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Dominando listas suspensas no Excel: um guia abrangente

A lista suspensa é um recurso poderoso do Excel que permite aos usuários selecionar valores de opções predefinidas em vez de digitação manual, proporcionando melhor precisão e eficiência na entrada de dados. Quer você seja um iniciante ou um usuário experiente do Excel, entender e utilizar listas suspensas pode aumentar muito sua produtividade e recursos de gerenciamento de dados. Neste artigo, apresentaremos passo a passo diferentes maneiras de criar uma lista suspensa no Excel.

Crie uma lista suspensa

 

Vamos começar a aprender como criar uma lista suspensa no Excel.

Crie uma lista suspensa inserindo manualmente

Passo 1: Selecione a(s) célula(s) que você deseja colocar na lista suspensa

lista suspensa de documentos 2

Etapa 2: clique na guia Dados e clique em Validação de dados

lista suspensa de documentos 2

Etapa 3: especifique as configurações na caixa de diálogo Validação de dados

Debaixo Configurações guia, especifique as configurações abaixo:

  1. Escolha Lista da Permitir lista suspensa;
  2. Digite os itens que deseja exibir na lista suspensa no fonte seção, separe-os por vírgula;
  3. Clique OK.

lista suspensa de documentos 2

Resultado:

Agora a lista suspensa foi criada.

lista suspensa de documentos 3

Vantagens deste método: Não precisa de planilha ou intervalo para colocar a lista de origem.

Desvantagens deste método: Se você deseja adicionar, remover ou editar os itens da lista suspensa, você precisa ir para Validação de dados caixa de diálogo para reeditar os itens em fonte caixa manualmente.


Pro Dica:

Antes de prosseguir com os métodos abaixo para criar uma lista suspensa, você precisa determinar ou criar os itens que deseja incluir na lista suspensa. Isso é chamado de 'lista de fontes', que deve ser organizada dentro de um intervalo específico.

Certifique-se de que cada item da lista de origem esteja em uma célula separada. Essa lista pode estar na mesma planilha da lista suspensa recém-criada, em outra planilha ou em outra pasta de trabalho.

lista suspensa de documentos 1

Criar uma lista suspensa a partir de um intervalo

Para criar uma lista suspensa com base em um intervalo de valores de células, siga as etapas abaixo:

Passo 1: Selecione a(s) célula(s) que você deseja colocar na lista suspensa
Etapa 2: clique na guia Dados e clique em Validação de dados

lista suspensa de documentos 2

Etapa 3: especifique as configurações na caixa de diálogo Validação de dados

Debaixo Configurações guia, especifique as configurações abaixo:

  1. Escolha Lista da Permitir lista suspensa;
  2. Clique no ícone de seleção ícone de seleção de doc para selecionar a lista de fontes no fonte seção;
  3. Clique OK.

lista suspensa de documentos 3

Resultado:

Agora a lista suspensa foi criada.

lista suspensa de documentos 4

Vantagens deste método: Você pode modificar sua lista suspensa fazendo alterações no intervalo referenciado (lista de origem) sem precisar editar os itens um a um no fonte secção do Validação de dados diálogo.

Desvantagens deste método: Se você quiser adicionar itens abaixo ou remover itens da lista suspensa, você precisa atualizar o intervalo referenciado no fonte secção do Validação de dados diálogo. Para atualizar itens automaticamente com base na lista de origem, você deve converter a lista de origem em uma tabela.

Tips:

  • Se você preferir não converter a lista de origem em uma tabela ou atualizar manualmente o intervalo referenciado no Validação de dados diálogo ao adicionar novos itens, aqui estão duas dicas que podem atualizar automaticamente a lista suspensa ao adicionar novos itens na lista de origem.

    • Quando você seleciona a lista de fontes na Validação de dados, inclua algumas células vazias na parte inferior dos dados de origem, você pode adicionar novos itens à lista de origem digitando nas células vazias.

      lista suspensa de documentos 5

    • Insira novas linhas na lista de origem, digite os novos itens na lista de origem e a lista suspensa será atualizada.


