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Lista suspensa no Excel: criar, editar, remover e operações avançadas

Author: Siluvia Last Modified: 2025-06-04

Uma lista suspensa é semelhante a uma caixa de listagem, permitindo que o usuário escolha um valor de uma lista de opções. Este tutorial demonstra as operações básicas para listas suspensas: como criar, editar e remover listas suspensas no Excel. Além disso, apresenta operações avançadas para aprimorar a funcionalidade das listas suspensas e resolver mais situações no Excel.

 Índice: [ Ocultar ]

(Clique em qualquer título do índice abaixo ou à direita para navegar até o capítulo correspondente.)

Criar lista suspensa simples

Para utilizar uma lista suspensa, primeiro é necessário saber como criá-la. Esta seção apresenta6 métodos para criar uma lista suspensa no Excel.

Criar lista suspensa a partir de um intervalo de células

Aqui, vamos mostrar o passo a passo para criar uma lista suspensa a partir de um intervalo de células no Excel. Siga as etapas abaixo:

1. Selecione o intervalo de células onde deseja inserir a lista suspensa.

Dica: Você pode criar uma lista suspensa para várias células não contíguas ao mesmo tempo, mantendo pressionada a tecla "Ctrl" enquanto seleciona as células individualmente.

2. Clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

A screenshot of the Data Validation option in Excel ribbon

3. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", na guia "Opções", configure conforme abaixo.

3.1) Na lista suspensa "Permitir", selecione Lista;
3.2) Na caixa "Fonte", selecione o intervalo de células cujos valores serão exibidos na lista suspensa;
3.3) Clique no botão "OK".

A screenshot showing the Settings tab in the Data Validation dialog box with List selected

Observações:

1) Você pode marcar ou desmarcar a caixa "Ignorar em branco" dependendo de como deseja tratar as células em branco no intervalo selecionado;
2) Certifique-se de que a caixa "Lista suspensa na célula" esteja marcada. Se não estiver, a seta da lista suspensa não aparecerá ao selecionar a célula.
3) Na caixa "Fonte", você pode digitar manualmente valores separados por vírgula, conforme mostrado na captura de tela abaixo.

A screenshot showing the Source box in Data Validation with manually typed values for a drop-down list

Agora a lista suspensa está criada. Ao clicar na célula da lista suspensa, uma seta aparecerá ao lado dela; clique na seta para expandir a lista e então escolha um item.

A screenshot of a created drop-down list in Excel

Criar Lista Suspensa Dinâmica a partir de uma tabela

Você pode Converter seu intervalo de dados em uma tabela do Excel e, em seguida, criar uma Lista Suspensa Dinâmica baseada no intervalo da tabela.

1. Selecione o intervalo de dados original e pressione as teclas "Ctrl" + "T".

2. Clique em "OK" na caixa de diálogo "Criar Tabela" que aparecer. O intervalo de dados será convertido em tabela.

A screenshot of the Create Table dialog box in Excel used to convert a range to a table

3. Selecione o intervalo de células onde deseja inserir a lista suspensa e clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

4. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", faça o seguinte:

4.1) Selecione "Lista" na lista suspensa "Permitir";
4.2) Selecione o intervalo da tabela (excluindo o cabeçalho) na caixa "Fonte";
4.3) Clique no botão "OK".

A screenshot of the Data Validation dialog box in Excel showing a table range selected for the drop-down list

Agora as listas suspensas dinâmicas estão criadas. Ao adicionar ou remover dados do intervalo da tabela, os valores da lista suspensa serão atualizados automaticamente.

Criar Lista Suspensa Dinâmica com fórmulas

Além de criar uma Lista Suspensa Dinâmica a partir de uma tabela, você também pode usar uma fórmula para criar uma Lista Suspensa Dinâmica no Excel.

1. Selecione as células onde deseja exibir as listas suspensas.

2. Clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

3. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", configure conforme abaixo.

3.1) Na caixa "Permitir", selecione "Lista";
3.2) Na caixa "Fonte", insira a fórmula abaixo;
=OFFSET($A$13,0,0,COUNTA($A$13:$A$24),1)
Observação: Nesta fórmula, $A$13 é a primeira célula do intervalo de dados, e $A$13:$A$24 é o intervalo de dados no qual você criará as listas suspensas.
3.3) Clique no botão "OK". Veja a captura de tela:

A screenshot of the Data Validation dialog box in Excel with the OFFSET formula entered for a dynamic drop-down list

Agora as listas suspensas dinâmicas estão criadas. Ao adicionar ou remover dados do intervalo específico, os valores das listas suspensas serão atualizados automaticamente.

