Dominar Lista suspensa no Excel: Um Guia Abrangente

A lista suspensa é uma funcionalidade poderosa no Excel que permite aos utilizadores selecionar valores a partir de opções predefinidas, em vez de os introduzir manualmente, garantindo maior precisão e eficiência na entrada de dados. Seja um utilizador iniciado ou experiente do Excel, dominar e utilizar listas suspensas pode melhorar significativamente a sua produtividade e capacidades de gestão de dados. Neste artigo, apresentamos passo a passo as diferentes formas de criar uma lista suspensa no Excel.

• Criar uma Lista suspensa
• Ao introduzir manualmente
• A partir de um intervalo
• Com o Kutools com menos cliques
• A partir de uma tabela (dinâmica)
• A partir de um(a) Nome da célula
• De outro livro
• Alerta de Erro (permitir outras entradas)
• Mensagem de Introdução
• Outras notas

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Vídeo: Criar uma lista suspensa

Criar um Lista suspensa

Vamos começar por aprender a criar uma lista suspensa no Excel.

Criar um Lista suspensa introduzindo manualmente

Passo 1: Selecione a(s) célula(s) onde pretende colocar o Lista suspensa

Passo 2: Aceda ao separador Dados e clique em Validação de Dados

Passo 3: Especifique as definições na caixa de diálogo Validação de Dados

No separador Definições, especifique as seguintes definições:

1. Escolha Listaem PermitirLista suspensa;
2. Introduza os itens que pretende apresentar na Lista suspensa na secção Origem, separando-os por vírgulas;
3. Clique em OK.

Resultado:

Agora, a lista suspensa foi criada.

Criar um Lista suspensa a partir de um intervalo

Para criar um Lista suspensa com base num intervalo de valores de células, siga os passos abaixo:

Passo 1: Selecione a(s) célula(s) onde pretende colocar o Lista suspensa

Passo 2: Aceda ao separador Dados e clique em Validação de Dados

Passo 3: Especifique as definições na caixa de diálogo Validação de Dados

No separador Definições, especifique as seguintes definições:

1. Escolha Listaem PermitirLista suspensa;
2. Clique no ícone de seleção para selecionar a lista de origem na secção Origem;
3. Clique em OK.

Resultado:

Agora, a lista suspensa foi criada.

Criar um Lista suspensa com o Kutools

Aqui está uma funcionalidade útil – o Criar Lista Suspensa Simples do Kutools para Excel permite-lhe criar rapidamente e facilmente uma lista suspensa com menos cliques. Eis como proceder:

1. Selecione a(s) célula(s) onde pretende colocar a Lista suspensa;
2. Clique no separador Kutoolse clique em Lista suspensa>Criar lista suspensa simples;
3. Selecione o intervalo de células (ou introduza diretamente os itens separados por vírgula) que pretende incluir na lista suspensa e clique em OK.
   

Criar um Lista suspensa a partir de uma tabela (dinâmico)

Se pretender criar uma lista suspensa dinâmica e expansível que se atualize automaticamente à medida que adiciona ou remove itens da lista de origem, coloque os dados de origem numa tabela do Excel.

Passo 1: Converta a lista de origem numa tabela

Selecione a lista de origem e clique em Inserir > Tabela. Na caixa de diálogo Criar Tabela, se a seleção incluir cabeçalhos de coluna, assinale A minha tabela tem cabeçalhos e clique em OK.

Passo 2: Selecione a(s) célula(s) onde pretende colocar o Lista suspensa

Passo 3: Aceda ao separador Dados e clique em Validação de Dados

Passo 4: Especifique as definições na caixa de diálogo Validação de Dados

No separador Definições, especifique as seguintes definições:

1. Escolha Listaem PermitirLista suspensa;
2. Clique no ícone de seleção para selecionar o intervalo da tabela (excluindo o cabeçalho) na secção Origem;
3. Clique em OK.

Resultado:

A lista suspensa foi criada.

E quando adicionar ou remover itens da tabela de origem, a lista suspensa será atualizada em simultâneo.

Criar um Lista suspensa a partir de um Nome da célula

Se pretender criar uma lista suspensa em várias folhas com base na mesma lista de origem, recomendamos que crie um nome de célula para essa lista, facilitando assim a sua referência.

Passo 1: Crie um Nome da célula para a lista de origem

Selecione a lista de origem e aceda à caixa de nome (ao lado da Barra de Fórmulas), digite um nome para ela (o nome não pode conter espaços nem outros caracteres especiais) e prima a tecla Enter para concluir.

Passo 2: Selecione a(s) célula(s) onde pretende colocar o Lista suspensa

Passo 3: Aceda ao separador Dados e clique em Validação de Dados

Passo 4: Especifique as definições na caixa de diálogo Validação de Dados

No separador Definições, especifique as seguintes definições:

1. Escolha Listade PermitirLista suspensa;
2. Digite um sinal de igual seguido do nome que definiu no passo 1 na secção Origem, como

   =SourceList

   . Também pode clicar na caixa de texto Origem e premir a tecla F3 para abrir a caixa de diálogo Colar Nome, escolher o nome da célula pretendido da lista e clicar em OK para o inserir na caixa de texto.
3. Clique em OK.