Crie uma lista suspensa com Kutools

Aqui está um recurso útil - Crie uma lista suspensa simples of Kutools for Excel pode permitir que você crie rápida e facilmente uma lista suspensa com menos cliques. Aqui está como fazer:

  1. Selecione a(s) célula(s) para colocar a lista suspensa;
  2. Clique Kutools guia e clique em Lista suspensa > Crie uma lista suspensa simples;
  3. Selecione o intervalo de células (ou digite diretamente os itens separados por vírgula) que deseja mostrar na lista suspensa, clique em OK.
    lista suspensa de documentos 7

Observações:

  1. Antes de usar este recurso, instale primeiro o Kutools para Excel. Clique para baixar e tenha um teste gratuito de 30 dias.
  2. Além desse recurso, existem outros recursos úteis para criar listas suspensas avançadas com facilidade, como criar um lista suspensa dependente, criar uma lista suspensa com várias seleções, criar uma lista suspensa com caixas de seleção, e assim por diante.

    Criar uma lista suspensa a partir de uma tabela (dinâmica)

    Se você deseja criar uma lista suspensa expansível dinâmica que é atualizada automaticamente conforme você adiciona ou remove itens da lista de origem, coloque os dados de origem em uma tabela do Excel.

    Etapa 1: converter a lista de origem em uma tabela

    Selecione a lista de fontes e clique em inserção > mesa, E no Criar a tabela caixa de diálogo, se a seleção incluir o cabeçalho da coluna, marque Minha tabela tem cabeçalhos, então clique OK.

    lista suspensa de documentos 9

    Passo 2: Selecione a(s) célula(s) que você deseja colocar na lista suspensa
    Etapa 3: clique na guia Dados e clique em Validação de dados

    lista suspensa de documentos 2

    Etapa 4: especifique as configurações na caixa de diálogo Validação de dados

    Debaixo Configurações guia, especifique as configurações abaixo:

    1. Escolha Lista da Permitir lista suspensa;
    2. Clique no ícone de seleção ícone de seleção de doc para selecionar o intervalo da tabela (excluindo o cabeçalho) no fonte seção;
    3. Clique OK.

    Resultado:

    A lista suspensa foi criada.

    lista suspensa de documentos 11

    E quando você adicionar ou remover itens da tabela de origem, a lista suspensa será atualizada ao mesmo tempo.

    lista suspensa de documentos 12

    Vantagens deste método: você pode modificar sua lista suspensa fazendo alterações na tabela de origem, incluindo editar itens existentes, adicionar novos ou remover itens.

    Desvantagens deste método: Nenhum.

    Tips:
      • Para ativar a atualização automática da lista suspensa quando novos itens são adicionados a uma tabela, siga estas etapas:
        1. Clique no último item da tabela.
        2. Pressione a tecla Enter para mover para a próxima célula.
        3. Insira o novo item na célula e ele será automaticamente incluído na lista suspensa.

    • Se a tabela não expandir o alcance automaticamente, vá para Envie o > Opções > verificação clicar Opções de AutoCorreção, e verificar Incluir novas linhas e colunas na tabela Automaticamente enquanto você trabalha opção abaixo AutoFormatação conforme você digita aba.

    Criar uma lista suspensa a partir de um nome de intervalo

    Se você criar listas suspensas em várias planilhas com base em uma mesma lista de origem, recomendo que crie um nome de intervalo para a lista de origem para referência fácil.

