo 1: Introduza manualmente o primeiro exemplo

Clique na célula B2 (ao lado dos dados aos quais pretende adicionar texto) e introduza manualmente o primeiro exemplo.

Passo 2: Utilize o Preenchimento Rápido:

Prima a tecla Enter para mover para a célula seguinte na mesma coluna e, em seguida, prima Ctrl + E. O Excel utilizará então o Preenchimento Rápido para preencher automaticamente a coluna com base na sua introdução inicial.

Exemplo 4: Utilizar o Preenchimento Rápido para alterar a formatação

O Preenchimento Rápido permite realizar diversas alterações de formatação, como converter texto para minúsculas, maiúsculas iniciais ou até reformatar números de telefone e datas. Trata-se de uma ferramenta poderosa que elimina a necessidade de reescrever manualmente ou recorrer a fórmulas complexas para tarefas simples de formatação de texto.

Aqui pretendemos converter o texto no intervalo A2:A5 para que a primeira letra de cada entrada fique em maiúscula. Siga o guia abaixo:

Passo 1: Introduza manualmente o primeiro exemplo

Clique na célula B2 (ao lado dos dados cujas maiúsculas e minúsculas pretende alterar) e introduza manualmente o primeiro exemplo.

Passo 2: Utilize o Preenchimento Rápido:

• Automaticamente:

  1. Após escrever o primeiro exemplo, prima a tecla Enter para ir para B3.
  2. Comece a escrever a segunda combinação. O Excel poderá mostrar automaticamente uma pré-visualização atenuada das combinações restantes da sua lista com base no padrão.
     
  3. Prima a tecla Enter para aceitar esta sugestão do Preenchimento Rápido.
     

• Manualmente:

  Se o Excel não sugerir automaticamente o preenchimento, após introduzir o primeiro exemplo em B2, prima a tecla Enter para se mover para a célula seguinte na mesma coluna e, em seguida, prima Ctrl + E. Isto fará com que o Excel utilize o Preenchimento Rápido e preencha a coluna com base na sua entrada inicial.

Dica: Ou pode aplicar o Preenchimento Rápido selecionando-o na Friso, ou arrastando o punho de preenchimento automático e marcando a opção Preenchimento Rápido.

Exemplo 5: Utilizar o Preenchimento Rápido para alterar a ordem das cadeias de caracteres

Alterar a ordem das cadeias de caracteres no Excel com o Preenchimento Rápido é uma forma eficaz de reorganizar dados sem recorrer a edições manuais ou fórmulas complexas. Eis como fazê-lo:

Passo 1: Introduza manualmente o primeiro exemplo

Clique na célula B2 (ao lado dos dados cuja ordem pretende alterar) e introduza manualmente o primeiro exemplo.

Passo 2: Utilize o Preenchimento Rápido:

Prima a tecla Enter para mover para a célula seguinte na mesma coluna e, em seguida, prima Ctrl + E. Isto fará com que o Excel utilize o Preenchimento Rápido e preencha a coluna com base na sua introdução inicial.

O Preenchimento Rápido do Excel revoluciona verdadeiramente a manipulação de dados, reduzindo significativamente o tempo e o esforço. Quer se trate de reformatar texto ou automatizar a introdução de dados, o Preenchimento Rápido lida com mestria com as mais variadas tarefas. Esperamos que tenha achado este tutorial útil! Para mais dicas e truques essenciais do Excel, não hesite em explorar mais aqui. A sua jornada para dominar o Excel continua!