Criar lista suspensa a partir de um intervalo nomeado

Você também pode criar uma lista suspensa a partir de um intervalo nomeado no Excel.

1. Primeiro, crie um intervalo nomeado. Selecione o intervalo de células que deseja nomear, digite o nome do intervalo na caixa "Nome" e pressione "Enter".

A screenshot of creating a named range in Excel by entering the range name into the Name box

2. Clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

3. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", configure conforme abaixo.

3.1) Na caixa "Permitir", selecione "Lista";
3.2) Clique na caixa "Fonte" e pressione a tecla "F3".
3.3) Na caixa de diálogo "Colar Nome", selecione o nome do intervalo criado e clique em "OK";
Dica: Você também pode digitar manualmente "=nome do intervalo" na caixa "Fonte". Neste exemplo, digite "=City".
3.4) Clique em "OK" ao retornar à caixa de diálogo "Validação de Dados". Veja a captura de tela:

A screenshot of the Data Validation dialog box in Excel with a named range selected for the drop-down list

Agora a lista suspensa usando dados de um intervalo nomeado está criada.

Criar lista suspensa a partir de outra pasta de trabalho

Supondo que exista uma pasta de trabalho chamada “SourceData” e você deseja criar uma lista suspensa em outra pasta de trabalho baseada nos dados da "SourceData", siga os passos abaixo.

1. Abra a pasta de trabalho “SourceData”. Nela, selecione os dados para a lista suspensa, digite um nome para o intervalo na caixa "Nome" e pressione "Enter".

Aqui, nomeio o intervalo como City.

A screenshot of defining a range name in Excel for drop-down list data

2. Abra a planilha onde deseja inserir a lista suspensa. Clique em "Fórmulas" > "Definir Nome".

A screenshot of selecting the Define Name option in Excel

3. Na caixa de diálogo "Novo Nome", crie um intervalo nomeado baseado no nome criado na pasta de trabalho “SourceData”, configure conforme abaixo.

3.1) Digite um nome na caixa "Nome";
3.2) Na caixa "Refere-se a", insira a fórmula abaixo.
=SourceData.xlsx!City
3.3) Clique em "OK" para salvar

A screenshot of the New Name dialog box in Excel

Observações:

1). Na fórmula, "SourceData" é o nome da pasta de trabalho que contém os dados para a lista suspensa; "City" é o nome do intervalo definido na pasta SourceData.
2). Se o nome da pasta de trabalho contiver espaço ou outros caracteres como -, #, etc., coloque o nome da pasta entre aspas simples, por exemplo: " ='Source Data.xlsx'! City".

4. Abra a pasta de trabalho onde deseja inserir a lista suspensa, selecione as células para a lista suspensa e clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

A screenshot of the Data Validation option in Excel ribbon

5. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", configure conforme abaixo.

5.1) Na caixa "Permitir", selecione "Lista";
5.2) Clique na caixa "Fonte" e pressione a tecla "F3".
5.3) Na caixa de diálogo "Colar Nome", selecione o nome do intervalo criado e clique em "OK";
Dica: Você também pode digitar manualmente "=nome do intervalo" na caixa "Fonte". Neste exemplo, digite "=Test".
5.4) Clique em "OK" ao retornar à caixa de diálogo "Validação de Dados".

A screenshot of the Paste Name dialog box in Excel to select the range name for a drop-down list

Agora as listas suspensas foram inseridas no intervalo selecionado. Os valores da lista suspensa vêm de outra pasta de trabalho.

A screenshot showing a drop-down list in Excel created from data in another workbook

Crie facilmente uma lista suspensa com uma ferramenta incrível

Aqui, recomendo fortemente o recurso "Criar lista suspensa simples" do Kutools para Excel. Com essa função, você pode criar facilmente listas suspensas com valores específicos de células ou com listas personalizadas já existentes no Excel.

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1. Selecione as células onde deseja inserir a lista suspensa e clique em "Kutools" > "Lista suspensa" > "Criar lista suspensa simples".