    Etapa 1: criar um nome de intervalo para a lista de origem

    Selecione a lista de fontes e vá para a caixa de nome (ao lado da barra de fórmulas) e digite um nome para ela (o nome não pode conter espaços ou outros caracteres especiais) e pressione Entrar chave para terminar.

    lista suspensa de documentos 13

    Passo 2: Selecione a(s) célula(s) que você deseja colocar na lista suspensa
    Etapa 3: clique na guia Dados e clique em Validação de dados

    lista suspensa de documentos 2

    Etapa 4: especifique as configurações na caixa de diálogo Validação de dados

    Debaixo Configurações guia, especifique as configurações abaixo:

    1. Escolha Lista da Permitir lista suspensa;
    2. Digite um sinal de igual e seguido pelo nome que você definiu na etapa 1 no fonte seção como
      =SourceList
      Você também pode clicar no fonte caixa de texto e pressione F3 chave para abrir Colar Nome caixa de diálogo e, em seguida, escolha o nome do intervalo desejado na lista, clique em OK para inseri-lo na caixa de texto.
    3. Clique OK.

    lista suspensa de documentos 14

    Resultado:

    A lista suspensa foi criada.

    lista suspensa de documentos 15

    Vantagens deste método: você pode criar listas suspensas com facilidade e rapidez em várias planilhas digitando o nome no fonte seção em Validação de dados diálogo.

    Desvantagens deste método: Se quiser adicionar itens abaixo ou remover itens da lista suspensa, você precisa atualizar o intervalo nomeado no Gerente de Nomes.


    Criar uma lista suspensa de outra pasta de trabalho

    Se a lista de origem e a lista suspensa a ser criada estiverem em pastas de trabalho diferentes, ao selecionar a lista de origem na fonte Seção de Validação de dados caixa de diálogo, um alerta será exibido para impedir a criação.

    Aqui esta parte irá dizer-lhe como criar uma lista suspensa de outra pasta de trabalho.

    Etapa 1: criar um nome de intervalo para a lista de origem na pasta de trabalho de origem

    Na pasta de trabalho de origem, selecione os itens de origem que deseja que apareçam na lista suspensa. Então vá para o nome Box que fica ao lado Barra de Fórmula, digite um nome, como "Lista de fontes".

    Etapa 2: definir um nome que faça referência à sua lista de origem na pasta de trabalho da lista suspensa
    1. Habilite a pasta de trabalho onde deseja criar uma lista suspensa, clique em Fórmula > Definir o Nome.

    2. No estouro Novo nome caixa de diálogo, defina como abaixo:

      1. Digite um nome no Nome caixa, como Unid;
      2. Digite um sinal de igual seguido pelo nome da pasta de trabalho de origem e o nome que você definiu para a lista de origem na etapa 1 do Refere-se ao caixa, como
        =SourceFile.xlsx!SourceList
      3. Clique OK.

        doc criar lista suspensa 7 

    Tips:
    • Normalmente, SourceFile é o nome da pasta de trabalho de origem com a extensão de arquivo. Se não houver extensão de arquivo, simplesmente coloque um ponto de exclamação (!) e o nome do intervalo. Se o nome da pasta de trabalho contiver espaços ou caracteres não alfabéticos, coloque o nome da pasta de trabalho entre aspas simples como isso:
      ='Source File.xlsx'!SourceList
    • Não se esqueça de usar o ponto de exclamação entre o nome da pasta de trabalho e o nome do intervalo.
    Passo 3: Selecione a(s) célula(s) que você deseja colocar na lista suspensa
    Etapa 4: clique na guia Dados e clique em Validação de dados

    lista suspensa de documentos 2

    Etapa 5: especifique as configurações na caixa de diálogo Validação de dados

    Debaixo Configurações guia, especifique as configurações abaixo:

    1. Escolha Lista da Permitir lista suspensa;
    2. Digite um sinal de igual seguido do nome definido na etapa 3 no fonte seção, como
      =Items
    3. Clique OK.

      doc criar lista suspensa 8

    Resultado:

    A lista suspensa foi criada.

    Desvantagens deste método: se a pasta de trabalho de origem estiver fechada, a lista suspensa não funcionará. E a lista suspensa não pode ser atualizada quando os novos itens são adicionados à lista de origem.