Resultado:

A lista suspensa foi criada.

Criar um Lista suspensa a partir de outro livro

Se a lista de origem e a lista suspensa a criar estiverem em livros diferentes, surgirá um alerta a impedir a criação ao selecionar a lista de origem na secção Origem da caixa de diálogo Validação de Dados.

Esta secção explica-lhe como criar uma lista suspensa a partir de outro livro.

Passo 1: Crie um Nome da célula para a lista de origem no livro de origem

No livro de origem, selecione os itens que pretende incluir na lista suspensa. Em seguida, aceda à Caixa de Nome, localizada junto à Barra de Fórmulas, e introduza um nome, por exemplo "ListaOrigem".

Passo 2: Defina um nome que faça referência à sua lista de origem no livro Lista suspensa

1. Ative o livro onde pretende criar uma lista suspensa e clique em Fórmula > Definir Nome.

   Definir Nome "/>

2. Na caixa de diálogo que surge,Novo Nomeconfigure conforme indicado abaixo:

   1. Escreva um nome na caixa Nome, como por exemplo Itens;
   2. Escreva um sinal de igual seguido do Nome da Pasta de Trabalho de origem e do nome que definiu para a lista de origem no passo 1 na caixa Refere-se, como por exemplo

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Clique em OK.

       

Passo 3: Selecione a(s) célula(s) onde pretende colocar o Lista suspensa

Passo 4: Aceda ao separador Dados e clique em Validação de Dados

Passo 5: Especifique as definições na caixa de diálogo Validação de Dados

No separador Definições, especifique as seguintes definições:

1. Escolha Listade PermitirLista suspensa;
2. Digite um sinal de igual seguido do nome que definiu no passo 3 na secção Origem, como

   =Items

3. Clique em OK.

   

Resultado:

A lista suspensa foi criada.

Alerta de Erro (permitir outras entradas)

Por predefinição, a lista suspensa apenas permite introduzir na célula valores que constem da própria lista. Se introduzir um valor que não existe na lista suspensa e premir Enter, surge um alerta de erro, como ilustrado na imagem abaixo. Ao clicar no botão Repetir, o valor introduzido é selecionado para nova edição. Ao clicar no botão Cancelar, o valor introduzido é apagado.

• Se pretender permitir que os utilizadores introduzam outros valores e impedir que o alerta de erro seja apresentado, proceda da seguinte forma:

  1. Selecione as células com a lista suspensa nas quais pretende desativar o alerta de erro e clique em Dados > Validação de Dados.

  2. Na caixa de diálogo Validação de Dados, no separador Alerta de Erro, desmarque a caixa de verificação Mostrar alerta de erro após introdução de dados inválidos. Clique em OK.

     

  Agora, ao introduzirem outros valores, os utilizadores já não verão nenhum alerta de erro.

• Se pretender permitir que os utilizadores introduzam outros valores, mas também mostrar um alerta para os recordar, proceda da seguinte forma:

  1. Selecione as células com lista suspensa nas quais pretende permitir a introdução de outros valores e clique em Dados > Validação de Dados.

  2. Na caixa de diálogo Validação de Dados, no separador Alerta de Erro:
     1. Mantenha a caixa de verificação Mostrar alerta de erro após introdução de dados inválidosselecionada;
     2. Selecione Informaçãoem EstiloLista suspensa;
     3. Especifique o Título e a Mensagem de erro, e clique em OK.

     

  A partir de agora, sempre que os utilizadores introduzirem outros valores, surge uma caixa de diálogo a alertá-los: clique em OK para manter o valor introduzido ou em Cancelar para limpar o valor inserido.

  

Mensagem de Introdução

Ao criar uma lista suspensa, pode adicionar uma mensagem de entrada para relembrar os utilizadores de selecionar um item da lista ao clicar numa célula ou para apresentar outra informação que deseje.

1. Selecione as células com a lista suspensa às quais pretende adicionar uma mensagem de entrada e clique em Dados > Validação de Dados.

2. Na caixa de diálogo Validação de Dados, no separador Mensagem de Entrada

1. Mantenha a caixa de verificação Mostrar mensagem de entrada quando a célulaestiver selecionadaassinalada;
2. Especifique o Título e a Mensagem de entrada, e clique em OK.

Agora, ao selecionarem a célula, os utilizadores veem surgir uma caixa de texto amarela com a informação que forneceu.

Outras notas

1. Por predefinição, quando uma lista suspensa é criada, a caixa de verificação «Ignorar em branco» está selecionada. Isto significa que os utilizadores podem deixar as células em branco sem que surja um alerta.

   Se a caixa de verificação «Ignorar em branco» estiver desmarcada, as células em branco no intervalo serão tratadas como entradas inválidas e surgirá um alerta.

2. Se pretender alterar a ordem dos itens na lista suspensa, basta reorganizar a lista de origem.

3. Se a funcionalidade Validação de Dados estiver desativada, é provável que esteja a trabalhar numa folha protegida. Para ativar a Validação de Dados, basta desproteger a folha e aplicar as definições pretendidas.