A screenshot of the Kutools Create simple drop-down list option in Excel ribbon

2. Na caixa de diálogo "Criar lista suspensa simples", configure conforme abaixo.

3.1) Na caixa "Aplicar a", o intervalo selecionado será exibido. Altere o intervalo conforme necessário;
3.2) Na seção "Fonte", se quiser criar listas suspensas baseadas em um intervalo de células ou inserir valores manualmente, selecione a opção "Digite um valor ou referência de célula". No campo de texto, selecione o intervalo de células ou digite os valores (separados por vírgula) para a lista suspensa;
3.3) Clique em "OK".

A screenshot of the Create simple drop-down list dialog box where you enter a range or values

Observação: Se quiser criar uma lista suspensa baseada em uma Lista Personalizada já existente no Excel, selecione a opção "Lista Personalizada" na seção "Fonte", escolha a lista desejada e clique em "OK".

A screenshot of the Create simple drop-down list dialog box with the Custom Lists option selected

Agora as listas suspensas foram inseridas no intervalo selecionado.

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Editar lista suspensa

Se você deseja editar uma lista suspensa, os métodos desta seção podem ajudar.

Editar uma lista suspensa baseada em um intervalo de células

Para editar uma lista suspensa baseada em um intervalo de células, siga os passos abaixo.

1. Selecione as células que contêm a lista suspensa que deseja editar e clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

2. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", altere as referências de células na caixa "Fonte" e clique em "OK".

A screenshot of the Data Validation dialog box in Excel where the Source box is edited to update a drop-down list

Editar uma lista suspensa baseada em um intervalo nomeado

Se você adicionar ou remover valores no intervalo nomeado e a lista suspensa for baseada nesse intervalo, para que os valores atualizados apareçam na lista suspensa, siga os passos abaixo.

1. Clique em "Fórmulas" > "Nomes".

Dica: Você pode abrir a janela "Nomes" pressionando as teclas "Ctrl" + "F3".

A screenshot of the Name Manager option in Excel ribbon

2. Na janela "Nomes", configure conforme abaixo:

2.1) Na caixa "Nome", selecione o intervalo nomeado que deseja atualizar;
2.2) Na seção "Refere-se a", clique no botão Range selection button para selecionar o novo intervalo atualizado para sua lista suspensa;
2.3) Clique no botão "Fechar".

A screenshot of selecting a new range in the Name Manager for a drop-down list update in Excel

3. Em seguida, uma caixa de diálogo "Microsoft Excel" aparecerá; clique em "Sim" para salvar as alterações.

A screenshot of the Microsoft Excel dialog box confirming saving changes to the named range for a drop-down list

Agora as listas suspensas baseadas nesse intervalo nomeado estão atualizadas.


Remover lista suspensa

Esta seção aborda como remover listas suspensas no Excel.

Remover lista suspensa com o recurso nativo do Excel

O Excel oferece um recurso nativo para remover listas suspensas da planilha. Siga os passos abaixo.

1. Selecione o intervalo de células que contém a lista suspensa que deseja remover.

2. Clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

3. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", clique em "Limpar tudo" e depois em "OK" para salvar as alterações.

A screenshot showing the Clear All option in the Data Validation dialog box

Agora as listas suspensas foram removidas do intervalo selecionado.

Remova facilmente listas suspensas com uma ferramenta incrível

O Kutools para Excel oferece uma ferramenta prática – "Limpar Restrições de Validação de Dados" – para remover facilmente listas suspensas de um ou vários intervalos selecionados de uma só vez. Siga os passos abaixo.

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1. Selecione o intervalo de células que contém a lista suspensa que deseja remover.

2. Clique em "Kutools" > "Limitar entrada" > "Limpar Restrições de Validação de Dados". Veja a captura de tela:

A screenshot of the Kutools for Excel menu with the Clear Data Validation Restrictions option

3. Uma caixa de diálogo do Kutools para Excel aparecerá perguntando se deseja limpar a lista suspensa; clique em "OK".

A screenshot of the Kutools dialog box asking to confirm the removal of a drop-down list

As listas suspensas no intervalo selecionado são removidas imediatamente.

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Adicionar cor à lista suspensa

Em alguns casos, pode ser necessário criar uma lista suspensa com cores para diferenciar rapidamente os dados nas células da lista suspensa. Esta seção apresenta dois métodos detalhados para resolver esse problema.

Adicionar cor à lista suspensa com Usar Formatação Condicional

Você pode criar regras condicionais para as células que contêm a lista suspensa, tornando-as coloridas. Siga os passos abaixo.