    Alerta de erro (permitir outras entradas)

     

    Por padrão, a lista suspensa permite apenas que os valores contidos na lista sejam inseridos em uma célula. Ao inserir um valor que não existe na lista suspensa e pressionar a tecla Enter, um alerta de erro será exibido, conforme mostrado na captura de tela abaixo. Quando você clicar no Tentar novamente botão, o valor inserido é selecionado para reedição. Clicando no Cancelar botão limpará o valor inserido.

    lista suspensa de documentos 16

    • Se você quiser permitir que os usuários digitem outros valores e interromper a exibição do alerta de erro, faça o seguinte:

      1. Selecione as células da lista suspensa que você deseja interromper o alerta de erro, clique em Data > Validação de dados.

      2. No Validação de dados diálogo, sob Alerta de Erro guia, desmarque o Mostrar alerta de erro após dados inválidos serem inseridos caixa de seleção. Clique OK.

        lista suspensa de documentos 17

      Agora, quando os usuários digitam outros valores, nenhum alerta de erro é exibido.

    • Se você quiser permitir que os usuários digitem outros valores, mas também mostrar um alerta para lembrá-los, faça o seguinte:

      1. Selecione as células da lista suspensa nas quais você deseja que outros valores sejam digitados, clique em Data > Validação de dados.

      2. No Validação de dados diálogo, sob Alerta de Erro aba:
        1. Mantenha o Mostrar alerta de erro após dados inválidos serem inseridos caixa de seleção marcada;
        2. Selecionar Dados Pessoais da Style lista suspensa;
        3. Especifique o Título e Mensagem de erro, clique em OK.

        lista suspensa de documentos 17

      A partir de agora, quando os usuários digitarem outros valores, uma caixa de diálogo aparecerá para lembrar, clique OK para manter o valor digitado, clique Cancelar para limpar o valor inserido.

      lista suspensa de documentos 19

    Tips:
    • Você também pode selecionar "Aviso" de Style listar e fornecer um Título e Mensagem de erro. Essa opção funciona de maneira semelhante a "Informações", mas exibe um ícone de aviso amarelo com um ponto de exclamação.
    • Se não tiver certeza de qual título ou texto da mensagem digitar, você pode deixar os campos vazios. O Excel exibirá o alerta padrão.

    Mensagem de entrada

     

    Ao criar uma lista suspensa, você pode adicionar uma mensagem de entrada para lembrar os usuários de selecionar itens na lista suspensa ao selecionar uma célula ou outras informações que deseja mostrar.

    1. Selecione as células da lista suspensa nas quais deseja adicionar uma mensagem de entrada, clique em Data > Validação de dados.

    2. No Validação de dados diálogo, sob Mensagem de entrada aba

    1. Mantenha o Mostrar mensagem de entrada quando célula é selecionado caixa de seleção marcada;
    2. Especifique o Título e mensagem de entrada, clique em OK.

    lista suspensa de documentos 20

    Agora, quando os usuários selecionam a célula da lista suspensa, uma caixa de texto amarela com as informações que você forneceu aparece.

    lista suspensa de documentos 21


    Outras notas

     
    1. Por padrão, quando uma lista suspensa é criada, o "Ignorar em branco" caixa de seleção é selecionado. Isso significa que os usuários podem deixar as células em branco sem que um alerta apareça.

      Se a caixa de seleção "Ignorar em branco" estiver desmarcado, as células em branco no intervalo serão tratadas como entradas inválidas, o alerta será exibido.

    2. Se quiser alterar a ordem dos itens na lista suspensa, você pode reorganizar a lista de origem.

    3. Se o Validação de dados recurso estiver desabilitado, é possível que você esteja trabalhando em uma planilha protegida. Para habilitar a Validação de Dados, basta desproteger a planilha e aplicar as configurações de Validação de Dados desejadas.

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