1. Selecione as células que contêm a lista suspensa que deseja colorir.

2. Clique em "Página Inicial" > "Usar Formatação Condicional" > "Gerenciar Regras".

3. Na caixa de diálogo "Gerenciador de Regras de Formatação Condicional", clique em "Nova Regra".

A screenshot of the Conditional Formatting Rules Manager with the New Rule button highlighted

4. Na caixa de diálogo "Nova Regra de Formatação", configure conforme abaixo.

4.1) Na caixa "Selecionar um Tipo de Regra", escolha a opção "Formatar apenas células que contenham";
4.2) Na seção "Formatar apenas células com", selecione "Texto específico" na primeira lista suspensa, "contendo" na segunda, e selecione o primeiro item da lista de origem na terceira caixa;
Dica: Aqui, selecionei a célula A16 na terceira caixa de texto. A16 é o primeiro item da lista de origem usada para criar a lista suspensa.
4.3) Clique no botão "Formatar".
A screenshot of the New Formatting Rule dialog box with specific text formatting options
4.4) Na caixa de diálogo "Formatar Células", vá até a guia "Preenchimento", escolha uma cor de fundo para o texto especificado e clique em "OK". Você também pode escolher uma cor de fonte, se desejar.
A screenshot of the Format Cells dialog box showing the Fill tab with background color selection
4.5) Clique em "OK" ao retornar à caixa de diálogo "Nova Regra de Formatação".

5. Ao retornar à caixa de diálogo "Gerenciador de Regras de Formatação Condicional", repita os passos3 e4 para especificar cores para outros itens da lista suspensa. Após finalizar, clique em "OK" para salvar as alterações.

A screenshot of the Conditional Formatting Rules Manager after specifying colors for drop-down list items

A partir de agora, ao selecionar um item da lista suspensa, a célula será destacada com a cor de fundo especificada conforme o texto selecionado.

An animated example showing a drop-down list with color-coded selections in Excel

Adicione facilmente cor à lista suspensa com uma ferramenta incrível

Aqui apresentamos o recurso "Criar Lista Suspensa com Cores" do Kutools para Excel para ajudar você a adicionar cor facilmente à lista suspensa no Excel.

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1. Selecione as células que contêm a lista suspensa à qual deseja adicionar cor.

2. Clique em "Kutools" > "Lista suspensa" > "Criar Lista Suspensa com Cores".

A screenshot of the Colored Drop-down List option in the Kutools for Excel menu

3. Na caixa de diálogo "Criar Lista Suspensa com Cores", siga os passos abaixo.

3.1) Na seção "Aplicar a", selecione a opção "Célula";
3.2) Na caixa "Intervalo de Validação de Dados (Sequência)", o intervalo de células selecionado será exibido. Altere conforme necessário;
3.3) Na caixa "Item da Lista" (todos os itens da lista suspensa do intervalo selecionado são exibidos aqui), selecione um item para definir uma cor;
3.4) Na seção "Selecionar Cor", escolha uma cor de fundo;
Observação: Repita os passos3.3 e3.4 para definir cores diferentes para outros itens;
3.5) Clique no botão "OK". Veja a captura de tela:

A screenshot of the Colored Drop-down List dialog box

Dica: Se quiser destacar linhas com base na seleção da lista suspensa, escolha a opção "Linha Inteira" na seção "Aplicar a" e selecione as linhas a destacar na caixa "Intervalo de Linha Destacada".

A screenshot of the option to highlight rows based on drop-down list selection

Agora as listas suspensas estão coloridas, conforme mostrado nas capturas de tela abaixo.

Destacar células com base na seleção da lista suspensa

An animated example showing drop-down list items color-coded in Excel

Destacar linhas com base na seleção da lista suspensa

An animated example showing rows highlighted based on drop-down list selection in Excel

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Criar lista suspensa dependente no Excel ou Google Sheets

Uma lista suspensa dependente exibe opções de acordo com o valor selecionado na primeira lista suspensa. Se você precisa criar uma lista suspensa dependente (cascata) em uma planilha do Excel ou Google Sheets, os métodos desta seção podem ajudar.

Criar uma lista suspensa dependente em uma planilha do Excel

A demonstração abaixo mostra a lista suspensa dependente em uma planilha do Excel.

Clique em Como Criar Lista Suspensa Dependente em Cascata no Excel? para um tutorial passo a passo.

Criar uma lista suspensa dependente no Google Sheets

Se você deseja criar uma lista suspensa dependente no Google Sheets, veja Como Criar Lista Suspensa Dependente no Google Sheets?


Criar listas suspensas pesquisáveis

Para listas suspensas com muitos itens em uma planilha, pode ser difícil encontrar um item específico. Se você lembrar os primeiros caracteres ou parte do nome, pode usar o recurso de pesquisa na lista suspensa para filtrar facilmente. Esta seção mostra como criar uma lista suspensa pesquisável no Excel.

Supondo que os dados de origem para a lista suspensa estejam na coluna A da Planilha1, conforme a imagem abaixo. Siga os passos para criar uma lista suspensa pesquisável no Excel com esses dados.

1. Primeiro, crie uma coluna auxiliar ao lado da lista de dados de origem usando uma fórmula de matriz.

Neste caso, selecione a célula B2, insira a fórmula abaixo e pressione "Ctrl" + "Shift" + "Enter" para obter o primeiro resultado.

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$50,SMALL(IFERROR(MATCH(IF(FIND(CELL("contents"),$A$2:$A$50)>0,$A$2:$A$50,""),$A$2:$A$50,0),""),ROW(A1))),"")

Selecione a célula do primeiro resultado e arraste a alça de preenchimento até o final da lista.

A screenshot showing the helper column with an array formula in Excel

Observação: Nesta fórmula de matriz, $A$2:$A$50 é o intervalo de dados de origem para a lista suspensa. Altere conforme seu intervalo de dados.

2. Clique em "Fórmulas" > "Definir Nome".

A screenshot of the Define Name dialog box in Excel for creating a named range

3. Na caixa de diálogo "Editar Nome", configure conforme abaixo.

3.1) Na caixa "Nome", insira um nome para o intervalo nomeado;
3.2) Na caixa "Refere-se a", insira a fórmula abaixo;
=OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$B$2:$B$50)-COUNTIF(Sheet1!$B$2:$B$50,""),1)
3.3) Clique no botão "OK". Veja a captura de tela:

A screenshot of the Edit Name dialog box in Excel for defining a named range formula

Agora você precisa criar a lista suspensa baseada no intervalo nomeado. Neste exemplo, a lista suspensa pesquisável será criada na Planilha2.

4. Abra a Planilha2, selecione o intervalo de células para a lista suspensa e clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

A screenshot of the Data Validation option in Excel ribbon

5. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", siga os passos abaixo.

5.1) Na caixa "Permitir", selecione "Lista";
5.2) Clique na caixa "Fonte" e pressione a tecla "F3";
5.3) Na caixa de diálogo "Colar Nome" que aparecer, selecione o intervalo nomeado criado no passo3 e clique em "OK";
A screenshot of the Paste Name dialog box in Excel showing a named range
Dica: Você pode digitar diretamente o intervalo nomeado como "=nome do intervalo" na caixa "Fonte".
5.4) Clique na guia "Alerta de Erro", desmarque a opção "Mostrar alerta de erro após inserir dados inválidos" e, por fim, clique em "OK".
A screenshot of the Error Alert tab in the Data Validation dialog box in Excel

6. Clique com o botão direito na guia da planilha (Planilha2) e selecione "Exibir Código" no menu de contexto.

A screenshot showing the option to view the code in the sheet tab in Excel

7. Na janela "Microsoft Visual Basic for Applications" que abrir, copie o código VBA abaixo para o editor de código.

Código VBA: criar lista suspensa pesquisável no Excel

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
Application.Calculate
End Sub

A screenshot of the Microsoft Visual Basic for Applications editor in Excel with VBA code

8. Pressione as teclas "Alt" + "Q" para fechar a janela "Microsoft Visual Basic for Applications".

Agora as listas suspensas pesquisáveis estão criadas. Para escolher um item, basta digitar um ou mais caracteres na célula da lista suspensa, clicar na seta e os itens correspondentes serão exibidos na lista suspensa. Veja a captura de tela:

A screenshot of a searchable drop-down list in Excel with items filtered by entering characters

Observação: Este método diferencia maiúsculas de minúsculas.


Criar lista suspensa exibindo valores diferentes

Suponha que você criou uma lista suspensa e, ao selecionar um item, deseja que outro valor seja exibido na célula. Como no exemplo abaixo, você criou uma lista suspensa com nomes de países e, ao selecionar o nome, deseja exibir a sigla do país na célula. Esta seção apresenta um método VBA para resolver esse problema.

1. Ao lado dos dados de origem (coluna de nomes de países), crie uma nova coluna com as siglas dos países que deseja exibir na célula da lista suspensa.

A screenshot of country name and abbreviation columns in Excel

2. Selecione tanto a lista de países quanto a lista de siglas, digite um nome na caixa "Nome" e pressione "Enter".

A screenshot of the Name box in Excel used to define a range

3. Selecione as células para a lista suspensa (neste exemplo, D2:D8) e clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

A screenshot of the Data Validation option in Excel ribbon

4. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", configure conforme abaixo.

4.1) Na caixa "Permitir", selecione "Lista";
4.2) Na caixa "Fonte", selecione o intervalo de dados de origem (a lista de países neste caso);
4.3) Clique em "OK".

A screenshot of the Data Validation configuration for drop-down list in Excel

5. Após criar a lista suspensa, clique com o botão direito na guia da planilha e selecione "Exibir Código" no menu de contexto.

A screenshot of the View Code option in Excel's sheet tab

6. Na janela "Microsoft Visual Basic for Applications" que abrir, copie o código VBA abaixo para o editor de código.

Código VBA: Exibir valores diferentes na lista suspensa

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice 20201027
    selectedNa = Target.Value
    If Target.Column = 4 Then
        selectedNum = Application.VLookup(selectedNa, ActiveSheet.Range("dropdown"), 2, False)
        If Not IsError(selectedNum) Then
            Target.Value = selectedNum
        End If
    End If
End Sub

Observações:

1) No código, o número4 na linha "If Target.Column =4" representa o número da coluna da lista suspensa criada nos passos3 e4. Se sua lista estiver na coluna F, substitua o número4 por6;
2) "dropdown” na quinta linha é o nome do intervalo criado no passo2. Altere conforme necessário.

7. Pressione as teclas "Alt" + "Q" para fechar a janela "Microsoft Visual Basic for Applications".

A partir de agora, ao selecionar um país na lista suspensa, a sigla correspondente será exibida na célula.

A screenshot showing a drop-down list with country names selected and abbreviations displayed


Criar lista suspensa com caixas de seleção

Muitos usuários do Excel desejam criar uma lista suspensa com múltiplas caixas de seleção para selecionar vários itens da lista apenas marcando as caixas.

Como mostrado no exemplo abaixo, ao clicar na célula com a lista suspensa, aparece uma caixa de listagem. Nela, há uma caixa de seleção antes de cada item. Você pode marcar as caixas para exibir os itens correspondentes na célula.

Se você deseja criar uma lista suspensa com caixas de seleção no Excel, veja Como criar lista suspensa com múltiplas caixas de seleção no Excel?.


Adicionar preenchimento automático à lista suspensa

Se você tem uma lista suspensa de validação de dados com muitos itens, precisa rolar para encontrar o item desejado ou digitar o nome completo. Se a lista suspensa puder preencher automaticamente ao digitar a primeira letra, tudo ficará mais fácil.

Para ativar o preenchimento automático em uma lista suspensa no Excel, veja Como ativar preenchimento automático ao digitar em lista suspensa no Excel?.


Filtrar dados com base na seleção da lista suspensa

Esta seção mostra como aplicar fórmulas para criar um filtro de lista suspensa e extrair dados com base na seleção feita.

1. Primeiro, crie uma lista suspensa com os valores específicos pelos quais deseja extrair os dados.

Dica: Siga os passos acima para criar uma lista suspensa no Excel.

Criar lista suspensa com itens únicos

Se houver itens duplicados em seu intervalo e você não quiser criar uma lista suspensa com repetições, crie uma lista de itens únicos conforme abaixo.

1) Copie as células que servirão de base para a lista suspensa com "Ctrl" + "C" e cole em um novo intervalo.

2) Selecione as células no novo intervalo, clique em "Dados" > "Remover duplicatas".

A screenshot of the Remove Duplicates option in Excel ribbon

3) Na caixa de diálogo "Remover duplicatas", clique em "OK".

A screenshot of the 'Remove Duplicates' dialog box in Excel

4) Uma mensagem do "Microsoft Excel" aparecerá informando quantos duplicados foram removidos; clique em "OK".

A screenshot of a drop-down list filter in Excel displaying data based on selection

Agora você tem uma lista de itens únicos e pode criar a lista suspensa baseada nela.

2. Em seguida, crie três colunas auxiliares conforme abaixo.

2.1) Para a primeira coluna auxiliar (neste exemplo, coluna D), insira a fórmula abaixo na primeira célula (exceto o cabeçalho) e pressione "Enter". Selecione a célula do resultado e arraste a alça de preenchimento até o final do intervalo.
=ROWS($A$2:A2)
A screenshot of the first helper column formula in Excel for a drop-down list filter
2.2) Para a segunda coluna auxiliar (coluna E), insira a fórmula abaixo na célula E2 e pressione "Enter". Selecione E2 e arraste a alça de preenchimento até o final do intervalo.
Observação: Se nenhum valor for selecionado na lista suspensa, os resultados das fórmulas aparecerão em branco.
=IF(A2=$H$2,D2,"")
A screenshot of the second helper column formula in Excel for a drop-down list filter
2.3) Para a terceira coluna auxiliar (coluna F), insira a fórmula abaixo em F2 e pressione "Enter". Selecione F2 e arraste a alça de preenchimento até o final do intervalo.
Observação: Se nenhum valor for selecionado na lista suspensa, os resultados das fórmulas aparecerão em branco.
=IFERROR(SMALL($E$2:$E$17,D2),"")
A screenshot of the third helper column formula in Excel for a drop-down list filter

3. Crie um intervalo baseado no intervalo de dados original para exibir os dados extraídos usando as fórmulas abaixo.

3.1) Selecione a primeira célula de saída (neste exemplo, J2), insira a fórmula abaixo e pressione "Enter".
=IFERROR(INDEX($A$2:$C$17,$F2,COLUMNS($J$2:J2)),"")
3.2) Selecione a célula do resultado e arraste a alça de preenchimento para a direita por mais duas células.
A screenshot of the first output cell formula in Excel for data extraction based on drop-down list selection
3.3) Mantenha o intervalo J2:L2 selecionado e arraste a alça de preenchimento até o final do intervalo.
A screenshot of Excel's Fill Handle used to extend formulas for drop-down list filtering

Observações:

1) Se nenhum valor for selecionado na lista suspensa, os resultados das fórmulas aparecerão em branco.
2) Você pode ocultar as três colunas auxiliares, se desejar.

Agora o filtro da lista suspensa está criado e você pode extrair facilmente dados do intervalo original com base na seleção da lista suspensa.

A screenshot of a drop-down list filter in Excel displaying data based on selection


Selecionar múltiplos itens da lista suspensa

Por padrão, a lista suspensa permite selecionar apenas um item por vez em uma célula. Ao selecionar outro item, o anterior é substituído. No entanto, se você precisar selecionar múltiplos itens e exibi-los todos na célula, como mostrado no exemplo abaixo, como proceder?

Para selecionar múltiplos itens da lista suspensa no Excel, veja Como criar lista suspensa com múltiplas seleções ou valores no Excel?. Este tutorial apresenta dois métodos detalhados para resolver esse problema.


Definir valor padrão (pré-selecionado) para lista suspensa

Por padrão, a célula da lista suspensa aparece em branco e a seta só aparece ao clicar na célula. Como identificar rapidamente quais células possuem listas suspensas em uma planilha?

Esta seção mostra como definir um valor padrão (pré-selecionado) para a lista suspensa no Excel. Siga os passos abaixo.

Antes de aplicar os métodos abaixo, crie uma lista suspensa e faça as configurações conforme segue.

1. Selecione as células para a lista suspensa, clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

Dica: Se você já criou a lista suspensa, selecione as células que a contêm e clique em "Dados" > "Validação de Dados" > "Validação de Dados".

A screenshot of the Data Validation option in Excel ribbon

2. Na caixa de diálogo "Validação de Dados", configure conforme abaixo.

2.1) Na caixa "Permitir", selecione "Lista";
2.2) Na caixa "Fonte", selecione os dados de origem que serão exibidos na lista suspensa.
Dica: Para listas suspensas já criadas, pule estas duas etapas.
A screenshot of the 'Data Validation' dialog box in Excel showing the 'Allow List' option
2.3) Em seguida, vá até a guia "Alerta de Erro" e desmarque a opção "Mostrar alerta de erro após inserir dados inválidos";
2.4) Clique no botão "OK".
A screenshot of the 'Error Alert' tab in Excel's 'Data Validation' dialog box

Após criar a lista suspensa, aplique um dos métodos abaixo para definir o valor padrão.

Definir valor padrão para lista suspensa com fórmula

Você pode usar a fórmula abaixo para definir o valor padrão da lista suspensa criada conforme os passos acima.

1. Selecione a célula da lista suspensa, insira a fórmula abaixo e pressione "Enter" para exibir o valor padrão. Se as células da lista suspensa forem consecutivas, arraste a alça de preenchimento para aplicar a fórmula às demais.

=IF(C2="", "--Choose item from the list--")

A screenshot of a formula applied to set a default value in a drop-down list in Excel

Observações:

1) Na fórmula, "C2" é uma célula em branco ao lado da célula da lista suspensa; você pode escolher qualquer célula em branco.
2) "--Escolha um item da lista--" é o valor padrão exibido na célula da lista suspensa. Você pode alterar conforme necessário.
3) A fórmula só funciona antes de selecionar um item; após a seleção, o valor padrão será substituído e a fórmula será removida.
Definir valor padrão para todas as listas suspensas de uma planilha de uma só vez com código VBA

Se houver várias listas suspensas em diferentes intervalos da planilha, definir o valor padrão para todas pode ser trabalhoso. Esta seção apresenta um código VBA útil para definir o valor padrão para todas as listas suspensas de uma só vez.

1. Abra a planilha que contém as listas suspensas, pressione "Alt" + "F11" para abrir a janela "Microsoft Visual Basic for Applications".

2. Na janela "Microsoft Visual Basic for Applications", clique em "Inserir" > "Módulo" e cole o código VBA abaixo na janela de código.

Código VBA: Definir valor padrão para todas as listas suspensas de uma planilha de uma só vez

Sub SetDropDownListToDefaultValue()
'Updated by Extendoffice 20201026
Dim xWs As Worksheet
Dim xRg, xFRg As Range
Dim xET: xET = Null
Dim xStr As String
xStr = "- Choose from the list -"
Set xWs = Application.ActiveSheet
Set xRg = xWs.UsedRange.Cells
    On Error Resume Next
    For Each xFRg In xRg
    xET = Null
    xET = xFRg.Validation.Type
    If Not IsNull(xET) Then
        If xFRg.Validation.Type = 3 Then
            xFRg.Value = "'" & xStr
        End If
    End If
    Next
End Sub

A screenshot showing the Microsoft Visual Basic for Applications window with VBA code pasted into a module

Observação: No código acima, "- Escolha da lista -" é o valor padrão exibido na célula da lista suspensa. Você pode alterar conforme necessário.

3. Pressione a tecla "F5"; uma caixa de diálogo de Macros aparecerá. Certifique-se de que "DropDownListToDefault" esteja selecionado na caixa "Nome da Macro" e clique em "Executar" para rodar o código.

A screenshot of the Macros dialog box in Excel with the 'DropDownListToDefault' macro selected

O valor padrão especificado será preenchido imediatamente nas células das listas suspensas.

A screenshot showing the default value populated into the drop-down list cells in Excel


Aumentar o tamanho da fonte da lista suspensa

Normalmente, a lista suspensa tem um tamanho de fonte fixo. Se o tamanho estiver muito pequeno para leitura, tente o método VBA abaixo para aumentar.

1. Abra a planilha com as listas suspensas que deseja aumentar o tamanho da fonte, clique com o botão direito na guia da planilha e selecione "Exibir Código" no menu de contexto.

A screenshot showing the 'View Code' option in Excel's sheet tab menu

2. Na janela "Microsoft Visual Basic for Applications", copie o código VBA abaixo para o editor de código.

Código VBA: Aumentar o tamanho da fonte das listas suspensas em uma planilha

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
'updateby Extendoffice 20201027
    On Error GoTo LZoom
    Dim xZoom As Long
    xZoom = 100
    If Target.Validation.Type = xlValidateList Then xZoom = 130
LZoom:
    ActiveWindow.Zoom = xZoom
End Sub

A screenshot showing the Microsoft Visual Basic for Applications window with VBA code for enlarging drop-down list font size

Observação: No código, "xZoom =130" significa que o tamanho da fonte das listas suspensas da planilha atual será aumentado para130. Altere conforme necessário.

3. Pressione as teclas "Alt" + "Q" para fechar a janela "Microsoft Visual Basic for Applications".

A partir de agora, ao clicar na célula da lista suspensa, o nível de zoom da planilha será ampliado; ao clicar na seta, o tamanho da fonte dos itens da lista também estará maior.

Após selecionar um item da lista suspensa, clique em qualquer célula fora da lista para retornar ao nível de zoom original.

A screenshot of a zoomed-in drop-down list in Excel with enlarged font size

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